メールテンプレートの作成

メールテンプレートの作成

顧客とのコミュニケーションは、どのようなビジネスにおいても重要な活動です。Zoho CRMは、1つのメッセージを複数の受信者に送信するための メールテンプレート を提供しています。メールテンプレートを使用して、見込み客/連絡先に一括メール送信を送信、またはワークフロールールが実行されたときにZoho CRMユーザーにメール通知を送信することもできます。メールテンプレートを作成するには、次の3つの方法があります:
  1. メールテンプレートを最初から作成する
  2. 事前設定済みのテンプレートの一覧からテンプレートを選択する 
  3. HTMLを挿入する


メールテンプレートの作成

新しいテンプレートを作成するには    

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [メール] に移動します。
  2. [+ 新しいテンプレート] をクリックします。



  3. メールテンプレートを作成するタブを一覧から選択し、 [テンプレートギャラリー] ページで [次へ] をクリックします。 



続いて、以下の3つの方法でテンプレートを作成できます: 

メールテンプレートを最初から作成する    

これにより、メールテンプレートを簡単に作成できます。テンプレートを作成するには、要素をテンプレートにドラッグ&ドロップするだけです。テンプレートを作成する際、 [すべての要素] パネルから要素をドラッグ&ドロップできます。事前設定済みの要素では、必要なカスタマイズはほとんどありません。

[+ 新しいテンプレート] をクリックした後、

  1. テンプレートギャラリーから ブランク のテンプレートを選択します。
  2. 必要な項目をすべて [すべての要素] セクションからテンプレートにドラッグ&ドロップし、必要に応じてカスタマイズします。



  3. テンプレートの [名前] [件名] を指定します。
  4. テンプレートを適切なフォルダーに保存します。
  5. 続いて、テンプレート作成画面を使用してテンプレートをカスタマイズできます。 詳細はこちら

事前設定済みのテンプレートを選択する     

テンプレートを簡単に作成できるように、テンプレートギャラリーには予め設定済みのテンプレートが用意されています。必要に応じてリストから任意のテンプレートを選択し、ドラッグ&ドロップエディターを使用してカスタマイズできます。テンプレートを選択する前にプレビューできます。 詳細はこちら

メモ:ギャラリー内のテンプレートは、Zoho CRMで対応しているすべての言語で利用できます。

HTMLを挿入する    

  1. Zoho CRMで、 [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] に移動します。
  2. [テンプレートギャラリー] で、 [HTMLコード/プレーンテキストの挿入] リンクをクリックします。
  3. [HTML] アイコンをクリックし、HTMLコードを貼り付けて、 [挿入] をクリックします。



  4. [保存] をクリックします。

テンプレートを下書き保存する

テンプレートを作成する際に、その場ですぐに完成できない場合もあります。たとえば、詳細情報をさらに追加する必要がある場合や、完成前に他の担当者や顧客に相談して、そのフィードバックに基づいて変更を加える必要がある場合などです。そのような場合には、テンプレートを下書きとして保存し、必要に応じて、後からテンプレートの編集を続けることが可能です。

テンプレートを下書きとして保存するには
  1. [設定]→[カスタマイズ]→[テンプレート]→[メール] に移動します。
  2. テンプレートを作成し、必要な項目を追加して、詳細を設定します。
  3. 画面右上にある[保存する]アイコンをクリックし、一覧から[下書きとして保存する]を選択します。



メールテンプレートの例     

差し込み項目で関連データを取得する方法についてのメールテンプレートの例は、次のとおりです。 

${Leads.Last Name} ${Leads.First Name}${Leads.Salutation}

Zoho CRMのご試用ありがとうございます。
製品の改善に関するご提案やご意見をぜひお寄せください。

よろしくお願いします。
${User.Last Name} 

メールの本文表示 

坂本 章一様

Zoho CRMのご試用ありがとうございます。 
製品の改善に関するご提案やご意見をぜひお寄せください。 

よろしくお願いします。 
Zoho CRMチーム

メモ 
  • 最大200,000文字のテンプレートを作成できます。
  • メールテンプレートにビデオへのリンクを設定できます。テンプレート自体にビデオを組み込むことはできません。
  • メールテンプレートはデータ固有です。特定のデータの種類に対して作成されます。たとえば、見込み客または連絡先のテンプレートを作成できます。見込み客にメールを送信する場合、見込み客データ用に作成されたテンプレートのみが使用可能になります。同様に、見込み客にメールを送信するためのメールテンプレートを作成する場合は、連絡先関連の項目を差し込まないでください。その逆も同様です。
  • 添付ファイルボタンをクリックして添付ファイルを挿入することで、テンプレートに 添付ファイル を追加できます。最大10ファイルを添付でき、合計サイズの上限は 3MBです。
  • テンプレート名は、最大75文字です。
  • 件名は、最大150文字です。

メールテンプレートの整理

メールテンプレートをテンプレートフォルダーに並べ替えて整理できます。メールテンプレートを保存する前にプレビューし、テンプレート分析を表示して、どのテンプレートがより伝わりやすかったのかを確認できます。  

メールテンプレートのプレビュー

テンプレートのプレビューと分析をリストページに表示できるため、テンプレートの連続表示が簡単にできます。これにより、テンプレートの見え方とパフォーマンスを把握でき、改善が必要かどうかを判断する上で役立ちます。

テンプレートの削除と移動

あまり使用されていないテンプレート、パフォーマンスが低いテンプレート、不要なテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択して [削除] ボタンをクリックすると、テンプレートを削除できます。



テンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、テンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。必要なテンプレートをあるフォルダーに移動して共有できます。これを行うには、目的のテンプレートを選択し、 [フォルダーに移動] ボタンをクリックし、一覧から適切なフォルダーを選択します。必要に応じて、新しいフォルダーを作成し、テンプレートをそこに移動することもできます。



テンプレート分析の表示

テンプレート分析を使用すると、各テンプレートのパフォーマンスを把握できます。テンプレートに変更を加えるたびに、そのテンプレートは新しいバージョンと見なされます。これにより、テンプレートの各バージョンがどのように実行されたかを分析し、実施した変更がどの程度受け入れられたかを把握できます。 詳細はこちら

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [メール] に移動します。
  2. 必要なメールテンプレートをクリックして、 [分析] タブを選択するか、 [統計] 列の下にある開封率をクリックします。テンプレートの統計を示すグラフが表示されます。
    • 以下を切り替えることができます。
      • 開封率: 開封率は、テンプレートを含むメールを顧客が開封した回数の割合を示します。
      • クリック率: クリック率は、テンプレートを含む特定のメールについて、顧客のクリック数が登録された割合を示します。
      • バージョン [バージョン別] タブには、テンプレートの変更日時と変更者のリストが表示されます。これをクリックすると、さまざまなバージョン、開封率、クリック率、実行日時、実行者などの詳細を含むテンプレートの概要が表示されます。
    • 一覧の [割合別] [件数別] 、  [バージョン別] に基づいて、表示するグラフを選択できます。
    • グラフに特定のバージョンを表示するのか、すべてのバージョンを表示するのかを選択できます。
    • グラフにデータを表示する日付の範囲を定義できます。



メールテンプレートの並べ替えと検索

並べ替えにより、必要なテンプレートをリストの一番上に移動することで、それらのテンプレートに簡単にアクセスできるようになります。たとえば、最も使用するテンプレートがリストの一番上に表示されるように、テンプレートを並べ替えることができます。Zoho CRMでは、テンプレートを並べ替えるだけでなく、テンプレートを検索することもできます。

  • 時間に基づいてテンプレートを並べ替えるための2つのオプションがあります。
    前回の使用時間に基づいて並べ替えるには、 [最後の利用] 列をクリックします。[最後の利用]列を使用すると、最も頻繁に使用されているテンプレートを確認できます。
    更新日時に基づいてテンプレートを並び替えるには、 [更新日時] 列をクリックします。

また、必要に応じてテンプレートを検索して抽出することもできます。

  • 表示されている検索バーを使用して、テンプレートを名前で検索できます。
  • 一覧からタブを選択すると、その特定のタブに関連するテンプレートが表示されます。

メールテンプレートの複製

場合によっては、顧客に送信する前に、既存のテンプレートの内容に若干の変更を加えなければならないことがあります。まったく新しいテンプレートを作成する手間をかけずに、古いテンプレートを複製し、必要な変更を加えて送信できます。異なるタブにテンプレートを複製することもできます。

たとえば、[見込み客]用に「会社の案内」メールテンプレートを作成したとします。[連絡先]でも同じメールテンプレートを使用するには、[見込み客]タブ用に作成したテンプレートを連絡先用に複製して、姓名や会社情報などの差し込み項目を変更できます。関連項目: 差し込み項目

メールテンプレートを複製するには
  1. [設定]  >  [カスタマイズ]  >  [テンプレート] に移動します。
  2. 複製するテンプレートを選択して、 複製 )アイコンをクリックします。
  3. [テンプレートの複製] ポップアップで、 [テンプレート名] を入力して、一覧から タブ を選択します。
    既存のタブにテンプレートを複製できます。



  4. [複製] をクリックします。


お気に入りに登録

頻繁に使用するテンプレートがあり、テンプレートを選択するリストの一番上にそれらのテンプレートを表示したい場合があります。この場合は、テンプレート名の前に表示されている星印をクリックして、テンプレートをお気に入りに設定できます。


テンプレートが関連付けられている機能 

テンプレートが、ワークフロー、問い合わせのエスカレーション、マクロなど他のCRM機能に関連付けられる場合があります。この場合、テンプレート詳細の最後に表示されるボタンをクリックすると、テンプレートが関連付けられている機能を確認できます。



他の機能に直接関連付けられているテンプレートは、削除できません。削除する場合は、関連付けられているすべての機能からテンプレートを削除してから、削除する必要があります。

テンプレートへのサブフォームの関連付け

サブフォームを通じて入力された項目データを、テンプレートに表形式で追加できます。各サブフォームは、個別の表として表示されます。表示する項目を選択できます。
基本の表と同様に、必要に応じて。行や列を追加/削除でき、表のデザインを設定できます。詳細は、サブフォームの要素をご参照ください。


サブフォームを追加するには
  1. テンプレートデザインを選択し、[すべての要素]から[表]を選択します。

  2. [サブフォーム]を選択します。

  3. [サブフォームを追加する]画面で、一覧から対象のサブフォームを選択します。



  4. [サブフォームの項目]で必要な項目を選択し、[追加する]をクリックします。



  5. 必要に応じて、表の詳細を設定します。

  6. [保存する]をクリックすると、テンプレートを保存できます。


              

テンプレートフォルダーの管理 

テンプレートフォルダーを使用すると、類似のテンプレートをまとめてグループ化できます。多数のテンプレートがある場合、それらの検索には大変な労力が必要になります。類似したテンプレートをグループ化することで、1か所から簡単にアクセスできます。



新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーを作成して、類似したテンプレートをそのフォルダーに追加することで、テンプレートを分類できます。フォルダーを作成できるのは、 テンプレートを保存する 場合、または、あるフォルダーから別のフォルダーに テンプレートを移動する 場合だけです。

テンプレートフォルダーを作成するには
  1. 新しいテンプレートを作成します。
  2. [保存] をクリックします。
  3. テンプレートを保存する際、そのテンプレートをフォルダーに保存するかを聞かれます。フォルダーを作成するには、 [+ 新しいフォルダー] をクリックします。
  4. 新しいフォルダーの名前を入力し、フォルダーを共有する相手を選択します。
    すべてのユーザーまたは特定のユーザーと共有するか、自分だけにするかを選択できます。



  5. 新しいフォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。 


メモ 
  • テンプレートの移動時にフォルダーを作成する場合は、テンプレートの作成後に [+ 新しいフォルダー] をクリックし、フォルダーの詳細を入力して [作成] をクリックします。
  • [メールテンプレート]には、[すべてのテンプレート]、[お気に入り]、[関連付けられたテンプレート]、[自分が作成したもの]、[自分に共有されたもの]などの初期設定のフォルダーがあります。
    これらのフォルダーは削除またはカスタマイズできません。

テンプレートフォルダーの共有

必要に応じて、テンプレートフォルダーを他のユーザーと共有できます。特定のテンプレートのみを共有する場合は、それらをフォルダーに追加して共有できます。これは、ユーザーがテンプレートを作成する権限を持っていないにも関わらず、テンプレートを顧客に送信する必要がある場合に役立ちます。




テンプレートフォルダーを共有するには
  1. テンプレートフォルダーの上にマウスを移動したときに表示される[詳細]オプションをクリックします。
  2. [共有] をクリックします。



  3. [フォルダーの共有] セクションで、フォルダーをすべてのユーザーと共有するか、自分だけにするか、共有するユーザーを指定するかを選択します。
    特定のユーザーを選択した場合は、一覧からデータ元の種類を選択し、ユーザーを選択できます。
  4. [完了] をクリックします。

フォルダーの並べ替え

重要なフォルダーをリストの一番上に配置したい場合があります。そのためには、 [フォルダーの並び替え] ボタンをクリックして、フォルダーを並び替える必要があります。並べ替え後、 [完了] をクリックします。



メールテンプレートの使用

メールテンプレートを使用できる機能は、次のとおりです: 

  • メールの送信
  • 一括メール送信
  • 一括メール送信の予約
  • 自動メール送信 
  • マクロ
  • ワークフローの自動化
  • 承認プロセス
  • 問い合わせのエスカレーション
  • Webフォーム
  • 自動返信ルール
  • ウィザード
  • ブループリント
  • コマンドセンター

すべての機能で、送信前に利用可能なメールテンプレートの一覧を確認できます。必要に応じて、表示された一覧からテンプレートをお気に入りに登録することもできます。



テンプレートの送信前に、テンプレートのプレビューを表示することもできます。こちらでは、テンプレート分析の概要を確認できます。テンプレートの各バージョンの開封率、クリック率、バウンス率が、グラフ形式で表示されます。













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