メール構文解析では、解析したデータをもとに独自の処理を実行するように設定できます。通常、構文解析ルールを設定する際には対象となるタブを指定する必要があります。独自の処理を実行する場合は、特定のタブを対象として選択せずに設定します。これにより、取得したデータをより柔軟に処理でき、データを他のシステムに送信したり、データに対して独自の更新処理を行うように設定したりすることが可能です。たとえば、構文解析を通じて取得したデータをもとに、Zoho CRMの複数のタブのデータや他のZohoサービスのデータを更新したり、外部サービス／アプリケーションで特定の処理を実行するように設定したりすることができます。

例をもとに説明します。不動産事業を運営する会社があるとします。この会社では、メール構文解析を通じて取得したデータをもとに、Zoho CRMに複数のデータを追加したいと考えています。メール内の差出人メールアドレス、電話番号、住所は［連絡先］タブに、会社情報は［取引先］タブに追加します。また、この会社では、不動産のWebサイトに自社が管理する不動産の情報を掲載しており、顧客からメールにて内見や入居の申し込みがあったら、該当の物件の空き状況を自動的に内見中や成約済みに更新してWebサイトに反映したいと考えています。

このように、取得したデータをもとに独自の処理を設定したい場合に、カスタム関数が役立ちます。この例では、メールの文面から抽出したデータを、物件の空き状況を管理するシステムに反映する処理を設定します。これにより、メールを受信するたびにデータが解析され、関連付けられている処理が自動で実行されます。

同一内のタブに設定されている複数の構文解析ルールにおいて、レイアウトを個別に設定することができます。たとえば、［見込み客］タブにおいて「物販」と「サービス」の問い合わせに関するレイアウトが設定されている場合、各レイアウトのデータを解析し、レイアウトごとにデータを整理することが可能です。 

データの更新処理では、メール構文解析で取得したデータをもとにZoho CRM内の既存のデータを更新することができます。

たとえば、見込み客である川根花子さんからメールを受信したとします。通常、メール構文解析では取得したデータをもとに新しいデータが作成されます。データの更新処理では、システムによってZoho CRM内に川根花子さんのデータがあるかどうか照合され、メール内のデータとZoho CRM内のデータか一致しているか確認が行われます。変更内容がある場合は、最新のデータに更新されます。データの更新処理を設定するには、構文解析ルールの詳細設定の項目で［データを更新する］にチェックを入れます。メモ：Zoho CRM内の既存のデータとの照合は、メールアドレスをもとに行われます。

そのため、データの更新処理を設定するには、メールの内容と［メールアドレス］の項目を関連付ける必要があります。メール構文解析では、構文解析を通じてメールの内容をもとにデータを更新するにあたって、メールアドレスをもとに更新対象データが特定されます。 

また、メール構文解析では、データを追加／更新する前に承認を申請するかどうかを指定できます。こちらの設定を有効にすると、構文解析を通じて取得されたデータをZoho CRMに追加／更新する前に、他のユーザーによる承認が必要となります。承認が申請されたデータは、該当のタブの［承認待ち］の項目に追加されます。

メール構文解析の設定が完了し、構文解析用メールアドレス宛てにメールが送信されると、メールからデータが抽出され、指定した処理が実施されます。設定画面では、メール構文解析の概要を確認できます。構文解析ルールが実施された日付／回数、データが追加された回数などを確認することが可能です。概要に記載されている情報をもとに構文解析ルールを編集することもできます。構文解析に関するレポートは、構文解析ルールの作成者または指定したメールアドレス宛てに週に1度送信されます。また、構文解析に失敗した場合やCRMにデータを追加できなかった際には通知が送信されます。通知をもとに詳細を確認することが可能です。

複数の構文解析ルールが設定されている場合において、適用する構文解析ルールの優先度を設定できます。複数の構文解析ルールが作成されている場合、設定画面の一番上に表示されている構文解析ルールが適用されます。構文解析ルールの設定画面で構文解析ルールの順番を並べ替えることで、構文解析ルールの優先度を設定することが可能です。 

また、構文解析ルールのステータスや対象のタブをもとに、ルールを抽出することも可能です。