1. 自動車の販売／サービス業：自動車販売店で、顧客情報、販売した自動車の詳細、修理サービスの予定を管理したいとします。ポータルを活用することで、顧客自身がポータルで自分の情報を編集できるようになります。変更内容はZoho CRM内の該当データに自動で反映されます。また、顧客が車両の修理などのサービスを希望する場合には、ポータルを使用して詳細を入力できます。
   

1. 小売業：小売店において、Zoho CRMを使用して商品の売上や顧客に関する情報を管理しているとします。この場合、仕入先をポータルに招待することで、商品の在庫情報を効率よく管理することが可能です。ポータルに招待された仕入先は、商品の価格、在庫状況、連絡先情報、配送状況などのさまざまな情報を登録したり、編集したりすることが可能です。
   
   
2. 教育機関：学校などの教育機関でZoho CRMを使用して学生の情報を管理している場合、学生の情報を学校側で入力する代わりに、学生の保護者にポータルから入力してもらうことが可能です。これにより、保護者がポータルで直接、自分の子供（学生）の情報を追加／更新でき、評定や成績を確認できます。
   

1. 販売代理店：メーカーでZoho CRMを利用して、さまざまなステージの商談を管理しているとします。販売代理店各社との定期ミーティングでは、各社が対応する商談について話し合います。ただし、商談ごとの状況や複雑な取引条件などの情報を、個別に共有するには手間がかかります。そこで、販売代理店用のポータルを作成することで、各担当者が権限に基づいて、関連商談を表示し、データの詳細を追加／削除できるようにすることが可能です。
   

1. 人事業務：人事部において、Zoho CRMを使用して社内の従業員の情報を管理しているとします。この場合、組織の従業員をポータルに招待することで、従業員の各種申請を効率よく管理できます。従業員は、ポータルから各種申請を行ったり、自身の申請状況を確認したりすることが可能です。
   

1. ポータルユーザーグループの上限は、5件です。ポータルユーザーグループ（見込み客、連絡先、仕入先、カスタムタブ）において、招待可能なユーザー数の上限は1,000人です。 
   
2. ユーザーをさらに追加するには、ポータルユーザーのライセンスを購入する必要があります。ポータルユーザーのライセンスの購入に関する詳細については、support@zohocrm.comにお問い合わせください。
   

1. 関連付けられているデータの編集：ポータルユーザーは、許可された権限に応じて、他のユーザーによって追加され、自分に関連付けられているデータを編集できます。たとえば、ポータルユーザーは、自分に関連付けられている商談や取引先のデータの詳細を編集できます。 
   
   
2. データの詳細の編集：自分に関連付けられているデータの項目を編集できます（例：住所、電話番号、メールアドレスなど）。サブフォーム内の項目も対象です。

メモ：サブフォームの権限は、個別に設定する必要があります。親タブに対して適用されているポータルのタブの設定は、サブフォームには適用されません。 

1. 見込み客／連絡先に関連付けられているデータの複製：自分のデータに関連付けられている他のデータを複製したり、さらに詳細を追加したりすることが可能です。たとえば、ポータルユーザーが商談や見積書のデータを作成する場合、新しいデータを最初から作成するのではなく、自分に関連付けられている既存のデータをコピーして、必要な変更を行うことができます。 
   

試用版でのポータルの利用

1. 有料プランを購入せず、無料プランを利用する場合、ポータルのデータは30日後に削除されます。
   

ポータルの設定

ポータルの設定の主な手順は、以下のとおりです。

1. ポータルの作成
   
2. ポータルユーザーグループの作成
1. ユーザーグループの詳細の設定
2. ポータルで使用するタブの設定
   
3. 項目の権限の設定
   

初期設定では、ポータル名には組織名が使用されます。また、ポータル名に基づいて、ポータルURLが自動生成されます。ポータルユーザーは、このURLからポータルにアクセスできます。 

ポータルの作成

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. ポータルの一覧画面で、［利用を開始する］をクリックします。
   標準のポータル名の入力欄には、組織名が入力されます。
   
   
3. 必要に応じて、ポータル名を変更します。ポータル名がZoho CRMですでに使用されている場合、別の名前を入力します。なお、後からポータル名を変更することも可能です。
   
   
4. ポータルのURLが設定され、ポータル名が使用可能になります。［設定する］をクリックします。
   
   
5.  ポータルが作成されます。連絡先の招待を開始できます。後から招待を行うことも可能です。
   
   

次に、ポータルユーザーグループを作成し、項目や招待に関する権限を設定します。現在、招待に関する設定や、連絡先の電話番号宛てにポータルへの招待を送信できるのは、インドに拠点を置く組織のみです。

ポータルは一度設定すると、削除できなくなりますのでご注意ください。

メモ

1. 初回のポータルの作成時には、標準のポータルユーザーグループ（クライアントポータル）が自動で作成されます。このポータルユーザーグループは削除できません。ただし、このポータルユーザーグループのステータスを無効にすることは可能です。
   
   
2. 標準のポータルユーザーグループに加えて、さらに4件のポータルユーザーグループを作成できます。各グループに追加可能なユーザー数の上限は、1,000人です。ポータルユーザーをさらに追加するには、ライセンスを購入する必要があります。
   
3. 特権管理者のメールアドレスと同じドメインのメールアドレスを使用しているユーザー（例：従業員、パートナー）については、ポータルに招待する際に、標準のポータルユーザーグループ（クライアントポータル）を割り当てることができます。 
   
4. 招待を電話番号へ送信するには、SMS通知連携を有効にする必要があります。
   
1. 現在、招待の設定を変更したり、連絡先の電話番号宛てにポータルへの招待を送信したりできるのは、インドに拠点を置く組織のみです。
   
2. Zoho CRMとSMS（ショートメッセージ）を連携すると、インド国内の顧客に対してSMSで通知を送信できます。利用には、TRAI（インド電気通信規制庁）のDLT（分散型台帳技術）ポータルにおける利用登録が必要です。
   
3. 電話番号宛ての招待の送信機能は、今後すべての地域のユーザーに対して順次公開される予定です。
   
5. ポータルユーザーグループの招待の設定後に、ポータルにユーザーが追加されたり、ポータルのフォームが作成されたりすると、設定を変更できなくなります。変更を希望する場合は、support@zoho.comにお問い合わせください。
   

ポータルURLの編集

一度作成したポータルのURLの末尾の部分（ポータル名）は、後から変更できます。変更すると、ポータルユーザーが新しいURLを迷わず利用開始できるように通知が送信されます。

ポータルユーザーグループ

ポータルを作成した後、ポータルユーザーグループを設定します。ポータルユーザーグループとは、ポータルを通じてZoho CRMのタブのデータにアクセスするユーザーのグループ名です。ポータルユーザーグループを設定することで、ポータルにアクセス可能なユーザーを分類、管理することができます。

以下は、ポータルユーザーの種類とその利用目的の例です。

1. パートナー：見込み客情報の共有
   
2. 仕入先：在庫情報の確認
   
3. 学生：受講講座や出欠の管理
   
4. 患者：診断情報、処方箋、予約の管理
   
5. 代理店：商品の販売状況の共有
   

最初のポータルユーザーグループは、「顧客」である必要があります。 

ポータルユーザーグループの作成

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. ［ユーザーグループを作成する］をクリックします。
   
   

以下の手順をそれぞれ実行します。 

ユーザーグループの詳細の入力

ポータルのタブの設定

項目の権限の設定

ユーザーグループの詳細

1. ポータルユーザーグループの詳細を入力します。ポータルユーザーグループ名を入力します（例：サービス担当者、パートナーなど）。
   
2. ［基準タブ］の項目で、ポータルユーザーグループの基準タブを選択します。
   
   
3. ［その他のタブ］の項目で、ポータルユーザーグループに適用する関連タブ、共有タブ、Webタブを選択します。
   
   
4. ［ポータルの招待設定］のセクションにある招待の送信元の選択欄で、メールまたは電話のいずれかの招待方法を選択します。
   外部ユーザーをポータルに招待する方法として、メールまたは電話のいずれかを指定できます。メールと電話の招待の両方において、テンプレートを作成することが可能です。

   1. テンプレートを利用したポータルへの招待に関する詳細については、こちらをご参照ください。
      
   2. ポータルに関するSMSテンプレートを使用するには、DLT（分散型台帳技術）ポータルとZohoの承認が必要です。
      
5. ［関連項目］の項目で、メールアドレスまたは電話番号のデータが保存されている項目を選択します。ポータルの招待は、これらのメールアドレスまたは電話番号に対して送信されます。
   
   
6. ［次へ］をクリックします。
   

ポータルの招待設定に関する留意事項

1. 現在、ポータルユーザーが携帯電話番号を使用してログインしたり、SMS通知を受信したりできるのは、インドに拠点を置く組織のユーザーのみです。
   
2. SMS通知を送信するには、TRAI（インド電気通信規制庁）のDLT（分散型台帳技術）ポータルにおける利用登録が必要です。  また、ユーザーに招待を送信するにあたって、「+91」から始まる電話番号を利用する必要があります。
   
3. インドに拠点を置く顧客にSMSメッセージを送信するにあたって、TRAI（インド電気通信規制庁）によってDLT（分散型台帳技術）ポータルへの登録が義務付けられています。DLT（分散型台帳技術）ポータルに登録されている差出人IDを通じてのみ、ポータルの招待のSMSメッセージを送信できます。
   
4. SMS通知機能は、今後インド以外の国でも利用可能になる予定です。
   

招待を電話番号へ送信するには、SMS通知連携を有効にする必要があります。ポータルに関するSMSメッセージを送信すると、SMS通知連携のクレジットが消費されます。

ポータルのタブの設定

ポータルユーザーグループを設定した後、ポータルユーザーに対してアクセスを許可するデータの種類を設定します。

この設定に関連する主な用語は、以下のとおりです。

1. レイアウト：基準タブまたは関連タブにおいてポータルユーザーに対してアクセスを許可する、レイアウトまたはウィザードを選択します。
2. 権限：タブ内のデータに関して、ポータルユーザーに対して許可する権限を設定します。ポータルユーザーは、許可された権限に基づいて、データを操作できるようになります。たとえば、あるタブのデータに対しては表示と編集の権限を許可し、別のタブのデータに対しては表示のみの権限を許可するといった設定が可能です。ポータルユーザーに許可する操作権限として、［自分のデータ］の［表示］／［作成］／［編集］／［削除］、または［共有されたデータ］の［編集（共有データ）］のいずれかを選択します。なお、［編集（共有データ）］の権限を設定すると、Zoho CRMのユーザー（営業担当者など、組織内のユーザー）が追加したデータを、ポータルユーザー（顧客など、組織外のユーザー）が編集できるようになりますのでご注意ください。 
3. 関連付け項目と条件：関連タブと基準タブのデータを関連付けて、タブ間の参照関係を設定します。設定するにあたって、ルックアップ項目または複数選択ルックアップ項目を選択します。これにより、ポータルユーザーは、自身に関連する基準タブのデータに加えて、関連タブのデータも表示できるようになります。
   また、条件を設定し、ポータルユーザーに応じて表示するデータを変更することも可能です。条件を設定する際には、以下の2種類の方法があります。関連タブのデータについて、ポータルユーザーに対して表示する範囲を設定するにあたって、ルックアップ項目による関連付けと条件の指定の両方の設定を組み合わせることができます。
1. 特定の値をもとに条件を指定する：特定の値（固定値）に基づいた条件を設定できます。たとえば、会員の継続年数が6年以上のポータルユーザーに対して、対象の関連タブのデータを表示したいとします。この場合、以下のように条件を設定することで、該当のデータをポータルで表示できます。
   ［継続年数］>=［6］
   
2. 項目の値をもとに条件を指定する：基準タブや関連タブ内の項目の値に基づいた条件を設定できます。たとえば、基準タブである［連絡先］タブの項目［配送状況］の値が、関連タブである［倉庫］タブの項目［配送状況］の値と異なる場合、ポータルユーザーに対して関連タブの［倉庫］タブの方の値を表示したいとします。この場合、以下のように条件を設定することで、該当のデータをポータルで表示できます。
   
   ［配送状況］（［倉庫］タブ）［次の値と等しくない］［配送状況］（［連絡先］タブ）
   
   
4. 表示方法の種類：タブのデータの表示方法として、一覧表示またはキャンバス表示のいずれかを選択します。
   

ポータルユーザーグループを設定するには、以下の手順を実行します。

手順1：基準タブの設定

基準タブでは、ポータルユーザーに対して表示権限が標準で付与されます。必要に応じて、データの作成／編集／削除などのその他の権限を許可することも可能です。これらの権限の設定は、関連タブについても行うことができます。また、ポータルユーザーに対してアクセスを許可するレイアウト／ウィザードを指定することも可能です。さらに、ポータルユーザーに応じて表示するデータの範囲を限定する（絞り込む）ように条件を設定することもできます。

手順2：関連タブの設定

ポータルユーザーに対してアクセスを許可する関連タブを設定できます。関連タブは複数設定することも可能です。

まとめ：

1. 手順1で設定した基準タブのデータは、関連タブとの関連付け（参照関係）の設定内容にかかわらず、ポータルユーザーに対して常に表示されます。
2. ルックアップ項目を通じて関連タブを設定した場合、該当の項目を通じて関連付けられているデータが、ポータルユーザーに対して表示されます。
3. 関連タブにおいて表示するデータの範囲に関する条件を設定した場合、条件に該当するデータのみが、ポータルユーザーに対して表示されます。
4. ルックアップ項目を通じて関連タブを設定し、かつ表示するデータの範囲に関する条件を設定した場合、ルックアップ項目を通じて関連付けられていて、かつ条件に該当するデータが、ポータルユーザーに対して表示されます。

手順3：共有タブの設定

データ共有設定で［組織内共有］に設定されているタブ（共有タブ）のデータを、ポータルユーザーに対して表示するように設定できます。共有タブの一覧から、ポータルユーザーに対して表示するタブを選択できます。なお、ポータルユーザーには、タブ内のデータに対する ［表示のみ］ 権限のみが許可されます。

たとえば、ポータルユーザーが各種書類タブ内のデータに商品データを関連付けることができるようにするには、［商品］タブをポータルユーザーに共有する必要があります。

手順4：Webタブ

ポータルに表示するタブを選択します。ポータルユーザーに対して、こちらで選択したWebタブへのアクセスを許可します。初期設定では、Webタブには［表示］権限が設定されています。

手順5：［次へ］をクリックします。

項目の権限

［項目の権限］の設定画面には、［ポータルで使用するタブ］の設定で選択した関連タブが、一覧表示されます。こちらで、ポータルユーザーに利用を許可する項目を選択できます。また、項目を表示専用に設定し、ポータルユーザーによる編集を制限することも可能です。なお、Zoho CRM内で必須項目に設定されている項目は、ポータルでも必須項目として表示されます。また、サブフォーム内の項目も設定可能です。

たとえば、［商品］タブの［単価］項目を選択した場合のみ、ポータルに商品の価格が表示されます。  

項目の権限を設定するには

1. ［項目の権限］画面で、ポータルユーザーに対して表示する項目のチェックボックスを選択します。
2. 必要に応じて、［表示専用］のチェックボックスにチェックを入れます。
3. ［保存して次へ］をクリックし、次のタブの項目の権限設定に移動します。
   
   
   
   項目の権限は、タブ単位で設定できます。レイアウト単位の設定ではありません。
   
4. すべてのタブとレイアウトに関して、上記の手順を繰り返します。
   
5. 親タブにサブフォームが含まれている場合、該当のサブフォームを選択して権限を設定します。
   
6. ［完了する］をクリックして、すべての詳細を保存します。

ポータルのプレビューの表示

ポータルのプレビューの表示

ポータルの設定が完了したら、ポータルのプレビューを表示して、ポータルが実際にどのように表示されるかを確認できます。

ポータルのプレビューを表示するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. ポータルの設定画面で、右上にある［ポータルのプレビュー］をクリックします。
   
3. 表示されたプレビュー画面の上部にある［ポータルユーザーグループ］のドロップダウンから、対象のポータルユーザーグループを選択します。
   

メモ
ポータルのタブの設定が完了すると、ポータルの概要を表示できます。必要に応じて、後からポータルのタブの設定や項目の権限を編集することが可能です。

ポータルユーザーグループに関する各種操作

ポータルへの招待

フォームを通じたユーザーの招待／登録方法に関する詳細は、こちらをご参照ください。

グループへのユーザーの個別招待

ポータルの作成が完了すると、ポータルユーザー（例：顧客、代理店など）を招待できるようになります。招待メールには、ポータルのURLが記載されています。ポータルユーザーは、招待の承諾とパスワードの設定が求められます。その後、ポータルで表示言語、日時形式、タイムゾーン、国などの基本情報を設定する必要があります。初期設定では、招待を送信したZoho CRMユーザーの登録情報が事前入力されます。なお、国と言語については、ポータルユーザーのブラウザー情報をもとに設定されます。設定が完了すると、アクセスが許可されているタブのポータルが表示されます。

招待メールを送信するには

1. 対象のタブに移動し、対象のデータを選択します（例：見込み客、連絡先、カスタムタブ）。
   
2. データの詳細ページで［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから［ポータルへの招待を送信する］をクリックします。
   
   
3. ポータルユーザーグループを選択します。
   
   
4. 招待メールに使用するテンプレートの言語を選択します。
   
5. ［招待する］をクリックします。
   
   

グループへのユーザーの一括招待

ポータルを作成したタブから、［見込み客］タブや［連絡先］タブなどのデータに対してポータルへの招待メールを一括送信できます。たとえば、［見込み客］タブのポータルを作成した場合、作成したポータルに見込み客を招待することが可能です。一括招待メールの宛先として選択できるのは、有効なメールアドレスを持ち、かつどのポータルにも招待されていないユーザーです。

ポータルへの招待を一括送信するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. 対象のポータルをクリックし、［ユーザー］タブに移動します。
   
3. ［ユーザーを招待する］をクリックします。
   
   
   
   
4. 表示されたタブのデータ一覧から対象データのチェックボックスを選択して、一覧の右上にある［招待を送信する］をクリックします。
   
   
5. テンプレートの言語を選択して、［招待を送信する］をクリックします。
   
   

送信後、ポータルの処理のステータス画面で、招待を受信した／しなかったユーザー数を確認できます。また、招待メールの送信に失敗した原因を確認することも可能です。

メモ

1. 招待メールの有効期限は7日間です。
   
2. ポータルユーザーが新しいデータを作成した場合でも、作成したデータの担当者としてポータルユーザー自身を割り当てることはできません。代わりに、Zoho CRMの組織内ユーザーが担当者として割り当てられます。
   たとえば、Zoho CRMの組織内ユーザーである山田さんが、連絡先である木村さんをポータルユーザー（組織外ユーザー）として招待したとします。木村さんがポータルで連絡先のデータを作成した場合、該当のデータはZoho CRMに追加され、データの担当者として山田さんが割り当てられます。
   
   

招待メールの送信に失敗した原因の確認

ポータルユーザーの招待メールの送信に失敗する原因はいくつかあります。招待メールの一括送信が完了すると、画面の右下に表示される処理状況の通知画面で、送信に失敗した人数を確認できます。

［失敗した招待を確認する］をクリックすると、招待メールの送信に失敗した送信先と、失敗の原因を確認できます。 

失敗の主な原因は、次のとおりです。

1. ポータルユーザーがZoho CRM内で承認待ち状態である：承認プロセスが適用中のデータはロックされているため、承認待ちのデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
2. ポータルユーザーがZoho CRM内でレビュー待ち状態である：レビュープロセスが適用中のデータはロックされているため、レビュー待ちのデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
3. 同意を確認できていない：GDPRコンプライアンス設定を有効にしている場合、同意を確認できていないデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
4. 送信先のメールアドレスに使用できない文字が含まれている：送信先のメールアドレスには、アルファベットの大文字／小文字、数字（0～9）、アットマーク（@）、ピリオド（.）、ハイフン（-）、アンダースコア（_）、プラス（+）のみ使用できます。これ以外の文字が使用されているメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
5. 送信先のメールアドレスが迷惑メール（スパム）送信者として登録されている：迷惑メール（スパム）送信者として登録されているドメインのメールアドレスに対しては、招待メールを送信できません。
6. ポータルユーザー数が上限に達している：組織アカウントで招待可能なポータルユーザー数の上限に達している場合、招待メールを送信できません。
7. ポータルユーザーとして登録済みである：送信先のメールアドレスのユーザーがすでにポータルユーザーとして登録されている場合、招待メールを送信できません。
8. データが登録されていない：送信先のメールアドレスのユーザーがZoho CRMにおいて登録されていないか削除されている場合、招待できません。
9. タブへのアクセス権限がない：アクセス権限のないタブ内のデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
10. データへのアクセス権限がない：アクセス権限のないデータのメールアドレス宛てには、招待メールを送信できません。
11. データが［ごみ箱］にある：送信先のメールアドレスのデータが［ごみ箱］に移動されている場合、招待メールを送信できません。

招待の各種設定の編集

ユーザーグループにポータルのフォームやユーザーが追加されていない場合に限り、招待の各種設定を編集できます。

招待の各種設定を編集するには

1. ［設定］→［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. ユーザーグループを選択します。
   
3. 画面右上の編集アイコンをクリックします。
   
   
4. 各種設定の変更後、［完了する］をクリックします。