各種書類テンプレートを作成するには

1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［各種書類］の順に移動します。
2. 画面左上にある［+ 新しいテンプレート］をクリックします。
   
3. 各種書類テンプレートを作成するタブを、ドロップダウンから選択します。［次へ］をクリックすると、［テンプレートのギャラリー］画面が表示されます。
   
   
   
   

続いて、次の3通りのいずれかの方法で、各種書類テンプレートを作成します。

各種書類テンプレートを最初から作成する

各種書類テンプレートは簡単な操作ですばやく作成できます。必要な要素（項目）をドラッグ＆ドロップで追加するだけです。テンプレートの作成画面で、左側にある［すべての要素］欄から、必要な要素を選択し、ドラッグ＆ドロップで各種書類テンプレートに移動して、追加します。あらかじめ用意された要素を追加するだけで、必要な設定はほとんどありません。

1. ［+ 新しいテンプレート］をクリックし、対象のタブを選択して［次へ］をクリックします。
2. ［テンプレートギャラリー］画面で、［白紙］のテンプレートを選択します。
3. テンプレートの編集画面が開きます。左上にテンプレート名を入力し、［すべての要素］から必要な項目をドラッグ＆ドロップでテンプレートに追加します。
   
4. 画面右上の［保存する］をクリックし、テンプレートの保存先のフォルダーを選択して、保存します。
   

あらかじめ用意された各種書類テンプレートから選択する

テンプレートを簡単に作成できるように、テンプレートのギャラリーには、すぐに利用可能なデザインが適用されているテンプレートがあらかじめ用意されています。目的やテーマに合ったテンプレートを選択し、それを元に簡単にカスタマイズできます。なお、テンプレートのギャラリーでは、各種書類テンプレートを選択する前に、プレビューで内容を確認できます（関連情報：各種書類テンプレートのプレビュー）。

メモ：ギャラリー内のテンプレートは、Zoho CRMのすべての対応言語で利用できます。

 独自に作成した各種書類テンプレートのHTMLコードを挿入する

1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［各種書類］の順に移動します。［+ 新しいテンプレート］をクリックし、対象のタブを選択して［次へ］をクリックします。
2. ［テンプレートのギャラリー］画面で、右上にある［HTML／テキストを入力する］ボタンをクリックします。
3. 上部メニューから［HTMLを編集］アイコンをクリックし、編集画面にHTMLコードを貼り付けて、［挿入する］をクリックします。
   
4. 画面右上の［保存する］をクリックします。
   

各種書類のタブと組み合わせてデータを利用できるタブ

各種書類のタブのテンプレートでは、該当のタブのデータに加えて、関連するタブのデータも利用できます。以下は、それぞれの各種書類のタブにおいて、組み合わせて利用できる関連データのタブの一覧です（コロンの左側がメインのタブ、右側が関連データのタブ）。

• 見積書：商品、取引先、連絡先、商談、カスタムタブ、ユーザー、組織
• 発注書：商品、仕入先、連絡先、カスタムタブ、ユーザー、組織
• 受注書：商品、取引先、連絡先、商談、カスタムタブ、ユーザー、組織
• 請求書：商品、取引先、連絡先、商談、カスタムタブ、ユーザー、組織

各種書類テンプレートの操作

各種書類テンプレートは、フォルダーに整理できます。また、テンプレートを保存する前にプレビューし、実際にどのように見えるか、印刷レイアウト（PDF形式）を確認することもできます。

 各種書類テンプレートのプレビュー

テンプレートのギャラリーでは、一覧からテンプレートをクリックすると、テンプレートの内容をプレビューで確認できます。必要なだけテンプレートを切り替えて、内容を確認した上で選択できます。

 各種書類テンプレートの削除と移動

不要になった各種書類テンプレートを削除する場合には、対象のテンプレートのチェックボックスを選択して、上部のごみ箱（削除）アイコンをクリックすると削除できます。

必要に応じて、各種書類テンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、各種書類テンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。共有対象のテンプレートを特定のフォルダーに移動して、フォルダーごと共有できます。これには、対象の各種書類テンプレートのチェックボックスを選択し、上部のフォルダー（フォルダーに移動する）アイコンをクリックして、移動先のフォルダーを選択します。必要に応じて、新しいフォルダーを作成して、各種書類テンプレートを移動することも可能です。

各種書類テンプレートの並べ替えと検索

各種書類テンプレートの一覧では、並べ替え機能を使用して、必要な各種書類テンプレートを上部に表示し、それらのテンプレートに簡単にアクセスできるようにすることが可能です。たとえば、直近で使用された各種書類テンプレートが一覧の上部に表示されるように並べ替えることができます。

• 次の2種類の日時に基づいて、各種書類テンプレートを並べ替えることが可能です。
  ［最終使用日時］の列をクリックすると、最後に使用した日時に基づいて各種書類テンプレートを並べ替えることができます。これにより、直近で使用された各種書類テンプレートを確認できます。
  ［更新者］列をクリックすると、更新した日時に基づいて各種書類テンプレートを並べ替えることができます。

また、並べ替えだけでなく、各種書類テンプレートの検索や抽出も可能です。

• 一覧の右上にある検索ボックスを使用して、各種書類テンプレートを名前で検索できます。
• ドロップダウンからタブを選択すると、該当のタブに関連する各種書類テンプレートのみを抽出できます。
  

各種書類テンプレートの複製

1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［各種書類］の順に移動します。
   
2. 複製する各種書類テンプレートを選択し、（複製する）アイコンをクリックします。
   
3. テンプレートの複製画面で、各種書類テンプレート名を入力し、ドロップダウンからタブを選択します。
   選択したタブに対して、各種書類テンプレートを複製できます。 
   
4. ［複製する］をクリックします。
   

お気に入りに登録

頻繁に使用する各種書類テンプレートがある場合、テンプレート名の横に表示されている星型アイコンをクリックして、お気に入りに登録することで、［お気に入り］フォルダーからすばやくアクセスできるようになります。

テンプレートフォルダーの管理

テンプレートフォルダーを使用すると、用途や共有先ごとにテンプレートを整理して、管理できます。たくさんの各種書類テンプレートを単純な一覧で表示する場合、必要なテンプレートを見つけ出すのに手間がかかります。テンプレートをフォルダーに整理することで、すばやくアクセスできるようになります。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーの作成は、新しい各種書類テンプレートの保存時と、他のフォルダーへの既存の各種書類テンプレートの移動時にのみ、行うことができます。

1. 新しいテンプレートを作成します。
2. ［保存する］をクリックします。
3. 各種書類テンプレートの保存画面で、［保存先］のドロップダウンをクリックします。下部にある［+新しいフォルダー］リンクを選択します。
4. 作成するフォルダー名を入力し、フォルダーの共有先を選択します。
   共有先は、自分のみ／すべてのユーザー／特定のユーザーから選択できます。［作成する］をクリックします。
   
5. 新しいフォルダーが作成され、各種書類テンプレートが自動的に追加されます。

テンプレートフォルダーの共有

必要に応じて、テンプレートフォルダーを他のユーザーに共有できます。共有対象のテンプレートを特定のフォルダーにまとめておき、フォルダー単位で共有することが可能です。これは、各種書類テンプレートを作成する権限を持っていないユーザーが、各種書類テンプレートを使用して書類を作成する必要がある場合にも役立ちます。

1. テンプレートフォルダーにカーソルを合わせると表示される［…］（詳細）をクリックします。
2. メニューから、［共有する］をクリックします。
   
3. フォルダーの共有画面で、フォルダーの共有先として［自分のみ］、［すべてのユーザー］、［特定のユーザー］のいずれかを選択します。
   ［特定のユーザー］を選択した場合、ドロップダウンから対象の種類（ユーザー／グループ／役職／役職と部下）を選択し、共有する対象の［追加する］ボタンをクリックします。最後に［保存する］をクリックします。
4. ［完了する］をクリックします。
   

テンプレートフォルダーの並べ替え

頻繁に利用するテンプレートフォルダーを一覧の上部に配置したい場合やテンプレートフォルダーを任意の順番に並べ替えたい場合、テンプレートフォルダーの一覧の下部にある［フォルダーの並べ替え］アイコンをクリックすると、ドラッグ＆ドロップでフォルダーを並べ替えることができます。並べ替えた後、［完了する］をクリックします。

各種書類テンプレートの使用

各種書類テンプレートに関して使用できる機能は、次のとおりです（いずれもデータの詳細ページの操作メニューから実行できます）。

• 印刷プレビュー
• PDF形式にエクスポートする
• メールを送信する