利用条件

必要な権限

この機能は、IMAP連携を設定しているユーザーが利用できます。

［商談］タブでのメールの表示

特定の商談に関係するメールは、その商談に関連付けられている連絡先の詳細ページから表示する以外に、商談の詳細ページで表示することもできます。商談の詳細ページでは、［メール］の関連リストの欄に、メールの一覧が表示されます。表示できるメールの一覧には、以下の2種類があります。

• この商談に関連付けられているメール：対象の商談に直接関連付けられているメールのみを一覧で表示します（初期状態では、こちらの一覧が表示されます）。
  
• 関連する連絡先に関連付けられているメール：対象の商談の［連絡先名］の項目で指定されている連絡先（メインの連絡先）、および［連絡先の役割］の関連リストで指定されている連絡先に関連付けられているメールを、すべて一覧で表示します。
  

メールの一覧を切り替えるには

1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
   
2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンで以下のいずれかの一覧を選択します。
   
   • この商談に関連付けられているメール
     
   • 関連する連絡先に関連付けられているメール
     

商談に関する情報を用いた自動関連付け

Zoho CRMでは、商談に関する情報によってメールと商談が自動で関連付けられます。この自動の関連付けは、メインの連絡先に該当する宛先とのメールについてのみ行われます。連絡先の役割に該当する宛先とのメールについては、自動での関連付けは行われません。

メモ

• IMAPのメールアカウントを新しく設定した場合、過去のメールについては、メールの同期時に、連絡先に関連付けられている商談が1件の場合のみ商談への関連付けが行われます。
  
• 未完了の商談がある場合でも、連絡先が複数の商談に関連付けられている場合、過去のメールは商談への関連付けは行われず、連絡先に関連付けられたままになります。このような場合は、あとから手動でメールを商談に関連付けることができます。なお、商談への直接の関連付けを行わなくても、商談の詳細ページから、連絡先に関連付けられているメールとして確認することは可能です。
  
• メールを商談に関連付けると、そのメールに関連付け済みであることを示すアイコンが表示されます。このアイコンをクリックすると、商談との関連付けの変更や解除を行えます。
  

手動での商談の関連付け／関連付けの解除／関連付けの変更

メールを商談に関連付けるには

1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
   
2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［関連する連絡先に関連付けられているメール］を選択します。
   
3. ドロップダウンで連絡先を選択します。なお、［メインの連絡先］または［連絡先の役割］のいずれかに該当する連絡先を選択できます。
   
   
   
   
4. メールの横にある関連付け用アイコン（）をクリックします。
   
5. ポップアップ画面で、メールを関連付ける商談を選択します。
   
   この画面には、選択した連絡先に関連付けられている商談のみが表示されます。
   
   

連絡先に関連付けられているメールの一覧から、商談の関連付けを解除または変更するには

1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
   
2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［関連する連絡先に関連付けられているメール］を選択します。
   
3. ドロップダウンで連絡先を選択します。なお、［メインの連絡先］または［連絡先の役割］のいずれかに該当する連絡先を選択できます。
   
4. 対象のメールの右側にある［関連付けられている商談］アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
   
   • ［関連付けを解除する］：商談の関連付けを解除します。
     
   • ［変更する］：現在の関連付けを解除し、別の商談に関連付けます（既存の商談を選択するか、新しい商談を作成して関連付けることができます）。
     
     

商談に関連付けられているメールから、商談の関連付けを解除または変更するには

1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
   
2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［この商談に関連付けられているメール］を選択します。
   
3. 対象のメールの右側にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
   
   • ［関連付けを解除する］：商談の関連付けを解除します。
     
   • ［変更する］：現在の関連付けを解除し、別の商談に関連付けます（既存の商談を選択するか、新しい商談を作成して関連付けることができます）。
     
     

メモ

 メールの詳細表示の画面でも、商談の関連付けの解除や変更を行うことが可能です。

1. ［商談］タブまたは［連絡先］タブから、対象のメールを選択します。
   
2. 表示されたメールの詳細画面で、以下のいずれかの手順を行います。
   
   • 右側にある［▼］アイコンをクリックし、表示されたメニューから［商談を関連付ける］または［商談の関連付けを解除する］を選択します。
     
   • ［関連付けられている商談］欄の右側にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックして、商談の関連付けを解除または変更します。
     
     

IMAP連携を無効化した場合の影響

IMAP連携を無効にすると、メールと商談の関連付けは解除されます（手動、自動のどちらで関連付けが行われたかにかかわらず、解除されます）。IMAP連携を再び有効にすると、自動の関連付けがあらためて始めから実行されます。