ポータルの設定

ポータルの設定

ポータルは、顧客がZoho CRMの一部にアクセスするために設計されています。ポータルを作成することで、あなたのZoho CRMアカウントのデータへのアクセスを顧客に拡張できます。ポータルを通じて、顧客は商品、請求書、メモなどのタブや関連データにアクセスできます。また、データを表示、編集、作成したり、メモや添付ファイルを追加したりできます。

利用例 

ポータルがビジネスにどのように役立つかを理解するのに役立つ例を考えてみましょう。

  • フランチャイズの場合 - ファストフード事業を運営し、いくつかの地域でフランチャイズの運営権を他者に与えているとします。Zoho CRMを使用して、すべてのビジネスの詳細を管理し、店舗の業績を確認できます。フランチャイズオーナーは、自分の店舗の業績と顧客の詳細の表示を依頼できます。このような場合に、フランチャイズオーナー用の専用ポータルを作成できます。それによってフランチャイズオーナーは、CRMから、関連するデータを表示、編集できるようになります。

  • 自動車業界の場合 - たとえば自動車販売店を経営していて、顧客情報、販売した車両、修理の予定を確認したいとします。これを実現するため、ポータルを作成してクライアントと共有できます。顧客がポータルで自分の情報を確認、編集し、それがCRMデータでも更新されます。同様に、顧客が車両の修理を希望する場合は、ポータルを使用して詳細を入力できます。

  • 教育機関の場合 - 学校を運営する場合、すべての学生の情報を手動で入力する代わりに、保護者にポータルへのアクセスを提供できます。保護者はポータルで子供(学生)の情報を追加、更新、表示できます。またポータルを通じて、学生の評価や成績を保護者と共有できます。
            
  • 事業パートナーの場合 :ソフトウェア会社を運営し、CRMを使用して連絡先や見込み客をフォローアップし、さまざまなステージにある商談を管理しているとします。パートナーとのミーティングがあり、すべての担当者と、収益が最も高い商談について話し合いたいとします。複雑な情報を個々のパートナーと共有するのは、非常に手間のかかることです。パートナー用のポータルを作成することで、このような状況を簡単に管理できます。このポータルで、パートナーにCRMの[連絡先]タブへのアクセス権を提供し、[商談]タブに連絡先検索を追加します。これにより、連絡先とそれに関連した商談を表示し、権限に基づいてタブの詳細を追加、削除できます。

利用条件

必要な権限
ポータル権限の管理権限を持つユーザーが、ポータルを作成して顧客を招待できます。

ポータルの料金

ポータルの料金と作成可能なポータル数については、次のとおりです。
  1. 最大 5件 までのポータルを設定できます。最初のポータルは無料で、 [連絡先] タブに対してのみ作成できます。
  2. さらに4つのポータルを追加購入できます。これらの追加ポータルは、 [見込み客]タブ [連絡先]タブ [仕入先]タブ、 カスタムタブ 用に作成できます。
  3. 最初のポータル : 最初のユーザーの種類が、初期設定で追加されます。最大10,000人のユーザーをポータルに無料で招待できます。ユーザーをさらに追加する必要がある場合は、 support@zohocrm.com   にお問い合わせください。
  4. 追加の4つのポータル : ユーザーの種類をさらに追加するには、ポータルのユーザーライセンスを購入する必要があります。追加購入の料金体系は、ユーザー数に応じて異なります。詳細は、 support@zohocrm.com   にお問い合わせください。

ポータルユーザーが実行できる操作

データの作成、編集、削除: ポータルのユーザーは、Zoho CRMタブ内でアクセス可能なデータを作成、編集、削除できます。 

関連付けられているデータの編集: ポータルのユーザーは、必要な権限がある場合、権限他のCRMユーザーから追加されて自分に関連付けられているデータを編集できます。たとえば、ポータルのユーザーに商談または取引先が関連付けられている場合、そのポータルのユーザーはこれらのデータの詳細を編集できます。

データ内の情報の編集: ポータルのユーザーは、自分に共有されたデータの項目(例:住所、電話番号、メールアドレスなど。サブフォーム内の項目を含む)を編集できます。変更内容はZoho CRM内に反映されます。

見込み客/連絡先に関連付けられているデータ(商談/請求書/見積書など)の複製: ポータルのユーザーは、必要に応じて、自分に関連付けられているその他のデータを複製でき、詳細を追加できます。たとえば、ポータルのユーザーが商談、見積書、請求書を複製したい場合、新しいデータを最初から作成する代わりに、既存のデータを複製し、必要に応じて内容を編集できます。

ポータルの設定

ポータルの設定には、次の4つの手順が含まれます:

  1. ポータルの作成
  1. ポータルのユーザーの種類の定義
  1. ポータルのタブの設定
  1. 項目の権限の設定

ポータルの作成

標準では、会社の名前がポータル名になり、顧客がポータルにアクセスするために使用するURLの作成に使用されます。ポータルの作成中にポータル名を変更することもできます。必要に応じて、ポータルのURLを変更できます。また、ポータル名がすでに使用されている場合は、名前を変更するよう求められます。




ポータルを作成するには

  1. [設定][チャネル][ポータル] の順に移動します。
  2. [ポータル] ページで、 [開始する] をクリックします。
    標準のポータル名として組織名が表示されます。
  3. 必要に応じて、ポータル名を編集します。


  4. [今すぐ設定] をクリックします。
    ポータルのURLが設定され、ポータル名が使用可能になります。
  5. [次へ] をクリックして続行します。
    次に、ポータルのユーザーの種類、ポータルのタブ、項目の権限を設定します。
  • 一度作成したポータル名は編集できません。
  • ポータルを設定すると、そのポータルは削除できなくなります。
メモ
  • ポータルを作成すると、 クライアントポータル という標準のポータルのユーザーの種類が作成されます。この標準のポータルのユーザーの種類には標準設定があり、このポータルのユーザーの種類をCRMアカウントから削除することはできません。標準のポータルのユーザーの種類に無料で最大10,000ユーザーを追加できます。ユーザーをさらに追加するには、ユーザーを購入する必要があります。このポータルのユーザーの種類にはクライアントまたは顧客のみを追加できます。従業員やパートナーなど、同じドメインを持つユーザーを追加することはできません。


ポータルのユーザーの種類の定義

ポータルのユーザーの種類は、組織のCRMアカウントのデータにアクセスするユーザーの種類を識別するためのものです。ユーザーの種類に応じて権限を設定し、CRMアカウントのデータへのアクセスを有効化または制限できます。ユーザーの種類の例としては、顧客、クライアント、コンサルタント、ベンダー、パートナー、再販業者などがあります。

最初のポータルのユーザーの種類は顧客である必要がありますのでご注意ください。したがって、最初のポータルのユーザーの種類には、同じドメインからのユーザー(例:従業員など)は追加できません。

ポータルのユーザーの種類を設定するには

  1. [ポータルのユーザーの種類] で、親、パートナー、サービス代行者など、名前を入力します。
  2. [次へ] をクリックします。


ポータルのタブの設定

このステップでは、ポータルユーザーがアクセスできるタブと特定のレイアウトを選択し、データの作成、編集、表示、削除の権限を設定します。たとえば、自動車メーカーを経営している場合、クライアントに何らかの情報を入力してもらいたいとします。これらのクライアント専用のポータルを設定して、彼らが[見込み客]タブにアクセスできるようにします。クライアントがポータルに詳細を入力すると、その情報がCRMデータに追加されます。[ポータル]タブを設定するには、次の手順を実行します:

  1. タブの選択: 顧客に、[見込み客]、[連絡先]、[カスタムタブ]へのアクセスを与えることができます。顧客はタブで自分の詳細情報を表示でき、また、自身の権限に基づいて、データを追加、編集できます。

  2. 関連するタブの選択: 見込み客または連絡先のルックアップの項目が設定されているタブのデータが、関連タブの下に表示されます。顧客がアクセスする関連タブのリストを選択できます。

  3. 関連タブのレイアウトの選択: 関連タブごとに、ポータルのユーザーがアクセスできる複数のレイアウトを選択できます。

  4. タブのデータの権限の設定: タブ内の各データの権限を設定できます。たとえば、クライアントによるライセンス番号の編集やメールアドレスの表示/編集を可能にしたり、ベンダーに購入注文の表示専用の権限を付与したりできます。

  5. データの一覧の選択: CRMタブでキャンバス表示を作成している場合は、データの表示方法として一覧またはキャンバス表示のいずれかを選択できます。標準では、すべてのタブで一覧表示が選択されています。
    メモ:ポータルのユーザーがキャンバス表示またはビュー(データの一覧)に追加されている場合、カスタムボタンまたはカスタムリンクは表示されません。

  6. フィルター条件の設定: 検索フィルターを使用してポータルユーザーに表示されるデータを選択します。たとえば、[商談]タブに2つのルックアップ項目を追加した場合、どちらの項目にもとづいてポータルのユーザーにデータを表示するかを選択できます。ただし、ルックアップ項目は、既存のポータルのユーザーがポータルの設定を編集した場合にのみ使用できます。

  7. 公開タブの選択: データ共有設定で 組織内共有(表示のみ) または  組織内共有(表示/編集/削除可能)  に設定したタブは、ポータルのユーザーによってアクセス可能になります。これらのタブはポータルの 公開タブ カテゴリーに一覧表示され、ポータルのユーザーはタブ内のすべてのデータに対する 表示 権限のみを持ちます。公開タブカテゴリーからタブが選択されると、関連タブの一覧からは削除されます。
    メモ:ポータルユーザーが各種書類タブ内のデータに商品を関連付けることができるようにするには、ポータルユーザーに[商品]タブを共有する必要があります。

     
  8. Webタブの選択:ポータルを利用してCRMにアクセスする顧客が組織内にいる場合、該当の顧客はタブと関連データの表示だけでなく、Webタブへのアクセスも可能です。アパレル店舗が内部情報共有用のWebページ(www.zylkerapparels.com/announcementsを管理する例を考えてみましょう。このページでは、アパレル企業から社内ユーザーや利害関係者向けに、スポンサー、タイアップ、新規買収などの重要な情報が投稿されます。企業はポータルを通じてこのWebタブを利害関係者に共有することで、共有されたユーザーはCRM内のWebタブから直接、該当のWebページにアクセスできるようになります。Zoho CRM内で作成したWebタブの一覧が、ポータル設定に表示されます。

ポータルのタブを設定するには

  1. [ポータルのタブの設定] ページで、一覧の [タブの選択] からタブを選択します。

  2. [関連タブ] セクションで、次の手順を実行します。
    • [タブ]: ポータルのユーザーがアクセスできる関連タブのチェックボックスをオンにします。 
    • [レイアウト]: ユーザーがアクセスできる1つ以上のレイアウトを選択します。
    • [権限]: タブ内のデータを作成、編集、表示、または削除する権限を選択します。ポータルのユーザーは、自分が関連付けられているタブのデータに対して、設定された処理のみを実行できます。



    • [一覧表示]: データの [一覧表示] または [キャンバス表示] を選択します。



    • [フィルター条件]: 一覧からフィルターを選択します。 



    • [公開タブ] 欄からタブを選択します。



    • [Webタブ]セクションから、対象のWebタブを選択します。選択したWebタブが、ポータルのユーザーに表示されます。初期設定では、すべてのWebタブに[表示]権限のみが有効化されています。



  3. [次へ] をクリックします。


項目の権限の設定

前述のステップ([ポータルのタブの設定])で選択した関連タブが、[項目の権限]セクションの下に表示されます。ポータルのユーザーがアクセスする項目を選択できます。また、顧客に編集させない項目に、表示専用の印をつけることもできます。CRM内の必須項目もポータルで必須の印がつきます。ポータルのユーザーにサブフォームを共有することもできます。

メモ:ポータルユーザーは、[商品]タブ内の[単価]項目の表示権限がある場合に限り、項目商品の価格を表示できます。

項目の権限を設定するには
  1. [項目権限] ページで、ポータルユーザーが使用できるようにする必要がある項目のチェックボックスをオンにします。
  2. 必要に応じて、 [表示専用] チェックボックスをクリックします。
  3. [保存して次へ] をクリックして、次のレイアウトまたはタブに移動し、項目権限を設定します。
  4. すべてのタブとレイアウトに対して上記の手順を繰り返します。
  5. [完了] をクリックして、すべての詳細を保存します。



ポータルのプレビューの表示

ポータルの設定が完了したら、ポータルをプレビューして、顧客にデータがどのように表示されるかを確認できます。

ポータルのプレビューを表示するには

  1. [設定][チャネル][ポータル] の順に移動します。
  2. [顧客ポータルの設定] ページで、 [プレビュー] をクリックします。
  3. 一覧から [ポータルのユーザーの種類] を選択して、プレビューを表示します。
メモ

ポータルの設定が完了すると、ポータルの概要を表示できます。ポータル設定の詳細で、 [項目の権限] [ポータルのタブの設定] を編集できます。必要に応じて、新しい[ポータルのユーザーの種類]を追加することもできます。


ポータルのユーザーの購入

初期設定のクライアントポータルのポータルのユーザーとは別に、追加のポータルのユーザーを作成したい場合は、ポータルのユーザーを購入する必要があります。ポータルの設定ページ、または、サブスクリプション管理ページで、ポータルのユーザーを購入できます。

ポータルの設定ページ内でポータルのユーザーを購入するには
  1. [設定][チャネル][ポータル] の順に移動します。
  2. [ユーザーの種類の作成] をクリックします。
  3. [ポータルのユーザーの追加] ポップアップ画面で、 ポータルのユーザー 数を入力します。
  4. [決済する]をクリックします。




サブスクリプション管理ページでポータルのユーザーを購入するには
  1. 自分のプロフィールアイコンをクリックして、[サブスクリプション管理]を選択します。



  2. サブスクリプション ページで、 [ユーザー/アドオンのアップグレード] をクリックします。



  3. ポータルのユーザー数を選択して、 [続ける] をクリックします。



  4. [決済する] をクリックします。

ポータルの管理

ポータルへのユーザーの個別招待

ポータルを作成したら、顧客の招待を開始できます。招待メールには、ポータルのURLの詳細が含まれます。ユーザーが招待を承諾すると、パスワードの設定を求められます。ポータル内で、顧客は希望する言語、時刻形式、タイムゾーン、国などの基本情報を設定する必要があります(標準でCRM設定が表示されます)。その後、アクセス可能なタブページに移動します。



招待メールを送信するには

  1. タブ(見込み客、連絡先、カスタムタブ)に移動し、データを選択します。
  2. データの詳細 ページで、 [その他の操作] アイコン > [ポータル招待の送信] をクリックします。




メモ
  • データの詳細 ページから、顧客に招待メールを送信できます。招待の送信機能は、顧客のメールアドレスが登録されている場合にのみ使用できます。
  • 招待メールは、 7日間 のみ有効です。
  • ポータルへの招待メールを一括送信することはできません。
  • 例:AさんはCRMユーザーであり、連絡先と商談を作成する権限付きで、Bさんをポータルに招待したとします。この場合、Bさんがポータルで連絡先を作成すると、CRMのデータベースに追加され、Aさんがその新しい連絡先の担当者になります。


ポータルのユーザーがZoho CRMに追加した情報の表示

ポータルのユーザーが追加したデータ、メモ、値は、[フィード]またはCRMのタブ内で確認できます。
たとえば、CRMユーザーであるAさんが、Bさんに[連絡先]タブにアクセスするよう招待したとします。Bさんには、連絡先または商談を作成する権限があります。Bさんが、ポータルで新しい連絡先を作成してデータを保存すると、Aさんは自分のアカウントの[連絡先]タブ内で追加されたデータを確認できます。 

初期設定では、データの担当者はAさんになりますのでご注意ください。
 



更新があるたびに[フィード]で通知を受け取ります。たとえば、データにメモが追加された場合、[フィード]を通じて通知されます。[フィード]から、メモに返信することもできます。 


フィードの設定で、ポータルのユーザーにアクセス権限を付与したタブを必ず追加してください。追加していない場合、[フィード]で通知を受け取れません
(各種タブが表示されている上部メニューで[フィード]を入力し、 [フィード] をクリックします。 [フィードの設定] に移動して対象の タブ にチェックを入れ、 [保存] をクリックします)。



ポータルのユーザーの種類の変更

ユーザーを、あるポータルのユーザーの種類から別のポータルのユーザーの種類に移動しなければならない場合があります。たとえば、製品Aと製品Bに関心を持つ顧客向けに、2つの異なるポータルを作成したとします。顧客が製品Aの購入に関心がなくなり、代わりに製品Bの購入を希望している場合、その顧客を製品Bのポータルのユーザーの種類に簡単に移行できます。あるポータルのユーザーの種類から別のポータルのユーザーの種類に、次の場所からユーザーを移行できます。

  • データの詳細ページ:  [データ詳細]ページからポータルのユーザーの種類を変更できます。

  • ポータルのユーザーの一覧: 複数のポータルユーザーを別のポータルのユーザーの種類に一度に変更する場合は、[ポータル設定]ページの[ポータルユーザーリスト]ポップアップから変更できます。





見込み客の連絡先への変換

Zoho CRMでは、手動で、またはワークフローを使用して自動的に、条件に該当する見込み客を連絡先に変換できます。ポータルのユーザーの種類を見込み客用に1つ、連絡先用に2つ作成し、CRMの見込み客と連絡先を該当するポータルに追加した場合、CRMで見込み客を連絡先に変更する際に、[連絡先]でいずれか1つのポータルのユーザーの種類を選択するよう求められます。たとえば、見込み客のポータルのユーザーの種類に見込み客A、B、C、Dの4人がいて、[連絡先]タブにはポータルのユーザーの種類として連絡先1、2の2つがあるとします。見込み客A、B、C、DをCRMの連絡先に変換する場合、見込み客を移行する連絡先のポータルのユーザーの種類(連絡先1または2)を選択するよう求められます。 





ポータルのユーザーの種類の削除

特定のポータルのユーザーの種類を削除したい場合があります。その場合は、まずユーザーを別のポータルのユーザーの種類に移行してから、対象のポータルのユーザーの種類を削除する必要があります。ユーザーを別のポータルのユーザーの種類に変更できるのは、元のポータルのユーザーの種類を削除する場合だけです。

ユーザーを関連付けていない場合は、ただ単にポータルのユーザーの種類を削除します。

ポータルを削除してポータルのユーザーの種類を変更するには

  1. [設定][チャネル][ポータル] の順に移動します。
  2. ポータルを選択し、その上にカーソルを合わせて [削除] をクリックします。
  3. ポップアップで、 [変更と削除] をクリックします。
  4. 一覧から、ユーザーの移行先の [ポータルのユーザーの種類] を選択します。
  5. [はい、進めます] をクリックします。

メモ
  • ポータルのユーザーの種類の名前を変更する場合は、 [ポータルの設定] ページの [編集] オプションをクリックします。
  • ユーザーをポータルに残したくない場合は、そのユーザーをポータルから削除することもできます。削除したユーザーはユーザーライセンスにカウントされないため、代わりに別のユーザーを追加できます。 

ポータルのユーザーの無効化

ポータルのユーザーは、必要に応じていつでも無効にできます。

ポータルのユーザーを無効にするには

  1. [ポータルのユーザーの種類] を選択し、 [ポータルユーザー] をクリックします。
  2. [ポータルのユーザーの一覧] ポップアップで、ユーザーのステータスをオフに切り替えます。



ポータルユーザーのデータのプライバシーの管理

データ処理の法的根拠

データ管理者として、GDPRに準拠するには、いずれかの法的根拠に基づいてデータを処理する必要があります。ビジネス要件と判断に基づいて、正当な利益、契約、法的義務、重要な利益、公共の利益、同意から成る法的根拠のリストから、処理の法的根拠を選択できます。データ処理の法的根拠として同意が使用される場合、Zoho CRMは、ポータルユーザーに対し、保存した詳細情報へのアクセスを許可し、個人データの処理に対する同意を提出するオプションを提供できます。

ポータルのユーザーのデータのプライバシーを設定する場合は、次の点を考慮する必要があります:

  • [データのプライバシー]タブは、コンプライアンス設定がオンになっている場合にのみ、データに表示されます。
  • ポータルのユーザーは、データ処理の法的根拠が [同意] の場合のみ、自分のアカウントでデータ処理の法的根拠を表示できます。
  • ポータルのユーザーは、追加した見込み客や連絡先の同意の詳細を更新することもできます。
  • ポータルのユーザーは、ポータル内から自分の同意の詳細を更新できます。



データ主体の権利

GDPRでは、ポータルユーザーは個人情報に関する特定の権利を有します。ユーザーは、ポータルの[データのプライバシー]セクションから、次の権利に関する申請を手動で追加できます: 

  • 消去する権利
  • 処理を停止する権利
  • エクスポートする権利
  • 訂正する権利

また、顧客はポータルに追加した連絡先や見込み客に代わって、ポータルに申請を追加することもできます(  関連項目: データ主体の権利 )。




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