マクロの使用と作成

マクロの使用と作成

マクロは、タブ内のデータのグループに対して実行できる、一連の処理です。処理内容には、 メールの送信、タスクの作成 データにある特定の項目の更新 が含まれます。一部のデータに対して、同じ処理を毎日または頻繁に実行することもあるかもしれません。このような処理をすべて1つのマクロにまとめ、繰り返し実行できます。たとえば次の2つの例で、マクロが業務の負担軽減にどのように役立つかを見てみます。

例1: あなたは外勤の営業担当者で、数人の見込み客が割り当てられています。見込み客に会って製品を販売することが、あなたの業務です。見込み客に連絡した後、以下の一連の対応を行います。

  • フォローアップのメールを送信する。
  • [ステータス] 項目を[最初のフォローアップ開始済み]に更新する。
  • チーム内の他の営業担当者が、見込み客をフォローアップするためのタスクを作成する。

例2: あなたは、ユーザー会議などのキャンペーンを企画します。会議の参加者すべてに対して、以下の一連の対応を行う予定です: 

  • フォローアップの確認メールを送信する
  • [ステータス] 項目を[連絡済み]に更新する 
  • パンフレット発送タスクを作成し、デモを予約する 

この場合、上記の処理すべてを含む1つのマクロを作成できます。データの選択とマクロの実行するだけで、やるべきことが完了します。データを選択して3種類の処理を実行する代わりに、1つの手順で業務を完了できます。

利用条件 

必要な権限 
一括メール、一括更新、活動の作成権限を持つユーザー。 

メモ 
  • マクロ機能にアクセスするには、3種類の権限すべてが必要です。
  • 各マクロでは、 1件のメール 3件のタスク 3件の項目の更新 を設定できます。
  • マクロの自動実行や予約はできません。手動でマクロを実行する必要があります。
  • マクロはユーザーに固有のものなので、アクセスできるのは自分のアカウントで作成したマクロと、他のユーザーが自分に共有したマクロだけです。
  • メールは、データの [メール] 項目に入力されたアドレスに送信されます。
  • Zoho CRMでは、 1日あたり250件のメールを一括で送信 できます。一括メールには、次の機能を使用して送信されるメールが含まれます。

対応しているタブ

マクロは、次のタブで使用できます: 

  • 見込み客
  • 連絡先
  • 商談
  • カスタムタブ

マクロの作成

それぞれのタブでマクロを作成して管理できます。作成したマクロは、組織のCRMアカウントに属する他のユーザーと共有できます。

マクロを作成するには

  1. マクロを作成する[タブ] タブ をクリックします。
  2. [タブ]ホーム ページで、 [マクロの実行] > [マクロの作成] をクリックします。



  3. [マクロの作成] ページで、マクロの [名前] [詳細] を入力します。
  4. [操作] で、次の操作を行ってください。
    • [テンプレートの選択] ボタンをクリックし、ポップアップから [メールのテンプレート] を選択します。
      選択したメールのテンプレートは、マクロ実行時にメールをデータへ送信するために使用されます。
    • 次に、 [差出人] [返信先] 項目にメールアドレスを入力します。
      こちらでは、一覧から次のいずれか1つのオプションを選択できます:
      • 自分のアカウントのメールアドレス 
      • 組織のメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 現在のユーザーのメールアドレス 
    • [項目] を選択し、値を入力します。
    • マクロを実行すると、項目は入力された値に更新されます。



    • [タスクの追加] をクリックします。 [件名] [期限] [ステータス] [優先度] など、タスクに関連する詳細を入力して [追加] をクリックします。 


       

  5. [他のユーザーにこのマクロの使用を許可] のチェックボックスをオンにして、他のユーザーとマクロを共有します。
    自分が作成したマクロを、同僚が彼らのデータに対しても実行できるようにするには、マクロを同僚と共有します。
    • 一覧から、 [ユーザー] [グループ] 、または [役職] を選択します。
      ユーザーの一覧が表示されます。
    • 目的のユーザーに対応する [選択] をクリックします。
      または、 [すべてのユーザー] も選択できます。



       
  6. [作成] をクリックします。  
メモ:
  • データの詳細ページから、マクロを作成することもできます。
      • マクロを作成するには
            • 対象のタブに移動して、対象のデータを選択します。
            • [その他の操作] > [マクロの実行] > [マクロの作成]の順にクリックします。

  • 各マクロでは、 1件のメール 3件のタスク 3件の項目の更新 を設定できます。作成した処理は編集できません。変更が必要な場合、処理を削除してから、再度作成する必要があります。

  • 他のユーザーとマクロを共有する場合、そのユーザーは、マクロに設定されている処理の実行権限を持たない場合でも、データに対してマクロを実行できます。












                        • Related Articles

                        • マクロとは何ですか?

                          マクロは、タブ内のデータのグループに対して実行できる、一連の処理です。 例えば、毎日新しい見込み客に電話をかけることが求められているとします。電話が終わったら、相手に通常のメールを送り、見込み客のステータスを「連絡済み」に更新する必要があります。その後、その見込み客を同僚に割り当て、彼がさらに作業を進められるようにします。 マクロにて、以下の3種類の処理が実行可能でございます。 メールの送信 データにある特定の項目の更新 タスクの作成  ...

                        Resources

                        Videos

                        Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                        eBooks

                        Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                        Webinars

                        Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                        CRM Tips

                        Make the most of Zoho CRM with these useful tips.