メール機能の種類

上記の図のとおり、Zoho CRMのメール機能は主に6種類に分類されます（一般機能、営業／マーケティング向け機能、自動化機能、分析機能、セキュリティ／信頼性管理機能、AI機能）。以下では、それぞれの機能の概要と主な内容について説明します。

一般機能

一般的にメールは普及率が高く、メールを作成するにあたって内容を柔軟にカスタマイズすることができるため、今日においても見込み客や顧客とのやりとりで最も使用されている連絡手段です。Zoho CRMには、送受信をはじめとしたメールの一般機能が用意されています。広く使用されているIMAPやPOPなどの方式を通じてメールアカウントを設定し、他のメールサービスと連携することもできます。要件に応じて必要な機能を組み合わせて使用することが可能です。

メールの一般機能では、メールの作成や送受信を行うことができます。メールの添付ファイルを管理することも可能です。これまでのメールでのやりとりを確認したり、連絡先、見込み客、商談のデータにメールのデータを関連付けたりすることもできます。また、メールの共有やタスクの割り当てなどの共同作業に役立つ機能も使用することも可能です。

さらに、メールに関するリアルタイムの通知機能（メールマグネット）も用意されています。見込み客や顧客から受信したメールに関する通知を自動で受け取るように設定することが可能です。通知画面からメールに直接返信したり、フォローアップ用のタスクを追加したり、送信者の詳細情報を確認したりすることもできます。

以下では、メールの一般機能の主な内容について説明します。

メールの送受信

Zoho CRMの画面内から直接見込み客や顧客にメールを送信したり、見込み客や顧客から受信したメールを確認したりできます。メールの送受信を行うにあたって、他のメールサービスとの連携設定は必須ではありません。Zoho CRMの標準機能でメールを送受信することができます。見込み客や顧客とのメールでのやりとりを行う際には、Zoho CRMの登録時に使用したものと同じメールアドレスを使用できます。Zoho CRMと他のメールサービスの画面を切り替える手前を省くことができます。なお、他のメールサービスとの連携を設定しなくてもメールの送受信を行うことはできますが、その場合はメールの追跡機能などの一部の機能を利用できませんのでご注意ください。メールの送受信に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メールアカウントの設定

メールアカウントを設定することで、Outlook、Google Workspace、Yahoo!、Microsoft 365など、主要なメールサービスで利用しているメールアカウントとZoho CRMを連携できます。設定方式としては、IMAPとPOPの両方に対応しています。これにより、メールサービスで受信したメールをZoho CRMの画面から確認することが可能です。必要な情報を設定してメールサービスと連携すると、該当のメールサービスで受信したメールとZoho CRMのデータ（例：見込み客、連絡先、商談）が関連付けられます。対象のデータが保存されているZoho CRMの各タブ内から、該当のメールサービスで受信したメールを確認できるようになります。

この機能は、Zoho以外のメールサービスを利用している場合に特に役立ちます。その他、受信したメールを他の担当者に共有したり、受信したメールをもとにタスクを作成したりすることも可能です。

IMAPとPOPを通じたメールアカウントの設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho CRMから直接作成／送信するメールに関して、フォントのサイズ、種類、色を設定したり、標準の差出人メールアドレスを指定したりすることが可能です。メールの作成設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

SalesInbox（セールスインボックス）は、営業対応に特化したメール機能です。Zoho CRMの顧客情報や営業情報にもとづいてメールを分類したりメールの優先度を自動で設定したりすることが可能です。メールを通じた顧客対応や営業業務の効率化を図るのに役立ちます。SalesInboxに関する詳細については、こちらをご参照ください。

管理者は、組織専用のメールアドレスを設定できます。担当者は、差出人メールアドレスとして組織のメールアドレスを共通して使用することが可能です（例：sales@zylker.com）。管理者によって組織のメールアドレスが設定／認証された後、担当者は、メールでのやりとりを行う際に差出人メールアドレスとして自身のメールアドレスまたは組織のメールアドレスのいずれかを選択することができます。組織のメールアドレスに関する詳細については、こちらをご参照ください。

個々のユーザーまたは特定の役職に対して、メール共有に関する権限を設定できます。メールの共有権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho Mailや外部メールサービス（Google Workspace、Microsoft 365、Outlookなど）との連携機能（アドオン、アドイン、拡張機能）を利用すると、Zoho Mailや各外部メールサービス内の画面から直接Zoho CRMのデータを確認することができます。また、見込み客／連絡先のデータ、メモ、タスクの追加など、Zoho CRMに関する操作をZoho Mailや各外部メールサービス内の画面から行うことも可能です。

設定方法も簡単です。詳細については、以下の各ページをご参照ください。

Zoho Mailアドオンの概要

Microsoft Outlook用Zoho CRMアドイン

Gmail用Chrome拡張機能

BCCメール取り込み機能は、Zoho CRM以外で送信したメールをZoho CRMに取り込むための機能です。利用するにあたって、ユーザーごとに専用のメールアドレスが生成されます。このメールアドレスをメールのBCC欄に追加することで、各メールサービスからZoho CRM内の見込み客／連絡先に対して送信したメールを、Zoho CRM内に自動で登録することが可能です。また、宛先のメールアドレスがZoho CRMに登録されていない場合、設定内容に基づいて見込み客／連絡先のデータを作成することもできます。

この機能は、複数のメールサービスを使用する場合において、Zoho CRMにメールをすべて取り込んでまとめて管理するのにも役立ちます。BCCメール取り込みに関する詳細については、こちらをご参照ください。

メールテンプレートでは、最新情報やセミナーの案内メール、フォローアップメールなど、送信する頻度の高いメールのひな形（テンプレート）を作成することができます。メールテンプレートを利用することで、同じ内容のメールを複数の受信者に効率よく送信することが可能です。また、メールテンプレートを作成する際には、最初から作成するだけでなく、あらかじめ用意されているテンプレートを元に作成することもでき、効率的に作業できます。テンプレートには、画像や添付ファイルを追加したり、任意のデザインを適用したりすることも可能です。メールテンプレートに関する詳細については、こちらをご参照ください。

多数の見込み客／顧客に対してメールを一括で送信できます。また、一括メール送信を予約したり、一括メール送信の自動化処理を設定したりすることも可能です。一括メール送信に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho CRMは、Zohoのメール配信サービス「Zoho Campaigns」と連携して利用できます。Zoho CRMとZoho Campaignsの間で配信先（見込み客／連絡先）や配信結果のデータを同期し、配信したメールへの反応を追跡することが可能です。メールマーケティング業務をより円滑に行うことができます。

また、Zoho CRMの［キャンペーン］タブから、キャンペーンの詳細情報を確認することも可能です。Zoho Campaigns連携に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メモ：Zoho CRMの［キャンペーン］タブでキャンペーンの詳細情報を確認するには、Zoho Campaignsとの連携を設定する必要があります。

メールを受信した場合や一定期間メールを受信していない場合など、メールの操作や反応に応じて自動化処理が行われるようにワークフローを設定できます。ワークフローで指定したメールの送信や反応に関する条件が満たされた際に、タスクの割り当て、特定の項目の更新、Web通知の送信などの処理が自動で行われるように設定することが可能です。メールの操作や反応に基づいたワークフローの設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

ワークフローに加えて、Zoho CRMには自動化処理を実行するための機能がたくさん用意されています。たとえば、ブループリントやコマンドセンターの機能を利用すると、プロセスの各段階においてメール通知の処理を設定できます。また、さまざまなアプリ／サービスの間で処理を連携するのに役立つ「Zoho Flow」を利用すると、他のアプリ／サービスとのメールに関する自動化処理を設定することも可能です。送信するメールの内容は、テンプレートを用いてカスタマイズできます。メール通知の設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メールの開封やクリックなど、メールに対する反応（受信者が行った操作）の情報を確認できます。また、メールの送信状況を確認することも可能です（例：送信済み、下書き）。

メールの分析データを元にしたレポートを確認できます。概要レポートをはじめ、送信状況、使用されたメールテンプレート、メールの送信回数の多かった担当者など、さまざまな種類のレポートを確認することが可能です。
フィルター条件を適用し、レポートに表示するデータの期間を変更することもできます。

レポートを活用することで、メールを通じた営業活動が順調に進んでいるかどうかを判断できます。また、今後の営業活動を計画するのにも役立ちます。メールに関する分析に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メールが適切に届くように、使用するドメインに基づいたメールの送信元の認証（送信ドメイン認証）設定を行うことができます。使用するメールアドレスのドメインの管理画面で認証用の設定を行うことで、差出人のなりすましやメールの改ざんを防止することが可能です。具体的には、「SPF」（Sender Policy Framework）や「DKIM」（Domain Keys Identified Mail）といった方法を用いて認証の設定を行うことができます。SPFやDKIMによるメールの認証設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

送信したメールが宛先側のメールサーバーで拒否された際に、拒否された原因を確認できます。不達の種類や原因を特定し、対処することで、メールアドレスのドメインの信頼性を高めることが可能です。不達メールの管理に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メールリレーの設定を行うことで、自社のサーバーを通じてZoho CRMからメールを送信することができます。送信するメールが迷惑メール（スパム）や偽装メールとして識別される可能性を低減することが可能です。特に、一括で大量のメールを送信する場合に役立ちます。メールリレーの設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

インターネット接続事業者（サービスプロバイダー）や受信者側のメールサービスにおいては、受信したメールが安全かどうか、送信元を信頼できるかどうかといった点について検証が行われます。Zoho CRMでは、このような検証を通じて自社からのメールの信頼性がどのように判断されているかを確認できます。送信元のメールアドレスのドメインに対する評価を把握したり、レポートを通じてメールの送信状況や信頼性に関する指標データを確認したりすることが可能です。

確認できる主な内容は、以下のとおりです。

1. メールの信頼性スコア：信頼性スコアとは、信頼性を1から100までの数値で表したものです。一定期間において報告されたメールの不達件数や迷惑メールとして処理された件数をもとに計算されます。
   
2. 不達の割合：送信したメールの合計件数、および不達の割合がグラフ上に表示されます。期間、メールの種類、ユーザーなどの条件を指定してデータにフィルターを適用することも可能です。
   
3. 信頼性スコアの傾向：一定期間における信頼性スコアの変化を確認できます。指定した期間における送信したメールの合計件数とメールの不達件数との比較を行うことが可能です。
   

メールの信頼性に関する詳細については、こちらをご参照ください。

AI（人工知能）機能

Ziaによるメール分析機能では、受信したメールに記載されている署名の情報をZoho CRMに自動で取り込んだり、予定、タスク、通話などの活動に関するデータをメールから自動で抽出して登録したりできます。また、メールの内容からメールの送信意図（例：依頼、質問、苦情）や送信者の感情（例：感謝、いらだち）を分析したり、メールの内容の要約を表示したりすることも可能です。メールのやりとり全体を確認しなくても、メールの意図や要約、送信者の印象が自動で分析されて表示されるため、これらの情報を最初に確認することで対応の優先度付けをすばやく行い、効果的に顧客に対応することができます。Ziaによるメール分析に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メール構文解析機能では、受信したメールから名前や会社名などの情報を抽出し、Zoho CRMに新しいデータとして自動で登録できます。また、抽出した情報をZoho CRM内の既存のデータに自動で追加することも可能です。データの登録／更新作業の手間を省くことができます。メールの構文解析に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho CRMのメール機能の概要