• フランチャイズ事業 ：フランチャイズ店舗を展開する企業で、Zoho CRMを使用して、各店舗の詳細や売上を確認し、管理しているとします。ここで、店舗オーナー向けのポータルを作成することで、各オーナーが、自分の店舗の売上と顧客情報、その他の関連データを表示／編集できるようになります。
  
• 自動車の販売／サービス業 ：自動車販売店で、顧客情報、販売した自動車の詳細、修理サービスの予定を管理したいとします。ポータルを活用することで、顧客自身がポータルで自分の情報を編集できるようになります。変更内容はZoho CRM内の該当データに自動で反映されます。また、顧客が車両の修理などのサービスを希望する場合には、ポータルを使用して詳細を入力できます。
  
• 教育機関 ：学校などの教育機関でZoho CRMを使用して学生の情報を管理している場合、学生の情報を学校側で入力する代わりに、学生の保護者にポータルから入力してもらうことが可能です。これにより、保護者がポータルで直接、自分の子供（学生）の情報を追加／更新でき、評定や成績を確認できます。
  
• 販売代理店 ：メーカーでZoho CRMを利用して、さまざまなステージの商談を管理しているとします。販売代理店各社との定期ミーティングでは、各社が対応する商談について話し合います。ただし、商談ごとの状況や複雑な取引条件などの情報を、個別に共有するには手間がかかります。そこで、販売代理店用のポータルを作成することで、各担当者が権限に基づいて、関連商談を表示し、データの詳細を追加／削除できるようにすることが可能です。
  

ポータルの上限と利用料金

試用版でのポータルの利用

試用版では、標準ポータル以外の新しいポータルを追加で作成することはできません。

試用期間の終了後、エンタープライズプラン／アルティメットプランを購入すると、引き続きポータルを利用できます。購入しない場合は、ポータルは利用できなくなります。試用版で利用していたポータルのデータについては、次の処理が実行されます。

1. スタンダードプラン／プロフェッショナルプランを購入した場合、ポータルのデータは削除されず、アカウントに保存されます。
   
2. 有料プランを購入せず、無料プランを利用する場合、ポータルのデータは30日後に削除されます。
   

ポータルの設定

ポータルを設定するには、次の手順を実行します。

1. ポータルの作成
   

1. ポータルユーザーの種類の設定
   

1. ポータルで使用するタブの設定
   

1. 項目の権限の設定
   

ポータルの作成

初期設定では、ポータル名には組織名が使用されます。また、ポータル名に基づいて、ポータルURLが自動生成されます。ポータルユーザーは、このURLからポータルにアクセスできます。なお、ポータルの作成時に、ポータル名を変更することが可能です。また、必要に応じて、ポータルURLを編集することも可能です。

Zoho CRMで他のユーザーがすでに使用しているポータル名は使用できませんのでご注意ください。

ポータルを作成するには

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［ポータル］ の順に移動します。
   
2. ポータル の一覧画面で、 ［利用を開始する］ をクリックします。
   標準ポータル名の入力欄には、初期設定で組織名が入力されています。
3. 必要に応じて、ポータル名を変更します。
   
4. ［設定する］ をクリックします。
   ポータルURLが生成され、ポータル名が設定されます。
5. ［次へ］ をクリックし、設定を完了します。
   ポータルユーザーの招待を行う前に、［ポータルユーザーの種類］としてポータルユーザーの分類名（設定名）を入力し、ポータルで使用するタブの種類と、項目の権限を設定します。

• ポータルは一度設定すると、削除できなくなりますのでご注意ください。
  

メモ：

• はじめてポータルの設定を行うと、標準ポータルが作成され、 削除できなくなります 。標準ポータルには、顧客などの外部のユーザーのみ追加できます。組織ユーザーなど、同じメールドメインのユーザーは追加できませんのでご注意ください。
  
  
  

ポータルURLの編集

一度作成したポータルのURLの末尾の部分（ポータル名）は、後から変更できます。変更する場合、ポータルユーザーが新しいURLを迷わず利用を継続できるよう、あらかじめ変更についてポータルユーザーに知らせる必要があります。

ポータルURLを変更しても、ポータルユーザーに対して変更を知らせる通知は自動送信されませんので、ご注意ください。  

 ポータルユーザーの種類の設定   

ポータルを作成した後、ポータルユーザーの種類を設定します。ポータルユーザーの種類とは、ポータルを通じてZoho CRMのタブのデータにアクセスするユーザーの分類名（設定名）です。ポータルユーザーの種類を設定することで、ポータルにアクセス可能なユーザーを分類、管理することができます。

1. パートナー：見込み客情報の共有
   
2. 仕入先：在庫情報の確認
   
3. 学生：受講講座や出欠の管理
   
4. 患者：診断情報、処方箋、予約の管理
   
5. 代理店：商品の販売状況の共有
   

標準ポータルにおけるポータルユーザーの種類の対象となるのは、顧客などの外部ドメインのユーザーのみです。したがって、組織ユーザーなど、同じメールドメインのユーザーは追加（招待）できませんのでご注意ください。

ポータルユーザーの種類を設定するには

1. ポータルユーザーの種類の設定欄で、名前を入力します（例：顧客、会員、協力会社、代理店、仕入先）。
   
2. ［次へ］をクリックします。

1. 基準タブの選択
   
2. 関連タブの選択
   
1. レイアウトの選択
   
2. 権限の割り当て
   
3. データ一覧の選択
   
4. タブ間の参照関係の設定
   
3. 共有タブの選択
   
4. Webタブの選択
   

基準タブでは、ポータルユーザーに対して表示権限が標準で付与されます。必要に応じて、データの作成／編集／削除などのその他の権限を許可することも可能です。これらの権限の設定は、関連タブについても行うことができます。また、ポータルユーザーに対して共有するレイアウト／ウィザードを指定することも可能です。さらに、ポータルユーザーに応じて表示するデータの範囲を限定する（絞り込む）ように条件を設定することもできます。

手順2：関連タブの設定

ポータルユーザーに対して表示するデータの範囲の設定において、条件を用いて表示範囲を指定する機能が、今後段階的にリリースされる予定です。現在、この機能を利用できるのは、日本と中国のデータセンターを利用しているユーザーのみです。

1. 関連タブの選択：ポータルユーザーに対してアクセスを許可する、基準タブに関連するタブを選択します。
   
2. レイアウト／ウィザードの選択：ポータルユーザーに対してアクセスを許可するレイアウトまたはウィザードを選択します。
   
3. 権限の選択：タブ内のデータに関して、ポータルユーザーに対して許可する権限を設定します。たとえば、あるタブのデータに対しては表示と編集の権限を許可し、別のタブのデータに対しては表示のみの権限を許可するといった設定が可能です。
   
4. タブ間の参照関係の設定とデータの表示条件の設定：関連タブと基準タブのデータを関連付けて、タブ間の参照関係を設定します。参照関係を設定することで、ポータルユーザーに対して関連タブのデータを表示することができます。これにより、ポータルユーザーが、自身に関連する基準タブのデータに加えて、関連タブのデータも表示できるようになります。なお、タブ間の参照関係を設定するにあたっては、ルックアップ項目を使用します。
   また、条件を設定し、ポータルユーザーに応じて表示するデータを変更することも可能です。条件を設定する際には、以下の2種類の方法があります。
1. 特定の値をもとに条件を指定する：特定の値（固定値）に基づいた条件を設定できます。たとえば、会員の継続年数が6年以上のポータルユーザーに対して、対象の関連タブのデータを表示したいとします。この場合、以下のように条件を設定することで、該当のデータをポータルで表示できます。
   ［継続年数］ >= ［6］
2. 項目の値をもとに条件を指定する：基準タブや関連タブ内の項目の値に基づいた条件を設定できます。たとえば、基準タブである［連絡先］タブの項目［配送状況］の値が、関連タブである［倉庫］タブの項目［配送状況］の値と異なる場合、ポータルユーザーに対して関連タブの［倉庫］タブの方の値を表示したいとします。この場合、以下のように条件を設定することで、該当のデータをポータルで表示できます。
   ［配送状況］ （［倉庫］タブ）［次の値と等しくない］ ［配送状況］（［連絡先］タブ）
5. 
   これらの条件は、複数の関連タブにおいて設定できます。また、条件を複数設定することも可能です。

まとめ：

1. 手順1で設定した基準タブのデータは、関連タブとの関連付け（参照関係）の設定内容にかかわらず、ポータルユーザーに対して常に表示されます。
   
2. ルックアップ項目を通じて関連タブを設定した場合、該当の項目を通じて関連付けられているデータが、ポータルユーザーに対して表示されます。
   
3. 関連タブにおいて表示するデータの範囲に関する条件を設定した場合、条件に該当するデータのみが、ポータルユーザーに対して表示されます。
   
4. ルックアップ項目を通じて関連タブを設定し、かつ表示するデータの範囲に関する条件を設定した場合、ルックアップ項目を通じて関連付けられていて、かつ条件に該当するデータが、ポータルユーザーに対して表示されます。
   

手順3：共有タブの選択　 データ共有設定で ［組織内共有］ に設定されているタブ（共有タブ）のデータを、ポータルでも表示するように設定できます。共有タブの一覧から、ポータルユーザーに対して表示するタブを選択できます。なお、ポータルユーザーには、タブ内のデータに対する ［表示のみ］ 権限のみが許可されます。また、こちらで選択したタブは、関連タブの一覧には表示されなくなります。

メモ： ポータルユーザーが各種書類タブ内のデータに商品データを関連付けることができるようにするには、［商品］タブをポータルユーザーに共有する必要があります。   

 

手順4：Webタブの選択 　ポータルでは、Zoho CRM内のタブとその関連データだけでなく、 Webタブ の利用を許可することも可能です。たとえば、販売スタッフや関係者向けの情報公開用にWebページを運用しているとします。このWebページを開くためのWebタブをZoho CRMで設定し、ポータルを通じて共有することで、販売スタッフや関係者が必要な情報に素早くアクセスできるようになります。なお、Zoho CRM内で作成したすべてのWebタブについて表示することが可能です。

ポータルで使用するタブを設定するには

1. ［ポータルで使用するタブの設定］ 画面で、ドロップダウンから対象の タブを選択 します。
   
2. ［関連タブ］ の設定で、次の手順を実行します。
   
   • タブ ：ポータルユーザーに対して利用を許可するタブのチェックボックスを選択します。
     
   • レイアウト ：ポータルユーザーに対して利用を許可するレイアウトを、ドロップダウンから選択します（複数選択可）。
     
   • 権限 ：ポータルユーザーに許可する操作権限として、［自分のデータ］の［表示］／［作成］／［編集］／［削除］、または［共有されたデータ］の［編集（共有データ）］のいずれかを選択します。ポータルユーザーは、許可された権限に基づいて、データを操作できるようになります。 なお、［編集（共有データ）］の権限を設定すると、Zoho CRMのユーザー（営業担当者など、組織内のユーザー）が追加したデータを、ポータルユーザー（顧客など、組織外のユーザー）が編集できるようになりますのでご注意ください。  
     
   • 関連付け項目と条件：関連付けに使用するルックアップ項目を選択します。条件を設定する場合、値または項目を指定します。メモ：関連タブのデータについて、ポータルユーザーに対して表示する範囲を設定するにあたって、ルックアップ項目による関連付けと条件の指定の両方の設定を組み合わせることができます。
     
   • データ一覧 ：ドロップダウンから、表示対象の データ一覧（ビュー） または キャンバス表示 を選択します。
     
   • データ表示基準 ：ドロップダウンから、表示対象のデータの基準となるルックアップ項目（単一選択ルックアップ項目／複数選択ルックアップ項目）を選択します。 
3. ［共有タブ］ の設定で、組織内共有されているタブの中から、ポータルにも表示するタブを選択します。
   
4. ［Webタブ］ の設定で、ポータルに表示するタブを選択します。こちらで選択したWebタブを、ポータルユーザーが利用できるようになります。初期設定では、Webタブには ［表示］ 権限が設定されています。
   
5. ［次へ］ をクリックします。
   

項目の権限の設定

［項目の権限］の設定画面には、［ポータルで使用するタブ］の設定で選択した関連タブが、一覧表示されます。こちらで、ポータルユーザーに利用を許可する項目を選択できます。なお、Zoho CRM内で必須項目に設定されている項目は、ポータルでも必須項目として表示されます。また、サブフォーム内の項目も設定可能です。 

注：ポータルにおいて［商品］タブで商品の価格が表示されるのは、［単価］項目を選択した場合のみです。  

項目の権限を設定するには

1. ［項目の権限］ 画面で、ポータルユーザーに対して表示する項目のチェックボックスを選択します。
   
2. サブフォーム内の項目も選択可能です。
   
3. ［保存して次へ］ をクリックし、次のタブの項目の権限設定に移動します。
   
4. 上記の手順を繰り返し、すべてのタブの項目の権限を設定します。
   なお、項目の権限設定は、各タブのすべてのレイアウトに対して共通の設定です。レイアウトごとの設定はできませんのでご注意ください。
5. ［完了する］ をクリックし、すべての設定を保存します。
   

ポータルのプレビューの表示

ポータルの設定が完了したら、ポータルのプレビューを表示して、ポータルが実際にどのように表示されるかを確認できます。

ポータルのプレビューを表示するには

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［ポータル］ の順に移動します。
   
2. ポータル の設定画面で、右上にある ［ポータルのプレビュー］ をクリックします。
   
3. 表示されたプレビュー画面の上部にある ［ポータルユーザーの種類］ のドロップダウンから、プレビューを表示するポータルユーザーの種類を選択して、ポータルユーザーごとに表示内容を切り替えることが可能です。
   

メモ：
ポータルの設定が完了すると、ポータルの概要が表示されます。必要に応じて、後から 項目の権限 や ポータルで使用するタブ の設定を編集することもできます。また、新しい［ポータルユーザーの種類］を追加することも可能です（あらかじめライセンスの購入が必要です）。

ポータルユーザーのライセンスの購入

ポータルユーザーの初期設定の種類（連絡先）の他に、追加でポータルユーザーの種類を作成する場合、ポータルユーザーのライセンスを追加購入する必要があります。購入は、ポータルの設定画面、または、サブスクリプション管理画面から可能です。

ポータルの設定画面で、ポータルユーザーのライセンスを購入するには

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［ポータル］ の順に移動します。
   
2. 右上にある ［ユーザーの種類を作成する］ をクリックします。
   
3. ポータルユーザーの追加 画面で、必要な ポータルユーザー の人数を入力します。
   
4. ［決済する］ をクリックします。
   

サブスクリプション管理画面で、ポータルユーザーを購入するには

1. 画面の右上にある アカウントのプロフィール画像 をクリックし、アカウントのメニュー画面で ［サブスクリプション管理］ をクリックします。
   
2. サブスクリプション管理 画面で、 ［ユーザー／アドオンをアップグレードする］ をクリックします。
   
3. 必要なポータルユーザーの人数を選択し、 ［続ける］をクリックします。
   
4. ［決済する］ をクリックします。
   

ポータルの管理

ユーザーの個別招待

ポータルの作成が完了すると、ポータルユーザー（顧客や代理店など）を招待できるようになります。招待メールには、ポータルURLが記載されます。ポータルユーザーは、招待を承諾して、パスワードを設定するよう求められます。また、ポータルに最初にログインした際に、表示言語、日時形式、タイムゾーン、国などの基本情報を設定する必要があります。初期設定では、国と言語は、ポータルユーザーのブラウザーの情報に基づいて設定されます。それ以外の基本情報は、招待を送信したユーザーの地域情報に基づいて設定されます。基本情報の設定が完了すると、ポータルユーザーに利用が許可されたタブのポータルが表示されます。

招待メールを送信するには

1. 対象のタブに移動し、対象のデータを選択します（例：見込み客、連絡先、カスタムタブ）。
   
2. データの詳細 画面で右上にある ［…］ （その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから ［ポータルへの招待を送信する］ をクリックします。
   
3. ユーザーの種類を選択します。
   
4. 招待メールのテンプレートの言語を選択します。
   
5. ［招待する］をクリックします。
   

招待メールのテンプレートのカスタマイズ：

1. 言語の選択：画面上部にある言語の選択リストで言語を選択すると、該当の言語のテンプレートをカスタマイズして、保存できます。
   
   招待メールの送信画面で、テンプレートの言語を選択すると、該当の言語のテンプレートを使用した招待メールが送信されます。
   
   
2. 差出人／返信先のメールアドレスの設定：差出人や返信先のメールアドレスを指定できます。たとえば、差出人メールアドレスには「zylker@portal-support.com」、返信先メールアドレスには「pattrick-jones@portal-support.com」を設定することが可能です。
   
   

1. メールの件名への差し込み項目の挿入
   
2. メール本文への差し込み項目の挿入：メールの件名や本文に差し込み項目を挿入すると、受信者ごとに、個別の内容（項目値）を反映したメールを送信できます。
   
3. メール本文の書式の設定：メール本文の入力欄の上部にある書式ツールを利用すると、テキストのフォント、サイズ、文字飾り（太字／斜体／下線／取り消し線／上付き／下付き）、色、背景色、配置、インデント、段落番号／箇条書きなどを設定できます。また、画像、リンク、水平線を追加することもできます。
   
4. 承諾用のボタン／リンクのカスタマイズ：招待の承諾用のボタン／リンクの書式や配置などをカスタマイズできます。
   
   

メモ：

1. 招待メールの送信画面で言語を選択して招待メールを送信すると、メール内の初期設定の内容のみが自動で翻訳されます。初期設定から変更した内容は、自動で翻訳されないため、テンプレートのカスタマイズ画面から翻訳しておく必要があります。
2. ポータルのURLを削除すると、テンプレートを保存できなくなります。削除した場合は、テンプレートの編集画面で［初期状態にリセットする］をクリックすると、ポータルのURLを取得して再表示できます（ただし、テンプレートの内容はすべて初期状態にリセットされますのでご注意ください）。
   
3. メールアドレスの認証メールの場合は、承諾用のボタン／リンクの代わりに、メールアドレスの認証用のボタン／リンクをカスタマイズできます。
   

招待メール／認証メール／ようこそメールのテンプレートをカスタマイズするには 

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順にクリックします。
   
2. ポータルの一覧ページで、対象のポータルをクリックします。
   
3. ［設定］タブの画面が表示されます。
   
4. 右上の［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［メールテンプレートのカスタマイズ］にカーソルを重ねます。
   
   テンプレートをカスタマイズする対象として、［招待の承諾］（招待メール）、［メールアドレスの認証］（認証メール）、［ようこそメール］（登録のお礼メール）のいずれかを選択します。

ポータルユーザーの一括招待

ポータルを作成したタブから、［見込み客］／［連絡先］タブなどのデータに対して、ポータルへの招待メールを一括送信できます。たとえば、［見込み客］タブのデータに対するポータルを作成した場合、ポータルに見込み客を招待できます。

ポータルユーザーの招待メールの一括送信は、 ポータルの設定画面の［ユーザー］タブ で実行できます。タブをクリックすると、ポータルに招待したユーザーの一覧が表示されます（すでに招待済みの場合）。 

ポータルへの招待を一括送信するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. 対象のポータルをクリックし、［ユーザー］タブに移動します。
   
3. 画面の右上にある［ユーザーを招待する］をクリックします。
   
4. 表示されたタブのデータ一覧から対象データのチェックボックスを選択して、一覧の右上にある ［招待を送信する］ をクリックします。
   
5. 選択したデータに対してポータルへの招待を本当に送信するかどうかの確認画面が表示されます。ドロップダウンで招待メールの言語を選択してから、 ［招待を送信する］ をクリックします。
   

招待メールの一括送信が完了すると、画面右下に処理状況の通知画面が表示されます。こちらで、招待メールの送信完了数／失敗数を確認できます。送信に失敗した場合は、 ［失敗した招待を確認する］ をクリックすると、招待メールの送信に失敗した送信先（見込み客など）と、失敗の理由を確認できます。

メモ：

1. データの詳細ページでも、招待メールの送信を実行できます。招待メールを送信できるのは、ポータルユーザーとして招待する対象データにおいて、メールアドレス項目の値が登録されている場合のみです。 
   
2. 招待メールは7日間のみ有効です。
   
3. ポータルユーザーが新しいデータを作成した場合でも、作成したデータの担当者としてポータルユーザー自身を割り当てることはできません。代わりに、Zoho CRMの組織内ユーザーが担当者として割り当てられます。
   たとえば、Zoho CRMの組織内ユーザーであるラッセル・ブラウン（Russell Brown）さんが、ポータルユーザー（組織外ユーザー）として、連絡先であるセージ・ワイザー（Sage Weiser）さんを招待したとします。ポータルで、セージさんが連絡先データを作成した場合、該当のデータはZoho CRMに追加され、データの担当者としてラッセルさんが割り当てられます。
   

招待メール送信の失敗理由の確認

ポータルユーザーの招待メールの送信に失敗する原因はいくつかあります。招待メールの一括送信が完了すると、画面の右下に表示される処理状況の通知画面で、送信に失敗した人数を確認できます。

また、招待メールの送信に失敗した送信先（見込み客など）と、失敗の理由を確認できます。

よくある失敗理由は、次のとおりです。

1. 送信先のメールアドレスのドメインが、Zoho CRMの特権管理者のドメインと同じである：組織のメールアドレスと同じドメインが使用されているメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません（同じ組織の従業員など）。  
   
2. ポータルユーザーに対応するデータがZoho CRM内で承認待ち状態である：承認プロセスが適用中のデータはロックされているため、承認待ちのデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
   
3. ポータルユーザーに対応するデータがZoho CRM内でレビュー待ち状態である：レビュープロセスが適用中のデータはロックされているため、レビュー待ちのデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
   
4. 同意を確認できていない：GDPRコンプライアンス設定（個人情報保護法令の遵守のための設定）を有効にしている場合、同意を確認できていないデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
   
5. 送信先のメールアドレスに使用できない文字が含まれている：送信先のメールアドレスには、アルファベットの大文字／小文字、数字（0～9）、特殊文字（@ : _ +）のみを使用できます。これ以外の文字を使用したメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
   
6. 送信先のメールアドレスが迷惑メール（スパム）送信者として登録されている：迷惑メール（スパム）送信者として登録されているドメインのメールアドレスに対しては、招待メールを送信できません。
   
7. ポータルユーザー数が上限に達している：組織アカウントで招待可能なポータルユーザー数の上限に達している場合、招待メールは送信できません。
   
8. ポータルユーザーとして登録済みである：送信先のメールアドレスのデータが、ポータルユーザーとしてすでに登録されている場合、追加で招待メールを送信することはできません。
   
9. データが登録されていない：送信先のメールアドレスのデータがZoho CRMにおいて登録されていないか削除されている場合、招待できません。
   
10. タブへのアクセス権限がない：アクセス権限のないタブ内のデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
    
11. データへのアクセス権限がない：アクセス権限のないデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
    
12. データが［ごみ箱］にある：送信先のメールアドレスのデータが［ごみ箱］に移動されている場合、招待メールは送信できません。

ポータルユーザーのメールアドレスの変更

1. ［連絡先］、［見込み客］、［仕入先］などのタブに移動し、対象のポータルユーザーのデータの詳細ページを開きます。
   
2. 該当のポータルユーザーのメールアドレスを変更します。
   
3. ポータルのアクセス権の変更に関する確認画面で、［続ける］をクリックします。
   

メモ：

1. 認証済みのユーザーのメールアドレスを変更した場合、該当のユーザーの認証ステータスは、［未認証］に変更されます。また、変更後のメールアドレスに対して認証メールが送信されます。
   
2. その場合、該当のポータルユーザーは、認証メール内の認証用のボタンをクリックすると、変更後のメールアドレスが認証され、以前と同じパスワードでポータルにログインできるようになります。
   
3. 未認証のユーザーのメールアドレスを変更した場合、該当のユーザーの認証ステータスは［未認証］のまま変更されません。また、変更後のメールアドレスに対して認証メールが送信されます。
   
4. 無効になっているユーザーのメールアドレスを変更した場合、該当のユーザーが有効になった時点で、変更後のメールアドレスに対して新しい認証メールが送信されます。該当のユーザーは、認証メール内の認証用のボタンをクリックすると、変更後のメールアドレスが認証され、以前と同じパスワードでポータルにログインできるようになります。
     

ポータルユーザーの一覧の表示

ポータルに招待したすべてのポータルユーザーを表示するには、ポータルの設定画面の上部にある［ユーザー］タブに移動します。一覧の上部にあるフィルター（ドロップダウン）を利用すると、以下の条件を選択して、該当するユーザーのみを抽出して表示できます。

1. すべてのユーザー
   
2. 有効なユーザー
   
3. 認証済みのユーザー
   
4. 未認証のユーザー：
   
1. 招待が未承諾のユーザー：ポータルへの招待メールを承諾していないユーザー
   
2. ログインが保留中のユーザー：Zoho CRMでのメールアドレスの変更後に新しいメールアドレスを認証していないユーザー
   
5. 無効なユーザー：組織でポータルへのアクセス権が無効にされているユーザー
   

ポータルの設定画面で ［ユーザー］タブ を表示できるのは、ユーザー管理権限を持つZoho CRMユーザーのみです。 

ポータルユーザーの削除

ポータルから、ポータルユーザーを削除することも可能です。削除したユーザーは、ポータルにアクセスできなくなります。また、必要に応じて、再度招待することも可能です。

ポータルユーザーを削除するには

1. ポータルの設定ページで ［ユーザー］ タブに移動します。
   
2. 一覧から、削除するポータルユーザーのチェックボックスを選択します（フィルターを使用して特定のステータスのユーザーを絞り込んだり、検索欄でユーザー名を検索したりすることもできます）。
   
3. 画面右上の ［ユーザーを削除する］ をクリックします。
   表示された確認画面で、［ユーザーを削除する］をクリックします。

ポータルユーザーが追加した情報の表示

ポータルユーザーが追加したデータやメモなどの情報を、［フィード］タブや通知欄で確認できます。 

たとえば、Zoho CRMユーザーであるラッセル・ブラウン（Russell Brown）さんが、［連絡先］として登録されているセージ・ワイザー（Sage Weiser）さんをポータルに招待したとします。また、セージさんには、連絡先のデータの作成権限を許可したとします。セージさんがポータルで新しい連絡先を作成して保存すると、ラッセルさんはZoho CRM内の［連絡先］タブで該当のデータを確認できます。 

作成したデータの担当者は、初期設定でラッセルさんになりますのでご注意ください。 

データが更新されるたびに、［フィード］で通知されます。また、データにメモが追加されたときにも、［フィード］で通知されます。また、［フィード］上で、通知されたメモに対して返信することも可能です。 

通知を受け取るには、［フィード］の設定で、ポータルユーザーにアクセス権限を許可したタブを通知対象に設定する必要がありますのでご注意ください。 

手順としては、タブが並んでいる上部メニューの右端にある［…］（その他のタブ）をクリックし、 ［フィード］ をクリックします。フィード画面の左下にある ［フィード設定］ をクリックします。 通知対象のタブ のチェックボックスを選択し、 ［保存する］ をクリックします。

ポータルユーザーの種類の変更

ポータルユーザーについて、あるポータルユーザーの種類から、別のポータルユーザーの種類に変更する必要がある場合もあります。たとえば、［商品A］と［商品B］の見込み客向けに、商品別のポータルを作成したとします。ある見込み客の興味関心が［商品A］から［商品B］に変わった場合に、この顧客のポータルユーザーの種類を、［商品Aの見込み客］から［商品Bの見込み客］に簡単に変更できます。次の場所からポータルユーザーの種類を変更できます。

• データの詳細ページ ：画面右上の［…］（その他の操作）メニューから、［ポータルユーザーの設定］→［ポータルユーザーの種類を変更する］をクリックします。
  
• ポータルユーザーの一覧 ：複数のポータルユーザーについて、ポータルユーザーの種類を一括で変更する場合は、ポータル設定画面の［ユーザー］タブに移動し、ポータルユーザーの一覧から対象のポータルユーザーのチェックボックスを選択して、［ポータルユーザーの種類を変更する］をクリックします。
  
  
  
  
  

見込み客の変換

Zoho CRMでは、商談化などのタイミングで見込み客データを連絡先データに変換できます（連絡先データに変換することで、商談と関連付けてより細やかに管理できるようになります）。変換の処理は、手動またはワークフローなどの自動処理で実行できます。ここで、ポータルユーザーの種類を見込み客用に1つ、連絡先用に2つ作成し、Zoho CRM内の見込み客と連絡先をそれぞれのポータルに招待したとします。この場合、Zoho CRMで見込み客を連絡先に変換する際に、連絡先用のいずれか1つのポータルユーザーの種類を選択するよう求められます。

たとえば、見込み客のポータルユーザーの種類として［商品ＡとＢの見込み客］を作成し、見込み客を登録し、連絡先のポータルユーザーの種類として［商品Aの顧客］と［商品Bの顧客］の2つを作成したとします。この場合、Zoho CRM内で見込み客を連絡先に変換する場合、変換した連絡先のポータルユーザーの種類として［商品Aの顧客］または［商品Bの顧客］のいずれかを選択するよう求められます。

ユーザーの抽出と一括処理

ポータルの設定ページの［ユーザー］タブでは、フィルターを使用してステータスごとにユーザーを抽出し、一括処理を実行できます。

フィルターで抽出可能なユーザーのステータスと、実行可能な一括処理は、以下のとおりです。

1. 有効なユーザー： 無効化／削除
   
2. 認証済みのユーザー： ポータルユーザーの種類の変更（別のポータルへの移行）／削除
   
3. 未認証のユーザー： 再招待／ポータルユーザーの種類の変更／削除
   
4. 無効なユーザー： 有効化／ポータルユーザーの種類の変更／削除
   

ポータルユーザーの種類の削除

特定のポータルユーザーの種類を削除する必要がある場合があります。この場合、まず対象のポータルユーザーの種類が設定されているポータルユーザーを、別のポータルユーザーの種類に変更してから、対象のポータルユーザーの種類を削除します。削除前に、あらかじめ既存のポータルユーザーの種類を変更する必要がありますのでご注意ください。

なお、ポータルユーザーが登録されていない場合、該当の種類は、すぐに削除できます。

ポータルユーザーの種類を削除／変更するには

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［ポータル］ の順に移動します。
   
2. 一覧から、対象のポータルにカーソルを合わせ、表示された ごみ箱（削除） アイコンをクリックします。
   
3. 確認画面で、 ［移行して削除する］ をクリックします。
   
4. ドロップダウンから、既存のポータルユーザーの移行先とする ポータルユーザーの種類 を選択します。
   
5. ［はい、進めます］ をクリックします。
   

メモ：

1. ポータルユーザーの種類の表示名を変更する場合、 ポータルの設定 画面で、 ［編集］ リンクをクリックして［戻る］をクリックすると、表示名の入力欄が表示されます。こちらで表示名を編集できます。
   
2. 必要に応じて、ポータルに登録されているポータルユーザーを無効にすることが可能です。無効になったポータルユーザーはライセンスを使用しないため、代わりに別のポータルユーザーをポータルに招待できます。 
   

ポータルユーザーの種類の無効化

ポータルユーザーは、必要に応じていつでも無効にできます。

ポータルユーザーを無効にするには

1. ポータルユーザーの種類 を選択し、 ［ポータルユーザー］ をクリックします。
   
2. 表示された ポータルユーザーの一覧 画面で、切り替えスイッチを使用して、ポータルユーザーのステータスを無効に切り替えることができます。
   

ポータルユーザーのデータのプライバシーの管理

データ処理の法的根拠

データ管理者としてGDPR（EUの個人情報保護法令である一般データ保護規則）に準拠するには、法的根拠に基づいてデータを処理する必要があります。データ処理の法的根拠には、組織の要件と判断に基づいて、正当な利益／契約／法的義務／重要な利益／公共の利益／同意のいずれかを選択できます。データ処理の法的根拠として［同意］を使用する場合、Zoho CRMでは、ポータルユーザーが、Zoho CRMに保存されている自分のデータにアクセスし、個人情報を含むデータの処理に対して同意を行えるように設定が可能です。

ポータルユーザーのデータのプライバシー設定における留意事項は、次のとおりです。

• ［データのプライバシー］タブは、コンプライアンス設定が有効になっている場合にのみ、データに表示されます。
  
• ポータルユーザーは、データ処理の法的根拠が ［同意］ である場合には、自分のアカウントでデータ処理の法的根拠を確認できます。
  
• ポータルユーザーは、自分が追加した見込み客や連絡先の同意の詳細を更新することも可能です。
  
• ポータルユーザーは、ポータル内で自分の同意の詳細を更新できます。
  

データ主体の権利

GDPRに基づき、ポータルユーザーは自分の個人情報に関する特定の権利を有します。ポータルユーザーは、ポータルの［データのプライバシー］タブから、以下の権利に関する要求／申請を手動で追加できます。

• 削除する権利（忘れられる権利）
  
• 処理を中止する権利
  
• エクスポートする権利
  
• 修正する権利
  

また、ポータルユーザーは、自分がポータルに追加した連絡先や見込み客に代わって、ポータルに要求／申請を追加することもできます （関連情報： データ主体の権利 ）。