サブフォーム用のワークフロールール

サブフォーム用のワークフロールール

Zoho CRMのサブフォーム用のワークフロールールでは、サブフォームの行または親データが指定した条件を満たしたときに、項目更新、メール通知、SMS通知、Web通知などの処理を自動で実行できます。親データ単位だけでなく、サブフォームの行単位で処理を自動化できます。

たとえば、［商談］タブでは、営業担当者が商談に含まれる各商品の明細を［商品の詳細］サブフォームに入力するとします。商品行の［割引（%）］が50%を超えた時点でワークフロールールを実行し、営業マネージャーに通知すると同時に、親の商談データの［承認ステータス］を［確認待ち］に更新できます。



サブフォーム用のワークフロールールでは、次の要素を設定する必要があります。
  1. 基本情報：ルールをタブまたはサブフォームのどちらに適用するかを選択し、ルール名と詳細を指定します。
  2. ルールの実行条件：ルールをいつ、何を基準に実行するかを指定します。実行条件には次の2種類があります：
    1. サブフォームの行の操作：行の追加、変更、追加または変更、削除をきっかけにルールを実行できます。
    2. 日付／日時項目の値：サブフォームの作成日時、更新日時、独自の日付／日時項目の値を基準に、実行日時と繰り返しを指定してルールを実行します。
  3. ワークフローの条件：サブフォーム用のルールでは、次の2段階で条件を設定できます： 
    1. サブフォーム単位の条件：サブフォームの項目に直接条件を設定し、条件を満たす行だけでルールを実行します。
    2. 親タブ単位の条件：親データの項目に条件を設定し、ルールの対象とする親データを絞り込みます。すべてのデータ、または特定の条件に一致するデータを対象にできます。
  4. 処理：設定した条件を満たす行とその親データに対して自動実行する処理を指定します。 
    1. すぐに実行する処理：ルールの実行時に、項目更新、メール通知、SMS通知、Web通知、関数をすぐに実行します。
    2. 時間基準の処理：指定した時刻に実行する項目更新、メール通知、SMS通知、Web通知、関数を追加します。

サブフォーム用のワークフロールールの作成

  1. ［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。
  2. ワークフロールールの設定ページで、［ルールを作成］をクリックします。
  3. 新しいルールの作成画面で［タブ］の選択リストをクリックし、［サブフォーム］までスクロールするか、サブフォームを検索して選択します。
  4. ルールを設定するサブフォームを選択します。サブフォームは、タブ名がかっこ内に入った状態で表示されます。例：［商品の詳細（商談）］。 
  5. ルール名（例：「商品の割引率が高い場合の承認」）を入力します。必要に応じて、ルールの目的を説明する詳細を入力します。
  6. ［次へ］をクリックし、実行条件、条件、処理を設定します。

実行条件の設定

サブフォーム用のルールでは、ルールを実行するきっかけを選択します：

  1. 行の追加：サブフォームに新しい行が追加されたときにルールを実行します。
  2. 行の編集：既存の行が変更されたときにルールを実行します。次のいずれかを選択します： 
    1. いずれかの項目が更新されたとき：行内のいずれかの項目が変更されたときにルールを実行します。
    2. 特定の項目が更新されたとき：既存データ内の指定した項目の値が更新されたときに、ワークフロールールを実行します。 
      1. 選択リストから項目名を選択します。
      2. 更新した項目の値に対する条件を選択します。例：［割引（%）］。
      3. 更新後の項目値を指定します。例：［割引（%）］が50より大きい値に変更された場合。
      4. 指定した項目のすべてに一致するか、いずれかに一致するかを切り替えます。
  3. 行の追加／編集：行が追加または変更されたときにルールを実行します。
    必要に応じて、［商品の詳細が編集されるたびにこのワークフローを繰り返す］にチェックを入れます。
  4. 行の削除：サブフォームから行が削除されたときにルールを実行します。
  5. 日時項目：サブフォームの作成日時、更新日時、独自の日付／日時項目の値を基準に、指定した実行日時と繰り返しに従ってルールを実行します。

条件の設定

  1. サブフォーム単位の条件：［＜サブフォーム名＞の項目に条件を設定しますか？］で、サブフォームの項目に直接条件を設定します。 
    1. 条件を満たす行だけでルールを実行する場合は［はい］を選択します。例：［割引（%）］が50より大きい行のみ。項目の条件を1つずつ追加し、指定した項目のすべてに一致するか、いずれかに一致するかを選択します。
    2. サブフォームの項目に条件を設定しない場合は［いいえ］を選択します。この場合、項目値に関係なくすべての行にルールが適用されます。
  2. 親タブ単位の条件：［このルールをどの＜タブ名＞のデータに適用しますか？］で、親タブの項目に条件を設定します。 
    1. 親データの項目に条件を設定しない場合は、［すべての＜タブ名＞のデータ］を選択します。この場合、項目値に関係なくすべてのデータにルールが適用されます。
    2. 親データを絞り込む場合は、［特定の条件に一致する＜タブ名＞のデータ］を選択します。注文ステータス、顧客の種類、優先度など、親タブの項目に基づいて条件を設定できます。項目の条件を1つずつ追加し、指定した項目のすべてに一致するか、いずれかに一致するかを選択します。

両方を組み合わせることで、自動処理を適用する親データと、その中の特定のサブフォーム行を細かく指定できます。

すぐに実行する処理の設定

実行条件と条件を満たすと、サブフォーム単位でさまざまな処理をすぐに実行できます：項目更新、通知（メール通知、SMS通知、その他の連携済みチャネル）、Web通知、関数を、ルールの実行と同時に実行できます。
これらの処理をルールに関連付ける方法は2つあります：
  1. 新しい項目更新、通知、Web通知、関数を作成して、ルールに関連付ける。
  2. 既存の項目更新、通知、Web通知、関数を選択して、ルールに関連付ける。
項目の更新
次の対象の項目を更新できます：
  1. サブフォーム：ルールを実行した特定の行
  2. 親タブ：サブフォームが含まれるデータ
  3. ルックアップ先のタブ：親データに関連付けられたデータ


たとえば、［商談］タブで［商品］サブフォームの行が変更され、［割引（%）］が50%を超えた場合、1つのルールから複数の項目を同時に更新できます：
  1. サブフォームの項目：同じ商品行の［承認が必要］を［はい］に更新し、確認対象となった明細を示します。
  2. 親タブの項目：親の商談データの［割引承認ステータス］を［確認待ち］に更新し、承認処理を進めます。
  3. ルックアップ先のタブの項目：関連付けられた［商品］タブのデータにある［高い割引率が最後に検出された日］を実行日に更新します。

通知
処理として通知の送信を追加できます。［通知］にカーソルを合わせ、CRMと連携しているチャネルから通知の送信先を選択します。メール通知、SMS通知、その他の連携済みチャネルについて、新しい通知を作成するか既存の通知を選択できます。

ワークフロールールから作成した処理は保存され、［処理］の該当タブに表示されます。

Web通知
新しいWeb通知を作成するか、既存のWeb通知を選択してルールに関連付けます。Web通知ではHTTP URLを設定し、ルールの実行時に処理を自動化できます。Web通知の作成方法についてはこちらをご参照ください。

関数
新しい関数を作成するか、既存の関数を選択してルールに関連付けます。関数では、Deluge、Java、NodeJS、Pythonの独自プログラムを実行し、関連するCRMタブや外部アプリケーションのデータを更新できます。実行条件と条件を満たすと、ワークフローによって関数が自動実行され、CRMのデータが更新されます。

時間基準の処理

ルールが実行された後、指定した時刻にこれらの処理を実行するよう予約することもできます。時間基準の処理は最大5件まで作成できます。

メモ
メモ：
  1. サブフォーム用のワークフロールールに処理を関連付ける際、既存の処理がすべて表示されるわけではありません。サブフォームの親タブ用に作成された処理のみ利用できます。たとえば、［商談］タブのサブフォーム用ルールでは、［商談］用に作成された処理のみ関連付けることができます。
  2. サブフォームの行、およびサブフォームの親データや関連データに対して処理を実行できます。 
  3. 1つのすぐに実行する処理に、メール通知を最大5件、項目更新を最大5件、関数を1件、Web通知を1件関連付けることができます。
  4. 処理は次の順序で実行されます：項目更新 → メール通知 → Slack通知、Cliq通知、Web通知、関数。
  5. 同じタブまたはサブフォーム用に作成されたルールは、作成日時の古い順に実行されます。実行順序を変更するには、ルールを並べ替えます。並べ替え方法についてはこちらをご参照ください。
  6. Cliq、Slack、Ciscoへの通知は、すぐに実行する処理と時間基準の処理のどちらでも実行できます。

タブとサブフォームによるルールの抽出

［ワークフロールール］の一覧では、タブまたはサブフォームでルールを抽出できます。名前で検索するか一覧から選択して、特定のタブまたはサブフォーム用に作成されたルールだけを表示できます。

履歴

ワークフロールールによってデータのサブフォームに対して行われた処理は、ワークフロールール名とともにデータの［履歴］タブにまとめて表示されます。

たとえば、［商品の詳細］サブフォームに関連付けられたワークフロールールによってサブフォームが変更された場合、［履歴］には次のような内容が表示されます：ワークフロールール「割引率が高い場合のエスカレーション」により、サブフォーム「商品の詳細」に対してワークフローの処理が実行されました。［詳細を表示］をクリックすると、実行されたすべての処理を確認できます。親タブ単位の処理は、その下に個別に表示されます。 

ルックアップ先のタブ単位の処理は、ルックアップ先データの［履歴］タブに記録されます。

制限事項

  1. サブフォーム用のワークフロールールから送信されたメールは、関連リストには表示されません。
  2. 親データの実行条件によって、サブフォーム用のワークフロールールが実行されることはありません。
  3. サブフォームの通知処理で使用するメールテンプレート： 
    1. 初期設定では［公開メールテンプレート］フォルダーに保存されます
    2. ［メールテンプレート］の一覧ページには表示されません
    3. ［テンプレート］ページから直接作成することはできません
  4. CPQのサブフォームでは、サブフォーム用のワークフロールールを利用できません。
  5. シリアル番号の変更には、サブフォーム用のワークフロールールは適用されません。