多対多のタブの関連付け

多対多のタブの関連付け

営業データは、相互に関連していることがよくあります。Zoho CRMでこのようなデータを管理する場合、データ間に必要な関連付けを、適切に設定する方法が必要となります。
ルックアップ項目(タブの関連付け機能)は、エンタープライズプラン以上で利用できます。



たとえば、ある取引先を1つの連絡先と関連付ける必要があるとします。これは、Zoho CRMで [取引先のルックアップ] 項目を使用して、簡単に実行できます。

1つの取引先に複数の連絡先が関連付けられている場合でも、すべての連絡先に対して同じ取引先を選択するだけで、この一対多の関連付けを設定できます。


ただし、この場合、ルックアップ項目を使用して1つの値しか選択できないことにご注意ください。

次に、連絡先の1人が、2つの取引先において契約ベースで仕事をしているシナリオを考えてみましょう。この場合、2つの会社を同じ連絡先に関連付ける必要があります。 [取引先のルックアップ] 項目では、1つの値しか選択できません。そのため、「一対多の関連付け」の設定では、この要件を満たすことができません。

Zoho CRMの「多対多のタブの関連付け」を使用すると、この要件に対応できます。 [複数選択のルックアップ] 項目を使用すれば、1件のデータに複数のルックアップ値を関連付けて、2つのタブ間で完全な「多対多」のタブの関連付けを設定できます。  

項目の種類
対応する関連付け
設定される関係の種類   
ルックアップ項目
1つの値
一対多
複数のルックアップ項目
複数の値
多対多

多対多のタブの関連付け設定が必要となるシナリオには、次のような場合も想定されます。 
  • 教育機関に、2つのタブ( [学生]と[コース] )があるとします。
    1人の受講者が、複数のコースを選択します。同様に、1つのコースに、複数の受講者がいる場合もあります。
  • 保険会社に、2つのタブ( [加入者]と[保険契約] )があるとします。
    1人の保険契約者が、複数の保険契約を購入します。同様に、1つの保険契約に、複数の購入者がいる場合もあります。
  • 不動産会社に、2つのタブ( [見込み客]と[物件] )があるとします。
    1人の見込み客が、複数の物件に関心を持っている可能性があります。同様に、1つの物件に、複数の見込み客が関心を持っている場合もあります。

複数の値をルックアップ項目に関連付ける必要がある場合には、複数選択のルックアップ項目が最適です。シナリオを詳しく見ていきましょう。

シナリオの例

Zylker不動産社は、アパートの販売/賃貸を管理しています。同社のCRMには、 [物件] [見込み客] の2つのタブがあります。 

  • 見込み客の1人である谷村 祐一様は、3件の物件(C-807、B-196、H-786)の内見に関心を持っています。
  • 谷村様のほかに、梅原様、笠井様、西沢様の3人の見込み客が、C-807の内見に関心を持っています。

これは、谷村 祐一様のデータの作成時に、谷村様が関心を持っている物件に対して、3つの値を選択する必要があることを意味します。また、物件C-807には、4人の見込み客を関連付ける必要があります。そのため、ルックアップ項目から複数の値を選択することが必要になります。通常のルックアップ項目では、1つの値しか選択できません。

解決策:

このような場合に、Zylker不動産社は複数選択のルックアップ項目を作成できます。その方法を見ていきましょう。

複数選択のルックアップ項目の作成方法

複数選択のルックアップ項目を作成するには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
  2. 必要なタブ(この場合は [見込み客] )をクリックします。
  3. [複数選択のルックアップ項目] を使用可能な項目の一覧からドラッグ&ドロップします。
    タブごとに最大2件の 複数選択のルックアップ項目 を作成できます。
  4. [複数選択のルックアップの詳細] ウィンドウで、次の図のように詳細を入力します。
    自己参照のルックアップ項目を作成するには、関連タブとして同じタブを選択します(この例では[見込み客]) 


  5. 関連タブ が必要な場合は、 [関連タブの作成を許可] チェックボックスをオンにして、その名前を入力します。
  6. [完了] をクリックします。
  7. レイアウトを保存します。
    これで、複数選択のルックアップ項目が作成されました。Zylker不動産社が谷村 祐一様という名前のデータを作成すると、複数選択のルックアップ項目から複数の値を選択できるようになります。


こうして選択された値は、関連リストとして各データに関連付けられます。



メモ 
  • [複数選択のルックアップの詳細] ウィンドウで、 [関連タブの選択] の一覧にタブが表示されない場合は、このタブが 複数選択のルックアップ項目 の上限に達している可能性があります。
  • 1つのタブに作成できる 複数選択のルックアップ 項目は、最大2件までです。
  • [関連タブ] に複数のレイアウトがある場合は、 複数選択のルックアップ 項目を追加するレイアウトを選択するよう求められます。 

関連タブの概要

関連タブとは? 

関連タブは、複数選択のルックアップ項目に関連付けられた、2つのタブ間のジャンクションとして機能するタブです。

上記のZylker不動産社の例を考えてみましょう。見込み客である谷村 祐一様は、複数選択のルックアップ項目を使用して、3件の関連物件と一緒に作成されました。しかし、3件すべての物件にそれぞれ異なる交渉を要求し、それぞれの賃料がすべて異なっているとします。ここで、この項目はどこに格納できるでしょうか?

  • 各物件に応じて異なる3つの価格が存在するため、谷村様のデータ内の項目には格納できません。
  • 谷村様以外の見込み客も、異なる賃料交渉を申し出る可能性があるため、物件のデータ内の項目にも格納できません。

この多様性を管理するために、Zoho CRMでは、 関連タブ と呼ばれるものを作成できます。(複数選択のルックアップ項目を使用して作成された)2つのタブ間の各関連付けは、関連付タブではデータとして作成されます。そのため、3つの物件が谷村様と関連付けられ、3つの別々のデータが関連付タブに作成されます。これにより、各データに個別の交渉による賃料を作成できるようになります。


関連タブの作成を有効にするには、 [関連タブの作成を許可] チェックボックスをオンにして、関連タブの名前を入力するだけです。カスタムタブの場合と同様に、カスタム項目の作成や関連タブの管理ができます。 

メモ 
  • 複数選択のルックアップ項目は、現在、個別にデータを作成するときに使用できます。インポートして作成されたデータには対応していません。
  • 複数の値が存在するため、複数選択のルックアップ項目の種類に対して、カスタムビューは作成できません。ただし、関連タブではカスタムビューを作成できる場合があります。
  • 現時点では、関連タブ内のデータに対して自動化はサポートされていません。 

関連タブの管理     

関連タブを作成すると、そのカスタマイズ、データの作成、タブ用のレポートの生成を行うことができます。以下のリンクをクリックすると、関連タブの詳細を確認できます。

関連タブの関連リストの管理 

複数選択のルックアップ項目を使用して、2つのメインのタブを関連付ける場合の注意点は、次の通りです。

  • 各メインのタブでは、それぞれの [データの詳細] ページに、他のタブの関連リストが表示されます。
     


  • 関連タブを作成するよう選択した場合、この関連リストに、 関連タブ の詳細も表示されます。
  • 確認したい詳細情報を表示するように、関連リストの列をカスタマイズできます。


  • また、 関連リスト の名前を、適切なものに変更することもできます。
     

  • 各データの [編集] アイコンをクリックすれば、関連タブのデータを、この 関連リスト から直接編集できます。



  • [編集] アイコンではなく、データのハイパーリンクをクリックした場合は、必ずしも関連タブではなく、各データの詳細ページに移動します。
  • 関連リストに新しいデータを追加したり、この関連リストから既存データの関連付けを直接編集したりできます。関連リスト上部の [追加] または [編集] リンクをクリックするだけで、この操作を実行できます。



  • 関連リストからデータの関連付けを解除するには、データの[✕]アイコンをクリックします。



  • 関連リストへのアクセス/表示/カスタマイズを行うには、関連する [複数選択のルックアップ項目]  に対する、適切な権限が必要となります。
  • 関連タブ のデータには、 [メモ] 以外の関連リストはありません。

関連タブのカスタマイズ

関連タブは、他のカスタムタブと同様にカスタマイズできます。新しい項目やセクションの追加、項目のプロパティの編集、タブ/項目の権限の設定などを実行できます。

たとえば、 [見込み客 対 物件] タブには、複数選択のルックアップ項目を使用して作成された各関連付けの、 交渉による賃料 交渉による前金 が表示されます。

関連タブのカスタマイズに関する注意点は、次のとおりです:

  • タブの整理:
    タブのカスタマイズにある [タブの並べ替え] オプションを使用すると、メニューバーに表示するタブの順序を決定できます。また、タブを非表示にするには、 [選択したタブ] の一覧から、そのタブを削除します。
    関連タブに含まれているタブを非表示にすると、この関連タブは [選択したタブ] の一覧からも削除されます。



    これは、関連タブがメインのタブに依存しており、メインのタブが1つでも削除された場合には有効にできないためです。
    同様に、メインのタブを[選択したタブ]の一覧に再度追加すると、関連タブも一緒に追加されます。

  • 必須項目
    関連タブでは、メインのタブに基づく項目は、デフォルトで必須項目に設定されます。関連タブ全体が、これら2つのメインのタブに基づき実行されるため、これらを任意項目にすることはできません。



  • カスタム項目数の上限:
    現時点では、1つの関連タブに、最大100件までの項目を含めることができます。この数には、カスタム項目のみではなく、システム定義項目も含まれます。

レポートとダッシュボードの作成

関連タブのデータに応じて、特定のレポートやダッシュボードを作成できます。

上記の [見込み客 対 物件] タブ間の多対多のタブ関連付けの例で、 「交渉による賃料」 の値が「8万円」を上回る物件を表示したいとします。 [見込み客 対 物件] タブを使用して、シンプルな要約レポートを作成できます。


別のシナリオで、各見込み客の[交渉による賃料]を、引越予定日の月ごとに確認できるレポートを表示したいとします。


このためには、マトリクスレポートを作成中に、メインのタブとして [見込み客] タブを選択し、 [関連タブ] [見込み客 対 物件] を選択する必要があります。 [関連タブ] を選択した場合は、他のメインのタブもデフォルトで一緒に選択され、また逆の場合にも同様に選択されます。


レポートを生成すると、各見込み客の交渉による賃料を、引越予定日ごとにまとめて表示できます。

これらのレポートから、ダッシュボードを作成することもできます( 関連項目: レポートとダッシュボード  )。

メモ 
  • 依存しているタブの1つに基づいてレポートを作成すると、関連タブは、[関連タブ]の一覧に表示されます。
  • 関連タブを[関連タブ]として選択した場合、多対多のタブ関連付けに含まれた他のメインのタブも、デフォルトで選択されます。このような場合、他のタブを選択してレポートを作成することはできません。
  • 関連タブに基づいてレポートを作成する場合は、 [関連タブ] の一覧には、そのメインのタブのみが含まれます。


関連タブの削除

Zoho CRMでは、関連タブを直接削除できません。また、メインのタブは関連タブが動作するために必要なため、関連タブが存在する限り、メインのタブも削除できません。

関連タブを削除するには、最初に2つのタブ間で多対多のタブ関連付けを作成した、複数選択のルックアップ項目を削除する必要があります。この操作を行うと、その関連タブは自動的に削除されます。

完全に削除するために、必ず他のすべてのレイアウトや、[使用していない項目]の一覧からもこの項目を削除します。


関連タブを削除すると、タブ間の依存関係もなくなるため、メインのタブを自由に削除できます。


関連タブのプロパティ

  • 複数選択のルックアップ項目は、対象タブの現在のレイアウトに作成されます。タブに複数のページレイアウトがある場合、 [関連タブ] に項目を作成する必要があるレイアウトを選択するよう求められます。



  • レイアウトから複数選択のルックアップ項目を削除しても、 [使用していない項目] セクションにはそのまま残っています。複数選択のルックアップ項目を完全に削除する場合は、すべてのレイアウト(ある場合)から削除し、さらに[使用していない項目]の一覧からも削除する必要があります。これは永続的な操作であり、元に戻すことはできませんので注意します。複数選択のルックアップ項目を削除すると、関連タブも一緒に削除されます。

  • 複数選択のルックアップ項目で他のタブとの複数の関連付けが作成されているデータを削除すると、関連タブのデータもともに削除され、 ごみ箱 に移動されます。メインのデータを復元すると、すべての関連付けとともに再度復元されます。

  • データのエクスポートは、関連タブと、タブの複数選択のルックアップ項目ではサポートされません。

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