Zoho CRMのメールオプションの比較

Zoho CRMのメールオプションの比較


営業担当者にとって最も重要なツールはCRMのはずですが、顧客とのコミュニケーションのほとんどはメールで行われています。見込み客をフォローアップしたり、営業の詳細を更新したりするのに、CRMの画面とメールの受信トレイを都度切り替えて利用する必要があります。 

メールとCRMを別々に利用することの大きな問題は、顧客とのコミュニケーションの優先順位付けに必要な営業情報が不足することです。メールは常に受信した順にチェックする必要はありません。実際、緊急のサポート依頼や苦情のメールなど、大切な顧客からの重要なメールが受信トレイのずっと下のほうにあり、把握できない場合があります。これらのメールをチェックしたときにはすでに手遅れになっている可能性があります。大切な顧客からのメールであることが分かれば、すぐにそのメールに対応できるでしょう。 

つまり、顧客とのやりとりの背景にある営業情報が、顧客とのコミュニケーションの優先順位付けと効率化に役立ちます。ここで、Zoho CRMのメール機能を活用できます。Zoho CRMのメール機能にはさまざまなオプションが用意されています。

  • Zoho CRMの画面から直接メールを送受信できます。
  • メールを追跡して、有益なレポートや分析情報を確認できます。 
  • 顧客、見込み客/連絡先、同僚、不明ユーザー といった送信元に基づいて、メールのやりとりに優先順位を付けることができます。
  • 何よりもまず、メールをZoho CRMの顧客データに自動的に関連付けることができます。これにより、顧客に関連付けられた営業関連の情報とメールをまとめて表示できます。これは、やりとりの背景にある営業情報を理解する上で非常に役立ちます。

Zoho CRMではメールを簡単に設定できますが、設定する前に、ニーズに合ったオプションを選択できるように、各オプションを把握しておく必要があります。このドキュメントでは、Zoho CRMのさまざまなメールオプションとその利点を簡単に比較できます。

最適なメールオプションはどれか?    


Zoho CRMのメールオプションは、Zoho CRMでメールアカウントを設定するかどうかに基づいて分類できます。

オプション1(推奨)

要件
Zoho CRMでメールを送受信したい。
解決策
IMAP経由でメールアカウントを設定する。
メリット
  • CRMから直接メールを送信できます。
  • CRMで送受信メールを表示できます。
  • 関連情報に応じてこれらのメールをそれぞれの顧客のデータに自動関連付けできます。
  • メールのクリック、開封、不達、失敗率などの情報を確認でき、メールの効果を測定できます。
  • Zoho SalesInboxは、営業担当者専用に構築されたメール受信トレイです。

つまり、CRMの画面を離れる必要はありません。CRM内で営業とメールの業務を進められます。

デメリット
このソリューションにデメリットはありません。便利で安全です。ただし、メールアカウントを一般的な外部サービスアプリケーションと連携させるのが心配な場合は、次の方法を検討できます。

 

オプション2:

要件
メールアカウントを設定したくない(セキュリティー上の理由、またはその他の理由で組織のポリシーに準拠するため)。引き続きCRMからメールを送信したい。
解決策
メールの設定は必要ありません。すぐにCRMからメールを送信し始めることができます。
メリット 
  • CRMから直接メールを送信できます。
  • 関連情報に応じてこれらのメールをそれぞれの顧客のデータに自動関連付けできます。
  • メールのクリック、開封、不達、失敗率などの情報を確認でき、メールの効果を測定できます。
デメリット
  • メール受信トレイを設定していないため、CRMに受信メールは表示されません。
  • 顧客データに関連付けられた送信メールであっても、CRM経由で送信されたメールのみが表示されます。外部のメールクライアントから送信されたメールは表示されません。
  • SalesInboxの利点は利用できません。

これらの問題点は、CRMとメールクライアントが関連付けられておらず、メールクライアントからの送信メールや受信メールを取得できないために生じます。同じ理由で、メールの分析はCRM経由で送信されるメールに限定されます。

 

オプション3:

要件
CRMでメールアカウントを設定したくない。ただし、CRM内でメールクライアントから送信されたメールのコピーを表示する必要がある。
解決策
Bcc Dropbox(メール取り込み)を使用します。
メリット
  • メールアカウントを設定しなくても、メールクライアントからの送信メールを、関連情報に応じてCRM内の顧客データに関連付けられます。
デメリット
  • 受信メールはCRMに表示されません。
  • メールの分析、レポート、その他の追跡機能は利用できません。
  • SalesInboxの機能は利用できません。

メール機能の対応表

機能
Zoho CRMでメールアカウントを有効にせずに利用可能
Zoho CRMでメールアカウントを有効にすると利用可能
受信メールのCRMデータへの関連付け


Zoho SalesInbox
✘ 

メールの個別送信


一括メール送信


Bccメール取り込み 


メールの分析とレポート


組織のメールアドレス                


CRMデータへの 送信メールの関連付け


Zoho CRMでのメールアカウントの設定

IMAP設定経由で、GmailやYahooなどの一般的なメールクライアントからメールアカウントを設定できます。 

  • IMAP(Internet Message Access Protocol)は、メール受信トレイ全体をZoho CRM内で複製する場合に便利です。IMAP設定は、複数のデバイス間での同期を簡単にするため、多くの企業で推奨されるプロトコルでもあります。CRMでIMAPアカウントを有効にすると、SalesInboxの利点を自動的に利用できるようになります。
  • POP(Post Office Protocol) - このプロトコルでは、複数のデバイスの同期は許可されません。ただし、メールを確実にバックアップできるようにする場合に便利です。たとえば、組織内のユーザーが退職し、そのすべてのメールをバックアップしておく場合に便利です。そのような場合は、POP3経由でメールアカウントを設定すると便利です。
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