差し込み文書テンプレートを使用すると、同じ内容の文書を繰り返し作成する場合に、作業を効率化できます（例：送付状、案内状、契約書、宛名ラベル、名札印刷など）。テンプレートの文面には、Zoho CRMの項目の値を挿入するための差し込み項目を配置できます。これにより、共通的な内容をもとにしつつ、データごとに異なる値を反映した文書を簡単に作成できます。

たとえば、複数の見込み客に対して案内状を一括送付したり、商談のたびに各取引先向けに同じような内容の契約書を作成したりする必要があるとします。このような場合に差し込み文書テンプレートを作成しておけば、文書を毎回いちから作成する必要も、既存の文書を使いまわして手動で修正する必要もありません。差し込み文書テンプレートをもとに文書を作成すると、対象のデータごとに異なる値を挿入した文書を、まとめて作成できます。

差し込み文書テンプレートの作成には、次の2通りの方法があります。

1. 差し込み文書テンプレートを最初から作成する
   
2. あらかじめ用意された差し込み文書テンプレートから選択する
   

差し込み文書テンプレートの作成には、オンライン文書作成サービスである「Zoho Writer」を使用します。Zoho Writerの編集画面で、Zoho CRMの各タブ（例：見込み客、連絡先、取引先、商談、見積書、受注書、発注書、請求書、カスタムタブ）のデータを取得するための差し込み項目を追加して、差し込み文書テンプレートを作成できます。

Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを作成するには

1. Zoho CRMにログインし、 ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［差し込み文書］ の順に移動します。
   
2. 左上の ［+ 新しいテンプレート］ ボタンをクリックします。
   
3. 新しいテンプレートの作成 画面で、次の詳細を入力します。
   
   
   
   • テンプレートを作成する タブ を、ドロップダウンから選択します。
     テンプレートの作成後、文面の編集画面において、選択したタブの差し込み項目を追加できます。なお、差し込み文書テンプレートは、標準タブとカスタムタブのどちらに対しても作成できます。
   • ［テンプレート名］ を入力します。
     
   • 差し込み文書テンプレートを保存する ［フォルダー］ を、ドロップダウンから選択します。作成した差し込み文書テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
     
   • 必要に応じて、差し込み文書テンプレートの ［詳細情報］ を入力します。
     
4. ［作成する］ をクリックします。
   Zoho Writerの編集画面 が表示されます。こちらで、次の2通りの方法でテンプレートを作成できます。

1. 差し込み文書テンプレートを最初から作成する

Zoho Writerの編集画面を使用して、差し込み文書テンプレートを最初から自由に作成できます。上記の手順で選択したタブの差し込み項目が、［自動化］タブに一覧表示されます。必要な差し込み項目をクリックするだけで、差し込み文書テンプレート内に追加できます。

差し込み文書テンプレートを最初から作成するには

1. 新しいテンプレートの作成 画面で詳細を入力すると、Zoho Writerの画面が開き、 白紙のテンプレート が表示されます。
   
2. 左メニューの ［自動化］ タブに移動し、必要な 差し込み項目 を選択して、差し込み文書テンプレートに追加します。
   
3. 差し込み文書テンプレートの編集が完了したら、画面右上の ［完了する］ ボタンをクリックします。
   

2.あらかじめ用意されたデザインテンプレートから選択する

デザインや書式があらかじめ設定されたテンプレート（デザインテンプレート）のギャラリーから、テーマや用途に合ったものを選択することで、差し込み文書テンプレートを効率的に作成できます。［デザイン］タブのギャラリーには、さまざまな用途を想定した書式や構成のデザインテンプレートが用意されています。こちらで、テーマや用途に合ったものを選択するだけで、すぐにテンプレートを作成できます。

ギャラリーからデザインテンプレートを選択するには

1. 新しいテンプレートの作成 画面で詳細を入力すると、Zoho Writerの画面が開き、白紙のテンプレートが表示されます。
   
2. 画面左側のメニューから、 ［デザイン］ タブ→［デザインの表示と設定］→［定義済みのデザイン］の順にクリックします。
   対象のデザインを選択すると、右側の編集画面の書式設定に反映されます。
3. 画面左側のメニューから、 ［自動化］ タブに移動し、必要な 差し込み項目 を選択して、差し込み文書テンプレートに追加します。
   ［設定を保存する］をクリックします。
4. 文書の編集が完了したら、画面右上の ［完了する］ ボタンをクリックします。
   

差し込み文書テンプレートへの画像の追加

差し込み文書テンプレートへのサブフォームの追加

差し込み文書テンプレートに、関連情報を表形式で表示したい場合もあります（例：購入明細、付属品、保証内容、扶養家族）。このような場合にサブフォームの差し込み項目が役立ちます。テンプレートにサブフォームの差し込み項目を追加することで、関連データを自動で取得して表形式で表示できます。手動で表に1件ずつデータを追加する手間を省くことが可能です。
サブフォームに関する詳細は、 こちらをクリック してご参照ください。

差し込み文書テンプレートにサブフォームを追加するには

1. Zoho Writerの画面で、左メニューの ［自動化］ タブに移動します。
   
2. ［項目の管理］設定で［セット項目］の一覧から、対象のサブフォームを選択します。
   該当のサブフォームの項目の一覧が表示されます。
3. 一覧から、差し込み文書テンプレートに追加する項目を選択します。
   
4. サブフォーム内のすべての項目を一括で追加するには、 ［すべて選択する］ をクリックします。
   
5. ［表の行／列として繰り返す］ をクリックすると、該当の差し込み項目がテンプレートに表形式で追加されます。
   
   
   

差し込み文書テンプレートへの関連リスト項目の追加

差し込み文書テンプレートに、該当のタブの関連リスト項目（例：商品コード、請求書番号、予定の件名など）を追加したい場合もあるでしょう。このような場合、詳細を手動で入力する代わりに、テンプレートに関連リストの差し込み項目を追加するだけで、必要なデータを挿入できます。テンプレートに追加した関連リスト項目のデータは、表形式で表示されます。

差し込み文書テンプレートに関連リスト項目を追加する例は、次のとおりです。

• ［取引先］タブの関連リストから［連絡先］をテンプレートに追加し、文書内に、対象の取引先に関連付けられている連絡先の一覧を表示する。
  
• ［連絡先］タブの関連リストから［未完了の活動］をテンプレートに追加し、文書内に、対象の連絡先に関連付けられている未完了の活動の一覧を表示する。
  
• ［商談］タブの関連リストから［商品］をテンプレートに追加し、文書内に、対象の商談に関連付けられている商品の一覧を表示する。
  

差し込み文書テンプレートに関連リスト項目を追加するには

1. Zoho Writerの差し込み文書テンプレートの作成／編集画面で、左側のメニューから ［自動化］タブ→［セット項目］ の順に移動します。
   
2. 一覧から、該当の 関連リスト を選択し、 右向き矢印（▶） をクリックします。
   
3. 差し込み文書テンプレートに追加する 項目 を選択します。
   
4. ［挿入方法］ をクリックし、データの挿入方法を選択すると、該当の差し込み項目がテンプレートに表形式で追加されます。
   
   
   

差し込み文書テンプレートの管理

多数の差し込み文書テンプレートを作成した場合は、識別しやすいように、テンプレートを整理して適切なフォルダーに保存しておくことをお勧めします。なお、フォルダー管理の他にも、差し込み文書テンプレートの適切な管理に役立つ機能が用意されています。管理機能の概要は、次のとおりです。

差し込み文書テンプレートのプレビュー

差し込み文書テンプレートの一覧から、作成した各テンプレートを選択すると、実際にどのように表示されるかを、プレビュー画面で確認できます。

差し込み文書テンプレートの並べ替えと検索

差し込み文書テンプレートの一覧では、並べ替え機能を使用して、必要な差し込み文書テンプレートを一番上に移動し、簡単にアクセスできるようにすることが可能です。初期設定では、差し込み文書テンプレートの一覧は、［更新日時］の降順に表示されます。直近で作成または更新した差し込み文書テンプレートが、一覧の一番上に表示されます。

また、差し込み文書テンプレートの一覧全体を参照する代わりに、次の2つの方法で対象の差し込み文書テンプレートを検索できます。

• 一覧の右上にある検索ボックスから、差し込み文書テンプレートを名前で検索できます。
  
• ドロップダウンからタブを選択すると、該当のタブに関連する差し込み文書テンプレートのみを抽出できます。
  

差し込み文書テンプレートの複製

既存の差し込み文書テンプレートと同じような内容のテンプレートを作成したい場合には、はじめから作成しなおす代わりに、既存のテンプレートを複製して、必要な変更を行うことができます。対象のテンプレートをクリックし、プレビュー画面の右上にある複製ボタンをクリックすると、該当のテンプレートを複製できます。

差し込み文書テンプレートのお気に入り登録

頻繁に使用する差し込み文書テンプレートがある場合、テンプレート名の横に表示されている星アイコンをクリックして、お気に入りとして設定することで、［お気に入り］フォルダーからすばやくアクセスできるようになります。

差し込み文書テンプレートの移動または削除

不要になった差し込み文書テンプレートを削除する場合は、対象のテンプレートのチェックボックスを選択して、上部の ごみ箱（削除） アイコンをクリックします。

差し込み文書テンプレートは、あるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、差し込み文書テンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。差し込み文書テンプレートを特定のフォルダーに移動して、フォルダーごと共有できます。手順としては、対象の差し込み文書テンプレートのチェックボックスを選択し、上部のフォルダー（フォルダーに移動する）アイコンをクリックして、移動先のフォルダーを選択します。必要に応じて、新しいフォルダーを作成して、差し込み文書テンプレートを移動することも可能です。

テンプレートフォルダーの作成

テンプレートフォルダーを使用すると、用途や共有先ごとに差し込み文書テンプレート整理して、管理できます。多数の差し込み文書テンプレートがある場合に、差し込み文書テンプレートをフォルダーに整理することで、すばやくアクセスできるようになります。

テンプレートフォルダーを作成するには

1. 新しいテンプレートを作成します。
   
2. ［保存する］ をクリックします。
   
3. 差し込み文書テンプレートの保存画面で、［保存先］のドロップダウンをクリックします。下部にある ［＋新しいフォルダー］ リンクを選択します。
   
4. 作成するフォルダー名を入力し、フォルダーの共有先を選択します。
   共有先は、自分のみ／すべてのユーザー／特定のユーザーから選択できます。［作成する］をクリックします。
   
5. 新しいフォルダーが作成され、差し込み文書テンプレートが自動的に追加されます。
   

Microsoft Word形式のファイルを差し込み文書テンプレートとしてインポート

Microsoft Wordで作成した差し込み文書テンプレートを、Zoho CRMにインポートすることも可能です。この機能を利用するには、Microsoft Office用のZoho CRMプラグインを購入する必要があります。また、データの差し込み機能を利用するには、Internet Explorer 6以上のWebブラウザ―が必要です。（ 関連情報 ： MS Office用Zoho CRMプラグイン ／
テンプレートのサンプルはこちら をご参照ください）。

Microsoft Wordの差し込み文書テンプレートをインポートするには

1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［差し込み文書］ の順に移動します。
   
2. 差し込み文書テンプレートの一覧 画面で、左上の 矢印（テンプレートをインポートする） アイコンをクリックします。
   
3. テンプレートのインポート 画面で、次の詳細を入力します。
   
   
   
   • ［ファイルを選択］ をクリックして、インポートするMicrosoft Wordファイルを選択します。
     
   • 必要に応じて、差し込み文書テンプレートの ［詳細情報］ を入力します。
     
   • ［フォルダー］ のドロップダウンから、保存先のテンプレートフォルダーを選択します。作成した差し込み文書テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
     
   • テンプレートを作成する ［タブ］ をドロップダウンから選択します。
     選択したタブに応じた差し込み項目をテンプレートに追加できるようになります。
4. ［インポートする］ をクリックします。
   

PDF形式のファイルを差し込み文書テンプレートとしてインポート