カスタム項目の種類

カスタム項目の種類

Zoho CRMでは、要件に応じて、さまざまなデータの種類のカスタム項目を追加できます。追加したカスタム項目は、設定した権限に応じて他のユーザーも使用できます。

利用条件
Info
必要な権限
カスタム項目の作成機能を利用できるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーのみです。

メモ
  1. 作成可能な項目数の上限は、利用するプランに応じて異なります。同様に、項目の種類ごとに作成可能な項目数の上限があります。詳細は、 カスタム項目の上限 をご参照ください。
  2. カスタム項目の作成後、項目名は変更できますが、項目の種類は変更できません
    （例：テキスト項目を作成した場合、あとから数値項目に変更することはできません）。

複数行項目

複数行項目は、説明やメモなど、1行には収まりきらない量のテキストを入力したい場合に使用します。複数行項目の特徴は以下のとおりです。
  1. 長文を入力可能：詳細情報などの長文の入力に適しています。
  2. カスタマイズ性：項目の種類に応じて、必須の設定、暗号化、ヒントの表示の機能を有効にできます。また、書式を適用することも可能です。
  3. 多用途：さまざまな用途に利用できます。たとえば、顧客のニーズや課題をメモしたり、商品の詳細説明を記録したりするために利用可能です。
  4. 親和性の高さ：複数行項目は、組織のZoho CRMでの業務プロセスにスムーズに組み込むことができます。複数行項目内のデータは、Zoho CRMの他の機能と効果的に組み合わせて利用することが可能です。
  5. 入力方法を選択可能：レイアウト内の入力欄から入力できるだけでなく、入力用のポップアップ画面を開いて入力することもできます。
複数行項目の種類には、書式なしテキスト（小）、書式なしテキスト（大）、書式ありテキストの3つがあります。各種類の詳細は以下のとおりです。

複数行項目の種類
文字数の上限
必須設定
暗号化
ヒントの表示
書式なしテキスト（小）
2,000文字
○
○
○
書式なしテキスト（大）
32,000文字
○
×
○
書式ありテキスト
50,000文字
×
×
○

書式なしテキスト（小）

この項目には、最大2,000文字の書式なしテキストを入力できます。入力可能な文字数は比較的少ないですが、必須設定と暗号化の両方が可能です。また、入力のヒントを表示することもできます。


Notes
メモ：書式なしテキスト（小）の項目は、フィルターや条件に使用できます。

書式なしテキスト（大）

この項目には、最大32,000文字の書式なしテキストを入力できます。書式なしテキスト（小）に比べて、より多くのテキストを入力することが可能です。必須設定やヒントの表示は有効にできますが、暗号化には対応していません。
Notes
メモ：書式なしテキスト（大）の項目はフィルターや条件に使用できません。

書式ありテキスト

この項目には、最大50,000文字の書式ありテキストを入力できます（ただし、HTMLコードの文字数も含みます）。書式を適用することにより、テキストを分かりやすく整理することが可能です。ヒントの表示は有効にできますが、暗号化や必須設定には対応していません。

太字、斜体、文字色、背景色などの基本的な書式に加えて、箇条書き、段落の設定や、リンク、絵文字の挿入を行うこともできます。さらに、入力欄右下の拡大アイコンをクリックし、入力用のポップアップ画面から入力を行うことも可能です。

書式ありテキストの入力
書式ありテキスト項目の入力欄／入力画面の詳細は以下のとおりです。
  1. レイアウト内の入力欄：入力欄の下部の書式ツールを利用して、書式を編集できます。

  2. 書式ツールのメニュー：
    太字、斜体、下線、取り消し線、文字色、背景色、箇条書き、段落番号、リンク設定、インデント設定、下付き文字、上付き文字、絵文字、書式の取り消しを設定できます。
  3. 入力用のポップアップ画面：入力欄右下の拡大アイコンをクリックすると、入力用のポップアップ画面を開くことができます。より広々としたスペースで内容の入力や編集を行うことが可能です。

Notes
メモ：
  1. 書式ありテキストの項目を必須に設定することはできません。
  2. 書式ありテキストの項目は、通話タブやユーザータブでは利用できません。
  3. 書式ありテキストの項目は、エンタープライズプランまたはアルティメットプランでのみ利用可能です。
  4. 書式ありテキストの項目数の上限は、［タスク］と［予定］のタブでは2件、それ以外のタブでは5件です。
  5. 書式ありテキストの項目の文字数の上限（50,000文字）には、HTMLタグの内容が含まれます。 
  6. 書式ありテキストの項目が対応していない機能は以下のとおりです：サブフォーム、一覧表示、かんばん表示、キャンバス表示、Sheet表示、関連リスト、ルックアップデータの検索画面、全体検索、フィルター、条件、数式項目、レポートのエクスポート、連携機能。
  7. 書式ありテキストの項目は、モバイルアプリに対応していません。
  8. 書式ありテキストの項目は、データのエクスポートには対応しています。エクスポートの際、項目の内容はHTMLデータとしてエクスポートされます。たとえば、「太字のテキスト」は、「<b>太字のテキスト</b>」としてエクスポートされます。

テンプレート内での書式ありテキストの差し込み（メールテンプレート、各種書類テンプレート）

書式ありテキストの項目値は、差し込み項目を通じて、メールテンプレートや各種書類テンプレートに差し込むことができます。差し込まれたテキストに対しては、通常、書式ありテキストの項目の書式が適用されます。ただし、差し込み項目に対して書式を適用した場合、書式は以下の条件に従って適用されます。 
  1. テンプレート内の差し込み項目に対して、太字や斜体などの書式を適用すると、差し込み対象のすべてのテキストに対して差し込み項目の書式が反映されます。 
  2. テンプレート内の差し込み項目に対して、色の書式を適用すると、差し込み元（書式ありテキスト）の項目で色が適用されていないテキストに対してのみ、差し込み項目の色が反映されます。差し込み元（書式ありテキスト）の項目で色が適用されているテキストに対しては、差し込み項目の色の書式は反映されません。 
  3. テンプレート内の差し込み項目に対してリンクを設定すると、差し込み元（書式ありテキスト）の項目でリンクが設定されていないテキストに対してリンクが設定されます。ただし、差し込み元（書式ありテキスト）の項目の一部にリンクが設定されている場合、差し込み項目のリンクは、差し込み元（書式ありテキスト）の項目内の既存のリンクより前にあるテキストにのみ適用されます。
Alert
メモ：
  1. 上記のような、差し込みに伴う書式上の問題を回避したい場合は、メールテンプレートなどへの書式ありテキストの項目の差し込みは行わないようにすることをお勧めします。
  2. 書式ありテキストの項目は、Zoho Writerとの連携機能である差し込み文書テンプレートに差し込むことはできません（メールテンプレートや各種書類テンプレートへの差し込みは可能です）。また、DocuSign拡張機能など、その他の連携機能による差し込みにも対応していません。
Info
書式ありテキストの項目に関する留意事項
  1. 書式ありテキストの項目には、HTMLタグを含むデータをインポート／入力できます。インポートすると、画面上にタグの書式が反映されます。
  2. 書式ありテキストの項目にAPIを通じてデータをインポート／入力する場合、一部のタグやスタイルは利用できません（例：フォントサイズの変更）。一方で、手入力には対応していない一部の書式を利用することが可能です（例：箇条書きにおけるアイコンの指定）。

    利用可能なタグと属性は、以下のとおりです。
    タグ
    		 属性
    b - 太字
    —
    i - 斜体 
    —
    u - 下線 
    —
    a - リンク 
    href、target、style
    sub - 上付き文字
    style
    sup - 下付き文字
    style
    ul - 順序なしリスト
    style
    ol - 順序付きリスト 
    style
    li - リスト
    style
    span
    style
    div 
    style
    p - 段落
    style
    small - 小文字 
    —
    br - 改行
    —
    del - 取り消し線
    —

    利用可能なstyle属性は以下のとおりです。
    font-style font-weight
    text-decoration
    color
    background-color
    list-style-type
    padding-inline-start
    		 margin-inline-start
    padding-left
    list-style-position
    display
    —

  3. 書式ありテキストの項目にAPIを通じてデータをインポート／入力する場合、HTMLの特殊文字を必要に応じて特定の表記に置き換える必要があります。具体例は以下の通りです。
    1. タグを開始するための半角山かっこ「<」が、終了するための半角山かっこ「>」によって閉じられている場合、書式は正しく適用されますが、閉じられていない場合、対象の半角山かっこ「<」は、インポート時に自動で削除されます。
    2. そのため、書式ありテキストの項目内で、半角山かっこを不等号記号として使用したい場合、不等号記号「<」は、「&lt;」の表記に置き換える必要があります。たとえば、「65<75」は、「65&lt;75」として記述します。

通貨項目

通貨項目には、組織の地域情報で設定した通貨が適用されます。また、項目ごとに、最大桁数や、小数点以下の桁数と丸めの方法を設定できます。小数点以下の丸めの方法は、次の4種類から選択可能です：普通、四捨五入、切り上げ、切り捨て。

通貨の種類のカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. 一覧から、対象のタブをクリックし、対象のレイアウトを選択します。
  4. レイアウトの編集画面で、左側から ［通貨］ の種類の項目を選択し、右側の レイアウト 内の目的の場所にドラッグ＆ドロップで移動し、追加します。
  5. ［通貨の詳細］ 画面で、次の操作を実行します。
    • ［項目のラベル］ 欄に、カスタム項目の名前を入力します。
    • ［最大桁数］ のドロップダウンから、項目の最大桁数を16以下で選択します（例：9）。
    • ［小数点以下の桁数］ のドロップダウンから、項目の小数点以下の桁数を9以下で選択します（例：2）。
    • ［小数点以下の丸めの方法］ のドロップダウンから、項目の小数点以下の丸めの方法を4種類から選択します（例： 四捨五入 ）。
    • 追加したカスタム項目を必須項目にする場合は、［必須］のチェックボックスを選択して有効にします。
    • ［見込み客］／［連絡先］／［取引先］／［商談］タブの場合、［次のタブにも作成する］という追加の設定が表示されます。この設定を有効にすると、他の3つのタブにも同じ項目を作成できます。ただし、［次のタブにも作成する］設定は、カスタムタブの 通貨 項目では利用できません。
  6. ［完了する］ をクリックします。

選択リスト項目

選択リスト項目の値の追加／変更

各タブには、あらかじめ標準的な選択リスト項目の値が用意されています。必要に応じて、選択リスト項目に新しい値を追加したり、既存の値を変更したりすることが可能です。

選択リスト項目の値を追加／変更するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. 一覧から、対象のタブをクリックし、対象のレイアウトを選択します。
  4. レイアウトの編集画面で、対象の選択リスト項目の ［…］（設定） アイコンをクリックし、メニューから ［プロパティの編集］ を選択します。
  5. 表示された 選択リストの詳細 画面で、次の手順を実行します。

    • 新しい値を追加するには、追加したい位置の値にカーソルを合わせて ［＋］（追加する） アイコンをクリックし、すぐ下に追加された入力欄に新しい値を入力します。
    • 既存の値を削除するには、対象の値にカーソルを合わせて、 ［－］（削除する） アイコンをクリックします。
    • 既存の値を変更するには、既存の値の入力欄を修正し、新しい値を入力します。
    • 選択リスト項目の値を一括で追加するには、右上の歯車アイコンをクリックし、メニューから ［選択肢を一括で追加する］ を選択します。
      選択肢の一括追加 画面の入力欄に、選択リスト項目の値を入力します。値は、1行に1件ずつ（改行しながら）入力します。
      ［選択肢を追加する］ をクリックします。
    • 値を並べ替えるには、値の入力欄の左端のアイコンをクリックし、ドラッグ＆ドロップで上下に移動します。
    • なお、一般的によく使われる選択肢がサンプルとしてあらかじめ定義されています。そちらから選択肢を追加することも可能です（例：曜日の一覧、月の一覧）。
    • 値の設定画面を最大化するには、右上にある 矢印（最大化） アイコンをクリックします。
  6. ［初期値を選択］ のドロップダウンから、いずれかの値を選択します。
    データ登録時に項目の値が選択されなかった場合には、こちらで指定した初期値が適用されます。
  7. この項目を必須項目にする場合は、 ［必須］ のチェックボックスを選択して、有効にします。 
  8. ［完了する］ をクリックします。
メモ
  1. 選択リスト項目の値を追加／変更／削除すると、既存のデータにも自動的に反映されます。選択リスト項目の値を保存する前に、 ［元に戻す］ をクリックすると、元の値に戻すことが可能です。



  2. 選択リスト項目の値を削除しても、登録済みのデータは削除されません。設定アイコンをクリックし、メニューから ［使用していない値を表示／追加する］ を選択すると、削除した値を表示できます。
    画面に、使用していない値が表示されます。対象の値を選択して、[追加する］をクリックすると、選択リスト項目の値として再度設定できます。 ごみ箱 アイコンをクリックすると、対象の値を完全に削除できます。別のレイアウトの選択リスト項目で同じ値を使用している場合は、削除できません。該当の値は［使用していない項目］に表示されます。



  3. 選択リスト項目の値の履歴機能を有効化できます。値の履歴を有効にすると、一定期間における値の変更履歴を確認できます。データの進捗状況の把握に役立ちます（関連情報： 選択リストの値の履歴 ）。

選択リストの値の選択肢の並べ替え

選択リストの値の選択肢は、ドラッグ＆ドロップの操作で並べ替えることができます。この機能は、たとえば、以下のような場合に便利です。 
  1. 選択リストの値が順序や進捗状況を表す （例：見込み客ステータス、商談のステージ）
  1. 選択リストの値に慣例的な順番がある （例：都道府県、業種）
また、並べ替え順としては、 入力順 （選択リストの設定画面に表示されている順番）の他に、 アルファベット順を適用することもできます。 
なお、［入力順］を指定した場合、設定した順番をすべてのレイアウトのデータの作成／編集画面、一覧ページ、レポート、ダッシュボードに適用することが可能です。

Notes
メモ ：
  1. アルファベット順を指定した場合、表示順をさらにカスタマイズすることはできません。
  1. アルファベット順を指定した場合、選択リストの値の選択肢は、各ユーザーのアカウントの言語に応じて並べ替えられます（例：日本語の場合、五十音順）。
選択リストの値の選択肢を並べ替えるには
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
  2. タブの一覧ページで、対象のタブを選択します。
  3. レイアウトを選択し、レイアウトの編集画面を開きます。対象の選択リスト項目に移動して、［…］ （設定） アイコンをクリックし、 ［プロパティの編集］ を選択します。
            
  4. ［並べ替え順の設定］ の欄で以下のいずれかを選択します。
    1. ［入力順］ ：選択リストの値が、設定画面でカスタマイズした順に表示されます。
      この並べ替え順をすべてのレイアウトのデータの作成／編集画面、一覧ページ、レポート、ダッシュボードにも適用したい場合は、水色の枠内にある ［すべてのレイアウトの値を並べ替える］ をクリックします。 
    2. ［アルファベット順］ ：選択リストの値が、各ユーザーのアカウントの言語の文字順で表示されます。
  5. ［完了する］ をクリックします。
Info
水色の枠内に［すべてのレイアウトの値を並べ替える］というリンクの代わりに、 ［今すぐ有効にする］ というリンクが表示される場合があります。この場合、Zoho CRMの組織の管理者がこの設定を有効にすると、組織内のすべてのユーザーの画面に変更内容が適用されます。

選択リストの値の色分け

管理者は、タブの選択リストの各値に異なる色を設定できます。これにより、各データの値を色分けして分かりやすく表示できます。Zoho CRMの関連リスト、タスク、ワークフロールールの項目の更新、データの一覧（ビュー）などで、色分けした値が表示されます（関連情報： 選択リスト項目の値の色分け ）。


選択リスト項目の値の置換（既存データの更新）

選択リスト項目の値を編集する際に、既存データの値も変更する場合は、値を置換する処理を行います。

メモ
  1. 選択リスト項目の値の置換は、選択リストの値の追加／名前の変更とは異なり、既存データにも値の変更を反映できます。
  2. 値を置き換えると、該当の値が使用されているデータに、変更内容が自動的に反映されます。データを個別に選択して、選択リストの項目を更新する必要はありません。
  3. 一方、値の追加／名前の変更をしても、既存データに変更内容は反映されません。

選択リスト項目の値を置換するには
  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. 一覧から、対象のタブをクリックし、対象のレイアウトを選択します。
  4. レイアウトの編集画面で、対象の選択リスト項目の ［…］（設定） アイコンをクリックし、メニューから ［値を置換する］ を選択します。

  5. 表示された 値の置換 画面で、次の操作を実行します。
    • ［置換前の値］ 欄で、既存の値（置き換える対象の値）を選択します。
    • ［置換後の値］ 欄で、新しい値（置き換えた後の値）を選択します。

      ［置換する］ をクリックします。
  6. 留意事項を確認し、 ［OK］ をクリックします。
    既存データの値の置換が完了した際に通知されます。

複数選択リスト項目

複数選択リスト項目を使用すると、データの作成時や編集時に、該当の項目に対して複数の値を選択できます。たとえば、さまざまなサービスを提供している場合、複数のサービスに関心を持つ顧客もいる可能性があります。この場合、商談の項目を設定する際に、単一選択リスト項目ではなく、複数選択リスト項目を使用できます。また、選択リスト項目の値は、必要に応じて、いつでも変更できます。

複数選択リスト項目の値を追加するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. タブの一覧から、対象のタブを選択します。
    レイアウトの編集画面が表示されます。
  4. 複数選択リスト 項目を、 ［新しい項目］ 欄から右側の レイアウト 設定画面にドラッグ＆ドロップで移動し、追加します。
  5. 複数選択リストの詳細の設定画面 で、次の操作を実行します。
    • ［項目のラベル］ 欄に、項目名を入力します。

      • ［複数選択リストの値］の設定で、新しい値を追加するには、既存の値にカーソルを合わせて ［＋］（追加する） アイコンをクリックし、下部に追加された入力欄に新しい値を入力します。
      • 既存の値を削除するには、対象の値にカーソルを合わせて、 ［－］（削除する） アイコンをクリックします。
      • 既存の値を変更するには、既存の値の入力欄を修正し、新しい値を入力します。
      • 選択リスト項目の値を一括で追加するには、右上の歯車アイコンをクリックし、メニューから ［選択肢を一括で追加する］ を選択します。
        選択肢の一括追加 画面の入力欄に、選択リストの値を入力します。値は、1行に1件ずつ（改行しながら）入力します。
        ［選択肢を追加する］ をクリックします。
      • 値を並べ替えるには、既存の値の左端の 並べ替え アイコンにカーソルを合わせて、ドラッグ＆ドロップで上下に移動します。
      • 値の設定画面を最大化するには、右上にある 矢印（最大化） アイコンをクリックします。
  6. ［初期値を選択］ のドロップダウンから、いずれかの値を選択します。
    データ登録時に項目の値が未選択の場合には、こちらで指定した初期値が項目に適用されます。
  7. この項目を必須項目にする場合は、 ［必須］ のチェックボックスを選択して、有効にします。 
  8. ［完了する］ をクリックします。
メモ
  1. 選択リスト項目の値を削除しても、該当の値が保存されている既存データでは、値は削除されません。

ルックアップ項目

ルックアップ項目を使用すると、2つのタブ間の関連付けを設定できます（2つの種類のデータを関連付けることが可能です）。初期設定では、いくつかのタブにおいてルックアップ項目があらかじめ用意されています（例：連絡先タブにおける取引先のルックアップ項目）。必要に応じて、独自のルックアップ項目を追加することが可能です。

たとえば、連絡先として登録されている既存顧客の中には、新しい見込み客を紹介してくれる人もいます。どの連絡先が紹介してくれた見込み客なのかを管理するために、［見込み客］タブに、連絡先を参照して選択できる［紹介者］項目を追加するとします。このような場合に、ルックアップ項目を作成することで、タブ間の関連付けを設定できます。なお、ルックアップ項目は、タスクと予定には作成できませんのでご注意ください。

ルックアップ項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. タブの一覧から、対象のタブを選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. ［ルックアップ］ 項目を、 ［新しい項目］ 欄から、右側の セクション 内にドラッグ＆ドロップで移動し、追加します。
  5. ルックアップの詳細 の設定画面で、次の操作を実行します。
    • ［項目のラベル］ 欄に、ルックアップ項目の表示名を入力します（例： ［受講者］ タブに、 ［講座］ という名前のルックアップ項目を作成します。受講者のデータを登録する際に、講座のデータを関連付けることが可能になります）。

    • ［参照先のタブ］ のドロップダウンから、参照するタブ（関連付けるデータの種類）を選択します。こちらで選択したタブのデータが、該当の項目の選択肢として表示されるようになります（例：［参照先のタブ］として ［講座］ を選択した場合、ルックアップ項目には、すべての講座名が選択肢として一覧表示されます）。
    • ［関連リスト名］ 欄に、関連リストの表示名を入力します（例： 受講者一覧 ）。なお、設定した表示名は、参照先として指定したタブのデータの詳細ページで関連リストの名前として表示されます（この例の場合、［受講者一覧］という名前の関連リストが、［講座］タブに表示されます）。
  6. ［完了する］ をクリックします。
  7. レイアウトの編集画面の右上にある ［保存する］ をクリックします。
    ［講座］ というルックアップ項目が、受講者データの作成時に表示されるようになります。
    また、 ［受講者一覧］ の関連リストが、［講座］タブ内のすべてのデータの詳細ページに表示されます。


メモ：
  1. 各種の条件設定で使用できるルックアップ項目は、最大5件です。（例：ワークフロールール、データ一覧（ビュー）、ブループリントの条件設定など）。
  2. ルックアップ項目は、［タスク］、［予定］、［通話］の各タブには追加できません。

ルックアップ項目の利用

ルックアップ項目に関連付けるデータを入力する際、データ名を入力してデータを検索できます。また、データの検索画面を開いて、データを検索することもできます。検索画面を開くには、ルックアップ項目の入力欄の右端にあるデータ検索アイコンをクリックします。検索画面では、データ名だけでなく、さまざまな項目の値を入力してデータを検索することができます。左上にある 列の追加 アイコンをクリックすると、検索画面に表示する列（項目）を追加／削除できます。また、右上にある フィルター アイコンをクリックすると、項目ごとの条件を指定して、条件に合致するデータのみを抽出して表示できます。

たとえば、商談タブにある［連絡先名］というルックアップ項目で右端にある連絡先データの検索アイコンをクリックすると、連絡先の名前だけでなく、メールアドレス、電話番号、国などを入力して、連絡先データを検索することが可能です。

データの検索画面で列（項目）を追加／削除するには

  1. 画面上部のメニューで対象のタブをクリックし、データの作成／編集画面で対象のルックアップ項目に移動します。

  2. ルックアップ項目の右端に表示されているデータ検索アイコンをクリックします。

  3. データの検索画面で、左上にある 列の追加 アイコンをクリックします。

  4. 列（項目）を追加する場合はチェックボックスを選択し、削除する場合はチェックボックスの選択を解除します。完了したら、 ［保存する］ をクリックします。

    検索画面に列（項目）の変更内容が反映されます。

フィルターを使用してデータを抽出するには

  1. データの作成／編集画面で、対象のルックアップ項目の右端に表示されているデータ検索アイコンをクリックします。

  2. データの検索画面で、右上にある フィルター アイコンをクリックします。

  3. 項目の下部に表示されている入力欄に検索条件を入力し、 ［フィルターを適用する］ をクリックします。

Notes
メモ：

  • 検索画面には、列（項目）を10件まで追加できます。

  • ルックアップ項目に値を直接入力してデータを検索する場合は、データ名でのみ検索できます（データ名以外の項目の値を入力して検索することはできません）。

複数選択ルックアップ項目

複数選択ルックアップ項目を使用すると、2つのタブ間で複数のデータを相互に関連付けることができます（ 多対多のタブの関連付け ）。通常のルックアップ項目では、1対多の関係しか設定できないため、参照先のタブのデータは1件のみしか選択できません。一方、複数選択ルックアップ項目では、参照先のタブのデータを複数選択できます。2つのタブの間で、より柔軟に関連付けを設定することが可能です。

Info
複数選択ルックアップ項目は、エンタープライズ以上のプランで利用できます。

例：保険会社における顧客管理
  • 保険契約に対して、保険契約者が複数指定されている場合があります。
  • また、1人の保険契約者が、保険契約を複数契約している場合もあります。

［保険契約］ と ［保険契約者］ の2つのタブがある場合、タブ間で相互に複数のデータを関連付ける必要があります。通常のルックアップ項目では1対多の関連付けしか設定できないため、要件を満たせません。

このような場合に、複数選択ルックアップ項目が役立ちます。複数選択ルックアップ項目を使用することで、2つのタブ間で相互に複数のデータを関連付けることができ、要件を満たすことができます。

多対多の関連付けの詳細や、複数選択ルックアップ項目の作成の詳細については、 こちらをクリック してご参照ください。


自己参照の複数選択ルックアップ項目

複数選択ルックアップ項目では、参照先のタブとして、参照元のタブと同じタブを選択できます（自己参照）。これにより、同じタブ内のデータ同士を関連付けることが可能です。たとえば、従業員データを管理するタブを作成し、複数選択ルックアップ項目を使用して、ある従業員データに対して他の従業員データを上司や部下として関連付けることができます。  
下の図では、Peter、Alice、Kathyの3人の従業員データが登録されています。また、Kathyのデータでは、［部下］と［上司］の関連リストに、それぞれAliceとPeterが関連付けられています。  


Notes
メモ
  1. 1件のタブには、最大2件の複数選択ルックアップ項目を追加可能です。自己参照の項目として設定できるのは、そのうち1件のみです。
  2. 複数選択ルックアップ項目を使用してデータを関連付けると、割り当てボタンをクリックした際に、関連付け対象の候補データ一覧に、該当のデータは表示されなくなります。これは、すでに関連付けられているデータは、関連付け対象の候補としては表示されないためです。
  3. 同様に、対象データをいずれかのデータに関連付けた後は、もう一度別の形で関連付けることはできなくなります。たとえば、Peterのデータは［上司］としてKarthyのデータに関連付けられているため、さらに［部下］として関連付けることはできません。 

自動番号（オートナンバー）項目

自動番号項目を使用すると、重複しない専用の番号でデータを分類できます。番号には、日付の数字を含めることも可能です。タブに自動番号項目を追加すると、新しいデータに対して番号が順番に振られます。既存データも含めて番号を振ることも可能です。たとえば、自社独自の請求書番号、見積書番号、受注書番号などを管理するのに役立ちます。また、詳細の設定画面で、［接頭語］または［接尾語］欄に「#」または「{」を入力すると、日付形式を設定して日付の数字を挿入できます。たとえば、［接尾語］を「{YYYY}{MM}{DD}-」と設定すると、値は「20220801-1」のように表示されます。




自動番号項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. タブの一覧から、対象のタブを選択します。
    レイアウトの編集画面が表示されます。
  4. ［自動番号］ 項目を ［新しい項目］ の欄からレイアウト内に、ドラッグ＆ドロップで移動して追加します。
  5. 自動番号の詳細 の設定画面で、次の操作を実行します。
    • ［項目のラベル］ 欄に、項目名を入力します。

    • ［自動番号の形式］ 設定で、自動番号の値の ［接頭語］、［開始番号］ 、 ［接尾語］ を入力します。
      下部に表示されるプレビューを確認します。
  6. ［完了する］ をクリックします。
  7. レイアウトの編集画面の右上にある ［保存する］ をクリックします。
メモ 
  1. データの作成時に、処理の時間制限や処理エラーなどにより、自動番号がスキップされることがあります。 
    ただし、データ自体は保存されます。 

ユーザー項目

Zoho CRMの初期設定では、すべてのデータには担当者が設定されます。担当者は、データに関するすべての活動を実行／管理可能なユーザーです （例：データの更新や削除など）。 該当のユーザーは、 データのメイン担当者 と呼ばれます。ただし、データに対して複数の担当者を設定したい場合もあるでしょう。 たとえば、商談への対応に、チーム内の複数の営業担当者や、他部門の担当者の協力を得る場合などです。 同様に、担当者の長期休暇時や引き継ぎ時など、複数の担当者がデータを担当する必要がある場合はよくあることでしょう。 

このような場合に、 ユーザー項目 を使用すると、データに複数の担当者を設定できます。複数のユーザーに対して、共同担当者としての権限を付与できます。共同担当者は、必要に応じて、データの更新／削除などが可能です。また、データに関連したメールを送信することもできます。 

利用条件
必要な権限： ユーザー項目を作成できるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーです。

各プランの機能と制限を確認する 

ユーザー項目の追加

タブのレイアウトの編集画面で、［ユーザー］項目をドラッグ＆ドロップでレイアウトに移動することで、該当項目を簡単に追加できます。 Zoho CRMには2種類のユーザー項目があり、要件に応じて、いずれかを選択できます。

  • 単一のユーザー ：単一のユーザーの項目は、1件のタブにつき5件まで作成できます。
  • 複数のユーザー ：のユーザーの項目は、1件のタブにつき1件のみ作成できます（項目の値として最大10ユーザーを選択可能）。

ユーザー項目を設定するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. タブの一覧から、対象のタブを選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. ユーザー項目 を ［新しい項目］ 欄からレイアウトに、ドラッグ＆ドロップで移動し、追加します。

  5. ［項目のラベル］欄に、 項目名 を入力します（例：サブ担当者、共同担当者、営業マネージャーなど）。
  6. 項目の種類として、 ［単一のユーザー］ または ［複数のユーザー］ のいずれかを選択します。
  7. ［完了する］ をクリックします。

   
メモ
  1. タスク／通話／予定 （ 活動 ）タブを除くすべてのタブで、ユーザー項目を設定できます。
  2. 特定のレイアウトからユーザー項目を削除すると、該当のレイアウトにユーザー項目が再度追加されない限り、共同担当者はデータを表示できなくなります。

データへのアクセス権限の制限

データに対するユーザーの関連付け情報は保存しておきたいが、データへのアクセス権限や共同担当者の権限を許可したくない場合もあるでしょう。このような場合、管理者は、関連付けられているユーザーに対してデータへのアクセス権限を制限できます。

たとえば、融資の申込管理では、融資手続きの担当者がメイン担当者であり、顧客窓口の担当者が受付担当として補助的に申込者とのやりとりを行うとします。必要に応じて、この顧客窓口の担当者を共同担当者として設定することで、データを共有できます。ただし、データを共有せず、管理権限を許可しない場合は、該当のユーザーに対してデータへのアクセス権限を制限することが可能です。

具体的には、ユーザー項目の ［データへのアクセスを許可する］ 設定を無効にすることで、ユーザーのアクセス権限を制限できます。この設定により、データ内のユーザー項目で選択されているユーザーが、該当のデータにアクセスできるようにするかどうかを選択可能です。
 

データへのアクセス権限を取り消すには

  1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動します。
  2. タブ の一覧から、対象のタブを選択します。
  3. レイアウトの一覧から、対象のレイアウトを選択します。
  4. レイアウトの編集画面で、ユーザー項目の右端にある ［…］ （設定）アイコンをクリックし、メニューから ［プロパティの編集］ を選択します。
  5. ユーザー項目の詳細 の設定画面で、 ［データへのアクセスを許可する］ 設定のチェックを外します。

Notes
メモ ：
  1. タブには、最大 5件の単一のユーザー項目 と 1件の複数のユーザー項目 を追加できます。 
  2. 複数のユーザー項目では、最大 10人のユーザー を選択できます。
  3. データへのアクセス権限の制限は、 単一 および 複数 のどちらのユーザー項目でも設定できます。
  4. ユーザー項目の詳細の設定画面で、データへのアクセス権限の設定は、初期設定で有効になっています。データへのアクセス権限を制限するには、管理者がこの設定を無効にする必要があります。
  5. ユーザー項目の設定で、データへのアクセス権限が許可されている場合でも、該当のユーザーが共同担当者として実行可能な操作は、ユーザー自身の権限設定に応じて異なります。

権限に基づくデータの操作

組織の各ユーザーが行える操作は、Zoho CRMアカウント内で割り当てられている権限によって異なります。たとえば、管理者権限が割り当てられている場合はすべての操作を実行できますが、標準権限が割り当てられている場合は一定の範囲内でデータの管理操作のみを行えます。共同担当者は、自分に割り当てられている権限に応じて、データに関する操作を実行できます。

たとえば、あるユーザーに割り当てられている権限では、データを編集したり、対象データに関連付けられているタスクを完了したりすることが可能だとします。この場合、自分が共同担当者になっているデータの 編集 や タスクの完了処理 を行うことができます。



役職による階層に基づくデータの関連リストの表示

データの共同担当者は、組織内での自分の役職に基づいて、データの関連リストを表示できます。 

たとえば、Emily Rossは、営業マネージャーであり、営業担当者であるTim Drummondがその部下として設定されているとします。この場合、Emilyは、Timが担当者であるデータの関連リストを表示することが可能です。

関連付けられているデータを表示するには
  1. 対象の タブ を選択します。
  2. データの詳細 ページで、 関連リストの一覧から、対象のリストを選択して表示します。

ユーザー項目を使用できる場所

Zoho CRMの ユーザー項目 は、他の機能に関連付けることもできます。 ユーザー項目 を使用できる機能は、次のとおりです。

  • ワークフローのメール通知 ：処理の自動化機能（ワークフロー）でメール通知を作成する際に、メール受信者として共同担当者を追加できます。
  • データの一覧（ビュー） ：共同担当者の情報を用いてデータを抽出できます。たとえば、自分が共同担当者として登録されている商談を抽出できます。

  • メール項目 ：Zoho CRMのメール機能で、宛先／差出人に共同担当者のメールアドレスを使用できます。たとえば、共同担当者のメールアドレスからメールを送信できます。その他、ユーザー項目は、一括メール送信、マクロ実行、自動返信、自動メール送信ルール、Webフォーム、一括メール送信の予約に使用できます。
  • フィルターと条件 ：ユーザー項目を使用して条件を設定し、データを抽出できます。データの担当者のフィルターで、共同担当者を選択できます。

  • メールテンプレートの差し込み項目 ：メールテンプレートの作成時に、差し込み項目としてユーザー項目を使用できます。
  • レポート ：レポートの作成時に、ユーザー項目を使用して、列や条件を設定できます。
  • インポートとデータの移行 ：Zoho CRMアカウントにデータをインポートまたは移行する際に、データの担当者として共同担当者を関連付けることが可能です。
メモ
  1. 複数のユーザー項目は、フィルターとレポートでのみ使用できます。

データの画像項目

データの画像項目を使用すると、データの内容を表す画像を追加できます（対象のタブ：見込み客、連絡先、取引先、商談、商品、問い合わせ、ソリューション、仕入先、カスタムタブ）。見込み客／連絡先のプロフィール画像や、商品の画像などを表示することが可能です。これにより、データの一覧ページや詳細ページで画像を表示し、データの内容やイメージを分かりやすく表示できます。たとえば、不動産業では、物件の画像を表示できます。また、顧客ポータルを通じて、顧客に物件の画像を表示することも可能です。 

なお、管理者は、必要に応じて、データの画像項目を無効にすることもできます。

データの画像項目を有効にするには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  3. タブの一覧 から、対象の タブ を選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. レイアウトの編集 画面の中央に表示されている データの画像 項目の右上にある切り替えスイッチをクリックし、有効にします。

メモ
  1. データの画像項目は、タブでキャンバス表示を作成するよう選択した場合にのみ使用できます。
  2. メールテンプレートの作成時に、差し込み項目としてデータの画像項目を使用すると、メールの文中に画像を挿入できます。

ファイルアップロード項目

ファイルアップロード項目を使用すると、データに関連するファイルを追加し、詳細ページで表示できます。たとえば、顧客対応の中で特定の文書を必ず顧客と取り交わすとします。このような文書はすべての顧客で必要になる一方、各文書の内容は顧客ごとに個別のものであるため、顧客ごとに管理する必要があります。このような場合、ファイルアップロード項目を使用して、顧客に関連付けてファイルを追加できます。 ローカルのフォルダーやデスクトップ 、 Zohoのファイル管理サービス（Zoho Docs） 、 その他の外部サービス（クラウドストレージ） のいずれかから、データにファイルをアップロードできます（関連情報： 添付ファイルとメモ ）。 

利用条件
必要な権限
ファイルアップロードの項目を追加できるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーのみです。

項目数の上限（プラン別）
  1. スタンダードプラン：2件（タブごと）
  2. プロフェッショナルプラン：5件（タブごと）
  3. エンタープライズプラン：10件（タブごと）
  4. アルティメットプラン：15件（タブごと）
各プランの機能と制限を確認する 

ファイルアップロードの項目を追加するには
  1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  2. タブの一覧ーから、対象の タブ を選択します。
    レイアウトの編集画面 が表示されます。
  3. ［新しい項目］ 欄からレイアウト内の対象のセクションに、 ［ファイルのアップロード］ 項目をドラッグ＆ドロップで移動して追加します。

  4. 項目の右端にある ［…］ （設定）アイコンをクリックし、メニューから ［プロパティの編集］ を選択します。こちらで、ファイルを複数追加できるようにするかや、同じ項目を他のタブにも追加するかなどを設定できます。
    なお、組織の設定で ［コンプライアンス設定］ が有効になっている場合は、アップロードするファイル内に個人情報が含まれていると指定するかどうかも選択できます。

  5. ［完了する］ をクリックします。
メモ
  1. ファイルサイズは20MB以下にする必要があります。

画像アップロード項目

利用条件
必要な権限
画像アップロードの項目を追加できるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーのみです。

項目数の上限（プラン別）
  1. スタンダードプラン：2件（タブごと）
  2. プロフェッショナルプラン：5件（タブごと）
  3. エンタープライズプラン：10件（タブごと）
  4. アルティメットプラン：15件（タブごと）
各プランの機能と制限を確認する 

画像アップロード項目を使用すると、データに関する画像ファイルをアップロードできます。アップロードした画像は、組織内で共有したり、顧客ポータルを通じて顧客向けに共有することが可能です。また、必要に応じて、顧客から画像をアップロードしてもらうことも可能です。 


画像アップロード項目を追加するには
  1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動します。
    タブの一覧が表示されます（［見込み客］、［取引先］、［連絡先］など）。
  2. タブの一覧から、対象のタブを選択します 。
  3. レイアウトの編集画面 が表示されます。
  4. ［新しい項目］ 欄からレイアウト内の対象のセクションに、 ファイルアップロード 項目をドラッグ＆ドロップで移動して追加します。



  5. 項目の右端にある ［…］ （設定）アイコンをクリックし、メニューから ［プロパティの編集］ または ［権限を設定する］ を選択します。

  6. ［保存する］ をクリックします。


項目の権限の設定

項目の表示権限を設定し、アクセスを制限することができます。 

項目の右端にある［…］（設定）アイコンをクリックし、メニューから ［プロパティの編集］ を選択すると、項目のラベルを変更したり、入力時に表示するヒントを設定したりできます。ヒントのプレビューを確認することも可能です。



また、メニューから ［権限を設定する］ を選択すると、
役職ごとに、項目へのアクセス権限（表示と編集／表示のみ／表示しない）を設定できます。

項目への画像のアップロード 

1件の項目において、最大10件の画像ファイルをアップロードできます（サイズの上限：20MB、形式：jpg／png／jpeg／gif／bmp）。現在のところ、画像をアップロードできるのは、デスクトップからのみです。 

画像をアップロードするには
  1. 対象のタブに移動し、対象のデータを選択します。
  2. 画像アップロード 項目で、 ［新しい画像］ をクリックします。



  3. 画像の添付 画面で、デスクトップから画像をドラッグ＆ドロップで追加するか、デスクトップ内を参照して画像を選択します。
  4. ［添付］ をクリックします。



  5. 画面右上にある ［保存する］ をクリックして、データを保存します。

画像の編集と削除

データの作成画面やデータの詳細ページで、添付されている画像にカーソルを合わせると、画像の編集や削除を実行できます。画像をドラッグ＆ドロップで並べ替えることが可能です。 



画像の編集画面で、上部メニューから （切り取り）アイコンをクリックすると、画像を切り取ることができます。その他、解像度の変更、画像の回転などの編集が可能です。 


              

集計項目

集計項目には、 関連リスト内のデータに関する集計値や日時の値 を表示できます。


たとえば、営業部長がある取引先について、失注した商談の件数と金額の合計を確認しようとしているとします。ここで、集計項目を利用すると、レポートを作成しなくても、取引先ごとに、失注商談の件数と金額の合計を集計項目内で確認できるようになります。



Info
必要な権限
タブのレイアウトに集計項目を追加するには、管理者権限または［タブのカスタマイズ］権限が必要です。ただし、それ以外のユーザーも、各データの集計項目の値を表示することは可能です。
 
プラン別の上限
集計項目は、Zoho CRMの エンタープライズプラン と アルティメットプラン でのみ利用可能です。各プランにおける集計項目数の上限は、以下のとおりです。
  1. エンタープライズプラン ：10件／タブ
  2. アルティメットプラン ：15件／タブ

集計項目の設定

レイアウトの編集画面において、集計項目は、その他の種類の項目と同様に、左側にある［新しい項目］の欄から右側にドラッグ＆ドロップすることで追加できます。集計項目の設定画面では、あらかじめ用意されている選択肢の中から、集計内容を選択する必要があります。

たとえば、取引先タブの集計項目の場合、集計内容として、［受注した商談の金額（売上）］、［失注した商談の合計］（件数）、［完了したタスクの合計］（件数）などを選択できます。

以下の画像は、 ［連絡先］ タブの集計項目に関する設定画面です。集計項目に表示する値として、メモ、添付ファイル、タスク、メール、商談、見積書などの関連リストのデータに関する集計値（例：データ件数の合計、金額の合計）や日時の値（例：データの最終更新日）を指定することが可能です。

Info
メモ：
  1. 集計項目の値は、データを保存した後にのみ表示されます。また、集計項目は、 表示専用 の項目であるため、編集できません。
  2. 集計項目は、 標準タブ だけでなく カスタムタブ のレイアウトにも追加できます。
  3. 集計項目は、［タスク］、［通話］、［予定］、［予約］以外のすべてのタブで利用できます。
  4. 集計項目には、Zoho CRMにあらかじめ用意されている、関連リストのデータについての集計値や日時の値のみを表示できます。
  5. メールやメモに関する集計では、対象のデータに関連付けられているメールやメモの値のみが集計されます。対象のデータに関連付けられていないメールやメモは、関連リスト内に表示されていても、集計されません。
  6. Zoho CRMの組織の設定で複数の通貨を有効にしている場合、金額に関する集計項目の値は、まず、組織の基準通貨に基づいて計算され、その後、データの通貨に基づく正しい値に変換されて表示されます。
  7. メールに関する集計項目においては、現段階では、Zoho CRMの標準のメール機能を通じて送信されたメールのみが集計の対象とされます。
  8. メールサーバーとの連携を設定した場合、今後のメールのみが集計され、過去のメールは集計されません。

集計項目に表示できる値の種類

集計項目に表示できる値の種類は、以下のとおりです。
  1. 関連リストのデータの件数
  2. 以下の数値項目の集計値：
    1. 数値
    2. 通貨
    3. 小数
    4. パーセント
    5. 長整数
  3. 以下の日付／日時項目の値：
    1. 日付
    2. 日時

集計項目を追加するには

  1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動し、タブの一覧で対象のタブを選択します。
  2. レイアウトを選択します。レイアウトの編集画面で、左側にある ［新しい項目］ の欄から ［集計項目］ を選択し、ドラッグ＆ドロップの操作で右側のレイアウト内に配置します。
  3. 集計の詳細 ページで、左側のメニューから関連リストを選択し、集計内容を選択します。
    また、集計内容は、右上にある検索欄を使用して、検索することも可能です。
  4. 集計内容の選択が完了したら、 ［保存する］ をクリックします。
Notesメモ ：レイアウトの編集画面では、他の種類の項目と同様に、項目の右端にある［…］（設定）アイコンをクリックすると、項目に関する権限の設定や、項目の削除が可能です。

ワークフロールールでの集計項目の利用

  1.  ワークフロールールでは、処理の実行タイミングとして、集計項目の値の更新を設定できます。設定すると、集計項目の値が更新されたときに、処理を実行できます。

  2. また、処理の適用対象のデータの条件に、集計項目を使用することも可能です。

  3. ワークフロールールで、実行タイミングとして集計項目の値の更新を設定し、処理として同じ集計項目の値を更新を設定すると、ループ処理が発生しますのでご注意ください。たとえば、［取引先］タブに「関連する商談データの総数」という集計項目があるとします。この場合、ワークフロールールの実行タイミングとして「関連する商談データの総数」の項目値の更新、処理として関連する商談データの追加を設定すると、集計項目「関連する商談データの総数」の値の更新をきっかけとして、関連する商談データが追加され、結果として集計項目「関連する商談データの総数」の値がさらに更新されます。これにより、ワークフローの処理が、無限に繰り返されることになります。

関連情報：  

項目のカスタマイズに関するよくある質問（英語）




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