BCCメール取り込みでは、Zoho CRMアカウントの各ユーザーに一意のメールアドレスが提供されます。このメールアドレスを使用すると、Zoho CRMの見込み客や連絡先に送信されたすべてのメールを自動的に取り込むことができます。必要な手順は、顧客にメールを送信する際に、このドロップボックスのメールアドレスをBCCとして宛先に入れ、それに関連付けられたメールのコピーを、Zoho CRMアカウントの該当する見込み客または連絡先に取得するだけです。

Zoho CRMに見込み客/連絡先が存在しない場合は、BCCメール取り込みの設定に基づいて、新しい見込み客/連絡先を作成することもできます。

利用条件 

管理者権限と標準権限では、初期設定で、BCCメール取り込みへのアクセス権限が有効になります。

BCCメール取り込みのメールアドレスは、［見込み客］と［連絡先］タブでのみ使用できます。つまり、設定に基づいて、送信済みメールを見込み客または連絡先にのみ関連付けることができます。 ［設定］ > ［個人設定］ > ［BCCメール取り込み］ に移動して、BCCメール取り込みのメールアドレスを検索します。また、次のオプションもあります：

• ［検索条件の編集］ - CRMの受信者のメールアドレスを検索するために選択したオプションに基づいて、メールが適切なデータに関連付けられます。受信者のメールアドレスを、いずれかのタブ（［見込み客］または［連絡先］）で検索するか、両方のタブで検索するかを選択できます。受信者のメールアドレスがCRMの見込み客または連絡先と一致しない場合は、新しいデータを作成できます。［見込み客］または［連絡先］タブへの権限がない場合、 ［条件の変更］ リンクは使用できません。
  
• ［vCard形式でダウンロード］ - このオプションは、BCCメール取り込みのメールアドレスを別の場所に保存して、必要に応じていつでもアクセスできるようにできます。
  
• ［メールアドレスをもう一度作成］ - 必要に応じていつでも、一意のBCCメール取り込みのメールアドレスを再作成できます。
  
• ［メールアドレスの指定］ - ビジネスに使用するメールアドレスを最大5つまで指定できます。指定したメールアドレスから送信されたメールのみがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。
  
  

メモ

1日あたりの 組織の メール処理数の上限は、次のとおりです：

1. スタータープラン：5,000通
   
2. スタンダードプラン：10,000通
   
3. プロフェッショナルプラン以上：無制限
   

BCCメール取り込みの有効化

初期設定では、この機能は管理者権限と標準権限で有効になります。「権限の管理」権限を持つユーザーは、他の権限を持つユーザーに対してこの機能を有効にできます。

BCCメール取り込みを有効にするには    

1. ［設定］ > ［ユーザーと権限］ > ［権限］ をクリックします。
   
2. ［権限］ ページで、編集する権限に対応する ［編集］ リンクをクリックします。
   
3. 権限のリストで、 ［一般権限］ の ［BCCメール取り込み］ チェックボックスをオンにします。
   
4. ［保存］ をクリックします。
   
   
   

検索条件の設定

検索条件には3つのオプションがあり、受信者のメールアドレスを、［見込み客］タブまたは［連絡先］タブ、またはその両方で検索するかを指定できます。このオプションに基づいて、Zoho CRMは一致するデータを検索し、そのデータにメールを関連付けます。

検索条件を設定するには

1. ［設定］ > ［個人設定］ > ［メールの設定］ > ［BCCメール取り込み ］ をクリックします。
   
2. ［BCCメール取り込み］ ページで、 ［条件の変更］ リンクをクリックします。
   
3. ［検索条件の編集］ ポップアップボックスで、次のいずれかを選択します。 
   
   • ［連絡先内でのみ受信者のメールアドレスを検索する。一致する連絡先がない場合］ - CRMは［連絡先］タブでのみ受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、連絡先が作成されます。 
     
   • ［見込み客内でのみ受信者のメールアドレスを検索する。一致する見込み客がない場合］ - CRMは［見込み客］タブでのみ受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、見込み客が作成されます。 
     
   • ［受信者のメールアドレスを連絡先で検索し、次に見込み客で検索する。一致するデータがない場合 [一覧から選択] - CRMはまず、［連絡先］タブで受信者のメールアドレスを検索します。一致するデータが見つからない場合は、［見込み客］タブで検索します。それでも一致する結果がない場合は、次の中から処理内容を選択できます。
     
   • 見込み客を作成 
     
   • 連絡先を作成
     
4. ［完了］ をクリックします。 
   

メモ 

• ［見込み客］または［連絡先］タブへの権限がない場合、 ［条件の変更］ リンクは使用できません。
  
• 一致するデータが見つからない場合は、受信者のメールアドレスを使用してデータが作成されます。メールアドレスは、データの作成時に、 ［メール］ 項目と ［姓］ 項目の両方で使用されます。
  
  たとえば、 charless@zillum.com は、作成するデータの ［メール］ 項目と ［姓 ］ 項目の両方の値になります。
  

BCCメールアドレスを使用したメールの送信

指定したメールアドレスから送信されたメールのみがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCCメールアドレスを使ってメールを送信するには

1. メールアカウントに移動し、顧客へのメールを作成します。
   
2. ［宛先］項目に、顧客のメールアドレスを入力します。
   
3. BCC項目に、BCCメール取り込みのメールアドレスを指定します。
   
   BCCメール取り込みのメールアドレスは、Zoho CRMの ［設定］ > ［個人設定］ > ［メールの設定］ > ［BCCメール取り込み ］ で表示できます。
   

   
   
4. 顧客にメールを送信します。
   
   指定した検索条件に基づいて、顧客に送信されたメールはZoho CRMの適切な見込み客/連絡先に関連付けられます。  
   

メモ

• メールの添付ファイルは、合計30MB以下にする必要があります。
  
• メールがCRMの見込み客または連絡先に関連付けられるまで、最大3分ほどかかる場合があります。
  
• メールは、ドロップダウンの ［CRMから送信したメール］ オプションに表示されます。
  

BCCメール取り込みのメールアドレスの再作成

BCCメール取り込みのメールアドレスを再作成するには

1. ［設定］ > ［個人設定］ > ［メールの設定］ > ［BCCメール取り込み ］ をクリックします。
   
2. ［BCCメール取り込み］ ページで ［もう一度作成］ のリンクをクリックします。
   
   新しい一意のメールアドレスが作成されます。