メールの商談への関連付け

メールの商談への関連付け

複数の商談が関連付けられている連絡先と、メールでやりとりする場合があります。このような場合、特定の商談に関する対応を行う際に、該当の連絡先とのすべての商談に関するメールをまとめて確認するのではなく、対象の商談に関連するメールのみを抽出して確認できると便利です。そのためには、メールを商談に関連付ける必要があります。Zoho CRMでは、次の方法でメールを商談に関連付けることができます。 
  1. 予測パターンに基づき、連絡先からのメールを商談に自動で関連付ける。
  2. 連絡先からのメールを商談に手動で関連付ける。

また、 [商談] タブと [連絡先] タブから、次の操作を実行することも可能です。  

  • [商談]タブで、特定の商談に関連付けられているメール、または商談の連絡先に関連付けられているメールを抽出して表示する。
  • メールに関連付けられている商談を変更する。
  • メールから商談の関連付けを解除する。
利用条件
必要な権限
IMAP連携を設定したユーザーが、この機能を利用できます。

[商談]タブでのメールの表示

商談に関するメールのやりとりは、該当の商談データの詳細ページ内の[メール]の関連リストと、該当の商談に関連付けられている連絡先データの詳細ページ内の[メール]の関連リストに一覧表示されます。[商談]タブでは、次の2つの場所で、関連付けられているメールを確認できます。

  • 商談に関連付けられているメール :対象の商談に関連付けられているメールのみを確認できます(標準機能)。
  • 商談の連絡先に関連付けられているメール :対象の商談の連絡先に関連付けられているメールをすべて確認できます。連絡先との関連付けを通じて複数の商談に関するメールをまとめて確認可能です。

メールの一覧を切り替えるには

  1. [商談] タブに移動し、対象のデータを選択します。
  2. 詳細ページの下部にある [メール]の関連リスト に移動し、ドロップダウンから以下のいずれかを選択します。
    • この商談に関連付けられているメール
    • この商談の連絡先に関連付けられているメール

メモ:

[メール]の関連リストの右端にあるドロップダウンでは、一覧に表示するメールの種類を切り替えられます。以下のメールを選択した場合のみ、メールを特定の商談に関連付けることができます。

  • Zoho CRMから送信したメール
  • IMAPで共有中のすべてのユーザーのメール
  • IMAPで共有中の特定のユーザーのメール

商談の予測によるメールの自動関連付け

Zoho CRMでは、商談の予測機能によって、メールが商談に自動的に関連付けられます。いくつかの例を見てみましょう。

メールを受信した際、連絡先に関連付けられている商談の状況によって、自動関連付けの処理は次のように行われます。

  • 進行中の商談が連絡先に1件のみ関連付けられている場合、該当の商談にメールが関連付けられます。
  • 進行中の商談が連絡先に複数関連付けられている場合、最後に更新された商談にメールが関連付けられます。
  • 失注商談 が連絡先に関連付けられている場合、該当の商談にメールは関連付けられません(連絡先の[メール]の関連リストにのみ表示されます)。
  • 受注商談 が連絡先に関連付けられている場合、該当の商談にメールが関連付けられます。 

メモ:
  • IMAPのメールアカウントを新しく設定した場合、それ以前にやりとりしたメールは、受信時に連絡先に関連付けられていた商談が1件のみの場合にのみ、商談に関連付けられます。また、連絡先に関連付けられていた進行中の商談が複数の場合、商談にメールは関連付けられず、連絡先の[メール]の関連リストに一覧表示されます。この場合、必要に応じてメールを各商談に手動で関連付ける必要があります。手動で関連付けない場合でも、[商談]タブの[メール]の一覧で[この商談の連絡先に関連付けられているメール]を選択すると、連絡先に関連付けられているすべてのメールが表示されます。
  • 商談にメールを関連付けると、[商談]タブと[連絡先]タブで、これらのメールに[関連付け済み]を示すアイコンが表示されます。アイコンをクリックすると、商談の関連付けの変更や解除の操作を実行できます。

手動での商談の関連付け/関連付けの解除/関連付けの変更

商談に関連付けられている連絡先からのメールは、予測機能によって、各商談に自動で関連付けられます。ただし、必要に応じて、メールに関連付けられている商談をあとから変更することもできます。また、メールを商談に手動で関連付けたり、商談の関連付けを解除したりすることも可能です。 

一旦メールが商談に関連付けられると、商談からメールの関連付けを解除するか、Zoho CRMアカウントから商談を削除しない限り、該当のメールは商談に関連付けられたままになりますのでご注意ください。

メールに商談を関連付けるには、

  1. [商談] タブに移動し、対象のデータを選択します。
  2. 詳細ページの下部にある [メール]の関連リスト に移動し、ドロップダウンから [この商談の連絡先に関連付けられているメール] を選択します。
  3. メールの横にある関連付け用アイコン( )をクリックします。
  4. 表示された画面で、対象の商談を選択します。
    一覧には、該当の連絡先に関連付けられている商談のみが表示されます。

[この商談の連絡先に関連付けられているメール] から商談の関連付けを解除する/変更するには

  1. [商談] タブに移動し、対象のデータを選択します。
  2. 詳細ページの下部にある [メール]の関連リスト に移動し、ドロップダウンから [この商談の連絡先に関連付けられているメール] を選択します。
  3. 対象のメールの右側にある[関連付けられている商談]アイコンをクリックし、表示された画面で次のいずれかのリンクをクリックします。
    • [関連付けを解除する] :商談の関連付けを解除できます。
    • [変更する] :商談の関連付けを解除し、別の商談を関連付けることができます。既存の商談を選択するか、新しい商談を作成することも可能です。

商談が関連付けられているメール から、商談の関連付けを解除する/変更するには

  1. [商談] タブに移動し、対象のデータを選択します。
  2. 詳細ページの下部にある [メール]の関連リスト に移動し、ドロップダウンから [この商談に関連付けられているメール] を選択します。
  3. 対象のメールの右側にある […] (その他の操作)アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
    • [商談の関連付けを解除する] 関連付けを解除できます。
    • [商談を変更する] :商談の関連付けを解除し、別の商談を関連付けることができます。既存の商談を選択するか、新しい商談を作成することも可能です。
メモ:
  メールの詳細表示の画面でも、商談の関連付けの解除や変更の操作を行うことが可能です。
  1. [商談]または[連絡先] のタブから、対象のメールを選択します。
  2. 表示されたメールの詳細画面で、次の手順を実行します。
    • 右上にある[▼]アイコンをクリックし、表示されたメニューから[商談を関連付ける]/[商談の関連付けを解除する]を選択します。
    • または、左上の[関連付けられている商談]の右側にある […] (その他の操作)アイコンをクリックすると、商談の関連付けを解除/変更できます。

IMAP連携の無効化

IMAP連携を無効にすると、メールから商談の関連付けが解除されます。IMAP連携を再度有効にすると、商談の予測機能による自動関連付けが新たに実行されます。

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