無料試用期間のポータル利用

ポータルの作成

標準では、会社の名前がポータル名になり、顧客がポータルにアクセスするために使用するURLの作成に使用されます。ポータルの作成中にポータル名を変更することもできます。必要に応じて、ポータルのURLを変更できます。また、ポータル名がすでに使用されている場合は、名前を変更するよう求められます。

ポータルを作成するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］ の順に移動します。
   
2. ［ポータル］ ページで、 ［開始する］ をクリックします。
   
   標準のポータル名として組織名が表示されます。
   
3. 必要に応じて、ポータル名を編集します。
   
   
   
   
   
4. ［今すぐ設定］ をクリックします。
   
   ポータルのURLが設定され、ポータル名が使用可能になります。
   
5. ［次へ］ をクリックして続行します。
   
   次に、ポータルのユーザーの種類、ポータルのタブ、項目の権限を設定します。
   

メモ

• ポータルを作成すると、 クライアントポータル という標準のポータルのユーザーの種類が作成されます。この標準のポータルのユーザーの種類には標準設定があり、このポータルのユーザーの種類をCRMアカウントから削除することはできません。標準のポータルのユーザーの種類に無料で最大10,000ユーザーを追加できます。ユーザーをさらに追加するには、ユーザーを購入する必要があります。このポータルのユーザーの種類にはクライアントまたは顧客のみを追加できます。従業員やパートナーなど、同じドメインを持つユーザーを追加することはできません。
  
  
  

ポータルのユーザーの種類の定義

ポータルのユーザーの種類は、組織のCRMアカウントのデータにアクセスするユーザーの種類を識別するためのものです。ユーザーの種類に応じて権限を設定し、CRMアカウントのデータへのアクセスを有効化または制限できます。ユーザーの種類の例としては、顧客、クライアント、コンサルタント、ベンダー、パートナー、再販業者などがあります。

最初のポータルのユーザーの種類は顧客である必要がありますのでご注意ください。したがって、最初のポータルのユーザーの種類には、同じドメインからのユーザー（例：従業員など）は追加できません。

ポータルのユーザーの種類を設定するには

1. ［ポータルのユーザーの種類］ で、親、パートナー、サービス代行者など、名前を入力します。
   
2. ［次へ］ をクリックします。
   
   
   
   
   

ポータルのタブの設定

このステップでは、ポータルユーザーがアクセスできるタブと特定のレイアウトを選択し、データの作成、編集、表示、削除の権限を設定します。たとえば、自動車メーカーを経営している場合、クライアントに何らかの情報を入力してもらいたいとします。これらのクライアント専用のポータルを設定して、彼らが［見込み客］タブにアクセスできるようにします。クライアントがポータルに詳細を入力すると、その情報がCRMデータに追加されます。［ポータル］タブを設定するには、次の手順を実行します：

1. タブの選択： 顧客に、［見込み客］、［連絡先］、［カスタムタブ］へのアクセスを与えることができます。顧客はタブで自分の詳細情報を表示でき、また、自身の権限に基づいて、データを追加、編集できます。
   
   
2. 関連するタブの選択： 見込み客または連絡先のルックアップの項目が設定されているタブのデータが、関連タブの下に表示されます。顧客がアクセスする関連タブのリストを選択できます。
   
   
3. 関連タブのレイアウトの選択： 関連タブごとに、ポータルのユーザーがアクセスできる複数のレイアウトを選択できます。
   
   
4. タブのデータの権限の設定： タブ内の各データの権限を設定できます。たとえば、クライアントによるライセンス番号の編集やメールアドレスの表示/編集を可能にしたり、ベンダーに購入注文の表示専用の権限を付与したりできます。
   
   
5. データの一覧の選択： CRMタブでキャンバス表示を作成している場合は、データの表示方法として一覧またはキャンバス表示のいずれかを選択できます。標準では、すべてのタブで一覧表示が選択されています。
   

   

   メモ：ポータルのユーザーがキャンバス表示またはビュー（データの一覧）に追加されている場合、カスタムボタンまたはカスタムリンクは表示されません。

   
   
6. フィルター条件の設定： 検索フィルターを使用してポータルユーザーに表示されるデータを選択します。たとえば、［商談］タブに2つのルックアップ項目を追加した場合、どちらの項目にもとづいてポータルのユーザーにデータを表示するかを選択できます。ただし、ルックアップ項目は、既存のポータルのユーザーがポータルの設定を編集した場合にのみ使用できます。
   
   
7. 公開タブの選択： データ共有設定で 組織内共有（表示のみ） または  組織内共有（表示/編集/削除可能）  に設定したタブは、ポータルのユーザーによってアクセス可能になります。これらのタブはポータルの 公開タブ カテゴリーに一覧表示され、ポータルのユーザーはタブ内のすべてのデータに対する 表示 権限のみを持ちます。公開タブカテゴリーからタブが選択されると、関連タブの一覧からは削除されます。
   

   

   メモ：ポータルユーザーが各種書類タブ内のデータに商品を関連付けることができるようにするには、ポータルユーザーに［商品］タブを共有する必要があります。

   
   

    
   
8. Webタブの選択：ポータルを利用してCRMにアクセスする顧客が組織内にいる場合、該当の顧客はタブと関連データの表示だけでなく、Webタブへのアクセスも可能です。アパレル店舗が内部情報共有用のWebページ（www.zylkerapparels.com/announcements）を管理する例を考えてみましょう。このページでは、アパレル企業から社内ユーザーや利害関係者向けに、スポンサー、タイアップ、新規買収などの重要な情報が投稿されます。企業はポータルを通じてこのWebタブを利害関係者に共有することで、共有されたユーザーはCRM内のWebタブから直接、該当のWebページにアクセスできるようになります。Zoho CRM内で作成したWebタブの一覧が、ポータル設定に表示されます。
   
   

ポータルのタブを設定するには

1. ［ポータルのタブの設定］ ページで、一覧の ［タブの選択］ からタブを選択します。
   
   
2. ［関連タブ］ セクションで、次の手順を実行します。
   
   • ［タブ］： ポータルのユーザーがアクセスできる関連タブのチェックボックスをオンにします。 
     
   • ［レイアウト］： ユーザーがアクセスできる1つ以上のレイアウトを選択します。
     
   • ［権限］： タブ内のデータを作成、編集、表示、または削除する権限を選択します。ポータルのユーザーは、自分が関連付けられているタブのデータに対して、設定された処理のみを実行できます。
     
     
     
     
     
     
   • ［一覧表示］： データの ［一覧表示］ または ［キャンバス表示］ を選択します。
     
     
     
     
     
     
     
   • ［フィルター条件］： 一覧からフィルターを選択します。 
     
     
     
     
     
     
     
   • ［公開タブ］ 欄からタブを選択します。
     
     

     
     

     
     
   • ［Webタブ］セクションから、対象のWebタブを選択します。選択したWebタブが、ポータルのユーザーに表示されます。初期設定では、すべてのWebタブに［表示］権限のみが有効化されています。
     
     

     
     
     
3. ［次へ］ をクリックします。
   

項目の権限の設定

前述のステップ（［ポータルのタブの設定］）で選択した関連タブが、［項目の権限］セクションの下に表示されます。ポータルのユーザーがアクセスする項目を選択できます。また、顧客に編集させない項目に、表示専用の印をつけることもできます。CRM内の必須項目もポータルで必須の印がつきます。ポータルのユーザーにサブフォームを共有することもできます。

メモ：ポータルユーザーは、［商品］タブ内の［単価］項目の表示権限がある場合に限り、項目商品の価格を表示できます。

1. ［項目権限］ ページで、ポータルユーザーが使用できるようにする必要がある項目のチェックボックスをオンにします。
   
2. 必要に応じて、 ［表示専用］ チェックボックスをクリックします。
   
3. ［保存して次へ］ をクリックして、次のレイアウトまたはタブに移動し、項目権限を設定します。
   
4. すべてのタブとレイアウトに対して上記の手順を繰り返します。
   
5. ［完了］ をクリックして、すべての詳細を保存します。
   
   
   
   
   
   
   

ポータルのプレビューの表示

ポータルの設定が完了したら、ポータルをプレビューして、顧客にデータがどのように表示されるかを確認できます。

ポータルのプレビューを表示するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］ の順に移動します。
2. ［顧客ポータルの設定］ ページで、 ［プレビュー］ をクリックします。
   
3. 一覧から ［ポータルのユーザーの種類］ を選択して、プレビューを表示します。
   

メモ

ポータルの設定が完了すると、ポータルの概要を表示できます。ポータル設定の詳細で、 ［項目の権限］ と ［ポータルのタブの設定］ を編集できます。必要に応じて、新しい［ポータルのユーザーの種類］を追加することもできます。

1. 宛先のメールアドレスのドメインがZoho CRMの特権管理者のドメインと一致している - 宛先のメールアドレスに、組織のメールアドレスと同じドメインが使用されている場合、招待は失敗します。Zoho CRMの組織と同じドメインを使用しているユーザー（同じ組織の従業員など）をポータルに招待することはできません。  
   
2. ポータルユーザー（顧客などのポータル利用者）のデータが承認待ち状態である - 承認待ちのデータはロックされている場合、承認待ちのデータに該当する宛先への招待は送信できません。
   
3. ポータルユーザー（顧客などのポータル利用者）のデータがレビュー待ち状態である - レビュー待ちのデータに該当する宛先への招待は送信できません。
   
4. 同意確認が完了していない - 個人情報／プライバシー保護に関連する法令（GDPRなど）への準拠の観点から、同意確認が完了していないポータルユーザー（顧客などのポータル利用者）に対しては、招待を送信できません。
   
5. 宛先のメールアドレスに非対応の文字が含まれている - 宛先のメールアドレスの文字は、アルファベット大文字／小文字、数字（0-9）、特殊文字（@ - _ +）のみに対応しています。これ以外の文字が含まれるメールアドレスに対しては、招待を送信できません。
   
6. 宛先のメールアドレスが迷惑メール（スパム）送信者として設定されている - 迷惑メール（スパム）送信者として設定されているドメインのメールアドレスに対しては、招待を送信できません。
   
7. ポータルのユーザー数が上限に達した - ポータルのユーザー数が上限に達している場合、招待は送信できません。
   
8. ポータルユーザーとして登録済みである - 宛先に対応するデータがいずれかの種類のポータルユーザーとしてすでに登録されている場合、追加で招待を送信することはできません。
   
9. データが登録されていない - 何らかの原因により、Zoho CRMから宛先に対応するデータがすでに削除されている場合、招待は失敗します。
   
10. タブに関する権限がない - 招待の操作を実行したユーザーに、宛先に対応するデータが登録されているタブに関する権限がない場合、招待は送信できません。
    
11. データに関する権限がない - 招待の操作を実行したユーザーに、宛先に対応するデータに関する権限がない場合、招待は送信できません。
    
12. データが［ごみ箱］に入っている - 何らかの原因により、宛先に対応するデータがごみ箱に移動されている場合、招待は送信できません。