また、
[商談]
タブと
[連絡先]
タブから、次の操作を実行することも可能です。
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[商談]タブで、特定の商談に関連付けられているメール、または商談の連絡先に関連付けられているメールを抽出して表示する。
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メールに関連付けられている商談を変更する。
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メールから商談の関連付けを解除する。
[商談]タブでのメールの表示
商談に関するメールのやりとりは、該当の商談データの詳細ページ内の[メール]の関連リストと、該当の商談に関連付けられている連絡先データの詳細ページ内の[メール]の関連リストに一覧表示されます。[商談]タブでは、次の2つの場所で、関連付けられているメールを確認できます。
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商談に関連付けられているメール
:対象の商談に関連付けられているメールのみを確認できます(標準機能)。
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商談の連絡先に関連付けられているメール
:対象の商談の連絡先に関連付けられているメールをすべて確認できます。連絡先との関連付けを通じて複数の商談に関するメールをまとめて確認可能です。
メールの一覧を切り替えるには
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[商談]
タブに移動し、対象のデータを選択します。
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詳細ページの下部にある [メール]の関連リスト に移動し、ドロップダウンから以下のいずれかを選択します。
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この商談に関連付けられているメール
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この商談の連絡先に関連付けられているメール
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この商談に関連付けられているメール
[メール]の関連リストの右端にあるドロップダウンでは、一覧に表示するメールの種類を切り替えられます。以下のメールを選択した場合のみ、メールを特定の商談に関連付けることができます。
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Zoho CRMから送信したメール
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IMAPで共有中のすべてのユーザーのメール
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IMAPで共有中の特定のユーザーのメール
商談の予測によるメールの自動関連付け
Zoho CRMでは、商談の予測機能によって、メールが商談に自動的に関連付けられます。いくつかの例を見てみましょう。
メールを受信した際、連絡先に関連付けられている商談の状況によって、自動関連付けの処理は次のように行われます。
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進行中の商談が連絡先に1件のみ関連付けられている場合、該当の商談にメールが関連付けられます。
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進行中の商談が連絡先に複数関連付けられている場合、最後に更新された商談にメールが関連付けられます。
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失注商談
が連絡先に関連付けられている場合、該当の商談にメールは関連付けられません(連絡先の[メール]の関連リストにのみ表示されます)。
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受注商談
が連絡先に関連付けられている場合、該当の商談にメールが関連付けられます。
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IMAPのメールアカウントを新しく設定した場合、それ以前にやりとりしたメールは、受信時に連絡先に関連付けられていた商談が1件のみの場合にのみ、商談に関連付けられます。また、連絡先に関連付けられていた進行中の商談が複数の場合、商談にメールは関連付けられず、連絡先の[メール]の関連リストに一覧表示されます。この場合、必要に応じてメールを各商談に手動で関連付ける必要があります。手動で関連付けない場合でも、[商談]タブの[メール]の一覧で[この商談の連絡先に関連付けられているメール]を選択すると、連絡先に関連付けられているすべてのメールが表示されます。
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商談にメールを関連付けると、[商談]タブと[連絡先]タブで、これらのメールに[関連付け済み]を示すアイコンが表示されます。アイコンをクリックすると、商談の関連付けの変更や解除の操作を実行できます。
手動での商談の関連付け/関連付けの解除/関連付けの変更
商談に関連付けられている連絡先からのメールは、予測機能によって、各商談に自動で関連付けられます。ただし、必要に応じて、メールに関連付けられている商談をあとから変更することもできます。また、メールを商談に手動で関連付けたり、商談の関連付けを解除したりすることも可能です。
一旦メールが商談に関連付けられると、商談からメールの関連付けを解除するか、Zoho CRMアカウントから商談を削除しない限り、該当のメールは商談に関連付けられたままになりますのでご注意ください。
メールに商談を関連付けるには、
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[商談]
タブに移動し、対象のデータを選択します。
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詳細ページの下部にある
[メール]の関連リスト
に移動し、ドロップダウンから
[この商談の連絡先に関連付けられているメール]
を選択します。
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メールの横にある関連付け用アイコン(
)をクリックします。
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表示された画面で、対象の商談を選択します。
一覧には、該当の連絡先に関連付けられている商談のみが表示されます。
[この商談の連絡先に関連付けられているメール] から商談の関連付けを解除する/変更するには
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[商談]
タブに移動し、対象のデータを選択します。
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詳細ページの下部にある
[メール]の関連リスト
に移動し、ドロップダウンから
[この商談の連絡先に関連付けられているメール]
を選択します。
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対象のメールの右側にある[関連付けられている商談]アイコンをクリックし、表示された画面で次のいずれかのリンクをクリックします。
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[関連付けを解除する]
:商談の関連付けを解除できます。
-
[変更する]
:商談の関連付けを解除し、別の商談を関連付けることができます。既存の商談を選択するか、新しい商談を作成することも可能です。
-
[関連付けを解除する]
:商談の関連付けを解除できます。
商談が関連付けられているメール
から、商談の関連付けを解除する/変更するには
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[商談]
タブに移動し、対象のデータを選択します。
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詳細ページの下部にある
[メール]の関連リスト
に移動し、ドロップダウンから
[この商談に関連付けられているメール]
を選択します。
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対象のメールの右側にある […] (その他の操作)アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
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[商談の関連付けを解除する]
関連付けを解除できます。
-
[商談を変更する]
:商談の関連付けを解除し、別の商談を関連付けることができます。既存の商談を選択するか、新しい商談を作成することも可能です。
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[商談の関連付けを解除する]
関連付けを解除できます。
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[商談]または[連絡先]
のタブから、対象のメールを選択します。
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表示されたメールの詳細画面で、次の手順を実行します。
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右上にある[▼]アイコンをクリックし、表示されたメニューから[商談を関連付ける]/[商談の関連付けを解除する]を選択します。
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または、左上の[関連付けられている商談]の右側にある
[…]
(その他の操作)アイコンをクリックすると、商談の関連付けを解除/変更できます。
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右上にある[▼]アイコンをクリックし、表示されたメニューから[商談を関連付ける]/[商談の関連付けを解除する]を選択します。
IMAP連携の無効化
IMAP連携を無効にすると、メールから商談の関連付けが解除されます。IMAP連携を再度有効にすると、商談の予測機能による自動関連付けが新たに実行されます。