標準の電話連携の使用

標準の電話連携の使用

標準の電話連携の設定の完了後、電話設定のカスタマイズ、対応可否の設定、通話の発信、着信通話への応答、会話中の通話の表示、フォローアップ活動の追加を行うことができます。

対応可否の設定 

ユーザーは、自分の対応可否のステータスを オンライン または オフライン に設定できます。オフライン時の着信については、ボイスメールに振り分けるか、発信者に対応不可のメッセージを通知するか設定が可能です。

ユーザーの対応可否を設定するには
  1. CRMの画面右下にある [電話] アイコンをクリックします。
  2. 着信時に対応可能であれば、 [オンライン] 、対応不可であれば [オフライン] を選択します。



設定

各ユーザーは、通話の発信方法や発信者番号を設定することができます。通話の接続方法は、 ブラウザー または 電話番号 から選択します。また、 発信者番号 も設定できます。
  1. [ブラウザー] を選択すると、通話はブラウザーから直接行われます。
  2. [電話番号] を選択すると、通話は指定された電話番号を通じて行われます。電話番号は、利用者の地域の固定電話または携帯電話です。

発信方法を設定するには
  1. CRMの画面右下にある [電話] アイコンをクリックして、 [設定] を選択します。
  2. [発信方法] 一覧から [ブラウザー] または [電話番号] を選択します。



     [電話番号]を選択した場合、通話に接続するための電話番号を入力します。



カスタム発信者番号の管理

ユーザーが、カスタム発信者番号を有効にした場合、発信元の電話番号は非表示になり、代替の番号が表示されます。実際の発信番号を公開したくない場合や、折り返し用の電話番号を設定したい場合に、その番号を発信者番号として設定しておくと便利です。 

たとえば、顧客に営業電話をかけるチーム(営業チーム)と、問い合わせの電話を受けるチーム(サポートチーム)が別々であるとします。カスタム発信者番号を有効にすることで、営業チームを含むすべての発信においてサポートチームの電話番号が表示されます。顧客から折り返しがあった場合、サポートチームに通話が転送されます。 

発信者番号の設定を有効にするには
  1. [設定]→[チャネル]→[電話連携]→[インストール済み]→[標準]→[詳細]の順に移動します。
  2. 標準の電話連携の設定画面で、[電話連携ユーザー]のタブをクリックします。
  3. 対象のユーザーにカーソルを重ね、[…](その他)アイコンをクリックします。
  4. [電話連携ユーザーを編集する]を選択します。
  5. 電話連携のユーザーの編集画面で、[カスタム発信者番号の追加を許可する]チェックボックスを選択して、設定を有効にします。
  6. [保存する]をクリックします。

発信者番号を追加するには
  1. CRM画面右下の [電話] アイコンをクリックし、 [設定] を選択します。 



  2. [設定] ページで、 [新しい発信者番号] を選択します。 



  3. [発信者番号の追加] ページで、国番号をつけて電話番号を追加し、 [認証する] をクリックします。 



  4. 自動通話がかかってきますので応答します。通話の音声の指示に従い、ページに表示される6桁の認証コードを入力することで、電話番号を認証できます。 



メモ:
  1. 発信者番号には、任意の電話番号を追加できます。
  1. 複数の発信者番号を追加した場合、発信するたびに発信者番号を選択する必要があります。
  1. 発信者番号の設定機能を有効にするには、電話番号を認証する必要があります。
  1. 着信(折り返し)通話は、ご利用の電話サービスを通じて振り分けられます。
  1. Zoho経由で着信する場合は、電話サービスの事業者に連絡して、Zoho CRMで購入した番号に通話を転送してもらう必要があります。または、 こちらからお問い合わせ ください。 

発信

ユーザーは、見込み客や連絡先の詳細ページに表示されている電話番号から通話を発信できます。また、発信用のウィンドウ(ダイヤルパッド)を使用して通話を発信することもできます。

データの詳細ページから通話を発信するには
  1. 対象のデータの詳細ページに移動します。
  2. データの詳細ページの電話番号や携帯電話番号の横にある 電話 アイコンをクリックします。 




発信用のウィンドウ(ダイヤルパッド)を使用して通話を発信するには
  1. CRM画面の右下にある 通話(ダイヤル) アイコンをクリックします。
  2. 番号をダイヤルし、通話ボタンを押します。 


着信

CRMに登録されている連絡先から着信があると、連絡先の概要が表示されます。
CRM内で通話に応答すると、以下の操作を実行できます: 
  1. 通話を保留、再開、ミュートする。
  1. 通話の内容や詳細を記録する。
  1. 通話を終了する。
なお、Zoho CRMで着信情報をポップアップ表示するかしないかは、選択することが可能です。 



進行中の通話の表示

組織内で進行中のすべての通話を表示できます。通話の情報として、発信者の電話番号や通話時間などが表示されます。




進行中の通話を表示するには

  1. Zoho CRMの下部にある [電話] アイコンをクリックします。
  2. [進行中の通話を表示する] をクリックします。




対応待ちの通話の一覧(キュー)の表示

対応待ちの通話の管理機能を有効にしている場合、

対応待ち(待機中)の通話 を一目で確認できます。対応待ちの通話の情報には、電話番号や待ち時間などの詳細が表示されます。


           

対応待ちの通話の一覧(キュー)を表示するには

  1. Zoho CRMの下部にある [電話] アイコンをクリックします。
  2. [対応待ちの通話を表示する] をクリックします。





対応待ちの通話の一覧(キュー)から通話に応答するには
  1. 発信者の名前/電話番号の隣に表示されているその他(…)メニューをクリックします。
  2. [通話に応答する]をクリックします。

メモ:他の通話に対応していない場合にのみ、通話に応答できます。

フォローアップ活動  

通話が終わるたびに、 通話の終了ウィンドウからフォローアップの通話やタスクを追加できます。これらは自動的に該当のデータに関連付けられます。 



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