BCCメール取り込み

BCCメール取り込み


業務で複数のメールアカウントを使用する場合、さまざまな場所にメールのやりとりが分散してしまいがちです。Zoho CRMでは、このような場合でもメールをまとめて管理することが可能です。そこで役立つのが、BCCメール取り込み機能です。
BCCメール取り込み機能では、ユーザーごとに専用のメールアドレスが生成されます。
このメールアドレスを使用することで、さまざまなメールクライアント(メーラー/メールソフト/メールアプリケーション)からZoho CRM内の見込み客や連絡先に対して送信したメールを、Zoho CRM内に自動的に登録できます。手順は、送信メールの作成時に、BCCメール取り込み用のメールアドレスを入力するだけです。 
なお、宛先のメールアドレスがZoho CRMに登録されていない場合は、該当のメールアドレスをもとに新しい見込み客/連絡先のデータを作成した上でメールを関連付けることができます。
利用条件
必要な権限
[BCCメール取り込み]の権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
初期設定の[管理者]/[標準]の権限では、BCCメール取り込み機能が有効になっています。 

BCCメール取り込み用のメールアドレスを使用できるのは、[見込み客]と[連絡先]のデータに対してのみです。したがって、送信したメールを関連付けることができるのは、見込み客または連絡先に対してのみです。設定には、 [設定] [チャネル] [メール] [BCCメール取り込み] の順に移動します。こちらで、BCCメール取り込み用のメールアドレスを生成/確認できます。また、次の設定を行うことも可能です。

  • 検索条件の設定 :Zoho CRMの[見込み客]/[連絡先]タブ内で宛先のメールアドレスを検索する条件を選択します。指定した検索条件に基づき、送信したメールがデータに関連付けられます。[見込み客]タブのみで検索する/[連絡先]タブのみで検索する/[見込み客]と[連絡先]の両方のタブで検索する、のいずれかの条件を選択できます。また、対象のタブに一致するデータがない場合に、新しいデータを作成するかどうかも選択できます。ただし、[見込み客]または[連絡先]のタブへのアクセス権限がない場合、 [検索条件を編集する] リンクが表示されず、検索条件は設定できません。
  • vCard形式でメールアドレスをダウンロードする :BCCメール取り込み用メールアドレスをvCard形式でダウンロードして、保存しておくことが可能です。必要な時に参照するのに利用できます。
  • メールアドレスをもう一度生成する :必要に応じて、BCCメール取り込み用メールアドレスを生成しなおすことが可能です。
  • 承認済みのメールアドレスの入力 :顧客とのやりとりに使用する差出人メールアドレスを入力します。最大10件まで登録できます。こちらで指定したメールアドレスから送信したメールのみ が、Zoho CRM内の見込み客/連絡先データに関連付けられます。
メモ:
組織の1日当たりのメール処理数の上限は、次の通りです。
  1. 無料プラン:利用できません
  2. スタンダードプラン:10,000通
  3. プロフェッショナルプラン以上:無制限

BCCメール取り込み機能の有効化

BCCメール取り込み機能は、初期設定の[管理者]と[標準]の権限で有効になっています。[ユーザー管理]の[権限の管理]の権限を持つユーザーは、他の権限のユーザーに対してこの機能を有効にできます。

BCCメール取り込みを有効にするには

  1. [設定] [ユーザー権限] [セキュリティ設定] [権限] タブの順に移動します。
  2. [権限] の一覧で、編集する権限名をクリックします。 
  3. [設定の権限] [メールとテンプレート] [メールとチャットの設定] の順に移動し、ドロップダウンをクリックして [BCCメール取り込み] のチェックボックスを選択します。
  4. 設定の変更内容が自動的に保存されます

検索条件の設定

検索条件には、宛先のメールアドレスを検索する条件として、3つの選択肢があります。[見込み客]または[連絡先]のいずれかのタブで検索するか、あるいは、その両方のタブで検索するかを選択します。選択した条件に基づいて、Zoho CRM内で一致するデータが検索され、該当のデータにメールが関連付けられます。

検索条件を設定するには

  1. [設定] [チャネル] [メール] [BCC メール取り込み] の順に移動します。
  2. BCCメール取り込みの設定 画面で、下部にある [検索条件を編集する] リンクをクリックします。
  3. 検索条件の編集 画面で、次のいずれかを選択します。
    • [見込み客タブでのみ宛先のメールアドレスを検索する。一致する見込み客がない場合:新しい見込み客を作成してメールを関連付ける/データを作成しない] :宛先のメールアドレスは[見込み客]タブのみで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、新しい見込み客データを作成してメールを関連付けかどうかを選択できます。
    • [連絡先タブでのみ宛先のメールアドレスを検索する。一致する連絡先がない場合:新しい連絡先を作成してメールを関連付ける/データを作成しない] :宛先のメールアドレスは[連絡先]タブのみで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、新しい連絡先データを作成してメールを関連付けるかどうかを選択できます。
    • [連絡先タブと見込み客タブで宛先のメールアドレスを検索する。一致するデータがない場合:新しい見込み客または連絡先を作成してメールを関連付ける/新しいデータを作成しない] :宛先のメールアドレスはまず[連絡先]タブで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、[見込み客]タブで検索されます。それでも一致するデータが見つからない場合の処理は、次のいずれかを選択できます。
      • 新しい見込み客を作成してメールを関連付ける
      • 新しい連絡先を作成してメールを関連付ける
  4. [完了する] をクリックします。設定内容は自動的に保存されます。
メモ:
  1. [見込み客]または[連絡先]のタブへのアクセス権限がない場合、[検索条件を編集する]リンクが表示されず、検索条件は設定できません。
  2. 一致するデータがない場合、宛先のメールアドレスを使用して、新しいデータが作成されます。メールアドレスは、新しいデータの[メール]項目と[姓]項目の両方に使用されます。
    たとえば、宛先のメールアドレスが「 charless@zillum.com 」の場合、このメールアドレスが新しいデータの[メール]項目と[姓]項目の値として入力されます。

BCCメール取り込み用メールアドレスを使用したメール送信

メールを送信する際にBCCメール取り込み用メールアドレスを含めると、送信したメールがZoho CRMに取り込まれ、見込み客/連絡先のデータに関連付けられます。なお、関連付けの処理は、設定で指定された差出人(承認済みのメールアドレス)から送信されたメールのみについて行われます。

BCCメール取り込み用メールアドレスを使用してメールを送信するには

  1. 利用中のメールクライアント(メーラー/メールソフト/メールアプリケーション)で、顧客宛てのメールの本文を作成します。
  2. [宛先]欄に、顧客のメールアドレスを入力します。
  3. [BCC]欄に、BCCメール取り込み用メールアドレスを入力します。
    なお、BCCメール取り込み用メールアドレスが不明な場合は、 [設定] [チャネル]  [メール] [BCCメール取り込み] の順に移動し、設定画面内で確認できます。
                  

  4. 作成したメールを顧客宛てに送信します。
    選択した検索条件に基づいて、宛先のメールアドレスの見込み客/連絡先データがZoho CRM内で検索され、該当のデータにメールが関連付けられます。
                  

メモ:
  1. メールの添付ファイルは、合計30MB以下にする必要があります。
  2. メールがZoho CRM内の見込み客/連絡先データに関連付けられるまでに、最大3分間ほどかかる場合があります。
  3. 関連付けられたメールは、該当のデータの詳細ページの[メール]関連リストで、ドロップダウンから[CRMから送信したメール]を選択すると、一覧に表示されます。
BCCメール取り込み用メールアドレスの再生成

BCCメール取り込み用メールアドレスをもう一度生成するには

  1. [設定] [チャネル] [メール] [BCC メール取り込み] の順に移動します。
  2. BCCメール取り込みの設定 画面で、 [もう一度生成する] リンクをクリックします。
    専用の新しいメールアドレスが生成されます。


BCCメール取り込みに関するトラブルシューティング


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                                  データの詳細には、[概要]と[履歴]の2つのタブがあります。さらに、Zoho CRMアカウントのコンプライアンス設定で[GDPRコンプライアンス]を有効にすると、[プライバシー]タブが表示されます。このタブに表示される情報は、次のとおりです: データ元(登録経路) 個人情報項目 データ処理の法的根拠 データ元(登録経路)の表示 データ主体に関する情報は、Webフォーム、インポート、API、外部サービス連携などのさまざまな経路を通じて、Zoho ...

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