Gmailと米国Yahoo!メールのメール送信者ガイドラインの変更への対応(2024年2月)

Gmailと米国Yahoo!メールのメール送信者ガイドラインの変更への対応(2024年2月)

メモ:この記事には、2024年2月にGoogle社と米国Yahoo!社によって施行される新しいガイドラインへの対応方法が記載されています。記事内には、すべてのメール送信者に適用される要件と、一括メール送信者に適用される要件の両方が含まれます一括メール送信者とは、Gmailと米国Yahoo!メールの各メールサービスの利用者に対して、1日5,000件以上のメールを送信している送信者を指します。現在、Zoho CRMからのメールの送信数が5,000件未満である場合でも、ガイドラインの変更後は、他のメールサービスを通じて送信しているメールを合算することなどにより、一括メール送信者に分類される可能性があります。そのため、Zoho CRMでは、すべての送信者が一括メール送信者向けの要件に従った対応を実施することを推奨しています
Zoho CRMでは、送信者のメールアドレスに関して、独自ドメインの利用と、SPF/DKIMによるドメイン認証を以前から推奨してきました。これは、送信メールの到達率の向上や迷惑メール判定の回避を目的とするものでした。この度、2024年2月から施行されるGmail米国Yahoo!メールのメール送信者のガイドラインにおいては、送信元ドメインの認証、迷惑メールの送信禁止、配信停止リンクの設置の3点が、主な要件として定められています。今回の変更の重要なポイントは、以前は推奨事項であったドメイン認証が義務化されていることです。

以下では、上記3点の要件ついてそれぞれ簡単に説明します。送信元ドメインを迷惑メール判定やブラックリスト登録のリスクから保護し、Zoho CRMからの送信メールが受信者に確実に届くようにするために、ガイドラインに準拠した運用を行ってください。ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

送信元ドメインの認証

Gmailと米国Yahoo!メールの新しいガイドラインでは、すべての送信者に、SPF/DKIMによるドメイン認証が義務付けられています。そのため、新しいガイドラインの施行後は、未認証のドメインを使用して送信したメールが、不達(Google:5.7.26エラー、Yahoo:5XXエラー)となったり、迷惑メール(スパム)に設定されたりする可能性があります。

すべてのメール送信者が行うべき対応

  1. DKIM認証
    Zoho CRMからメールを送信する場合、Zoho CRMから発行されるDKIMレコードを使用して、送信元ドメインのDKIM認証を行ってください。DKIM認証は、独自ドメインを使用してメールを送信する場合、必ず行う必要があります。Zoho CRMにおいて、ドメイン認証が完了していない独自ドメインを使用してメールを送信した場合、メールの送信元ドメインは、Zohoの標準の認証済みドメインに自動で変更されます。

  2. DMARC認証(推奨)
    DMARC(Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance)では、DKIMとSPFによる認証に加えて、より高度な機能(レポート、ポリシー、アライメント)を利用できます。たとえば、DMARCポリシーを設定すると、認証が失敗したメールの処理方法を指定できます。これにより、独自ドメインをなりすまし被害から保護できます。
    Google社や米国Yahoo!社の新しいガイドラインにおいて、DMARC認証は一括メール送信者にのみ義務付けられています。そのため、一括メール送信者でない場合、DKIM認証を完了すれば、ドメイン認証に関する要件は満たすことができます。しかし、Zoho CRMでは、将来的なリスクを防止するため、一括メール送信者だけでなく、すべてのメール送信者にもDMARC認証の実施を推奨しています。

一括メール送信者が行うべき対応

  1. DKIM認証とSPF認証(両方)
    Zoho CRMのすべての送信元ドメインに対して、DKIM認証とSPF認証の両方を行う必要があります。ドメイン認証に必要なDKIMレコードとSPFレコードは、Zoho CRM内から取得可能です。

  2. DMARC認証(DMARCポリシーの設定)
    一括メール送信者は、DMARC認証を必ず行う必要があります。なお、DMARC認証を行う前に、送信元ドメインのDKIM認証とSPF認証が完了している必要があります。DMARCの設定においては、DMARCポリシー(認証失敗メールの処理方法)を必ず指定してください。
    DMARCポリシーは、「p=none」(処理なし)に設定することもできます。「p=none」(処理なし)に設定すると、DMARC認証が失敗したメールに対して、特別な処理は行われません。処理方法は受信者のメールサービスによって判断されます。
    その他に設定可能なポリシーは、以下のとおりです。
    1. 「p=quarantine」(隔離):DMARC認証が失敗したメールは、受信者のメールサービスによって受信トレイとは別の場所(迷惑メールフォルダーなど)に隔離されます。
    2. 「p=reject」(拒否):DMARC認証が失敗したメールは、受信者のメールサービスによって拒否/ブロックされ、受信者のアカウントには配信されません。
メモ:「p=quarantine」(隔離)または「p=reject」(拒否)を選択する場合、あらかじめすべての送信元ドメインをSPFとDKIMの両方で認証しておく必要があります。認証が完了していない場合、送信元ドメインを使用して送信したメールが受信者側ですべて隔離や拒否の対象となるため、組織の送信元ドメインを使用したメール送信は一切できなくなる可能性があります。
DMARCの設定が完了したら、BIMI(Brand Indicators for Message Identification:ブランド表示によるメッセージ認証)を有効にすることもできます。BIMIを有効にすると、認証が成功したメールに送信元のロゴ画像を表示できます。 
メモ:
  1. Zoho CRMにおける送信元ドメインの認証に関する詳細は、こちらの記事をご参照ください。
  2. DMARCポリシーの設定と公開に関する詳細は、こちらの記事をご参照ください。

独自ドメインの使用

こちらの記載事項は、一括メール送信者を含む、すべてのメール送信者が対応すべき内容です。
Zoho CRMからのメール送信には、フリーメールのメールアドレス(例:xxx@gmail.comxxx@yahoo.co.jpなど)は使用せず、独自ドメインのメールアドレスを使用してください。これは、販促目的のメールを送信する場合に特に重要です。フリーメールのドメインを使用してメールを送信すると、受信者にメールが届かない可能性があります。たとえば、Gmailでは、DMARCポリシーに「p=quarantine」(隔離)が適用されているため、認証が失敗したメールは隔離され、受信トレイには配信されません(米国Yahoo!メールの場合も同様です)。これを踏まえて、Zoho CRMでは現在、送信者欄(Fromヘッダー)に米国Yahoo!メールのメールアドレスが指定されているメールは、一括送信できません。同様の制限は、今後Gmailのメールアドレスに対しても適用される予定です。そのため、Zoho CRMでメールを一括送信する場合は、独自ドメインのメールアドレスを使用するようにしてください。

ワンクリックでの配信停止リンクの設置

こちらの記載事項は、一括メールの送信者が必ず対応すべき内容です。ただし、Zoho CRMでは、それ以外のすべてのメール送信者に対しても、同様の対応を推奨しています。対応には、Zoho CRMのメール配信停止リンクと、メール対象外(オプトアウト)の機能をご利用ください。
Zoho CRMのメール機能は、見込み客や顧客とのやりとりを前提としたものです。Zoho CRMにおいて、そのようなやりとりとは別に、販促目的のメールの一括送信や、登録制のメルマガ配信などを行う場合は、メール内のわかりやすい位置に、ワンクリックでの配信停止リンク(受信者が1回クリックするだけで簡単にメール配信への登録を解除できるリンク)を設置する必要があります。今後のメール配信を希望しない受信者が、自分自身でメール内から簡単な操作で配信を停止できるようにしておくことが大切です。

Zoho CRMでは、販促目的のメールを送信する場合、つまりメールテンプレートを使用した一括メール送信を行ったり、配信停止リンクを追加したメールテンプレートを使用してメールを送信したりする際には、メールのデータに「List-Unsubscribe」というヘッダーが自動的に追加されます(ヘッダーはシステム的に処理される情報であり、通常はヘッダーそのものはメールの本文には直接表示されません)。「List-Unsubscribe」ヘッダーは、業界標準のワンクリックの配信停止リンクをメールの受信時に表示するためのものです。送信メールに追加することで、送信元メールアドレスの横に表示される配信停止リンクを使用して、受信者が簡単に配信停止の処理を完了できるようになります。

このように、ワンクリックでの配信停止リンクを表示することで、送信元ドメインについての苦情が報告されるのを防止できます。

関心の高い受信者に対する適切なメール配信

こちらの記載事項は、一括メール送信者を含む、すべてのメール送信者が対応すべき内容です。
送信したメールが迷惑メールとして処理される割合は、送信メール全体の0.1%未満に保つようにし、0.3%以上にはならないようにする必要があります。迷惑メールとして処理される割合が0.3%以上になった場合、送信元ドメインが完全にブロックされ、以降、メールを送信できなくなる可能性があります。

迷惑メールとして処理される割合を抑えるには、受信者の立場に立ったメール送信が大切です。その上で、まず最も重要なのは、メールの内容です。メールの形式や内容が不適切である場合、受信者側のメールサービスによって迷惑メールとして判定される可能性が高まります。HTML形式のメールの場合は、タグを適切に設定するようにしてください。また、メール内のURLにも注意する必要があります。無効なURLや短縮URLが含まれていると、迷惑メールとして判定される可能性が高まります。さらに、件名や本文では、緊急性を訴える語句、煽り文句、詐欺や不正に使用されるフレーズは使わないようにしてください。迷惑メールとして処理される割合を抑え、メール到達率を高く保つには、受信者のニーズに合った内容を適切な形式で配信することが大切です。また、送信対象のリストを適切に管理し、関心の高い受信者のみにメールが配信されるようにすることも重要です。

Zoho CRMのメールの信頼性のレポートでは、Zoho CRMから送信したメールの信頼性スコア、不達件数、苦情報告状況、要改善事項などを確認できます。適切なメール配信のためにぜひご活用ください。詳細はこちら


上記の内容が、ガイドラインに準拠したメール送信のお役にたてれば幸いです。ご不明な点は、support@zohocrm.comにお問い合わせください。

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • 会計年度の設定

                                    Zoho CRMにおいて「会計年度」とは、組織が事業の計画、調整、管理、分析を行うための時間的な区切りとする、1年間の期間を指します。会計年度の設定は、売上予測、レポート、ダッシュボード、データ一覧などに反映されます。 会計年度の開始月と終了月は、組織によって異なります。日本の多くの組織では、国の会計年度に合わせて、4月から3月までの会計年度が採用されています。他方、さまざまな理由で、それ以外の会計年度(例:9月期決算、12月期決算など)を採用する組織もあります。 ...
                                  • 設定画面における変更点(2023年)

                                    Zoho CRMの設定画面が大幅にアップデートされました。以下の変更内容は、すべてのデータセンターのアカウントに対して、すでに適用されています。 最終更新日:2024年1月3日 概要 Zoho CRMの設定画面が、操作性と利便性を向上する目的でアップデートされました。新しい設定画面では、セクション名、メニュー名が変更され、メニューの配置も改めて整理されています。 従来よりも、各メニューを簡単に見つけて、すばやくアクセスし、設定にかかる時間や手間を節約できるように変更されています。 ...
                                  • メールの認証

                                    メールは、顧客対応をはじめとするさまざまなコミュニケーションに欠かせない手段です。また、多くの組織や企業では、外部のメールサービスや独自のドメインを使用してメールを送信しています。メールが受信者にきちんと届くようにするには、使用するドメインに基づいてメールの送信元の認証(送信ドメイン認証)設定を行うことが極めて重要です。送信ドメイン認証は、なりすましの防止にも役立ちます。メールの受信者は、送信元のドメイン情報をもとに、送信元が正規のものとして信頼できるかどうかを確認できます。 Zoho ...
                                  • 売上予測データの作成

                                    売上予測の設定 特定の期間の売上予測を作成する前に、管理者権限を持つユーザーが、組織アカウント全体の売上予測の設定を行う必要があります。売上予測の設定では、次の項目を設定します。 売上予測の期間(四半期/月) 会計年度の開始月 売上予測の基準(目標設定の基準とする項目値) (商談の売上/件数の指標とする項目に、標準項目以外を指定する場合は、、あらかじめ必要なカスタム項目を作成しておく必要があります。) 組織の売上予測を設定するには [売上予測]タブで、[設定する]ボタンをクリックします。 ...
                                  • 組織アカウントの設定

                                    組織にZoho CRMを導入するには、最初に、管理者が組織情報を設定する必要があります。設定された情報は、組織内のすべてのユーザーに表示されます。また、各ユーザーは、自分自身が利用する言語や氏名形式などを設定する必要があります。その他、メールとの連携や、目標達成に向けた行動をゲーム化して促進する機能(モチベーター)の設定も可能です。 個人設定 ユーザーごとに、使用する言語やタイムゾーン、氏名の表示形式などを選択できます。また、Zoho CRMを通じて送信するメールの署名も設定できます。 ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.