Zoho CRMにおける標準の電話連携の設定
このページは、主に管理者向けのヘルプです。Zoho CRMの標準の電話連携機能の設定方法について説明します。
標準の電話連携では、中国への通話発信はできません。
Zoho CRMには、標準の電話連携機能が用意されています。簡単に設定して、すぐに通話の発着信、履歴情報の管理、通話の録音など、さまざまな機能を利用することができます。
以下では、Zoho CRMの標準の電話連携機能の設定方法について説明します。
利用条件
管理者権限を持つユーザーが、この連携機能を設定できます。
標準の電話連携機能の設定
Zoho CRMの標準の電話連携機能では、通信基盤のサービスとしてTwilioが使用されています。
標準の電話連携機能を設定するにあたって、実施する主な手順は以下のとおりです。
標準の電話連携機能を設定するにあたって、実施する主な手順は以下のとおりです。
- 電話番号の購入
- ユーザーの追加、発信通話の設定
- 着信通話の割り当て設定
手順1：電話番号の購入
管理者は、はじめに電話番号を購入する必要があります。電話番号を購入するにあたって、以下の情報を入力する必要があります。
- 国
- 地域
- 電話番号の種類（地域、携帯電話、フリーダイヤル）
上記の内容によって、電話番号の料金が決定します。
電話番号の料金に関する詳細については、こちらをご参照ください。
電話番号を購入するには
- ［設定］→［チャネル］→［電話連携］の順に移動します。
- 設定方法の画面で、［設定する］をクリックします。
- 設定画面で、［番号を購入する］をクリックします。
- 番号の購入画面で、以下の手順を実施します。
- 国を選択します。
- 番号の種類を選択します。［地域］、［携帯電話］、［フリーダイヤル］のいずれかを選択できます。選択した国によっては、選択できない種類もありますのでご注意ください。
- 選択した番号の種類に応じて、地域を選択するか、住所を入力します。
- ［使用できる電話番号］の一覧から番号を選択し、［次へ］をクリックします。
- 購入情報を確認し、［続ける］をクリックします。
- 購入の確認画面で、［番号を購入する］をクリックします。
メモ
- 1件の組織において、複数の電話番号を購入して利用することができます。電話番号の購入金額や利用料は、毎月まとめて請求されます。
- 電話番号の購入、通話の発信、録音データの容量のアップグレードなど、標準の電話連携の利用に関する料金はすべて、クレジット単位で請求されます。
- 1クレジットは1USドルです。クレジットの購入価格は、利用者の地域の通貨に換算されます。料金に関する詳細については、こちらをクリックしてください。
- 標準の電話連携機能の利用を開始するには、あらかじめ管理者がクレジットを購入する必要があります。電話番号を購入したり、通話を発信したりすると、組織のZoho Walletからクレジットが差し引かれます。必要に応じて、クレジットの自動チャージを設定することもできます。
- クレジットの残数は、標準の電話連携機能の画面から確認できます。
手順2：ユーザーの追加、発信通話の設定
クレジットを利用して電話番号を購入すると、標準の電話連携の画面にアクセスできるようになります。こちらの画面のタブでは、クレジットの利用状況や電話連携機能の設定など、さまざまな内容を確認できます。
標準の電話連携機能の画面からアクセスできるタブは、以下のとおりです。
- 電話連携機能のプランの詳細：クレジットやデータ容量を管理できます。こちらで行える操作や確認できる内容は、以下のとおりです。
- クレジットの追加購入、自動チャージの設定
- クレジットの利用状況の確認
- クレジットの購入履歴の表示
- 録音データの容量の利用状況の確認、録音データの容量のプランの管理
- 電話番号：購入したすべての電話番号を確認できます。こちらの画面から電話番号を追加／削除したり、自動化処理に関連付けたりすることが可能です。
- 通話フロー：通話フローとは、着信通話の対応方法に関するプロセスを表します。このタブでは、組織で設定されている通話フローの一覧を確認できます。また、通話フローを作成、編集、削除することも可能です。
- 電話連携のユーザー：こちらでは、電話連携機能を利用するユーザーを管理できます。ユーザーを追加したり、削除したりすることが可能です。また、グループごとにフィルターを適用することもできます。
- 電話連携のグループ：電話連携機能を利用するユーザーを、グループにまとめることができます。ユーザーを管理したり、着信通話を割り当てたりするのに役立ちます。このタブでは、グループを管理することが可能です。
- 通話の履歴：通話の着信、発信、不在着信の一覧を確認できます。また、一覧をCSV形式のファイルでダウンロードすることも可能です。
以下では、ユーザーを追加する手順について説明します。この手順では、ユーザーを追加する際に、どの番号を使用して発信できるようにするかを設定します。なお、1件の電話番号に関連付けることができるユーザー数に制限はありません。
メモ：発信時に電話番号を表示したくない場合は、カスタム発信者番号を使用することで、実際の番号を非表示にすることができます。見込み客や顧客から折り返しの電話があった場合、専用のサポート番号に転送されるようにすることが可能です。電話連携機能のユーザーを追加するには
- 標準の電話連携の設定画面で、［電話連携のユーザー］タブをクリックします。
- ［ユーザーを追加する］をクリックします。
- ユーザーの追加画面で、ユーザーを選択します。
- 対象のユーザーを電話連携のグループに追加する場合は、ドロップダウンからグループを選択します。
- 対象のユーザーが通話を発信できるようにするには、［発信通話を許可する］のチェックボックスにチェックを入れます。
- 対象のユーザーの通話を録音するには、［このユーザーの発信通話を録音する］のチェックボックスにチェックを入れます。
- このユーザーの発信者番号を選択します。
- 対象のユーザーに対してカスタム発信者番号の追加を許可するには、［カスタム発信者番号の追加を許可する］のチェックボックスにチェックを入れます。
- ［保存する］をクリックします。
以上で、ユーザーが追加されます。ユーザーをさらに追加するには、同じ手順を繰り返します。
手順3：着信通話の割り当て設定
電話番号宛てに着信があると、通話フローに基づいてチームの担当者に通話が自動で割り当てられます。通話フローでは、着信時の通話への対応方法を詳細に設定できます。通話の待機待ち時間を設定したり、通話の割り当て先を指定したり、発信者に対してメッセージを読み上げたりすることが可能です。通話フローに関する詳細については、こちらをご参照ください。
電話番号が通話フローに関連付けられていない場合、該当の電話番号宛ての着信通話は拒否されます。
通話フローを作成するには
- 標準の電話連携の設定画面で、［通話フロー］タブをクリックします。
- ［通話フローを作成する］をクリックします。
- 通話フローの作成画面で、通話フローの名前と説明を入力します。
- ドロップダウンから、関連付けられている電話番号を選択します。選択した電話番号宛ての着信通話に対して、この通話フローが適用されます。
- ［次へ］をクリックします。
- 通話フローの設計画面が表示されます。こちらの画面で、着信通話の対応方法を設定します。
- 画面左側のメニューから状態をドラッグ＆ドロップし、内容を設定して他の状態と接続します。状態の設定方法については、該当のヘルプをご参照ください。
- ［公開する］をクリックします。
通話フローが有効になります。
メモ
- ［下書きとして保存する］をクリックすると、作成中の通話フローを下書きとして保存できます。
- すでに通話フローを公開している場合、通話フローの設計画面内のタブを切り替えることで、下書きと公開中のバージョンを比較できます。
- 通話フローを無効にするには、［通話フロー］タブのステータスの切り替えボタンを操作します。
手順4：ブロックリストの作成
特定の電話番号からの通話をブロックするには、ブロックリストを作成する必要があります。
作成するには、以下の手順を実行します。
［設定］→［チャネル］→［電話連携］→［設定を表示する］→［インストール済み］→［Built-in］（標準）→［詳細］の順に移動します。
標準の電話連携のページで、［電話連携のグループ］タブをクリックします。
［ブロックリストを作成する］を選択します。
作成後、リストに電話番号を追加できるようになります。
- 電話連携の概要：Zoho CRMの電話連携の概要に関するヘルプです。
- 標準の電話連携の管理：標準の電話連携の管理方法に関する、管理者向けのヘルプです。
- 標準の電話連携の利用：標準の電話連携の利用方法に関する、一般ユーザー向けのヘルプです。
- 通話に関するワークフロー：ワークフローを利用した通話の自動化処理に関する、管理者向けのヘルプです。
- 通話分析：顧客の声分析のダッシュボードを利用した、通話データの分析に関するヘルプです。
- Ziaの通話機能：通話データのテキスト変換や感情分析など、Ziaの通話機能に関するヘルプです。