各種書類テンプレートの作成

各種書類テンプレートの作成

Zoho CRMの各種書類テンプレート機能を使用すると、ビジネス要件に応じて、見積書、発注書、受注書、請求書印刷レイアウトをカスタマイズできます。テンプレートのカスタマイズでは、印刷レイアウトの項目、組織ロゴの位置、レイアウトの外観、品目の配置を変更できます。ドラッグ&ドロップ機能を使用すると、必要に応じて各種書類テンプレートを簡単に作成、編集できます。

テンプレートを作成するには    

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [各種書類] に移動します。
  2. [+ 新しいテンプレート] をクリックします。



  3. 各種書類テンプレートを作成するタブを一覧から選択します。 [テンプレートギャラリー] ページで [次へ] をクリックします。 



続いて、以下の3つの方法でテンプレートを作成できます:

カスタマイズした見積書、受注書、請求書、発注書を顧客や仕入先に送信するための各種書類テンプレートを作成できます。Zoho CRMの各種書類テンプレートは、次の方法で簡単に作成できます。

最初から作成する    

各種書類テンプレートを簡単に作成できます。テンプレートを作成するには、要素をテンプレートにドラッグ&ドロップするだけです。 [すべての要素] パネルから、要素をドラッグ&ドロップできます。事前設定済みの要素では、カスタマイズはほとんど必要ありません。

[+ 新しいテンプレート] をクリックした後、

  1. [テンプレートの作成] ページで、空のテンプレートを選択してカスタマイズします。
  2. テンプレートに必要な項目をドラッグ&ドロップします。



  3. テンプレートを保存し、テンプレートを保存するフォルダーを指定します。

テンプレートギャラリーから作成する    

テンプレートを簡単に作成できるように、テンプレートギャラリーには設定済みのテンプレートが用意されています。必要に応じて一覧から任意のテンプレートを選択し、ドラッグ&ドロップエディターを使用してカスタマイズできます。テンプレートを選択する前にプレビューできます。 詳細はこちら

メモ:ギャラリー内のテンプレートは、Zoho CRMで対応しているすべての言語で利用できます。


HTMLを挿入する    

  1. Zoho CRMで、 [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] に移動します。
  2. [テンプレートギャラリー] で、 [HTMLコード/プレーンテキストの挿入] リンクをクリックします。
  3. [HTML] アイコンをクリックし、HTMLコードを貼り付けて、 [挿入] をクリックします。



  4. [保存] をクリックします。

各種書類タブ

メインのタブを選択し、他のタブと関連付けてテンプレートを作成できます。

  • [見積書]: [見積書]、[商品]、[ユーザー]、[組織]、[取引先]、[連絡先]、[商談]、カスタムタブ。
  • [発注書]: [発注書]、[商品]、[ユーザー]、[組織]、[仕入先]、[連絡先]、カスタムタブ。
  • [受注書]: [受注書]、[商品]、[ユーザー]、[組織]、[取引先]、[連絡先]、[商談]、カスタムタブ。
  • [請求書]: [請求書]、[商品]、[ユーザー]、[組織]、[取引先]、[連絡先]、[商談]、カスタムタブ。 
メモ 
  • テンプレートの幅の上限は、PDFの標準幅です。
  • テンプレート名は、最大75文字です。

各種書類テンプレートの整理

各種書類テンプレートをフォルダーに整理できます。テンプレートを保存する前にプレビューし、各種書類テンプレートの分析を表示して、どのテンプレートが効果的かを確認できます。

各種書類テンプレートのプレビュー

一覧からテンプレートをクリックし、テンプレートをプレビューできます。プレビューは一覧ページで表示できるため、必要に応じて、テンプレートを簡単に切り替えて表示できます。

テンプレートの削除と移動

あまり使用されていないテンプレート、パフォーマンスが低いテンプレート、不要なテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択して [削除] ボタンをクリックすると、テンプレートを削除できます。


テンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、テンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。必要なテンプレートをあるフォルダーに移動して共有できます。これを行うには、目的のテンプレートを選択し、 [フォルダーに移動] ボタンをクリックし、一覧から適切なフォルダーを選択します。必要に応じて、新しいフォルダーを作成し、テンプレートをそこに移動することもできます。



各種書類テンプレートの並べ替えと検索

並べ替えにより、必要なテンプレートを一覧の一番上に移動することで、それらのテンプレートに簡単にアクセスできるようになります。たとえば、最も使用するテンプレートが一覧の一番上に表示されるように、テンプレートを並べ替えることができます。Zoho CRMでは、テンプレートを並べ替えるだけでなく、テンプレートを検索することもできます。

  • 時間に基づいてテンプレートを並べ替えるための2つのオプションがあります。
    前回の使用時間に基づいて並べ替えるには、 [最後の利用] 列をクリックします。[最後の利用]列を使用すると、最も頻繁に使用されているテンプレートを確認できます。
    変更時刻に基づいてテンプレートを並び替えるには、 [更新日時] 列をクリックします。

また、必要に応じてテンプレートを検索して抽出することもできます。

  • 表示されている検索バーを使用して、テンプレートを名前で検索できます。
  • 一覧からタブを選択すると、その特定のタブに関連するテンプレートが表示されます。

各種書類テンプレートの複製

場合によっては、顧客にメールを送信する前に、既存のテンプレートの内容を変更する場合があります。新しいテンプレートを最初から作成する代わりに、既存のテンプレートを複製して、必要な変更を加えられます。異なるタブにテンプレートを複製することもできます。

たとえば、 受注書 用に「注文詳細」メールテンプレートを作成したとします。 見積書 用に同じテンプレートを複製するには、 受注書 用に作成したテンプレートを 見積書 用に複製して、姓名や会社情報などの差し込み項目を変更できます。 差し込み項目についての詳細はこちら

メールテンプレートを複製するには
  1. [設定]  > [カスタマイズ]  >  [テンプレート] > [各種書類] に移動します。
  2. 複製するテンプレートを選択して、 複製 )アイコンをクリックします。
  3. [テンプレートの複製] ポップアップで、 [テンプレート名] を入力して、一覧から タブ を選択します。
    既存のタブにテンプレートを複製できます。
  4. [複製] をクリックします。

お気に入りに登録

頻繁に使用するテンプレートがあり、テンプレートを選択する一覧の一番上にそれらのテンプレートを表示したい場合があります。この場合は、テンプレート名の前に表示されている星印をクリックすると、テンプレートをお気に入りに設定できます。



テンプレートの下書き保存

テンプレートを作成する際に、その場ですぐに完成できない場合もあります。たとえば、詳細情報をさらに追加する必要がある場合や、完成前に他の担当者や顧客に相談して、そのフィードバックに基づいて変更を加える必要がある場合などです。そのような場合には、テンプレートを下書きとして保存し、必要に応じて、後からテンプレートの編集を続けることが可能です。

テンプレートを下書きとして保存するには

  1. [設定][カスタマイズ][テンプレート][各種書類] に移動します。

  2. テンプレートを作成し、必要な項目を追加して、詳細を設定します。

  3. 画面右上にある[保存する]アイコンをクリックし、一覧から[下書きとして保存する]を選択します。

     

テンプレートフォルダーの管理

テンプレートフォルダーを使用すると、類似のテンプレートをまとめてグループ化できます。多数のテンプレートがある場合、検索するのに大変な労力が必要になります。類似したテンプレートをグループ化することで、1か所から簡単にアクセスできます。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーを作成して、類似したテンプレートをそのフォルダーに追加することで、テンプレートを分類できます。フォルダーを作成できるのは、 テンプレートを保存する 場合、または、あるフォルダーから別のフォルダーに テンプレートを移動する 場合だけです。

テンプレートフォルダーを作成するには 
  1. 新しいテンプレートを作成します。
  2. [保存] をクリックします。
  3. テンプレートを保存する際、そのテンプレートをフォルダーに保存するかを聞かれます。フォルダーを作成するには、 [+ 新しいフォルダー] をクリックします。
  4. 新しいフォルダーの名前を入力し、フォルダーを共有する相手を選択します。
    すべてのユーザーまたは特定のユーザーと共有するか、自分だけにするかを選択できます。



  5. 新しいフォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。 
メモ 
  • テンプレートの移動時にフォルダーを作成する場合は、テンプレートの作成後に [+ 新しいフォルダー] をクリックし、フォルダーの詳細を入力して [作成] をクリックします。
  • [各種書類のテンプレート]には、[すべてのテンプレート]、[お気に入り]、[自分が作成]、[自分に共有]などの初期設定のフォルダーがあります。
    これらのフォルダーは削除またはカスタマイズできません。 

テンプレートフォルダーの共有

必要に応じて、テンプレートフォルダーを他のユーザーと共有できます。特定のテンプレートのみを共有する場合は、それらをフォルダーに追加して共有できます。これは、ユーザーがテンプレートを作成する権限を持っていないにも関わらず、テンプレートを顧客に送信する必要がある場合に役立ちます。

テンプレートフォルダーを共有するには  
  1. テンプレートフォルダーの上にマウスを移動したときに表示される、その他の操作オプションをクリックします。
  2. [共有] をクリックします。



  3. [フォルダーの共有] セクションで、フォルダーをすべてのユーザーと共有するか、自分だけにするか、共有するユーザーを指定するかを選択します。
    特定のユーザーを選択する場合、一覧からデータ元の種類としてユーザーを選択します。
  4. [完了] をクリックします。


フォルダーの並べ替え

重要なフォルダーを一覧の一番上に配置したい場合があります。そのためには、 [フォルダーの並び替え] ボタンをクリックして、フォルダーを並び替える必要があります。並べ替え後、 [完了] をクリックします。



各種書類テンプレートの使用

各種書類テンプレートは、次の3つの機能で使用できます: 

  • 印刷プレビュー
  • PDFへのエクスポート
  • メールの送信




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