選択リストの値の履歴

選択リストの値の履歴

さまざまな業務において、重要な情報や状況の変化を見逃さないように、更新履歴を管理することは非常に重要です。たとえば、営業では、それぞれの見込み客や商談の状況を把握するために、見込み客のステータスや商談のステージを管理することが極めて重要です。Zoho CRMでは、このような情報を管理するための選択リストの値が更新されるたびに、値の履歴を自動的に記録できます。記録した値は、時系列で一覧で確認することが可能です。

具体的な利用例で詳しく見てみましょう。 

利用例1:ある営業マネージャーは、見込み客への対応を次のステップに進めるためのプロセスにおいてボトルネックとなっているステータスを把握したいと思っています。そこで、[見込み客のステータス]の選択リスト項目の値の履歴を有効にし、見込み客が各ステータスで停滞している期間を確認することにしました。値の履歴により、見込み客は[連絡済み]のステータスに遷移するまでに、[未連絡]のステータスで「15日間」停滞していたことがわかりました。このことを受け、初回の連絡を早めに行えるように対策をとることで、ボトルネックを解消できました。 

利用例2:ある営業マネージャーは、見積書のステージごとに、変更理由を確認したいと考えています。そのため、[変更理由]というカスタム項目を作成して追加したうえで、選択リスト項目[見積書のステージ]の値を有効にし、値の履歴の関連リストに[変更理由]の項目を表示するように設定しました。これにより、ステージが変わったときの変更理由を確認できるようになりました。 

利用条件
必要な権限
タブのカスタマイズ権限を持つユーザーが、選択リストの値の履歴を有効にできます。

選択リストの値の履歴の有効化

値の履歴を有効にできる選択リストの項目は、タブごとに1件です。対象の選択リストの項目の設定において値の履歴を有効にした場合、履歴はすべてのレイアウトで有効になります。値の履歴の関連リストには、4件の標準項目(選択リストの値/期間/更新日時/更新者)が表示されます。これとは別に、追加で10件の項目を選択することが可能です。

値の履歴を有効にするには

  1. Zoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定]→[カスタマイズ]→[タブと項目]の順に移動します
    (タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します)。
  3. 対象のタブをクリックして、レイアウトを選択します。
  4. レイアウトの編集画面で、対象の選択リスト項目に移動し、[…](設定)アイコンをクリックして、メニューから[プロパティの編集]を選択します。
  5. [選択リストの詳細]画面で、 [値の履歴を有効にする]のチェックボックスにチェックを入れます。
  6. [選択リストの値の履歴]画面で、関連リストに表示する項目を選択します。
    暗号化された項目は表示されません(選択できません)のでご注意ください。
  7. [完了する]をクリックします。

 値の履歴の表示

選択リストの値の履歴は、該当のデータの詳細画面の関連リストに表示されます。


関連リストに表示する項目は、変更可能です。


[商談]タブでの値の履歴の編集

[商談]タブでは、データの関連リストとして、初期設定の[ステージの履歴]が用意されています。また、レイアウトの編集画面で、[ステージ]項目の[…](設定)をクリックし、メニューから[履歴の表示項目を編集する]を選択すると、関連リスト[ステージの履歴]に表示する項目(列)をさらに追加できます。 



最大6件の項目(列)を追加することが可能です。また、関連リスト名の変更もできます。 



留意事項
  • 履歴データをもとに、値ごとの滞留期間を用いてデータを抽出する(フィルターの条件において履歴の期間を使用する)ことが可能です。
  • 履歴データは、[設定]→[データ管理]→[データのバックアップ]でダウンロードできます。
  • 選択リストの値の履歴設定は、[タスク]/[通話]/[予定](活動)のタブでは利用できません
  • 選択リスト項目の値の履歴を無効にした場合や、履歴が有効になっている選択リスト項目を削除した場合には、履歴データ完全に削除されます。
  • [見込み客]/[見積書]/[受注書]などのタブに選択リスト項目を追加する際、 [次のタブにも作成する]設定を使用した場合でも、値の履歴は他のタブでは有効になりません。
  • 関連リストに項目(列)を選択する際に、暗号化された項目は選択できません(関連項目: 項目の暗号化)。

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