予約に関するワークフロー

この機能は、まだすべてのアカウントでは利用できません。段階的に利用可能になります。

サービス業の企業には、主に社内勤務の事務担当者と外回りの営業担当者がいます。営業担当者は、顧客への訪問予約を調整して、自社のサービスを提供します。その際、サービス担当者が対応すべき予約を把握できるように、チーム内で適切な調整を行う必要があります。

たとえば、顧客からサービス依頼の電話を受けると、コールセンターの担当者が顧客の要件を書き留め、適切なサービスを選択して、都合の良い日時に予約を入れるとします。予約の登録時に、サービス担当者にメール通知が届くようにすれば、サービス担当者は事前に準備できます。サービスの提供業務を外部に委託（アウトソース）している場合も同様です。予約の事前通知を送信することで、委託先で情報収集と準備の時間を確保でき、遅延なく顧客にサービスを提供できます。

サービス事業を成功させるためには、提供するサービスに対して顧客に満足してもらうことが重要です。そのため、もしキャンセルや日程変更などがあれば、必ず事前に余裕をもって、顧客に通知しなければなりません。さまざまな接点で継続的に、顧客とコミュニケーションをとることで、顧客との関係性を強化できます。

Zoho CRMで予約に関するワークフローを設定すると、上記のような活動を自動化できます。

予約のワークフローの設定

ワークフローを使用すると、次のタイミングでの自動処理を設定できます：

予約が登録、日時変更、キャンセル、再割り当て、変更、削除されたとき
登録済みの予約が、［完了］または［期限超過］に設定されたとき
予約が特定の日時に変更または作成されたとき

ワークフローを設定するには：

手順1：ルールの実行条件の設定

ルールを実行する条件を指定します。たとえば、次のタイミングです：

予約が登録、日時変更、キャンセル、再割り当て、変更、削除されたとき
登録済みの予約が、［完了］または［期限超過］に設定されたとき
予約の詳細が変更されたとき（たとえば、住所に関する項目が変更されたとき）
予約が作成されたときや、予約の日時が変更されたとき

また、必要に応じて、毎月または毎年繰り返すようにルールを設定することもできます。

手順2：適用条件の設定

条件を選択して、どのデータに対してワークフローを適用するか指定します。たとえば、芝生の手入れを外部業者に委託している場合は、芝生の手入れの予約を作成した時に、Webhookを使用して業者に自動通知できます。これにより、業者では事前に十分な準備ができます。

手順3：すぐに実行する処理と時間基準の処理の設定

条件に一致した時に実行する処理を設定します。ニーズに合わせて、すぐに実行する処理と、時間基準の処理（時間をおいて実行する処理）を選択して設定できます。実行する処理は、次の中から選択できます：

Web通知（Webhook）
メール通知
関数
項目の更新
タグの設定（すぐに実行する処理のみ）

予約に関するワークフロールールを設定するには

［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。
［+ ルールの作成］をクリックします。
［新しいルールの作成］画面で、次の手順を実行します：

［タブ］の一覧から、［予約］を選択します。
［ワークフロールール名］と［詳細情報］を入力します。
［次へ］をクリックします。

［このルールをいつ実行しますか？］の画面で、次の手順を実行します：

［データを操作した時］を選択して、次のいずれかのタイミングを選択します：

［予約］を選択し、値の一覧から［登録］、［日時変更］、［キャンセル］などを選択します。
［登録済みの予約］を選択し、値の一覧から［完了］または［期限超過］を選択します。
［上記のいずれか］

［指定した日時］を選択して、［ルールの実行タイミングの基準にする日時項目］から、対象項目を選択します。

［次へ］をクリックします。
［ルールをどの予約に適用しますか？］のダイアログで、［はい］または［いいえ］を選択します。
［はい］を選択した場合は、条件を設定します。
［このルールの適用対象］で、特定のタブのデータにルールを適用する場合は、対象のタブを選択します。
タブを選択しない場合、ルールはすべてのタブに適用されます。｝
［このルールの適用対象］でタブを選択した場合、ルールをすべてのデータに適用するか、特定のデータのみに適用するかを選択します。
ルールを特定のデータのみに適用することを選択した場合、データの抽出条件を設定します。
［次へ］をクリックします。
［すぐに実行する処理］または［時間基準の処理］のいずれかを選択して、実行する処理を設定します。
［保存］をクリックします。