メール構文解析の新バージョン - 最新情報と変更内容
メール構文解析とは、受信したメールからデータを抽出するための機能です。見込み客のデータを取得したり、既存の顧客のデータを更新したりするのに役立ちます。メール構文解析機能を使用すると、受信したメールからのデータの抽出／登録処理を自動化できます。メールから取得したデータは、指定したタブに保存されます。これらを通じて、見込み客のデータを手動で登録／更新する手間を省くことができます。
メール構文解析を利用するにあたって、テンプレート（ひな形）となるメールをもとに、CRMへの登録対象となる語句と、CRM内の特定の項目を関連付ける必要があります。新しいメール構文解析機能では、これらの語句と項目の関連付け方法や設定方法がより簡単になりました。
このページでは、新しいメール構文解析機能について説明します。また、以前のバージョンのメール構文解析機能との主な違いについても説明します。
メール構文解析機能の新しいバージョンと以前のバージョンの違い
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内容
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以前のバージョン
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新しいバージョン
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1.設定
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設定方法は複雑でした。選択内容の前後の語句（または区切り文字）が適切でない場合、正しく解析されませんでした。
HTML形式のメールの場合、解析するにはプレーンテキスト（書式なしのテキスト）に変換する必要がありました。
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設定方法は簡単です。新しいバージョンのメール構文解析では、登録対象となる語句とCRM内の特定の項目を簡単に関連付けることができます。
HTML形式のメールの場合でも、プレーンテキスト（書式なしのテキスト）に変換せずに解析することが可能です。
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2.構文解析用メールアドレス
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構文解析ルールを作成するたびに構文解析用メールアドレスを設定する必要がありました。
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構文解析用メールアドレスは、すべての構文解析ルールで共通です。複数の構文解析用メールアドレスを設定する必要はありません。
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3.登録対象の語句とCRM内の項目の関連付け
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テンプレート（ひな形）となるメールにおいて、選択内容の前後の語句（または区切り文字）を厳密に指定する必要がありました。設定が難しく、語句が正しく解析されない原因になっていました。
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テンプレート（ひな形）となるメールにおいて、選択内容の前後の語句（または区切り文字）を厳密に指定する必要はありません。登録対象となる語句とCRM内の特定の項目を簡単に関連付けることができます。
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4.承認済みメールアドレス
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構文解析ルールごとに承認済みメールアドレスを設定する必要がありました。また、設定の最後の手順で承認済みメールアドレスを追加する必要がありました。 | 設定の最初の手順で承認済みメールアドレスを追加できます。これにより、構文解析用メールアドレスに対してメールを送信する際のエラーを少なくすることが可能です。 |
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5.独自の処理
（新規） |
以前のバージョンでは利用できませんでした。 | 取得したデータをもとに独自の処理を設定できます。構文解析を通して取得したデータをもとに、Zoho CRMの複数のタブのデータを更新したり、外部サービス／アプリケーションで特定の処理を実行するように設定したりすることが可能です。 |
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6.タブ、レイアウト、カスタム項目
（新規）
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以前のバージョンでは利用できませんでした。
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カスタムタブやタブ内の特定のレイアウトに関して、メール構文解析ルールを作成できます。また、メール構文解析の新しいバージョンでは、カスタム項目の関連付けにも対応しています。
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| 7.構文解析に関するレポート |
以前のバージョンでは利用できませんでした。
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指定したメールアドレス宛てに構文解析に関するレポートを送信するように設定できます。
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| 8.メール送信を通じたデータの更新／承認 |
以前のバージョンでは利用できませんでした。
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メール構文解析を通じて取得したデータをもとに、Zoho CRM内の既存のデータを更新できます。また、データを追加／更新する前に、承認を申請することも可能です。
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9.構文解析ルールの優先度の設定／フィルターの適用
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以前のバージョンでは利用できませんでした。
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複数の構文解析ルールが設定されている場合において、適用する構文解析ルールの優先度を設定できます。また、構文解析ルールのステータスや対象のタブをもとに、ルールを抽出することも可能です。 |
新しいバージョンと以前のバージョンの違い（画像）
設定画面
以前のバージョン
新しいバージョン
構文解析用メールアドレスの画面
以前のバージョン
新しいバージョン
登録対象の語句とCRM内の項目の関連付け画面
以前のバージョン
新しいバージョン
承認済みメールアドレスの設定画面
以前のバージョン
新しいバージョン
独自の処理（新規）
メール構文解析では、解析したデータをもとに独自の処理を実行するように設定できます。通常、構文解析ルールを設定する際には、対象となるタブを指定する必要があります。独自の処理を実行する場合は、特定のタブを対象として選択せずに設定することが可能です。これにより、取得したデータをより柔軟に処理でき、データを他のシステムに送信したり、データに対して独自の更新処理を行うように設定したりすることが可能です。取得したデータをもとに、Zoho CRMの複数のタブのデータを更新できます。また、解析したデータをもとに外部サービスで独自の処理を実行することも可能です。
たとえば、不動産管理を行う組織において、受信したメールをもとに連絡先と取引先のデータを更新したいとします。さらに、受信したメールから、外部サービスのWebサイトで物件の空き状況を更新したいとします。メール構文解析で独自の処理を実行するように設定することで、メールの文面から抽出したデータをもとに、連絡先や取引先のデータを更新したり、外部サービスのWebサイトで物件の空き状況を更新したりできます。メールを受信するたびにデータが解析され、関連付けられている処理が自動で実行されます。
カスタムタブ、レイアウト、カスタム項目（新規）
- カスタムタブを含むすべてのタブに関して、メール構文解析を設定できます。
- タブ内の各レイアウトに関して、メール構文解析を個別に設定することも可能です。
- また、タブ内のカスタム項目にメールの内容を関連付けることもできます。
データの更新／承認の申請（新規）
データの更新処理では、メール構文解析で取得したデータをもとにZoho CRM内の既存のデータを更新することができます。データの更新処理を設定するには、メールの内容と［メールアドレス］の項目を関連付ける必要があります。メール構文解析では、構文解析を通じてメールの内容をもとにデータを更新するにあたって、メールアドレスをもとに更新対象データが特定されます。たとえば、メールの内容とメールアドレスの項目を関連付けた後、「jane@sample.com」からメールを受信したとします。この差出人がすでにZoho CRMに登録されているかどうかは、メールアドレスをもとに確認されます。メールアドレスが登録されており、既存のデータがあると識別されると、新しい更新対象データの有無が特定されます。
また、解析したデータをZoho CRMに追加する前に、承認用に送信することもできます。承認用に送信したデータは、該当のタブの［承認待ち］タブに追加されます。
構文解析に関するレポート（新規）
メール構文解析の設定が完了し、構文解析用メールアドレス宛てにメールが送信されると、メールからデータが抽出され、指定した処理が実施されます。設定画面では、メール構文解析の概要を確認できます。構文解析ルールが実施された日付／回数、データが追加された回数などを確認することが可能です。概要に記載されている情報をもとに構文解析ルールを編集することもできます。構文解析に関する週次のレポートは、構文解析ルールの作成者または指定したメールアドレス宛てに週に1度送信されます。また、構文解析に失敗した場合やZoho CRMにデータを追加できなかった際には通知が送信されます。通知をもとに詳細を確認することが可能です。
構文解析ルールの優先度の設定／フィルターの適用（新規）
1件のメールにおいて複数の構文解析ルールの条件が満たされる場合、上位に表示されている構文解析ルールが適用されます。必要に応じて、構文解析ルールを並べ替えることができます。また、構文解析ルールのステータスや対象のタブをもとに、ルールを抽出することも可能です。
上記のとおり、新しいバージョンの構文解析ルール機能では、以前のバージョンに比べてより簡単に設定することができます。
新しいバージョンのメール構文解析機能への移行方法
新しいバージョンのメール構文解析機能に切り替えるには、以下の手順を実施します。
切り替え手順は簡単です。また、切り替えた後に以前のバージョンに戻すこともできます。
新しいバージョンのメール構文解析機能に切り替えるには：
- ［設定］→［チャネル］→［メール］の順に移動し、［メール構文解析］タブで［構文解析機能の新バージョンに切り替える］をクリックします。
- 確認画面で、［構文解析機能の新バージョンに切り替える］をクリックします。
こちらの画面から以前のバージョンに切り替えることもできます。
留意事項：
- 新しいメール構文解析機能に切り替えても、既存の構文解析ルールは保持されます。
- 構文解析ルールは、［メール構文解析］タブ内または［メール］タブ内から作成できます。［メール］タブ内から作成する場合、対象のメールを開いて［ルールを作成する］をクリックします。