メールの到達率とは
メールのやりとりは、顧客との関係構築に欠かせません。顧客との関係構築の初期段階では、一括メール送信機能が便利です。一定の対象顧客に対して、ニーズや属性に応じた内容のメールを効率的に送信できます。これにより、適切なタイミングで適切な情報を提供し、顧客とのつながりを維持していくことが可能です。このようなメールのやりとりを成功させるために役立つ指標として、メールの到達率があります。
メールの到達率は、一括送信したメールのうち、受信トレイに到達したメールの割合を示す指標です。たとえば、営業担当者がメールを100件送信したとします。受信メールサーバーでは、100件のうち90件が受信され、10件は不達となりました。さらに、受信メールサーバーを通過した90件のうち、30件が迷惑メールフォルダーに入り、60件が受信トレイに到達しました。この場合、メールの到達率は60%です。
メールの到達率が高ければ、それだけ開封やクリックなどの反応を得られる可能性も高くなります。一方、メールの到達率が低い場合は、メールの宛先、内容、送信方法などに問題がある恐れがあります。メールの到達率をこまめに確認し、メールの送信内容を見直すことで、開封率や反応率を向上させることが可能です。
このように、メールの到達率を把握することは、やりとりの効果を高め、顧客との関係を強化する上で重要です。
メールの配信成功率と到達率の違い
メールの到達率に関連する別の指標として、メールの配信成功率があります。以下では、メールの配信成功率と到達率の違いを説明します。
メールの配信成功率:
定義:一括送信したメールのうち、受信者の受信メールサーバーを通過したメールの割合を示します。
利点:受信メールサーバーにおけるメールの拒否や不達の状況を把握できます。
メールの到達率との違い:あくまでも、第一の関門である受信メールサーバーを通過したかどうかを基準とした指標です。受信者の受信トレイまで到達したかどうかは把握できません。
メールの到達率:
定義:一括送信したメールのうち、受信者の受信トレイに届いたメールの割合を示します。
利点:実際に受信者が読むことができるメールの割合を確認し、メールのやりとりの成果を把握するのに役立ちます。メールの配信成功率と比較することで、迷惑メール判定の状況を把握できます。
メールの配信成功率との違い:受信メールサーバーを通過したメールが、最終的に受信者のメールアカウントの受信トレイに到達したかどうかまで確認できます。
例:
営業担当者が100件のメールを送信し、95件が受信メールサーバーを通過した(受信メールサーバーで拒否されず、不達とならなかった)場合、メールの配信成功率は95%です。
このように、メールの配信成功率では、受信メールサーバーを通過したメールの割合を確認できます。しかし、実際のメールのやりとりの成果を把握するには、受信トレイへの到達の割合を示す、メールの到達率の確認が不可欠です。
メールの到達率の重要性
メールの到達率は、マーケティングや営業の効果を高める上で非常に重要な指標です。以下では、メールの到達率が重要な指標である理由を説明します。
メールの到達率が重要な指標である理由:
- 売上に直結するため:顧客とのメールのやりとりは、商談化、受注、売上などの結果に大きく影響します。メールが受信トレイに届かなければ、顧客との関係構築の機会が失われ、商談化、受注、売上が減少する可能性があります。たとえば、見込み客に対するメールが迷惑メールフォルダーに到達していれば、メールでのやりとりによって見込み客の購買意欲を高めることは困難になります。メールの到達率を向上し、顧客の受信トレイへのメール到達数を増やすことで、顧客との関係を強化し、売上アップへとつなげることが可能です。
- 顧客との関係構築に欠かせないため:継続的なメールのやりとりは、顧客との間で長期的な関係を構築する上で大きな役割を果たします。メールのやりとりによって、見込み客の興味や関心を育むことが可能です。また、ニーズに応じた情報や特典を提供することで、リピート購入やファン化を促進できます。もし、メールが、受信者のメールアカウントで迷惑メールフォルダーに振り分けられていれば、顧客との関係を継続していくことは困難になるでしょう。そのため、メールの到達率を定期的に確認することは、顧客との間で長期的な関係を構築する上で不可欠です。
- メールの送信元の信頼性を維持するため:メールの到達率は、メールの送信元のIPアドレスの信頼性スコアと密接に関係しています(IPレピュテーションスコアとも呼ばれます)。信頼性スコアは、メールサービスや信頼性評価サービスなどによって評価され、メールの到達率や受信者による反応(迷惑メール報告など)を基準として算出されます。メールの到達率が低下した(送信メールが迷惑メールフォルダーに配信される割合が高い)場合、信頼性スコアも低下する恐れがあります。信頼性スコアが低下すると、その後のメール送信においてメールが迷惑メールとして判定されたり、拒否されたりする恐れがさらに高まり、悪循環が生じます。信頼性スコアを維持する上でも、メールの到達率を定期的に確認することが重要です。
- やりとりの効率を高めるため:多忙な営業担当者にとって、時間は貴重です。そのため、メールのやりとりは効率的に行う必要があります。メールの到達率が低いと、送信しても読まれないメールが多いため、メールの作成や送信にかけた時間が無駄になる恐れがあります。営業担当者が時間を有効活用するためにも、到達率を定期的に確認し、効率的にやりとりを行うことが重要です。
- 顧客データの精度と活用効果を保つため:Zoho CRMでは、メールのやりとりを通じて、顧客に関するデータが収集されています。収集されたデータをもとに、顧客のスコアリングや分析などを行い、顧客の段階やニーズに応じたアプローチが可能です。しかし、メールの到達率が低下すると、メールのやりとりを通じて収集できるデータの量や質が低下します。良質なデータを収集し、効果的なアプローチを行う上でも、高い到達率を維持することは重要です。
上記のとおり、メールの到達率は、メール送信にとどまらず、やりとりの効率、顧客との関係構築、売上などに直接的に影響する重要な指標です。
メールの到達率に影響する要因
送信元のIPアドレスの信頼性
メールの到達率に最も影響する要因の1つは、メールの送信元のIPアドレスの信頼性スコアです。信頼性スコアは、メールサービスや迷惑メール対策サービスなどによって算出されます。スコアの基準となるのは、一度に送信するメールの件数、送信したメールに対して報告された苦情の件数、送信したメールが迷惑メールフォルダーに振り分けられた件数、送信したメールが宛先不明で戻ってきた件数、受信者による反応(開封やクリックなど)の件数などです。
信頼性スコアが低いと、メールが迷惑メールとして処理される恐れが高まり、メールのやりとりから十分な効果を得ることが難しくなります。信頼性スコアを高める対策としては、顧客データの定期的な整理、受信者のニーズに合った内容の送信、一回あたりの送信件数の制限、苦情報告状況の確認、送信元の認証(SPF、DKIM、DMARCによる認証)の設定などがあります。このような対策を通じてメールの到達率を高く保つことにより、メールのやりとりの効果を高め、売上を伸ばすことが可能です。
Zoho CRMには、信頼性スコアの維持や向上に役立つ機能が用意されています。以下では、各機能の詳細を説明します。
メールの信頼性のレポート
メールの信頼性のレポートは、組織の信頼性スコア、苦情報告状況、メールの不達状況などを確認できるダッシュボードです。メールの送信元の信頼性スコアに関する問題を認識し、必要な対応を行うのに役立ちます。
メールの信頼性のレポートの各機能:
- 信頼性スコアとその向上のための対策案:メールの信頼性スコアを確認できます。信頼性スコアは、一定期間において報告されたメールの不達件数や迷惑メール件数をもとに算出されます。
また、スコアを改善するための対策案(提案)を確認することも可能です。提案内容に従って対策を行うことで、信頼性スコアを高めることができます。
- 不達の割合:送信したメールの件数と、不達となったメールの件数を確認できます。期間やユーザーを指定してレポートに表示することもできます。
不達となった原因を把握し、改善のための対策を実行することができます。
- 信頼性スコアの傾向:一定期間における信頼性スコアの推移を、線グラフで確認できます。同時に、送信件数と不達件数の推移も、棒グラフで確認することが可能です。
問題の発生状況や、対策の効果などを時間の経過を追って分析できます。
共有サーバーを使用したメール送信
Zoho CRMの標準のメールサーバーは、Zoho CRMを利用する他の組織のユーザーとの間で共通で利用されます。そのため、ある組織で信頼性スコアが低下すると、他の組織におけるメール送信にも影響が及ぶ可能性があります。各組織で信頼性スコアを維持、向上することは、Zoho CRMにおいて共通のメール送信機能を適切に維持するためにも必要です。
Zoho CRMでは、信頼性スコアを維持するための機能により、各組織でメール送信の方法を定期的にチェックし、改善することが可能です。他のZoho CRMユーザーが、メール送信機能を問題なく利用できるようにするためにも、ぜひご協力ください。
![](https://static.zohocdn.com/zoho-desk-editor/static/images/file.png)
Zoho CRMでは、組織におけるメールの不達率が15%を超えた場合、メールを送信できなくなります。メールの信頼性のレポートでは、不達率も定期的にご確認ください。
Zoho CRMから送信するメールの信頼性の確認と対応については、こちらの記事をご参照ください。
メールの送信元の認証
独自のメールアドレスからメールを送信する場合、メールアドレスのドメインを認証することは大切です。認証を行うことで、送信元のメールアドレスが偽装されておらず、正規の送信元であることを証明できます。これにより、受信メールサーバーでの迷惑メール判定の可能性を下げることができます。一般的によく利用される認証方法には、SPF、DKIM、DMARCによる認証の3種類があります。
認証方法:
- SPF(Sender Policy Framework):SPF認証は、メールの送信元がなりすましによって偽装されておらず、正規の送信元であることを、IPアドレスの情報を用いて認証するための仕組みです。SPF認証が行われていない場合、メールが受信者によって拒否されたり、迷惑メールとして処理されたりする可能性が高くなります。
- DKIM(DomainKeys Identified Mail):DKIMは、暗号化の技術を用いてメールに電子署名をし、メールの送信元を認証する仕組みです。DKIM認証を行うことで、メールの内容が送信中に改ざんされていないことを証明することもできます。
- DMARC(Domain-based Message Authentication Reporting and Conforming):DMARC認証は、SPFやDKIMによる認証と組み合わせ、より強固にする仕組みです。なりすましや改ざんなどによってメールの送信元が認証に失敗した時に、該当のメールをどのように処理するかを設定できます。
上記の3種類すべての認証方法で、Zoho CRMのメール送信機能で追加した送信元メールアドレスの認証をかんたんに設定できます。メールの送信元を認証しない場合、メールが迷惑メールとして処理され、送信元のIPアドレスの信頼性スコアが低下します。それにより、送信元のIPアドレスがブラックリストに登録される可能性もあります。
このような問題を防止するためにも、SPF、DKIM、DMARCによる認証を行うことが大切です。メール認証により、信頼性スコアや到達率だけでなく、営業活動の生産性も向上できます。
メールの送信元の認証についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。
信頼性が低い送信元メールアドレスの置き換え
Zoho CRMには、到達率や信頼性スコアを維持、向上するための機能として、信頼性スコアが低い送信元メールアドレスの自動置き換え機能があります。
具体的には、送信元として指定したメールアドレスの信頼性スコアが低い場合、送信元メールアドレスがZoho CRMのシステムによる標準メールアドレスに自動で置き換えられます。Zoho CRMのシステムによる標準メールアドレスは、ドメインが認証されています。そのため、システムによる標準メールアドレスに置き換えることで、メールの到達率を高めることが可能です。
なお、認証が完了している独自の送信元メールアドレス(例:xxx@zylker.com)がある場合には、そのメールアドレスに置き換えられます。そうではない場合は、Zoho CRMのシステムによる標準メールアドレスに置き換えられます。これにより、送信元メールアドレスの信頼性スコアを維持し、同じメールサーバーを使用して他の組織から送信したメールの到達率が連鎖的に低下する事態も防止できます。
![](https://static.zohocdn.com/zoho-desk-editor/static/images/file.png)
メモ:
メールの内容
到達率を維持、向上する上で、メールの内容や形式は大切です。形式やHTMLコードに問題がある場合、迷惑メールとして識別される可能性が高くなります。
また、メール内のURLにも注意が必要です。メールの内容には、迷惑メール判定の原因となるURLが含まれないようにする必要があります(短縮URL、ブラックリストに登録されているURL、内容が正しく表示されないURL、無効なURL、ページを何回も遷移するURLなど)。
さらに、メールの語調や言葉遣いも大切です。緊急性を訴求する語句や煽り文句は使用しないようにしましょう。適切な内容と形式を維持することにより、メールの到達率を高め、受信者からの反応を得やすくなります。
到達率向上のヒント
以下では、メールの到達率を高めるためのヒントをご紹介します。
メールの到達率を高めるには:
- 顧客データの適切な管理
- 顧客データは購入しない:外部から購入した顧客データのメールアドレスは、利用されていない、無効である、迷惑メールトラップであるなどの場合があります。そのため、購入したメールアドレスに対してメールを送信すると、送信元の信頼性スコアが低下する可能性があります。
- ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を使用する:ダブルオプトイン(2段階の同意確認)の手順を踏むことにより、興味や関心のある受信者に対してのみ、メールを送信できます。これにより、メールの開封率を向上したり、苦情報告を減らしたりすることが可能です。
- 顧客データを整理された状態に保つ:不達のメールアドレス、返信がないメールアドレスなどを削除することで、顧客データの質を向上できます。
- セグメンテーションを行う:同様の属性を持つ顧客をグループ化しておくことで、ニーズや興味に合った内容を送信できます。これにより、やりとりの質の向上や、迷惑メール報告を減らすことが可能です。
- 独自ドメインの利用とメールの認証
- 独自ドメインを利用する:フリーメール(例:GmailやYahoo!)のメールアドレスは利用せず、独自ドメインのメールアドレスを利用するようにしましょう。これにより、信頼性スコアを向上できます。
- 送信元ドメインを認証する:SPF、DKIM、DMARC等の方法により、送信元のドメインを認証することで、送信元の真正性を証明し、迷惑メール判定を防止できます。
- BIMIを利用する:BIMIを利用すると、送信元が認証された場合にのみ、メールの表示欄に送信元のロゴを表示できます。これにより、信頼性スコアを向上し、開封率を向上することが可能です。
BIMIの詳細については、こちらの記事をご参照ください。
メールの内容とデザイン
メールテンプレートを最適化する:メールテンプレートを利用して、デスクトップとモバイルの両方で内容が正しく表示されることを確認しましょう。
受信者のニーズに応じた内容を送信する:ニーズに合った内容の送信により、受信者の関心を高め、やりとりの効果を向上できます。
分かりやすく伝える:内容は簡潔に分かりやすく記載します。
画像を過度に使用しない:画像や動画などを過度に使用すると、迷惑メールとして処理される可能性が高くなります。本文中においては、テキストと画像のバランスを適切に保つようにしましょう。
初回のメールにはファイルを添付しない:初回のメールにファイルを添付すると、メールサービスなどによって迷惑メールとして処理される可能性が高くなります。
迷惑メールに利用されやすいキーワードは避ける:「副収入」、「緊急」、「今すぐ」など、迷惑メールに利用されやすいキーワードは、使用しないようにします。
記号は多用しない:記号を多用すると、迷惑メールフィルターに弾かれる可能性が高くなります(例:感嘆符、ドル記号など)。
送信方法
適切な送信頻度を保つ:送信頻度が高すぎると、登録解除(配信停止)者が増加する可能性があります。逆に、送信頻度が低すぎると、自社やブランドが忘れ去られてしまいます。
顧客のメールアドレスを整理する:顧客のメールアドレスを定期的に整理し、無効なメールアドレスや間違ったメールアドレスなどは削除しましょう。
送信元の情報を識別しやすくする:差出人名や差出人メールアドレスなどが識別しやすい状態になっていると、開封率を向上できます。
明示的な同意を得る:販促メールの送信にあたっては、メール送信に関する明示的な同意を受信者から得るようにします。これは、個人情報保護などに関する各種法令への準拠だけでなく、送信効率の向上にとっても重要です。
メール内に配信停止(登録解除)リンクを設置する:受信者が、メール内から配信停止(登録解除)リンクをクリックして、以降のメールを受信しないように設定できます。
法令遵守とフィードバックループの利用
法令を遵守する:対象の国や地域の法令に準拠したメール送信を行います(例:個人情報保護法、特定電子メール法、GDPRなど)。
フィードバックループに登録する:フィードバックループに登録すると、メールサービス事業者からのフィードバックをもとに苦情報告者を特定し、送信メールの宛先から除外することが可能です。関連情報:
米国Yahoo!の苦情フィードバックループ。
フッターに組織情報を記載する:メールのフッターなどに組織情報を記載します(米国のCAN-SPAM法では、組織の住所を記載することが義務付けられています)。
迷惑メールテストの実施
迷惑メール判定ツールを利用する:迷惑メール判定ツール(Mailtrap.io、mail-tester.comなど)を利用すると、送信メールが迷惑メールとして識別されるかどうかをあらかじめテストできます。問題がある場合は、その対策を行えます。
上記の対策を実施して、メールの到達率を高めることで、顧客とのやりとりを確実に進め、顧客の関心を高めることが可能です。