Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールのメール送信者ガイドライン
メモ：この記事には、Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールのメール送信者ガイドラインについて記載されています。記事内には、すべてのメール送信者に適用される要件と、一括メール送信者に適用される要件の両方が含まれます。一括メール送信者とは、Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールの各メールサービスの利用者に対して、1日5,000件以上のメールを送信している送信者を指します。現在、Zoho CRMからのメールの送信数が5,000件未満である場合でも、他のメールサービスを通じて送信しているメールを合算することなどにより、一括メール送信者に分類される可能性があります。そのため、Zoho CRMでは、すべての送信者が一括メール送信者向けの要件に従った対応を実施することを推奨しています。
Zoho CRMでは、送信者のメールアドレスに関して、独自ドメインの利用と、SPF／DKIMによるドメイン認証を以前から推奨してきました。これは、送信メールの到達率の向上や迷惑メール判定の回避を目的とするものでした。同様に、Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールでは、Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールの各メールサービスの利用者に対して1日5,000件以上メールを送信する送信者が従うべきガイドラインが定められています。これらのメール送信者のガイドラインにおいては、送信元ドメインの認証、迷惑メールの送信禁止、配信停止リンクの設置の3点が、主な要件として定められています。また、以前は推奨事項であったドメイン認証が義務化されている点に注意が必要です。
以下では、上記3点の要件ついてそれぞれ簡単に説明します。送信元ドメインを迷惑メール判定やブラックリスト登録のリスクから保護し、Zoho CRMからの送信メールが受信者に確実に届くようにするために、ガイドラインに準拠した運用を行ってください。ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
送信元ドメインの認証
Gmail、米国Yahoo!メール、Outlook メールのメール送信者ガイドラインでは、1日のメール送信数に応じて1種類以上の認証方法によるドメイン認証を義務付けています。そのため、これらのメールサービスの利用者に対して未認証のドメインを使用してメールを送信すると、不達（Gmail：5.7.26エラー、米国Yahoo!メール：5XXエラー）となったり、迷惑メール（スパム）として処理されたりする可能性があります。Outlook メールの場合、エラー（550; 5.7.515、アクセス拒否）により不達となります。
メールサービスによってブロックされ、不達となったメールは、Zoho CRMにおいて、認証失敗による一時的な不達として処理されます。Zoho CRMで管理者によって認証の設定が行われると、データに対して適用されているメールアドレスのブロックを手動で解除できるようになります。
すべてのメール送信者が行うべき対応
- DKIM認証
Zoho CRMからメールを送信する場合、Zoho CRMから発行されるDKIMレコードを使用して、送信元ドメインのDKIM認証を行ってください。DKIM認証は、独自ドメインを使用してメールを送信する場合、必ず行う必要があります。Zoho CRMにおいて、ドメイン認証が完了していない独自ドメインを使用してメールを送信した場合、メールの送信元ドメインは、Zohoの標準の認証済みドメインに自動で変更されます。 - DMARC認証（推奨）
DMARC（Domain－Based Message Authentication, Reporting, and Conformance）では、DKIMとSPFによる認証に加えて、より高度な機能（レポート、ポリシー、アライメント）を利用できます。たとえば、DMARCポリシーを設定すると、認証が失敗したメールの処理方法を指定できます。これにより、独自ドメインをなりすまし被害から保護できます。Zoho CRMでは、一括メール送信者でない場合、DKIM認証を完了すれば、ドメイン認証に関する要件は満たすことができます。しかし、将来的なリスクを防止するため、一括メール送信者だけでなく、すべてのメール送信者にもDMARC認証の実施を推奨しています。
一括メール送信者が行うべき対応
- DKIM認証とSPF認証（両方）
Zoho CRMのすべての送信元ドメインに対して、DKIM認証とSPF認証の両方を行う必要があります。ドメイン認証に必要なDKIMレコードとSPFレコードは、Zoho CRM内から取得可能です。 - DMARC認証（DMARCポリシーの設定）
一括メール送信者は、DMARC認証を必ず行う必要があります。なお、DMARC認証を行う前に、送信元ドメインのDKIM認証とSPF認証が完了している必要があります。DMARCの設定においては、DMARCポリシー（認証失敗メールの処理方法）を必ず指定してください。
DMARCポリシーは、「p=none」（処理なし）に設定することもできます。「p=none」（処理なし）に設定すると、DMARC認証が失敗したメールに対して、特別な処理は行われません。処理方法は受信者のメールサービスによって判断されます。
その他に設定可能なポリシーは、以下のとおりです。 - 「p=quarantine」（隔離）：DMARC認証が失敗したメールは、受信者のメールサービスによって受信トレイとは別の場所（迷惑メールフォルダーなど）に隔離されます。
- 「p=reject」（拒否）：DMARC認証が失敗したメールは、受信者のメールサービスによって拒否／ブロックされ、受信者のアカウントには配信されません。
メモ：「p=quarantine」（隔離）または「p=reject」（拒否）を選択する場合、あらかじめすべての送信元ドメインをSPFとDKIMの両方で認証しておく必要があります。認証が完了していない場合、送信元ドメインを使用して送信したメールが受信者側ですべて隔離や拒否の対象となるため、組織の送信元ドメインを使用したメール送信が一切行えなくなる可能性があります。DMARCの設定が完了したら、BIMI（Brand Indicators for Message Identification：ブランド表示によるメッセージ認証）を有効にすることもできます。BIMIを有効にすると、認証が成功したメールに送信元のロゴ画像を表示できます。
独自ドメインの使用
こちらの記載事項は、一括メール送信者を含む、すべてのメール送信者が対応すべき内容です。Zoho CRMからのメール送信には、フリーメールのメールアドレス（例：xxx@gmail.com、xxx@yahoo.co.jpなど）は使用せず、独自ドメインのメールアドレスを使用してください。これは、販促目的のメールを送信する場合に特に重要です。フリーメールのドメインを使用してメールを送信すると、受信者にメールが届かない可能性があります。たとえば、GmailやOutlook メールでは、DMARCポリシーに「p=quarantine」（隔離）が適用されているため、認証が失敗したメールは隔離され、受信トレイには配信されません（米国Yahoo!メールの場合も同様です）。これを踏まえて、Zoho CRMでは現在、送信者欄（Fromヘッダー）に米国Yahoo!メールのメールアドレスが指定されているメールは、一括送信できません。同様の制限は、今後GmailやOutlook メールのメールアドレスに対しても適用される予定です。そのため、Zoho CRMでメールを一括送信する場合は、独自ドメインのメールアドレスを使用するようにしてください。
ワンクリックでの配信停止リンクの設置
こちらの記載事項は、一括メールの送信者が必ず対応すべき内容です。ただし、Zoho CRMでは、それ以外のすべてのメール送信者に対しても、同様の対応を推奨しています。対応には、Zoho CRMのメール配信停止リンクと、メール対象外（オプトアウト）の機能をご利用ください。
Zoho CRMのメール機能は、見込み客や顧客とのやりとりを前提としたものです。Zoho CRMにおいて、そのようなやりとりとは別に、販促目的のメールの一括送信や、登録制のメルマガ配信などを行う場合は、メール内のわかりやすい位置に、ワンクリックでの配信停止リンク（受信者が1回クリックするだけで簡単にメール配信への登録を解除できるリンク）を設置する必要があります。今後のメール配信を希望しない受信者が、自分自身でメール内から簡単な操作で配信を停止できるようにしておくことが大切です。
Zoho CRMでは、販促目的のメールを送信する場合、つまりメールテンプレートを使用した一括メール送信を行ったり、配信停止リンクを追加したメールテンプレートを使用してメールを送信したりする際には、メールのデータに「List-Unsubscribe」というヘッダーが自動的に追加されます（ヘッダーはシステム的に処理される情報であり、通常、ヘッダーそのものはメールの本文に直接表示されません）。「List-Unsubscribe」ヘッダーは、業界標準のワンクリックの配信停止リンクをメールの受信時に表示するためのものです。送信メールに追加することで、送信元メールアドレスの横に表示される配信停止リンクを使用して、受信者が簡単に配信停止の処理を完了できるようになります。
このように、ワンクリックでの配信停止リンクを表示することで、送信元ドメインについての苦情が報告されるのを防止できます。
関心の高い受信者に対する適切なメール配信
こちらの記載事項は、一括メール送信者を含む、すべてのメール送信者が対応すべき内容です。
送信したメールが迷惑メールとして処理される割合は、送信メール全体の0.1%未満に保つようにし、0.3%以上にはならないようにする必要があります。迷惑メールとして処理される割合が0.3%以上になった場合、送信元ドメインが完全にブロックされ、以降、メールを送信できなくなる可能性があります。
迷惑メールとして処理される割合を抑えるには、受信者の立場に立ったメール送信が大切です。その上で、まず最も重要なのは、メールの内容です。メールの形式や内容が不適切である場合、受信者側のメールサービスによって迷惑メールとして判定される可能性が高まります。HTML形式のメールの場合は、タグを適切に設定するようにしてください。また、メール内のURLにも注意する必要があります。無効なURLや短縮URLが含まれていると、迷惑メールとして判定される可能性が高まります。さらに、件名や本文では、緊急性を訴える語句、煽り文句、詐欺や不正に使用されるフレーズは使わないようにしてください。迷惑メールとして処理される割合を抑え、メール到達率を高く保つには、受信者のニーズに合った内容を適切な形式で配信することが大切です。また、送信対象のリストを適切に管理し、関心の高い受信者のみにメールが配信されるようにすることも重要です。
Zoho CRMのメールの信頼性のレポートでは、Zoho CRMから送信したメールの信頼性スコア、不達件数、苦情報告状況、要改善事項などを確認できます。適切なメール配信のためにぜひご活用ください。詳細はこちら
上記の内容が、ガイドラインに準拠したメール送信のお役にたてれば幸いです。ご不明な点は、support@zohocrm.comにお問い合わせください。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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