予約カレンダー

予約カレンダーは、営業やサポートの担当者と顧客との間で日程を調整したり、予定を登録したりするのに役立つ機能です。顧客は、担当者の空いている日程を確認した上で、自分で担当者との打ち合わせなどを予約できます。また、ユーザーがCRM内で自社サービス用の予約フォームを作成することもできます。

利用条件

必要な権限

チームの予約カレンダーを作成するには、予約カレンダーの管理権限が必要です。また、ユーザーの予約カレンダーを作成するには、予定／通話の作成権限が必要です。

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予約カレンダー

予約

予約フォームは、Zoho CRMに登録されているサービスを対象に作成できます。たとえば、カットやカラーなどの各種サービスを提供する美容院があるとします。この場合、これらの各種サービスを対象に予約フォームを作成し、Webサイトにフォームを埋め込んだり、ソーシャルメディアやメールなどの特定の経路にフォームのリンクを追加したりすることが可能です。

メモ

サービスが有効な場合にのみ、［予約］タブが表示されます。
1件のサービスに対して設定できる予約フォームの件数の上限は、5件です。

予定と通話

別の例で説明します。ある会社からソフトウェアを購入した顧客がいるとします。この顧客は、このソフトウェアの機能を理解するために、製品デモを希望しています。そこで、サポートチームに製品デモについて問い合わせを送信しました。しかし、製品デモの予約に関するやりとりをメールで行う場合、メールを見逃したり、製品デモの予約日時の調整が難しかったりすることがあります。

このような場合に、予約カレンダーが役立ちます。予約カレンダー機能を使用することで、顧客は予約可能な時間帯を正確に確認できます。希望の時間を選択し、必要な詳細情報を入力することで、製品デモの予約をスムーズに行うことが可能です。また、必要に応じて予約の時間を変更したり、予約をキャンセルしたりすることもできます。顧客とサポートチーム間のやりとりの効率化を図るのに役立ちます。

設定が完了すると、予約カレンダー用のURLが生成されます。このURLを顧客に共有することで、顧客はサービスを予約できるようになります。

予定と通話のカレンダー予約は、以下の2種類に分類されます。

チームの予約カレンダー
ユーザーの予約カレンダー

予約カレンダーの設定
予約カレンダーを設定するには

カレンダーに移動して日付を選択するか、［月］、［週］、［日］のいずれかをクリックします。
操作メニューのドロップダウンで［予約カレンダー］を選択します。
または、［設定］→［一般］→［予約カレンダー］の順に移動します。
作成する予約フォームの種類を選択します。

［予約カレンダーを作成する］をクリックし、詳細を入力します。

次に、予約に関する情報を入力します。

上記の美容院の例の場合、Zoho CRMには、顧客によって直接入力された情報と、担当者によって入力された情報の両方が保存されます。たとえば、顧客が予約を行う場合、顧客は名前と連絡先の情報を入力します。しかし、美容院を知ったきっかけなどの情報（見込み客の登録経路）は、顧客自身ではなく、担当者によって入力されます。

この例の内容を踏まえて、予約の設定について説明します。

顧客から収集する予約の詳細

予約IDの入力を必須にする設定を有効にすることで、Zoho CRMの必須項目以外の項目の入力を必須に設定できます。同様に、Zoho CRMの必須項目の入力を任意に設定することも可能です。

顧客から収集しない予約の詳細（Zoho CRM内では必要な詳細）

a) 予約ユーザーの情報には、顧客から収集した詳細が保存されます。

b) 要件に合わせて、Zoho CRM内で予約ユーザーを管理するタブを指定できます。

c) この設定を有効にすると、Zoho CRM内に予約ユーザーの情報がない場合に、データを自動で作成できます。

予約の設定

予約の登録方法を設定します。設定できる内容は、以下のとおりです。

予約可能な時間の表示単位。
直前の予約に対する制限。
予約画面の上限。
同じ時間帯に登録可能な予約の件数の上限。
1週間や1日に登録可能な予約の件数の上限。
連続する予約における時間の間隔。
予約時に顧客への割り当て対象から除外するユーザー。実店舗があり、予約せずに入店した顧客への対応が必要な場合に役立ちます。
対応チーム。顧客は、予約する際に対応を依頼するチームを選択できます。顧客に対して、該当のチームの担当者が順繰り（ラウンドロビン）形式で自動で割り当てられます。
予約の完了／失敗時の移動先のページ。
予約の変更／キャンセルを受け付ける期間。これらの設定を有効にする場合、予約を変更／キャンセルする理由の入力を促すことができます。必要に応じて、理由の入力を必須にすることも可能です。

キャンバスによるカレンダー予約フォームのカスタマイズ

カレンダー予約フォームのカスタマイズ画面には、以下のタブ（画面）が表示されます。

予約の画面
予約とユーザー情報の画面
予約確認の画面
予約失敗の画面

メモ
予約の完了／失敗時の移動先のページを設定している場合、予約の完了／失敗の画面が表示されます。

これらの4種類のタブ（画面）をカスタマイズできます。

予約の画面には、カレンダーが表示されます。顧客は、こちらから予約の日時を選択できます。

キャンバスの［データ］タブには、予約や設定内容をもとに収集されたすべての項目が表示されます。

予約確認／失敗の画面は、顧客が予約を完了／失敗した際の移動先となる画面です。この画面をカスタマイズするには、予約の完了／失敗時の移動先のページに関する設定を有効にする必要があります。

予約カレンダーの共有

予約カレンダーのリンクを顧客に共有する方法は、以下のとおりです。

リンクをコピーし、メール、SMS、ソーシャルメディアなどで共有する
予約フォームをWebページに追加する

これらの共有方法については、以下で説明します。

次に、予定と通話に関する予約カレンダーの作成方法について説明します。

メモ：
チームの予約カレンダーまたはユーザーの予約カレンダーのいずれかの設定を行うことができます。

チームの予約カレンダー

チームの予約カレンダーを設定すると、顧客はチームの担当者の空き時間を確認し、予約を行うことができます（例：サポートチームによる製品デモの予約）。顧客によって予約が行われた際に、割り当てる担当者を指定することも可能です。

［チームの予約カレンダー］をクリックします。
上記の手順と同様に、詳細を入力します。

メモ：入力する詳細は、以下の内容を除いて上記の手順と同じです。
担当者の情報の欄で、以下の手順を実行します。

担当者の選択のドロップダウンで、ユーザーまたはグループを選択します。
メモ：複数のユーザーを選択すると、予定／通話が順繰り（ラウンドロビン）形式で割り当てられます。
［ユーザー］を選択する場合、予約を割り当てる対象のユーザーを選択できます。
［ユーザー］を選択する場合、予約を割り当てる対象のグループを選択できます。

予約フォームを保存します。

ユーザーの予約カレンダー

ユーザーの予約カレンダーを設定すると、顧客は特定の担当者の空き時間を確認し、予約を行うことができます。

［（担当者名）の予約カレンダー］をクリックします。
上記の手順と同様に、詳細を入力します。

キャンバスのカスタマイズと同様に、予定や通話の予約フォームをカスタマイズすることもできます。

予約フォーム（データの詳細ページ）

こちらでは、作成された予約フォームに関する概要を確認できます。

予約フォームの分析情報

カレンダー予約フォームに関して、一定期間における以下の分析情報を確認できます。

フォームへのアクセス回数
予約の登録回数
予約の変更回数
予約のキャンセル回数

上記に加えて、登録された予約の詳細を確認することも可能です。

個別の予約だけでなく、すべての予約に関する分析情報を確認することもできます。

メモ

前回の予約フォーム機能の更新により、予約フォームの分析情報を確認できるようになりました。ただし、機能の更新前に作成された予約フォームに関する分析情報は確認できません。
過去の予約フォームの分析情報を確認するには、該当の予約フォームを編集して、バージョンを更新する必要があります。
フォームのバージョンが更新されると、分析情報を確認できるようになります。新しく作成される予約フォームについては、分析情報を標準で確認できます。
バージョンが更新されていない過去のカレンダー予約フォームに関する分析情報は、確認できません。

詳細ページ行える操作

1.予約フォームの各種設定：
作成した予約フォームを編集できます。

2.予約フォームのカスタマイズ：
キャンバスで作成した予約フォームのレイアウトやデザインをカスタマイズできます。

3.予約フォームのリンクのコピー：作成した予約フォームのリンクをコピーして、他のサービスに貼り付けることができます。

4.Webサイトへの予約フォームの追加：Webサイトに予約フォームを追加できます。追加するには、以下の手順を実行します。

対象の予約フォームにカーソルを合わせて、［…］→［予約フォームをWebサイトに追加する］の順にクリックします。
これらの操作は、一覧表示から行うこともできます。

Zoho CRMでは、以下のいずれかの方法で予約カレンダーをWebサイトに埋め込むことができます。

ボタン予約カレンダーをボタン形式で設置します。ボタンをクリックすると、予約ページが前面に表示されます。
リンク：予約カレンダーをリンク形式で設置します。リンクが貼られたテキストをクリックすると、予約ページが前面に表示されます。
埋め込み予約カレンダーを埋め込み形式で設置します。Webページ内に予約カレンダーを埋め込んで表示できます。
関連情報：Webサイト（ホームページ）作成サービスでの予約カレンダーの設置方法