カスタム項目の種類

カスタム項目の種類

Zoho CRMでは、要件に応じてさまざまな種類のカスタム項目を追加できます。これらの項目は、組織のZoho CRMアカウントに追加されたすべてのユーザーが使用できます。
  • 標準項目のカスタマイズ :一部のZoho定義項目を編集、削除、非表示にできます。ただし必須設定から削除、消去、名前変更、変更できない項目もあります。それらのZoho定義項目はZoho CRMでは必須です。たとえば、見込み客の姓、タスクの件名などです。
  • 項目のアクセス権限の設定 :特定の権限内のユーザーに対して項目を非表示にしたり、項目を読み取り専用としてマークしたりできます。

利用条件 

必要な権限
Zoho CRMのカスタマイズ権限を持つユーザーは、この機能にアクセスできます。
                               
メモ 
  • 作成可能な項目数の上限は、利用中のプランによって異なります。同様に、項目の種類ごとの作成可能数の上限もあります( 関連項目: 各プランの機能と制限   )。                 
  • カスタム項目の名前は変更できますが、項目種類を変更することはできません(例:カスタム項目のテキスト、整数、日付など)。
    たとえば、テキスト項目を作成する場合、同じ項目を整数項目に変更することはできません。

通貨項目

通貨項目では、選択した通貨ロケールに基づいて小数設定と精度設定を定義できます。Zoho CRMの通貨項目には、次の4通りの小数点以下の処理方法があります: 



通貨種類のカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧から、必要なタブをクリックします。
  4. [通貨] 項目種類を、右側の目的の [[タブ]] セクションにドラッグ&ドロップします。
  5. [通貨のプロパティ] ポップアップで、次の手順を実行します:
    • [項目のラベル] 項目に名前を入力します。



    • [最大桁数] ドロップダウンリストから項目の長さを選択します。たとえば「9」などを選択します。 
    • [小数点以下の桁数] ドロップダウンリストから、必要な小数点以下の桁数を選択します。たとえば「2」などを選択します。
    • ドロップダウンリストから [小数点以下の処理方法] を選択します。たとえば [普通] などを選択します。
    • 必須項目にする場合は、[必須]チェックボックスをオンにします。
    • [見込み客]、[連絡先]、[取引先]、[商談]のタブの場合は、[次のタブにも作成]という追加オプションが表示されます。この項目を使用して、他の3つのタブに対して一度に同じ項目を作成できます。このオプションは、カスタムタブの [通貨] 項目では使用できません。 
  6. [完了] をクリックします。

選択リスト値

選択リスト値の追加と名前の変更

初期設定では、各タブで業界標準の選択リスト値が一部使用できます。組織の業務プロセスに従って、新しい選択リスト値を追加したり、既存の値の名前を変更したりできます。

選択リスト値を追加または名前変更するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧から目的のタブをクリックします。
  4. 必要な選択リスト項目に移動し、 [設定] アイコンをクリックして、 [プロパティの編集] を選択します。
  5. [選択リストの プロパティ] ポップアップでは、次の手順を実行します: 

    • 新しい値を追加するには、値に対して[ +]アイコンをクリックし、下に値を追加します。
    • 値を削除するには、値に対して[-]アイコンをクリックします。 
    • 既存の値の名前を変更するには、既存の値の代わりに新しい名前を入力します。
    • すべてのオプションを一括で追加するには、 [オプションの一括追加] をクリックします。 
      [オプションの一括追加] テキストボックスで、その他の値の下に値を入力します。 
      [選択肢の追加] をクリックします。
    • 値を並べ替えるには、 [並べ替え]  アイコンをクリックします。
    • 値をインポートするには、 [インポート]  アイコンをクリックします。
    • ポップアップを最大化するには、 [最大化]
      アイコンをクリックします。 
  6. [初期値の選択] ドロップダウンリストから値を選択します。
    値が選択されなかった場合は、設定した初期値がこの項目に適用されます。
  7. これを必須項目にするには、 [必須] チェックボックスをオンにします。
  8. [完了] をクリックします。 
メモ 
  • 値の追加/名前変更/削除をすると、すでに使用されているデータに自動的に更新されます。保存する前に、 [元に戻す] をクリックして、元の選択リスト値に戻す必要があります。



  • 選択リスト値を削除しても、その値が関連付けられている項目値のあるデータは削除されません。使用していない値( )ボタンをクリックすると、削除した選択リストを確認できます。
    ポップアップに削除済みの項目が表示されます。対象の項目を選択して、選択リストに再度追加するか、 削除 アイコンをクリックして完全に消去できます。同じ選択肢リストの値が他のレイアウトで使用されている場合、削除できません。該当の値は[使用していない値]に残ります。



  • 特定の選択リスト値の履歴追跡を有効にすることができます。履歴追跡を使用すると、一定期間やさまざまな段階でのデータの進行状況を表示できます(  関連項目: 選択リスト履歴の追跡   )。
  • 選択リスト値をアルファベット順に並べ替えると、翻訳された値が翻訳された言語でのアルファベット順に表示されます。 

選択リスト値の置換

選択リスト項目の値を編集して、変更が関連付けられているデータにも反映されるようにする場合は、選択リスト値を置き換えることができます。 

メモ  
  • 選択リスト値の置換は、 選択リスト値の追加/名前変更とは異なります。
  • 値を置換すると、変更内容がすでに使用されているデータに自動的に反映されます。 データを個別に選択して、選択リスト項目を更新する必要はありません。
  • 値の追加/名前変更を行っても、変更内容は既存のデータには反映されません。

選択リスト値を置換するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧から、必要なタブを選択します。
  4. 必要な選択リスト項目に移動し、 [設定] アイコンをクリックして、 [値の置換] を選択します。



  5. [ 値の置換] ポップアップで、次の手順を実行します:
    • [置換元] 項目で、既存の値(置換する値)を選択します。 
    • [置換先] 項目で、新しい値を選択します(既存の値が置き換えられます)。 



      [置換] をクリックします。 
                                     
  6. [保存] をクリックします。
    Zoho CRMが既存データの値の置換を完了すると、正式に通知されます。

複数選択リスト値

このオプションを使用すると、データの作成中または編集中に複数の値を選択できます。たとえば、組織が異なるサービスを提供している場合や、一部の顧客が複数のサービスに関心を持っている場合があります。この場合、潜在顧客を作成する際に、単一の選択リスト値ではなく、複数選択の選択リスト値を使用できます。選択リスト値は、組織の業務プロセスに従って定期的に変更できます。

複数選択リストの値を追加するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧から、必要なタブを選択します。
    レイアウトの編集画面が表示されます。
  4. [新しい項目] トレイから、右側の目的の [[タブ]] セクションに [複数選択] 項目をドラッグ&ドロップします。
  5. [選択リストのプロパティ]セクション で、次の手順を実行します:
    • [項目のラベル] 項目に名前を入力します。 



    • 新しい値を追加するには、値に対して [+] アイコンをクリックし、下に値を追加します。
    • 値を削除するには、値に対して [−] アイコンをクリックします。
    • 既存の値の名前を変更するには、既存の値の代わりに新しい名前を入力します。
    • すべてのオプションを一括で追加するには、 [オプションの一括追加] をクリックします。 
      [オプションの一括追加] テキストボックスで、その他の値の下に値を入力します。 
      [選択肢の追加] をクリックします。
    • 値を並べ替えるには、 [並べ替え] アイコンをクリックします。
    • 値をインポートするには、 [インポート]  アイコンをクリックします。
    • ポップアップを最大化するには、 [最大化] 
      アイコンをクリックします。  
  6. [初期値の選択] ドロップダウンリストから値を選択します。
    値が選択されなかった場合は、設定した初期値がこの項目に適用されます。
  7. これを必須項目にするには、 [必須] チェックボックスをオンにします。
  8. [完了] をクリックします。 
メモ 
  • 選択リスト値を削除しても、その値が関連付けられているデータは削除されません。

ルックアップ項目

ルックアップ項目は、異なるタブ間の関係を構築するのに役立ちます([取引先]と[連絡先]など、2つの異なるタブを関連付けます)。たとえば、ビジネス上の新しい見込み客につながる連絡先もあります。どの連絡先が見込み客を紹介してくれたかを知りたいと思うでしょう。そのために、[見込み客]タブに、適切な連絡先を参照して選択できる「 紹介者」という項目を作成できます。この関連付けは、ルックアップ項目の作成によって実現できます。ルックアップ項目は、タスクや予定には作成できないことにご注意ください。

ルックアップ項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、 [見込み客] [取引先] [連絡先] などのタブを指します。
  3. タブの一覧からタブを選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4.   [新しい項目] トレイから、右側の目的の [[タブ]] セクションに、 ルックアップ項目  をドラッグ&ドロップします。
  5. [ルップアップのプロパティ] ポップアップで、次の手順を実行します:
    • [項目のラベル
      テキストボックスにルックアップ項目の名前を入力します。(例: [学生] タブで、 コース という名前のルックアップ項目を作成します。この項目は、受講者の作成時に使用できるようになります)。



    • [タブの参照]ドロップダウン からタブを選択します。項目には、こちらで選択したタブのデータが表示されます。(例: コース 。ルックアップ項目にはすべてのコースが一覧表示されます) 
    • [関連リストのタイトル] を入力します(例: 関連する受講者 。[コース]タブのデータに関連リストが作成されます)。 
  6. [完了] をクリックします。
  7. [(レイアウトの)保存] をクリックします。
    [コースの参照]項目 は、受講者を作成するときに表示されます。
    [関連する受講者の関連リスト] は、[コース]タブのすべてのデータの詳細ページにあります。


メモ
  1. 条件には、最大5件までのルックアップ項目を追加できます。 たとえば、ワークフロールール、カスタムビューの作成、ブループリントなどの条件です。

複数選択のルックアップ項目

複数選択のルックアップ項目を使用すると、Zoho CRMの2つのタブ間で、いわゆる 多対多の関係 を構築できます。 

この項目は、エンタープライズプラン以上で利用できます。        

たとえば、保険会社の例を考えてみましょう。

  • 1つの保険に複数の保険契約者が加入できます。
  • 同様に、1名の保険契約者が複数の保険に加入する場合もあります。

[保険] [保険 契約者] の2つのタブがある場合は、一方のタブから他方のタブへ複数のデータを相互に関連付ける必要があります。通常のルックアップ項目では、一対多の関係しか許可されていないため、この操作は実行できません。

この場合、レイアウトの編集画面の [新しい項目] トレイから[複数選択のルックアップ]項目を使用できます。これで2つのタブの複数のデータを相互に関連付けることができ、CRMで多対多の関係を確立できます。 

多対多の関係と複数選択のルックアップ項目の作成についての詳細は、 こちら をご参照ください。 

自己参照の複数選択のルックアップ項目 

同じタブのデータ間でも関連付けを作成できます。たとえば、従業員データベースで複数選択のルックアップ項目を使用すると、他の従業員を上司や部下として関連付けられます。      
以下の画像では、Peter、Alice、Kathyは従業員です。Kathyとの関連付けは、上司または部下として関連リストに表示されます。


メモ
  1. タブには、最大2件までの複数選択のルックアップ項目を追加できます。2件のうち1件は、自己参照項目を作成できます。
  2. データの関連付けが設定されると、[割り当て]ボタンをクリックした際に、関連付けを確認できるようになります。すでに関連付けられているデータは、再表示されません。
  3. 同様に、一旦データを関連付けると、他の関連リストの項目には関連付けできません。たとえば、Peterが上司として関連付けられている場合、Peterを部下として関連付けることはできません。 

自動番号項目の作成

自動番号種類のカスタム項目は、データを一意の番号で分類するのに役立ちます。自動番号項目がCRMタブに追加されると、番号が新しいデータに順番に追加されます。これは既存データの更新にも使用できます。たとえば[ 請求書番号]、[見積書番号]、[受注番号]などです。

自動番号項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧からタブを選択します。
    レイアウトの編集画面が表示されます。
  4. [新しい項目] トレイから [自動番号]項目の種類 をドラッグ&ドロップします。
  5. [自動番号のプロパティ] ポップアップで、次の手順を実行します:

    • [項目のラベル  テキストボックスに名前を入力します。 


       
    • [自動番号の形式] セクションで、自動番号の値の [接頭語]、[開始番号]、  [接尾語] を入力します。 
      プレビューを確認できます。 

  6. [完了] をクリックします。
  7. [レイアウトの保存] をクリックします。
メモ 
  1. データの作成時、タイムアウトや処理のエラーなどの例外のため、自動番号がスキップされる場合があります。
    ただし、これによってデータが失われることはありません。

ユーザー項目

初期設定では、データの担当者はその第一担当者となりますが、担当するデータの処理を他のユーザーにも任せたい場合もあるでしょう。このような場合は、[ユーザー項目]を使用してデータに複数の担当者を設定できます。  そのデータの共同担当者は、データの詳細と関連リストを表示できます。 

複数の共同担当者を追加すると、次のような場合に役立ちます:

  • 商談の交渉で、営業担当者の承認が必要な場合
  • 営業担当マネージャーが、商談のステージ推移の履歴や未完了の活動を確認したい場合

利用条件 

必要な権限
カスタマイズの管理権限を持つユーザーが、ユーザー項目を作成できます。
                  

ユーザー項目の追加     

Zoho CRMには2種類のユーザー項目があり、要件に基づいてどちらかを選択できます:

  • 単一のユーザー:各タブに最大3件までの単一ユーザー項目を追加できます。
  • 複数のユーザー:各タブに、ユーザーを最大10人まで含めることができる複数ユーザー項目を1件のみ追加できます。

ユーザー項目を設定するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などを指します。
  3. タブの一覧からタブを選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. [新しい項目] トレイから [ユーザー項目] をドラッグ&ドロップします。



  5. [項目のラベル] を入力します(たとえば、第二担当者、営業担当マネージャー、共同担当者など)。
  6. 項目種類に [単一のユーザー] または [複数のユーザー] を選択します。
  7. [保存] をクリックします。 

メモ 
  • [活動] タブ以外のすべてのタブに [ユーザー項目] を設定できます。
  • 特定のレイアウトから [ユーザー項目] を削除すると、項目がレイアウトに再度追加されない限り、共同担当者はデータを表示できなくなります。

権限に基づくデータ内の処理    

組織の各メンバーには、Zoho CRMアカウントで定義された権限に基づいて、異なる役職が割り当てられています。たとえば、営業担当マネージャーは管理者権限を持ち、営業担当者が標準権限を持つなどです。共同担当者は、権限に応じてデータ内の処理を実行できます。(権限)も参照します。

たとえば、Emily RossはZylker社の営業担当マネージャーであり、CRMアカウントの管理権限を持っています。したがって、自分が共同所有するデータのタスクを [編集] または [完了] できます。



役職階層に基づくデータの関連リスト表示

データの共同担当者は、組織内での役職に基づいて、データの関連リストを表示できます。 

たとえば、Emily Rossは、Zylker社の営業担当マネージャーです。彼女は、自分のCRMアカウントの下位共同担当者(営業担当者/Tim Drammond)の関連活動を確認できます。

関連データを表示するには

  1. [タブ] を選択します。
  2. [データ] ページで、 [データ] のリストを表示します。


ユーザー項目を使用できる場合

Zoho CRMの [ユーザー項目] は、他の機能にも関連付けることができます。 [ユーザー項目] を使用できる機能の一覧は、次のとおりです: 

  • ワークフローのメール通知: Zoho CRMの自動化では、メール通知の作成時に共同担当者をメールの受信者として追加できます。



  • ビュー: 共同担当者は、共同担当者ビューを作成することもできます。たとえば、共同所有の商談で商談を抽出できます。



  • メール項目: Zoho CRMのすべてのメール関連機能で、宛先/差出人項目に共同担当者のメールアドレスを使用できます。たとえば、メール送信時に、共同担当者のメールアドレスからメールを送信するように選択できます。ユーザー項目は、一斉メールの送信、マクロの実行、自動応答、自動応答ルール、Webフォーム、一括メール送信の予約に使用できます。 

  • フィルターと条件: データは、ユーザー項目を使用してフィルタリングできます。データ担当者フィルターで共同担当者を選択できます。



  • メールテンプレートでの差し込み項目: メールテンプレートの作成時に、ユーザー項目を差し込み項目として使用できます。



  • レポート: レポートの生成時に、表示する列や条件設定に、ユーザー項目を使用できます。

  • インポートとデータ移行: データをインポートまたは移行する際に、共同担当者をデータ担当者として移行できます。
                

     
メモ 
  • 複数ユーザー項目は、[フィルター]と[レポート]でのみ使用できます。

データの画像項目 

Zoho CRMでは、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]、[商談]、[商品]、[商談]、[ソリューション]、[仕入先]のタブやカスタムタブのデータに画像を追加できます。これで、顧客とZoho CRMユーザーが詳細ページで直接データを確認できます。たとえば、不動産事業では、建物の画像は購入者と営業担当者の両方が参照できます。  

Zoho CRMの管理者は、必要に応じてデータ画像項目を無効にすることもできますのでご注意ください。

データ画像項目を有効にするには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. タブの一覧 から タブ を選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. レイアウトの編集画面 ページで、 [ 画像有効] ボタンをオンに切り替えます。

                    
メモ 
  • データ画像項目は、特定のタブの[キャンバス]ビューの作成を選択した場合にのみ使用できます。
  • メールテンプレートの作成時に、メールに関連する画像を表示する差し込み項目としてデータ画像を使用できます。

ファイルのアップロード項目

Zoho CRMでは、ファイルのアップロード項目を使用して、データに関連するファイルやドキュメントを直接追加できます。たとえば、顧客との「サービス内容合意書」、「財務諸表」、「資産配置図」を処理する必要があるとします。
このようなドキュメントはユーザー固有のものであるため、ファイルのアップロード項目を使用して顧客のデータに追加し、参照できます。 ファイルは、PC、ドキュメント、Zoho Docs、Google Driveなどのデータ元からデータにアップロードできます。   

利用条件 

必要な権限
カスタマイズの管理権限を持つユーザーは、ファイルのアップロード項目を追加できます。
                     

ファイルアップロード項目を追加するには
  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ&項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. タブの一覧から [[タブ]] を選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  3. [新しい項目] トレイから、タブセクションの [ファイルのアップロード] 項目をドラッグ&ドロップします。



  4. その他の操作  アイコン > [プロパティの編集] をクリックして、複数のファイルを追加するか、同じ項目を他のタブに追加するかを選択できます。
    [GDPRの準拠設定] が有効になっている場合は、項目データに個人情報が含めるかどうかを選択できます。



  5. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 1つのタブに最大5件までのファイルのアップロード項目を追加できます。
  • ファイルサイズは20 MB以下にする必要があります。 

画像のアップロード項目 

この項目は、データに画像をアップロードするために使用できます。たとえば、仲介業者では不動産、自動車、製品の画像をアップロードして、同僚や顧客に共有できます。また、この項目はポータルを通じてアクセスできます。そのため、顧客がアクセス可能なデータに必要な画像をアップロードできます。

メモ
  1. 項目のカスタマイズ権限のあるユーザーが、 タブごとに最大2件までの画像のアップロード項目 を追加できます。
画像のアップロード項目を追加するには
  1. [設定]  > [カスタマイズ]  >  [タブ&項目] に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブのことです。
  2. タブのビューから [ タブ ]  を選択します。 
    レイアウトの編集画面 が表示されます。 
  3. [新しい項目] トレイからレイアウトへ、 [画像アップロード] をドラッグ&ドロップします。



  4. その他の操作  アイコンをクリックして、 項目のプロパティを編集 するか、 権限を設定 します。

  5. [保存] をクリックします。

項目の権限の設定


表示設定の制限と項目へのアクセス権限の制限を設定できます。 

項目のプロパティを編集 することで、項目ラベルを変更でき、ツールチップを追加することもできます。




[権限の設定] オプションから、権限ごとに[表示のみ]または[表示/編集]または[非表示]を設定できます。


項目への画像のアップロード

最大10件までの画像(ファイルサイズ:20MB以下、ファイル形式: jpg、png、jpeg、gif、bmp )を同時にアップロードできます(現在、デスクトップからのみ画像をアップロードできます)。


画像をアップロードするには
  1. タブに移動して、対象のデータを選択します。
  2. [画像アップロード] 項目で、 [新しい画像] をクリックします。



  3. [画像の添付] 画面で、デスクトップから画像をドラッグ&ドラッグするか、参照して選択します。
  4. [添付] をクリックします。



  5. [保存] をクリックすると、データを保存できます。

画像の編集と削除


作成したデータやデータの詳細ページで、 添付されている画像にカーソルを合わせると、 画像の編集や削除ができます。こちらで、画像を希望の位置にドラッグ&ドロップして、並べ替えられます。 


アイコンをクリックすると、デザインパネルから[切り取り]、[解像度の変更]、[画像の回転]などのオプションを選択できます。



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