Android用Zoho CRMモバイルアプリでのチームタブの管理

Android用Zoho CRMモバイルアプリでのチームタブの管理

Zoho CRMでは、タブと呼ばれる場所にデータを種類別に保存、管理します。主なタブの例は、以下のとおりです。
  1. ［見込み客］タブ：潜在顧客に関するデータを保存、管理します。
  2. ［連絡先］タブ：顧客に関するデータを保存、管理します。
  3. ［商談］タブ：取引に関するデータを保存、管理します。
各タブには特定のデータが保存されています。必要に応じて、タブをカスタマイズすることも可能です。
   

Zoho CRMのタブの種類 

Zoho CRMには、以下の2種類のタブが用意されています。

 1.組織タブ 

Zoho CRMの組織全体で利用できる標準タブ、カスタムタブです。主な例は、以下のとおりです。
  1. 見込み客
  2. 連絡先
  3. 取引先
  4. 商談
通常、すべてのユーザーはこれらのタブにアクセスできます。

 2.チームタブ

チームタブとは、チームで特定のデータを管理、保存するためのタブです。組織タブとは異なり、チーム専用のタブとして利用できます。

組織タブを管理するのがZoho CRMの管理者であるのに対して、チームタブを管理するのはチームタブの管理者です。

メモ
メモ：チームタブとユーザーの管理は、Zoho CRMのWebアプリから行う必要があります。

チームタブの役職 

チームタブには、標準の役職が用意されています。チームタブの役職の種類と各役職の行える操作は、以下の表のとおりです。
 
 
役職
 
行える操作
 
管理者
データの表示、作成、編集、削除。ユーザーの管理。
マネージャー
 
すべてのチームのデータの表示、作成、編集、削除。
メンバー
すべてのデータの表示。自身のデータの作成、編集、削除。
 
参加者
自身のデータの表示、作成、編集、削除。
申請者
［自分の申請］タブでの申請の作成、確認。チームタブに直接アクセスすることはできません。
 

チームタブを利用するメリット 

チームタブを利用することで、組織の業務プロセスの効率化を図ることができます。チームタブを利用する主なメリットは、以下のとおりです。
  1. Zoho CRM内でのチームの業務プロセスの実施
  2. チームのユーザー間での円滑な共同作業
  3. 役職の設定によるデータへのアクセスの制限  
利用例
以下では、チームタブの利用例について説明します。
食品配送サービスを提供する組織があるとします。この組織では、拠点から半径20kmの地域に食品を配送しています。食品の注文は電話、Webサイト、WhatsAppで受け付けていて、Zoho CRMのWebアプリとモバイルアプリを利用して業務プロセスを管理しています。

 
注文の管理方法 

この組織では、Zoho CRMを利用して注文の受付から配送までを管理しています。組織の各チームによる業務プロセスの主な流れは、以下のとおりです。
  1. 受付チームは、Zoho CRMを通じて注文を受け付けます。
  2. 在庫チームは、メッセージ、通話、対面のいずれかの方法で注文について連絡を受けます。
  3. 在庫チームは、表計算シートをもとに食品のピックアップ、梱包、配送手配の状況を管理します。
  4. 配送手配の完了後、在庫チームは受付チームにその旨を知らせます。
  5. 受付チームは、配送チームに注文について知らせます。
  6. 配送チームは、食品を配送します。この際、注文の対応、管理は他のチームとは個別に行います。
 

課題 

  1. チーム間での連絡を通話やチャットで行うことにより、注文の対応プロセスに遅れが生じる。
  2. 在庫チームと配送チームが、Zoho CRM以外のツールで注文を管理している。
  3. 受付チームは、注文のステータスをリアルタイムで確認できない。
  4. 連絡ミスや注文ミスが発生する。
 
これらの課題を解決することで、チーム間での情報共有を円滑に行い、業務プロセスの効率化を図ることができます。このような場合に、Zoho CRMのチームタブが役立ちます。
 

解決方法 

  1. 在庫チームと配送チーム用にチームタブを作成します。
  2. 両方のチームタブに受付チームの担当者を申請者として追加します。受付チームの担当者は、申請者として注文を各チームに割り当てることができるようになります。
  3. また、受付チームの担当者は［申請者］タブから注文の進捗状況を確認することが可能です。
 
在庫チームが配送手配を完了すると、受付チームの担当者は配送チームに配送を申請します。
 
上記の例におけるチームタブを利用した業務プロセスの主な流れは、以下のとおりです。

 

結果

  1. 注文の流れを明確にし、把握しやすくすることができます。
  2. 受付チームの担当者は、注文の対応状況をリアルタイムで把握することが可能です。
  3. 各チームは、通話やメッセージでやりとりを行う手間を省くことができます。
  4. 注文の受付から納品までの業務プロセスを迅速に進めることが可能です。
  5. 連絡ミスや注文ミスを防ぐことができます。

 Android用Zoho CRMモバイルアプリでのチームタブの各種操作 

Zoho CRMのモバイルアプリでは、標準タブと同様にチームタブにアクセスできます。タブの管理者として追加されているユーザーは、モバイルアプリから該当のタブを表示することが可能です。

チームタブにアクセスするには 

  1. Android用Zoho CRMモバイルアプリを開きます。
  2. 画面右下の詳細表示アイコンをタップします。
  3. 一覧から対象のチームタブを選択します。

メモ
メモ
  1. 該当のタブを表示するには、適切なチームスペースに切り替える必要があります。
  2. チームタブがメニューバーに追加されている場合、メニューバーから直接アクセスできます。
  3. チームタブには、と表示されます。

申請 

Zoho CRMのWebアプリでチームタブの申請者として追加されたユーザーは、モバイルアプリから申請を直接行うことができます。

申請者は、［自分の申請］タブから申請を作成したり、申請の進捗状況を確認したりすることが可能です。

上記の例の場合、申請者として追加されている受付チームの担当者は、在庫チームに食品の配送準備を行うように申請を行うことができます。

なお、申請の進捗状況を確認するには権限が必要です。
 

申請を作成するには 

  1. 詳細表示アイコンをタップします。
  2. 自分の申請アイコンをタップします。
  3. 申請を作成するチームタブを選択します。
  4. ［+］をタップします。
  5. 詳細を入力します。
  6. 申請を保存します。