詳細フィルターの使用

詳細フィルターの使用

詳細フィルターは、時間をかけずに貴重な営業情報を抽出できる強力な検索ツールです。このツールを使用しないと、情報の検索にさらに時間がかかる可能性があります。通常のフィルターでは、検索は項目の値に基づいて行われます。たとえば、州が「カリフォルニア」であるすべての見込み客を検索するなど。これは非常に単純で、一般的な方法です。一方、詳細フィルターを使用すると、データに関連付けられた活動に基づいて、より高度な検索を実行できます。たとえば、「未完了の活動が関連付けられていない見込み客」などです。または「過去6か月間、メモが何もない商談」なども検索できます。


詳細フィルターの抽出条件は、項目の値だけでなく、タスク、メモ、メールなどの営業の優先順位に関する情報に基づいて設定でき、貴重な営業情報を見つける可能性がより高くなります。利用可能な条件を組み合わせて使用すると、詳細フィルターは驚くほど効果があります。

詳細フィルターを使用したデータの抽出

詳細フィルターを使用してデータを抽出するには

  1. 目的のタブに移動します。
  2. 目的のタブのデータの一覧を選択します。
  3. [データ]のフィルター で、目的の組み合わせを選択します。
    組み合わせる検索条件の数に制限はありません。



  4. [フィルターの適用] をクリックします。
    条件を満たすデータが表示されます。
  5. データを選択して、適切なフォローアップ活動を割り当てたり、マクロを実行したりできます。
    また、今後使用するために、 フィルター保存することもできます。



    フィルターを保存すると、リアルタイムで更新される各フィルターのデータ数を確認できます。たとえば、「動きがない見込み客 」という名前のフィルターを [見込み客] タブに保存できます。フィルターの条件に一致するデータの数が異なる場合、フィルターの名前の横に更新された数が表示されます。これにより、保存された各フィルターの下にあるデータ数を一目で確認でき、それに応じて対応の優先順位付けができます。

     
メモ 
  • フィルターを適用すると、 [フィルターの保存] ボタンが表示されます。
  • 最大5件までのフィルターを保存できます。
  • フィルターは、ユーザーごとに保存されます。

詳細フィルターの効果的な使用

次に、詳細フィルターのメリットを効果的に活用できる一般的な営業の例をいくつか示します。これらは単なる例であることに注意します。検索条件の組み合わせに応じて、これに類似するさまざまなシナリオが考えられます。

未開拓の見込み客の発掘

あなたは毎週、数人の新しい見込み客に対して営業活動をしています。時間が経つと、2回目、3回目のフォローアップが必要な見込み客を追いきれなくなります。しかし、実際には、このような動きのない見込み客の中には、次の連絡を待っていて、商談につながる可能性のある人がいます。ただし、それはフォローアップした場合に限ります。詳細フィルターでは、このようなデータをたった数秒で抽出できます。

未開拓の見込み客を発掘するには
  1. [見込み客]タブに移動します。
  2. 目的のタブのデータの一覧を選択します。
  3. [見込み客のフィルター] で、次の組み合わせを選択します。
    • [活動] > [活動がない] > [今年] を選択します。
    • [メモ] > [メモがない] > [今年] を選択します。
    • [メール] > [未送信] > [今年] を選択します。
    組み合わせる検索条件の数に制限はありません。



    [その他] をクリックすると、その他の検索条件が表示されます。
  4. [フィルターの適用] をクリックします。
    条件を満たすデータが表示されます。
  5. データを選択して、適切なフォローアップ活動を割り当てたり、マクロを実行したりできます。

商談化する可能性のあるデータの発掘 

Ziaによる商談化予測で、見込み客が商談化する可能性や、商談が成約する可能性に常に気付くことができます。これにより、商談化の可能性が高い見込み客の優先順位付けが簡単にできるだけでなく、商談化の可能性が低いか見込みなしと思われていたにもかかわらず、可能性が上昇した見込み客を見つけることもできます。詳細フィルターを使用することで、最近商談化の可能性が高くなった見込み客や商談を抽出して、商機を逃さないようにすることができます。

[見込み客]タブで、以下の手順を実行します: 

  1. 目的のタブのデータの一覧を選択します。
  2. [商談のフィルター] で、次の組み合わせを選択します:
    • [予測] > [変換の可能性] > [低] を選択します。 
    • [予測スコア] > が次の値より少ない [10] を選択します。 
    • [最近の予測スコア] > [上昇傾向] > 過去 [2日] を選択します。



  3. また、下降傾向にある見込み客を抽出したり、必要に応じて任意の数の検索条件を組み合わせて選択したりできます。
  4. 同様に、商談化予測に基づいて商談を抽出できます。



営業活動の継続的な追跡 

自身の営業活動と部下の営業活動を追跡したいと考えているとします。詳細フィルターを使用すると、今後1か月間に関連付けられた活動がなく、完了日が今月内のすべての商談を絞り込むことができます。別の条件として売上見込み額を追加すると、検索結果をさらに絞り込めます。

  1. [商談] タブに移動します。
  2. 目的のタブのデータの一覧を選択します。
  3. [商談のフィルター] で、次の組み合わせを選択します。
    • [活動] > [期限超過] > [タスク] を選択します。 
    • [完了予定日] [今月] を選択します。 



      [その他] をクリックすると、その他の検索条件が表示されます。
       
  4. [フィルターの適用] をクリックします。
    条件を満たすデータが表示されます。
  5. データを選択して、適切なフォローアップ活動を割り当てたり、マクロを実行したりできます。

検索結果をさらに絞り込むため、売上見込み額を指定することもできます。例えば、今月末に完了予定で50,000ドルを超える商談のデータのリストを入手し、その中に期限を過ぎた活動がある場合、これらに対して十分に注意を払えます。

期限超過のタスクに加えて、商談に関する次の情報で抽出することもできます。

  • 今月完了予定で、関連付けられた活動、メモ、メールがない商談。つまり、動きがない商談
  • 展示会からの商談で失注したもので、再開して再度フォローアップしたいもの



詳細フィルターにより、営業担当マネージャーや営業担当者がこのような問い合わせを見つけ、即座に対処できます。

商談ステージに基づく連絡先の簡単な抽出

次のシナリオについて考えてみましょう。提案のステージにある連絡先にのみ、メールやその他の関連文書を送信したいと考えています。特定のステージにある連絡先をそれぞれ手作業で検索するのは時間がかかります。 [連絡先] タブの詳細フィルターを使用して、時間をかけずに、これらの連絡先を簡単に見つけることができます。

  1. [連絡先] タブに移動します。
  2. [連絡先のフィルター] で、 [商談のステージ] > [提案] を選択します。
  3. [フィルターの適用] をクリックします。



この条件に一致する連絡先が表示されます。これらすべての連絡先を選択して、一括メールを送信したり、データを更新したり、必要に応じてその他の一括処理を実行したりできます。

キャンペーンへの反応に基づくデータの抽出

対象のキャンペーンで配信したメールに対する反応に基づいて受信者データを抽出し、反応に応じたメッセージを配信することで、見込み客に適切にアプローチできます。
 
キャンペーンのタブでは、セミナーやイベントなどのオフラインの活動の他に、Google 広告などのオンラインマーケティングに関する情報を管理できます。また、Zoho Campaigns、Zoho Surveys、Zoho Webinar(Meeting)、 Zoho Backstageなど、マーケティング活動を支援するさまざまなサービスとの連携を設定できます。これにより、オフラインとオンラインのマーケティング施策(キャンペーン)における顧客の反応を、Zoho CRMでまとめて確認できます。集約したデータを使用して、招待客やメールの返信者など、特定の見込み客や連絡先を抽出できます。
 
オフラインとオンラインのキャンペーンにおける顧客の反応に関するデータは、それぞれ[反応ステータス]と[サービス用ステータス]の項目で管理できます。
  1. [反応ステータス]には、システムであらかじめ設定された選択肢、または管理者が設定した選択肢が表示されます。見込み客/連絡先のデータがキャンペーンに関連付けられると、ユーザーが反応ステータスを手動で選択することで、見込み客/連絡先のステータスを更新できます。したがって、[反応ステータス]項目の値は、ユーザーが編集可能な項目値であり、実際の顧客の反応ではない場合もあります。
  2. [サービス用ステータス]には、連携キャンペーンから同期された値が表示されます。この値は、キャンペーンに対する顧客の反応そのものです。また、ユーザーは値を編集できません。
たとえば、最近のキャンペーンで対象となったメール受信者のうち、12人がメールを開封してメール内のリンクをクリックし、8人がWebセミナーに登録したとします。ここで、詳細フィルターを使用することで、反応ステータスとサービス用ステータスの値に基づいて、対象の受信者を抽出し、適切なアプローチを実施できます。
メモ:
  1. [反応ステータス]項目は、オフラインオンラインのキャンペーンのどちらの場合でも表示されます。
  2. [サービス用ステータス]項目は、オンラインのキャンペーンの場合のみ表示されます。
キャンペーンのステータスに基づいて、見込み客や連絡先を抽出するには
  1. 対象とする[見込み客]または[連絡先]のタブに移動します。
  2. [見込み客のフィルター]または[連絡先のフィルター]で、次の条件の組み合わせを設定します:
    1. [キャンペーン]のチェックボックスにチェックを入れます。
    2. [キャンペーン名]を入力し、候補の一覧から対象のキャンペーンを選択します。一度に最大5件のキャンペーンを選択できます。
    3. また、それぞれの一覧から[キャンペーンの種類]と[キャンペーンのステータス]を選択して、検索候補を絞り込むこともできます。
    4. キャンペーン名がオフラインキャンペーンに関連付けられている場合、[反応ステータス]には[招待済み]または[参加済み]などを選択します。
    5. Zoho Webinar(Meeting)、Zoho Campaigns、Zoho Backstage、Zoho Surveyなどのオンラインキャンペーン連携に関連するキャンペーン名を選択した場合、追加のフィルター基準として[サービス用ステータス]が有効になります。
    6. 必要な選択肢を選択します。たとえば、[開封]と[クリック]を選択します。
    7. [フィルターを適用する]をクリックします。

      Zoho Campaignsの詳細フィルター

これで、メールを開封したか、メールを開封してリンクをクリックした連絡先がすべて、こちらに一覧表示されます。該当の見込み客または連絡先は、商談に移行する可能性の高い、有望な見込み客として優先的に対応できます。

時間のフィルターの使用

詳細フィルターには、一連の時間のフィルターが含まれています。このフィルターは、指定した時間内に動きのあったデータ、または動きのなかったデータを簡単に抽出するためのものです。

たとえば、6か月間「未対応」の見込み客を抽出できます。個別のレポートを実行する必要はありません。[更新がないデータ(関連データも含む)]と呼ばれる時間のフィルターを使用すると、この内容が表示されます。



時間のフィルターとその内容は、次のとおりです:

  • [更新があるデータ(関連データも含む)] :指定した期間内に更新されたデータが表示されます。これには、関連する子データに対する変更も含まれます。
    たとえば、 [連絡先] タブでこのフィルターを実行していて、関連付けられた商談が指定期間内に編集されたとします。この場合、この連絡先は「対応済み」または動きありと見なされ、結果に表示されます。
  • [更新がないデータ(関連データも含む)] :まったく更新されていないデータが表示されます。
    たとえば、このフィルターを [連絡先] タブで実行している場合、このフィルターによって、指定した期間に更新されていない連絡先が表示されます。
  • [該当データの更新有無] :指定した期間内に変更されたデータ。これにより、データ内のいずれかの項目が編集された場合にのみデータが表示されます。これには、関連する子データに対する変更は含まれません。
    たとえば、 [連絡先] タブでこのフィルターを実行している場合、直接その項目が編集された連絡先が結果に表示されます。関連付けられた商談が編集された場合、この連絡先は結果に表示されません。
  • [関連データの更新有無] :関連する子データが更新された場合にのみ、データを表示します。
    たとえば、 [連絡先] タブでフィルターを実行していて、関連付けられた商談が更新された場合、この連絡先が結果に表示されます。連絡先のみが更新されている場合、この連絡先は結果に表示されません。

つまり、 [更新があるデータ(関連データも含む)] = [該当データの更新有無] + [関連データの更新有無] となります。

これらのすべてのフィルターでは、条件に次のパラメーターが含まれています:

  • [ユーザーおよびシステム] :ユーザーおよびシステムの両方によって更新されたデータを指します。
  • [ユーザーまたはシステム] :ユーザーまたはシステムによって更新されたデータを指します。
  • [ユーザー] :ユーザーおよびシステムによって更新されたデータと、ユーザーのみによって更新されたデータの組み合わせを指します。
  • [システム] :ユーザーおよびシステムによって更新されたデータと、システムのみによって更新されたデータの組み合わせを指します。
  • [ユーザーのみ] :ユーザーのみによって更新されたデータを指します(システムによって更新されたデータは除きます)。 
  • [システムのみ] :システムのみによって更新されたデータを指します(ユーザーによって更新されたデータは除きます)。
     

抽出結果へのすばやい対応

詳細フィルターを使用すると、抽出結果を即座に表示できるだけでなく、得られた結果に対してフォローアップできます。たとえば、あなたは潜在的な見込み客を見つけましたが、気付かないまま去ってしまったとします。注意を払う必要がある商談をフィルターによって抽出しました。次は何をすべきでしょうか?

データを抽出で抽出したら、詳細フィルターを使用してそれに対して即座に対処できます。マクロ、一括更新、担当者の割り当てなどの処理を、データに対してすぐに実行できます。同じ結果ページから、データに対して即座にフォローアップできます。

  1. 目的のタブに移動します。
  2. 目的のタブのデータの一覧を選択します。
  3. [データ]のフィルター で、目的の組み合わせを選択します。
    組み合わせる検索条件の数に制限はありません。
    [その他] をクリックすると、その他の検索条件が表示されます。
  4. [フィルターの適用] をクリックします。
    条件を満たすデータが表示されます。
  5. データを選択して、適切なフォローアップ活動を割り当てたり、マクロを実行したりできます。



訪問者の追跡情報を使用したデータの抽出

Webサイトの目的は、訪問者を継続的に追跡し、利用者の利用状況や訪問した時間等を把握できるようになった場合のみ達成されます。この情報は、Webサイトの訪問者によりよいサービスを提供し、訪問者を顧客につなげるのに役立ちます。

また、CRMの詳細フィルターを使用すると、訪問者の追跡パラメーターを利用して、Webサイトにアクセスした見込み客や連絡先に関するこのような把握がしやすくなります。サイトでの平均滞在時間や、応答できなかったチャット数、サイト訪問に使用したブラウザーなどの項目に基づいて、見込み客と連絡先を抽出して表示できます。次のシナリオは、訪問者の追跡情報が重要な推測に役立つ例です。

応答できなかったチャットに対する重要な連絡先のフォローアップ

特定の商談につながる可能性がある連絡先のリストがあるとします。たとえば、今月商談が成立する連絡先がいるとします。これらの商談の売上見込み額を選択することで、より具体的に詳細を確認できます。これらの連絡先の中には、チャットでメッセージが送られていたにもかかわらず、そのメッセージを見逃してしまった可能性があります。詳細フィルターを使用することで、これらの連絡先を即座に抽出できます。その仕組みは次のとおりです:

  1. [連絡先] タブに移動します。
  2. [連絡先のフィルター] で、次の組み合わせを選択します。 
    1. [商談 総額 >= 50,000] を選択します。 
    2. [商談 ステージ] > [提案 / 見積] を選択します。 
    3. [訪問者の追跡] セクションに移動し、 [チャット] > [未対応] > [過去1週間] を選択します。 
  3. [フィルターの適用] をクリックします。



必要に応じて、このような検索の組み合わせをいくつでも選択できます。 

Webサイトでの平均滞在時間に基づく見込み客の追跡

Webサイトでの平均滞在時間に基づき見込み客を追跡することも、商談化するための効果的な方法です。見込み客がサイトでより多くの時間を費やしている場合は、興味があることがわかります。そのような見込み客を追跡するには、次の手順を実行します:

  1. [見込み客] タブに移動します。
  2. [訪問者の追跡] セクションに移動します。
  3. [平均滞在時間(分)] をクリックします。
  4. 選択リストから [>= 1分] を選択します。
  5. [フィルターの適用]をクリックします。



対応者のメールアドレスに基づく見込み客の追跡

営業パイプラインのステージに基づいて、連絡先をフィルターで抽出したとします。営業担当マネージャーは、特定の見込み客を担当した営業担当者のメールアドレスを入力することで、その営業担当者の進捗状況を追跡できます。たとえば、営業担当者のチャールズに関連付けられた見込み客を検索するとします。次の手順を実行します:

  1. [訪問者の追跡] セクションに移動します。
  2. [対応者] をクリックします。
  3. 営業担当者のメールアドレスを入力します。(例: charles.stone@zylker.com
  4. [フィルターの適用] をクリックします。



すると、チャールズが担当したすべての見込み客が表示されます。

ブラウザーの互換性

見込み客が使用したブラウザーに基づいて見込み客を抽出すると、そのブラウザー用のWebサイトのデザインをより簡単に改善できます。たとえば、Google Chromeを使用してWebサイトにアクセスした見込み客を探しているとします。抽出により多数の見込み客が抽出された場合は、そのブラウザーの互換性を向上させます。






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