BCCメール取り込みの使用

BCCメール取り込みの使用


ビジネスで複数のメールアカウントを使用している場合、メールでのやり取りはさまざまなメールクライアントに記録されます。これらすべてのビジネスコミュニケーションをZoho CRMアカウントで1か所に統合できます。そのために、CRMでメールアカウントを設定する必要はなく、BCCメール取り込みを使用するだけで可能です。 

BCCメール取り込みでは、Zoho CRMアカウントの各ユーザーに一意のメールアドレスが提供されます。このメールアドレスを使用すると、Zoho CRMの見込み客や連絡先に送信されたすべてのメールを自動的に取り込むことができます。必要な手順は、顧客にメールを送信する際に、このドロップボックスのメールアドレスをBCCとして宛先に入れ、それに関連付けられたメールのコピーを、Zoho CRMアカウントの該当する見込み客または連絡先に取得するだけです。

Zoho CRMに見込み客/連絡先が存在しない場合は、BCCメール取り込みの設定に基づいて、新しい見込み客/連絡先を作成することもできます。

利用条件 

必要な権限
この機能には、BCCメール取り込み権限を持つユーザーがアクセスできます。

管理者権限と標準権限では、初期設定で、BCCメール取り込みへのアクセス権限が有効になります。

BCCメール取り込みのメールアドレスは、[見込み客]と[連絡先]タブでのみ使用できます。つまり、設定に基づいて、送信済みメールを見込み客または連絡先にのみ関連付けることができます。 [設定] > [個人設定] > [BCCメール取り込み] に移動して、BCCメール取り込みのメールアドレスを検索します。また、次のオプションもあります:

  • [検索条件の編集] - CRMの受信者のメールアドレスを検索するために選択したオプションに基づいて、メールが適切なデータに関連付けられます。受信者のメールアドレスを、いずれかのタブ([見込み客]または[連絡先])で検索するか、両方のタブで検索するかを選択できます。受信者のメールアドレスがCRMの見込み客または連絡先と一致しない場合は、新しいデータを作成できます。[見込み客]または[連絡先]タブへの権限がない場合、 [条件の変更] リンクは使用できません。
  • [vCard形式でダウンロード] - このオプションは、BCCメール取り込みのメールアドレスを別の場所に保存して、必要に応じていつでもアクセスできるようにできます。
  • [メールアドレスをもう一度作成] - 必要に応じていつでも、一意のBCCメール取り込みのメールアドレスを再作成できます。
  • [メールアドレスの指定] - ビジネスに使用するメールアドレスを最大5つまで指定できます。指定したメールアドレスから送信されたメールのみがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。


メモ
1日あたりの 組織の メール処理数の上限は、次のとおりです:
  1. スタータープラン:5,000通
  2. スタンダードプラン:10,000通
  3. プロフェッショナルプラン以上:無制限

BCCメール取り込みの有効化

初期設定では、この機能は管理者権限と標準権限で有効になります。「権限の管理」権限を持つユーザーは、他の権限を持つユーザーに対してこの機能を有効にできます。

BCCメール取り込みを有効にするには    

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [権限] をクリックします。
  2. [権限] ページで、編集する権限に対応する [編集] リンクをクリックします。
  3. 権限のリストで、 [一般権限] [BCCメール取り込み] チェックボックスをオンにします。
  4. [保存] をクリックします。

検索条件の設定

検索条件には3つのオプションがあり、受信者のメールアドレスを、[見込み客]タブまたは[連絡先]タブ、またはその両方で検索するかを指定できます。このオプションに基づいて、Zoho CRMは一致するデータを検索し、そのデータにメールを関連付けます。

検索条件を設定するには

  1. [設定] > [個人設定] > [メールの設定] > [BCCメール取り込み をクリックします。
  2. [BCCメール取り込み] ページで、 [条件の変更] リンクをクリックします。
  3. [検索条件の編集] ポップアップボックスで、次のいずれかを選択します。 
    • [連絡先内でのみ受信者のメールアドレスを検索する。一致する連絡先がない場合] - CRMは[連絡先]タブでのみ受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、連絡先が作成されます。 
    • [見込み客内でのみ受信者のメールアドレスを検索する。一致する見込み客がない場合] - CRMは[見込み客]タブでのみ受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、見込み客が作成されます。 
    • [受信者のメールアドレスを連絡先で検索し、次に見込み客で検索する。一致するデータがない場合 [一覧から選択] - CRMはまず、[連絡先]タブで受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、[見込み客]タブで検索します。それでも一致する結果がない場合は、次の中から処理内容を選択できます。
      • 見込み客を作成 
      • 連絡先を作成
  4. [完了] をクリックします。 
メモ 
  • [見込み客]または[連絡先]タブへの権限がない場合、 [条件の変更] リンクは使用できません。
  • 一致するデータが見つからない場合は、受信者のメールアドレスを使用してデータが作成されます。メールアドレスは、データの作成時に、 [メール] 項目と [姓] 項目の両方で使用されます。
    たとえば、 charless@zillum.com は、作成するデータの [メール] 項目と [姓 項目の両方の値になります。

BCCメールアドレスを使用したメールの送信

指定したメールアドレスから送信されたメールのみがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCCメールアドレスを使ってメールを送信するには

  1. メールアカウントに移動し、顧客へのメールを作成します。
  2. [宛先]項目に、顧客のメールアドレスを入力します。
  3. BCC項目に、BCCメール取り込みのメールアドレスを指定します。
    BCCメール取り込みのメールアドレスは、Zoho CRMの [設定] > [個人設定] > [メールの設定] > [BCCメール取り込み で表示できます。

  4. 顧客にメールを送信します。
    指定した検索条件に基づいて、顧客に送信されたメールはZoho CRMの適切な見込み客/連絡先に関連付けられます。  
メモ
  • メールの添付ファイルは、合計30MB以下にする必要があります。
  • メールがCRMの見込み客または連絡先に関連付けられるまで、最大3分ほどかかる場合があります。
  • メールは、ドロップダウンの [CRMから送信したメール] オプションに表示されます。

BCCメール取り込みのメールアドレスの再作成

BCCメール取り込みのメールアドレスを再作成するには

  1. [設定] > [個人設定] > [メールの設定] > [BCCメール取り込み をクリックします。
  2. [BCCメール取り込み] ページで [もう一度作成] のリンクをクリックします。
    新しい一意のメールアドレスが作成されます。


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