テレワークやオンライン業務に最適なCRMツール

新しい生活様式により、ビジネスの様式も新しくなりました。新しいスタイルが普及するにつれ、在宅勤務、テレワーク（リモートワーク）、ワーケーション、自宅でも会社でもない第3の場所やコワーキングスペースでの勤務など、新しい働き方が広まっています。

今日では、同僚や上司とのコミュニケーション、見込み客のフォローアップ、クライアントとのビデオ会議などをするために、オフィスにいる必要性は下がりました。大きな要因の1つとして、インターネットやクラウド上に情報を保存することで、どこにいても生産性を落とさずに効率よく作業できるようになったことが挙げられます。

このような労働環境の変化に伴い、さまざまな場所にいて異なる勤務時間で働くチームメンバーと連携していかなければなりません。その一方で、既存顧客とのつながりを深めつつ、新しい顧客を獲得することにも力を入れる必要があります。

あわせて、デジタルトランスフォーメーション（DX）がより重要になってきており、デジタルツールへの投資の価値も高まってきています。

このページでは、テレワーク（リモートワーク）やデジタルトランスフォーメーション（DX）に役立つZoho CRMの機能を紹介します。

チームでのコミュニケーションとデータ共有

Zoho Cliqを通じたZoho CRMデータの共有：Zoho CRMは、チャットアプリのZoho Cliqと連携できます。Zoho CRMユーザーは、Zoho Cliqを通じて、データ、レポート、ダッシュボードを共有することが可能です。管理者は、Zoho Cliqを通じて、ワークフロー、活動のリマインダー、異常値に関する通知を設定できます。メールによる通知はしばらく気づかれなくても、チャットによる通知はすぐに反応してもらえることはよくあります。チームメンバーは、Zoho Cliqの画面から他のメンバーとチャットしたり、画面を共有したり、音声通話やビデオ通話を行ったりして、1対1のでコミュニケーションをとることもできます。

Zoho CRMのフィードを通じたメッセージの送信：フィードは、Zoho CRMにあらかじめ用意されているコミュニケーション機能です。他のユーザーやグループを指定してメッセージを投稿し、情報を共有できます。マーケティング、営業、サポートなど、さまざまなチーム用にグループが作成されている場合、グループを指定してメッセージを通知できます。

Microsoft Teamsを通じたデータとダッシュボードの共有：Zoho CRMとMicrosoft Teamsとの連携により、Zoho CRMアカウントに登録されていない他のユーザーともダッシュボードを共有できます。

たとえば、Microsoft Teams拡張機能を使用し、営業ダッシュボードを関係者グループと共有し、営業対応について話し合うことができます。また、メッセージ拡張機能を使用して、Zoho CRMのデータを共有することもできます。

Slackを通じたデータの共有：Slackは、コミュニケーションやデータ共有に役立つビジネス用のメッセージングアプリです。Slackと連携することで、Zoho CRM上の活動に関するリマインダー、ワークフローの処理、データに関する通知などを、Slackを通じて受け取ることができます。チームメンバーがどこにいても、共通のチャンネルを通じて議論を進めることができます。

Google ドライブを通じたデータの共有：Zoho CRMアカウントをGoogle ドライブのアカウントと同期することが可能です。ファイルやフォルダーを、クライアント、パートナー、その他関係者と簡単に共有できます。この拡張機能を使用すると、新しく作成された見込み客、取引先、商談について、Google ドライブにおいて専用のフォルダーが作成されます。このフォルダーに対し、Zoho CRMユーザーがファイルやフォルダーをアップロードし、他のユーザーにアクセスを許可できます。

データ共有に役立つその他の拡張機能もご参照ください。

オンラインミーティング（Web会議）の開催

チームメンバーの状況を把握し、チームの目標に向けて活動を進めていくためには、離れた場所にいても頻繁に連絡をとりあうことが重要です。営業活動についても同じことが当てはまります。対面が難しい状況の中でも、オンラインミーティングを開催し、顧客との打ち合わせや製品紹介デモ、社内会議や研修を進めることで、営業活動を円滑に進めることができます。

Web会議ツールとの連携：Zoho CRMは、Zoom、BlueJeans、GoToMeeting、Join.me、TeamViewer、Zoho Meetingなどの主要なオンライン会議サービスと連携できます。Zoho CRMアカウントからオンラインミーティングの予定を登録できます。営業担当者が見込み客を招待して、オンラインミーティングを開催できます。また、オンラインミーティングの参加者の管理や録画の保存なども可能です。

Zoho Meetingとの連携機能を利用すると、同じZohoアカウントを利用することでアカウントを切り替える必要がなく、オンラインミーティングをより円滑に開催できます。

Webセミナーの開催：セミナーの準備や開催には、煩雑な業務が伴います。さまざまな場所で働いているメンバーが関わりながら進めていくのは大変な作業です。Webセミナーの開催や管理が可能なサービスであるZoho WebinarとZoho CRMを連携すると、［キャンペーン］タブからWebセミナーの詳細を登録し、興味を持ってもらえそうな見込み客や連絡先を参加者として招待できます。アンケートの作成や参加者に関する情報の確認も可能です。

Webセミナーでは、オンラインで参加者に対してメッセージを伝えたり、参加者と双方向でやりとりをすることが可能です。連携機能を活用すると、Zoho CRMのデータの詳細画面から、Webセミナーへの参加状況を確認することが可能です。

イベントの管理：イベントの開催にあたっては、プログラム内容、会場、参加者、チケットなどの詳細を適切に管理するため、複数のチームと協力する必要があります。オンライン上のコミュニケーションにおいても営業チームが役割を果たしていくために、イベントの情報をZoho CRMに同期することが有効です。

イベント管理サービスのZoho BackstageとZoho CRMを連携すると、主催者は、チケットの販売数、来場した参加者数、スポンサー／講演者／主催者の連絡先、イベントの損益などの情報をZoho CRMのキャンペーンの画面から確認できます。

イベントへの招待をZoho CRMから送信することもでき、Zoho CRMのキャンペーンの画面から関連の統計情報を確認できます。また、チケットの購入やキャンセル、イベントの来場登録（チェックイン）があるたびにZoho CRMで通知を受け取ることができます。これにより、営業チームはすばやい対応ができるようになります。

Zoho CRMと他サービスの連携

組織における長期的な目的の実現やチーム目標の達成においては、さまざまな業務が関係してきます。オンラインの状況下においても、目標と業務の関連性を明確にしつつ、それぞれの業務やデータをできるだけ連動させて効果や効率を向上させていくことが重要です。

電話サービスとZoho CRMの連携：オンラインセールスやテレワークにおいては、あるメンバーが電話対応した内容を、他のメンバーが参照して対応できるようにすることが重要です（例：顧客とのミーティングの内容や契約内容に関する調整事項など）。電話サービスとZoho CRMを連携することで、電話対応に関する情報が共有しやすくなります。

Zoho CRMは、Twilio、RingCentral、Jiveなどの電話サービスと連携できます。連携すると、Zoho CRMの画面で電話をかけたり受けたりすることができます。すべての着信通話と発信通話は、自動的に［通話］タブに記録されます。通話の完了後には、メモを残したり、フォローアップのタスクを作成したり、別の部署にその後の対応を依頼したりすることもできます。また、次回の通話のリマインダーを設定したり、フォローアップ電話の予定を追加したりすることもできます。

顧客接点の通知：顧客数を増やす効果的な方法は、見込み客とのすべての接点を把握し、興味のありそうな見込み客に対してできるだけ早く対応することです。見込み客に連絡するのが早ければ早いほど、商談化や案件化が早まります。

ですが、さまざまな業務を行っていると、顧客とのやりとりを見落としてしまうことがあります。そこで、Zoho CRMのシグナル機能が役立ちます。見込み客が、Webサイトへのアクセス、メールの開封、ソーシャルメディアでの自社製品やブランドに関するコメントなどの行動をとった際に、担当者に対してすぐに通知を送信できます。これにより、見落としを防ぐことが可能です。

営業状況に応じたメールの分類：営業状況に応じてメールを分類すると、営業担当者が優先順位に応じて目的のメールを簡単に見つけやすくなります。営業担当者向けのメールサービスであるZoho SalesInboxとZoho CRMを連携すると、見込み客、連絡先、商談中の顧客、同僚などの区分でメールを分類して表示できます。営業的な優先順位が高い順に返信することができます。

異なるサービスを通じて送受信したメールの一元管理：非対面でのやりとりにおいては、コミュニケーション手段としてメールがより重要になります。Zoho CRMでは、CRMに保存されている顧客データと、該当の顧客とやりとりしたメールを関連付けることができます。Zoho CRMでは現在、Gmail、Zoho Mail、Microsoft Outlookなどのメールサービスと連携できます。この連携により、営業担当者がメールサービスの画面をいちいち開かなくても、Zoho CRMの画面からメールを送受信できます。送受信したメールの内容は、関連リストから簡単にアクセスすることができます。

ソーシャルメディアとの連携：離れた場所にいる顧客とのコミュニケーションにおいて、ソーシャルメディアが有効です。Twitter、Facebook、LinkedInなどのソーシャルメディアを活用することで、オンラインでも顧客に対してメッセージを発信したり、顧客とコミュニケーションをとることが可能です。Zoho CRMはソーシャルメディアと連携できます。営業担当者が、自社製品やブランドに関心を持った見込み客を、Zoho CRMの見込み客や連絡先として直接追加してフォローすることができます。メンション、いいね！、ツイート、リツイートなどの反応があった人の情報を、見込み客や連絡先として追加することが可能です。

Webサイト訪問者を見込み客として登録：オンラインで見込み客や顧客とやりとりするもう1つの手段としては、チャットが有効です。Zoho SalesIQとZoho CRMを連携することで、Webサイト訪問者の情報をZoho CRMに直接取り込むことができます。チャットの対応を行った担当者が、チャットを通じて質問やメッセージを送ってきた訪問者をZoho CRMに見込み客や連絡先として追加することが可能です。

業務の見える化と自動化

リモートで働くメンバーが常に同じ目標に向かって活動を進めるにあたって大事な点とその対応において役立つ機能についてご紹介します。

業務プロセスの明確化やガイドラインの作成：見込み客の獲得、育成、フォロー、商談化、顧客化など一連の流れにおいて、どのような業務や対応を行うかを明確にして誰でも分かるようにしておくことが重要です。Zoho CRMのブループリント機能を活用すると、業務プロセスを設計して見える化できます。データの入力内容や作業手順を明確化し、新しいメンバーでも標準的な対応を円滑に進めることができるようになります。

承認申請の自動化：承認プロセスを定義して通知を設定することで、申請者が承認者に対して、個別に申請内容の通知や承認依頼をする必要がなくなります。申請が行われると、承認者に対して自動でメール通知が送信されます。

定型業務の自動化：確認メールの送信、データの更新、タスクの作成など、すべての顧客に対して必ず行うような活動は、自動化することで生産性が向上します。Zoho CRMでは、マクロの機能を用いて処理を自動化することが可能です。一連の処理をマクロとして登録しておくと、担当者がZoho CRMのデータを選択してマクロのボタンを押すだけで、処理が自動的に実行されます。

リマインダーの設定：さまざまな場所や時間帯で勤務するメンバーがいる場合、それぞれのメンバーの勤務時間にあわせて予定を調整することが必要です。特に、海外のメンバーとやりとりする場合、タイムゾーンが異なり、時差が発生します。参加時間を間違えたり参加し忘れたりするような問題を防ぐためには、リマインダーが有効です。Zoho CRMでは、予定や通話、タスクに対してリマインダーを設定し、備忘用のメッセージをメールやポップアップで受け取ることが可能です。

ワークフローによる業務処理の自動化：同じ場所で働いていなくても、同じように業務を進められるようにルールや自動化の処理を設定することが重要です。たとえば、新しい見込み客のデータが登録されたら、最初のフォローアップのメールを2日以内に送信する必要があるとします。この場合、条件を満たす場合にメールを自動送信するようにワークフローを設定することで、必要なタイミングで必要なメールを確実に送ることができます。

顧客や営業データへの迅速なアクセス

Zoho CRMでは、顧客の基本情報、要件や検討状況、顧客対応に関する営業担当者のメモ、提案書や見積書などのファイル、顧客とやりとりしたメールなどをまとめて1か所に保存できます。営業担当者は、日々たくさんのデータの中から適切な情報をすばやく取り出す必要があります。もし、しらみつぶしに探しているような状況では手間も時間もかかってしまいます。

こうした状況を回避するには、必要な情報をすぐに探せるようにすることが重要です。以下では、情報を探し出すのに役立つZoho CRMの機能を紹介します。

データ一覧のカスタマイズ：Zoho CRMでは、データの一覧をカスタマイズし、要件に応じてデータを並べ替え、分類、抽出できます。Zoho CRMにおけるデータ一覧の表示方法の種類は次のとおりです：一覧表示（リスト表示）、かんばん表示、キャンバス表示。

一覧表示（リスト表示）では、データを1行に1件ずつ一覧で表示できます。標準で、自分が作成したデータの一覧や、自分に共有されたデータの一覧を抽出することが可能です。

また、独自のデータ一覧を作成し、特定の条件に合致するデータのみを一覧表示することも可能です（例：ランクがAの見込み客、100万円以上の商談）。条件を設定してデータ一覧の作成が完了すると、条件を満たすデータが抽出されます。該当の一覧は、必要に応じていつでも選択して表示できます。

かんばん表示では、カード形式でデータを表示できます。データは、ステータスなどに応じて分類して表示することができます。

詳細フィルターを使用したデータの検索：フィルターを使用すると、設定した条件に一致するデータのみを抽出して表示できます。たとえば、従業員規模が100人以上の取引先を抽出することが可能です。詳細フィルターを使用すると、データ一覧に表示されているデータの中から、条件を追加的に指定して動的にデータを抽出できます。たとえば、従業員規模が100人以上の取引先の一覧の中からさらに、住所が東京都内の取引先のみを抽出することが可能です。一覧には、指定した条件をすべて満たしたデータのみ表示されます。よく使用するフィルター条件は、5件まで保存することができ、必要に応じてすぐに適用できます。

外出先でのZoho CRMモバイルアプリの利用：従業員が移動中や外出先でのテレワーク（リモートワーク）で業務を進める場合、顧客や営業、進行中のプロジェクトに関するデータや、分析情報やその他関連情報に円滑にアクセスできるようにしておくことが大切です。

Zoho CRMのモバイルアプリは、チームの日常業務、営業分析、同僚とのコミュニケーションをすべてリモートで行うのに役立ちます。

たとえば、顧客との打ち合わせについて、モバイルアプリから情報を登録することが可能です。また、登録後に上司に対して自動でメール通知するように自動化することも可能です。情報共有や状況把握を効率的に行えます。

また、自分が現在いる場所の近くの住所が登録されている見込み客や連絡先のデータを表示できます。地域に応じて営業活動を進めることが可能になります。

AIを通じた情報検索（Ziaに質問）：ZohoのAIアシスタントである「Zia」とチャットすることで、関連する担当者に直接問い合わせなくても、目的の情報をすばやく見つけることができます。質問内容を踏まえて、関連するデータがすぐに表示されます。たとえば、今月まだ未完了の商談があるかどうか、期限が近いがタスクがあるかどうか、まだ連絡していない見込み客がいるかどうか、などを尋ねることができます。

レポートやダッシュボードによるデータ分析

ミーティングは、チームメンバー間の意識統一をはかる上で重要です。実施にあたっては、議題に関連するデータを整備しておき、同じデータをもとに目線を合わせることが有効です。

Zoho CRMでは、さまざまなレポートやダッシュボードを手軽に作成し、必要なデータをグラフや表で見やすく表示できます。

レポート：Zoho CRMには、標準的によく参照される内容のレポートがあらかじめ用意されており、すぐにデータを参照できます（例：今月完了予定の商談、データ元別の売上、通話ステータスのレポート）。また、独自の条件を設定してレポートを新しく作成することも可能です。たとえば、営業担当者の担当地域別の活動や商談の状況に関するレポートを作成できます。レポートを活用することで、現在の状況をスピーディに把握した上で、今後の対応の検討に時間を使うことができるようになります。

ダッシュボード：営業活動に関するデータや目標指標の推移などは、ずらずらと数字を羅列するより、グラフにすると一目瞭然で効果的です。Zoho CRMでは、ダッシュボードを作成し、さまざまな指標の動向や達成状況などに関する表やグラフを並べて表示できます。また、データに関する異常値を検出する機能を通じて、何か通常とは異なる例外的な状況が発生したときに通知を受け取ることも可能です。活動結果や実績を一目で把握できるように見える化し、チームメンバーのモチベーションや達成意欲を維持できます。

顧客によるセルフサービスの実現

顧客に関する情報は、顧客自身が一番よく把握しています。Zoho CRMに登録されている情報についても、顧客自身が追加や更新できると便利で確実です。

Zoho CRMでは、ポータル機能を通じて、顧客に対してデータへのアクセスや操作を許可できます。また、カレンダー予約機能を通じて、打ち合わせの予約や予定変更を顧客自身ができるようにすることも可能です。

Zoho CRMユーザー以外の関係者に対するアクセスの許可：Zoho CRMでは、顧客、仕入先、パートナー、その他の関係者に対して、直接自分で情報を入力できるように設定できます。以下は、その活用例です。

仕入先の担当者が、在庫情報を確認して対応を進めた上で、Zoho CRMで在庫情報を更新できます。また、販売代理店などに対して、Zoho CRMの商談情報を共有することもできます。
学校や塾において、見学や入学を希望する人に対して、ポータルから必要事項を入力して送信してもらうことができます。保護者は、学校管理者からのメールを待つのではなく、ポータルから、見学や入学の予定や詳細、その他カリキュラムや授業料など学校に関する情報を確認できます。入学後は、ポータルを通じて学校での子供の様子や成績情報を確認することも可能です。
顧客からの意見や要望、販売した製品やサービスに関する問い合わせや不具合の問題などを、ポータルを通じて受け付けることができます。営業担当者は、顧客が入力した情報をZoho CRM内でそのまま確認し、必要に応じて情報を追記したり更新したりすることが可能です。

ポータルを使用することで、オンラインで情報を共有でき、社内外の関係者の負担を減らし、転記ミスや入力エラーを防ぐことができます。

顧客による予定登録の受け付け：顧客との打ち合わせ時間について、電話やメールですり合わせるのではなく、空き時間を顧客に直接確認してもらって予約してもらえるようにすることが可能です。打ち合わせ日程の申し込み（予約）用のリンクを発行し、メール、Webサイト、ソーシャルメディアなどを通じて、顧客に案内できます。

顧客は、リンクを通じて予定日時を自分で選択できます。予約が完了すると確認メールが送信されます。必要に応じて、時間の変更やキャンセルも可能です。また、グループ単位で予約を受け付けることもできます。たとえば、顧客が製品に関する個別相談を希望する際に、対応可能な担当者のグループを作成して予約を受け付けることが可能です。

テレワークやオンラインでの業務をより円滑に進めるために、これらの機能をぜひご活用ください。