メール機能の比較

営業担当者にとって、顧客情報を管理するためのCRMは最も重要な営業ツールと言えます。一方で、顧客とのやりとりにはメールがよく使用されています。そのため、営業担当者は見込み客にメールを送信したり商談情報を更新したりするたびに、CRMとメールソフト（クライアント）の画面を行き来する必要があります。

これでは営業情報に基づいた優先度付けがしづらく、手間もかかります。営業活動においては、受信順ではなく優先度に応じてメールに対応することが必要です。受信順にメールを確認していると、優先度の高いメール（例：商談先からの見積依頼、重要顧客からの苦情）を確認するまでに時間がかかり、対応が遅れてしまう可能性があります。

そこで、Zoho CRMのメール機能が役立ちます。メールでやりとりをする顧客のCRMデータ（営業活動や商談の情報）を確認することで、メール対応の優先度を付けることが可能です。Zoho CRMのメール機能を使用すると、次のことが可能です。

Zoho CRMから直接メールを送受信できます。
送信したメールに対する顧客の反応を追跡して、レポートで分析できます。
顧客や商談の情報をもとに送信元を分類してメールを表示できます（分類基準：商談、見込み客＆連絡先、同僚、CRMに未登録）。
メールは、Zoho CRMの顧客データに自動的に関連付けられます。これにより、顧客に関する営業活動や商談の情報を、メールと一緒に確認できます。
顧客の関連情報をもとに、メール対応の優先度を付けたり、対応内容を検討したりすることが可能です。

Zoho CRMのメール機能は複数あり、要件にあった機能を簡単に設定して利用できます。それぞれのメール機能と使用メリットは、次の表のとおりです。

最適なメール機能の選定

Zoho CRMでメールアカウントを設定するかどうかによって、利用可能なメール機能が異なります。

機能1（推奨）

要件	Zoho CRMの顧客データを、送受信メールと関連付けたい。
解決方法	IMAPでメールアカウントを設定します。
メリット	Zoho CRMから直接メールを送信できます。送信メールと受信メールの両方をZoho CRMで表示できます。メールは、各顧客データに自動で関連付けられます。メール分析機能により、メールの送信状況や反応（クリック／開封／不達とその割合）を確認できます。顧客や商談の情報をもとに、メールを分類できます（営業担当者向けのメールサービス「Zoho SalesInbox」との連携）。顧客データと、顧客に関する送受信メールを、同一画面上で確認できます。これにより、日々の営業業務を効率的に進めることが可能です。
デメリット	デメリットは特にありません。ただし、メールアカウントの情報をZohoに設定したくない場合は、以下の機能をご検討ください。

機能2：

要件	Zoho CRMでメールを送信したいが、メールアカウントの情報を設定できない／したくない。（例：会社のセキュリティポリシーで制限されている）
解決方法	標準のメール送信機能を使用します。
メリット	Zoho CRMから直接メールを送信できます。メールは、各顧客データに自動で関連付けられます。メール分析機能により、メールの送信状況や反応（クリック／開封／不達とその割合）を確認できます。
デメリット	受信メールはZoho CRMで確認できません（メールアカウントを設定していないため、受信メールは表示されません）。 Zoho CRMで送信したメールのみが表示されます。顧客宛てであっても、外部のメールサービスやメールソフト（クライアント）から送信したメールは、Zoho CRMには表示されません。顧客や商談の情報をもとにメールを分類する機能（Zoho SalesInboxとの連携）は利用できません。上記は、Zoho CRMにメールアカウントが設定されておらず、送受信メールを取得できないためです。同じ理由で、メール分析機能は、Zoho CRMから送信したメールのみが対象です。

機能3：

要件	Zoho CRMでメールアカウントの情報を設定できない／したくない。ただし、送信メールのコピーをZoho CRMで表示したい。
解決方法	BCCメール取り込み機能を使用します。
メリット	Zoho CRMにメールアカウントを設定しなくても、顧客宛てに送信したメールを、Zoho CRM内の顧客データに関連付けることができます。Zoho以外のメールサービスやメールソフト（クライアント）から送信したメールも関連付け可能です。
デメリット	受信メールはZoho CRMに表示されません。メール分析とレポートの機能は利用できません。顧客や商談の情報をもとにメールを分類する機能（Zoho SalesInboxとの連携）は利用できません。

メール機能の対応比較表

機能	Zoho CRMでメールアカウントを設定しない（標準のメール送信機能のみ）	Zoho CRMでメールアカウントを設定する
受信メールの顧客情報の関連付け	×	○
顧客や商談の情報によるメールの分類（Zoho SalesInbox連携）	×	○
個別メール送信	○	○
一括メール送信	○	○
BCCメール取り込み	○	○
メール分析とレポート	○	○
組織のメールアドレス	○	○
送信メールのCRMデータへの関連付け	○	○

Zoho CRMでのメールアカウントの設定方法の種類

Zoho CRMでは、Gmailなどのメールサービスや、自社で利用しているメールサーバーのメールアカウントをZoho CRMに設定できます。設定方法の種類は次のとおりです。

IMAP（Internet Message Access Protocol）：メールをサーバーで管理し、必要な範囲をデバイス（端末）に読み込んで取得する方法です。Zoho CRMで送受信メール全体を管理したい場合に便利です。複数のデバイス間でメールを同期できるため、よく使用されています。また、Zoho CRMにおいてIMAPでメールアカウントを設定すると、顧客や商談の情報をもとにメールを分類する機能を利用できます（Zoho SalesInboxとの連携）。
POP3（Post Office Protocol 3）：メールをデバイス（端末）にダウンロードして管理する方法です。IMAPが広まる前によく使用されていた方法です。設定や運用がより簡単ですが、複数のデバイス間でメールを同期することはできません。主に、IMAPに対応していないメールアカウントや頻繁に同期する必要がないメールアカウントを設定する場合などに使用します。たとえば、退職したユーザーのメールをバックアップしておく場合などには、POP3のメールアカウントを設定すると便利です。

関連情報

組織のメールアドレス

メールの上限

メール分析