顧客リストのインポート時のデータ形式の問題を回避する

Zoho CRMに顧客リスト（見込み客／連絡先のデータ）をインポートする際、インポート用ファイルの不備によりデータ形式のエラーが発生することがあります。顧客リストをインポートする際には、次の点を必ずご確認ください。

• インポート用ファイル内のメールアドレスの列（項目）に、メールアドレスに使用しない文字（コンマ、引用符、スペースなど）が入力されていないことを検索して確認し、入力されていた場合は必ず削除します。
• 各列（項目）には、それぞれの列名（項目名）に基づく見出し（姓、名、メールアドレスなど）を正しく付けます。

情報が古くなった顧客リストに対してメールを送信しない

メールの不達で最も多い理由の1つに、顧客リストの情報が古くなっていることが挙げられます。
古くなった顧客リストとは、次のような状況のメールアドレスを含む顧客リストのことです。

• メールアドレスがすでに無効になっている。
• メールアドレスに対するメール送信が長期間（6か月以上など）行われていない。
• メールアドレスがすでに変更されている。
• メールアドレスが長期間使用されなかったため、無効化された。
• メールドメインの有効期限が切れている。

上記のいずれの場合も、メールが不達になる可能性が高くなります。したがって、顧客リストは定期的に確認して更新することをお勧めします。前回の一括メール送信から長時間が経過している場合は、次回の一括メール送信時に、顧客リストの内容をあらかじめご確認ください。

無料のWebメールアドレスを［差出人］アドレスとして使用しない

無料のWebメールアドレス（フリーメールアドレス）を［差出人］アドレスとして使用する場合、メールが不達になる可能性が非常に高くなります。

無料のWebメールアドレスによっては迷惑メール防止のための対策がとられていますが、それにかかわらず、 Zoho CRMで これらのメールアドレスを使用してメールを送信する場合、メールが不達になる可能性が非常に高くなります。たとえば、Zoho CRMで example-id@yahoo.com を使用してメールを送信すると、受信サーバーでは、該当のメールが直接Yahooからのものではなく、別のアプリケーションから送信されたものであることが認識されます。この場合、受信サーバーがメールを拒否する可能性があり、その結果、送信したメールは不達になります。

したがって、Zoho CRMで顧客に向けて一括メール送信をする場合は、無料のWebメールアドレスではなく、自社の独自ドメインのメールアドレスを使用することを強くお勧めします。

不適切な提供元からメールアドレスを取得／購入しない

顧客リストのメールアドレスが、信頼できない複数の提供元からバラバラに収集したものである場合、偽物または無効である可能性があります。このようなリストは使用しないことをお勧めします。また、適切にデータを取得して登録した顧客についても、メールの受信を希望するかどうかをあらかじめ本人に確認してから、一括メール送信を行うことを強くお勧めします。

無効なメールアドレスを削除する

顧客リストの情報を最新の状態に保つため、定期的にメールアドレスの有効性をご確認ください。時間の経過に伴い、長期間使用されていないメールアドレスはメールサービス側でアカウントが停止され、無効になる場合があります。このような無効なメールアドレスに対してメールを送信した場合に、メールは不達になります。したがって、リストから無効なメールアドレスを必ず削除する必要があります。

メールの不達率を確認するには、Zoho CRMの標準機能である、メールの［不達のレポート］をご確認ください。メールの不達に関するレポートは、 ［レポート］ → ［メールのレポート］ → ［不達のレポート］ の順に移動して、確認できます。