レイアウトルールの設定

レイアウトルールでは、設定した条件に応じて項目、セクション、サブフォームの表示／非表示を切り替えたり、項目を必須にしたり、メッセージやボタンを表示したりできます。すべてのユーザーに同じ固定レイアウトを表示するのではなく、入力値に応じてフォームをリアルタイムに切り替えられます。ユーザーには、その時点で必要な情報だけが表示されます。

各レイアウトルールは、項目値に基づく条件と、その条件を満たしたときに実行する1つ以上の処理から成り立ちます。必要なときだけ項目やセクションを表示できるため、複雑なフォームを簡潔にできます。適切なデータ入力を案内し、不要な表示も減らせます。

レイアウトルールの作成

レイアウトルールを作成するには

サイドバーで対象のタブの［…］アイコンをクリックし、［レイアウトルール］を選択します。

または、［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］の順に移動します。タブの一覧から対象のタブを選択し、続いてレイアウトを選択します。［レイアウトルール］欄に移動します。［新しいレイアウトルール］をクリックします。
［新しいレイアウトルール］画面で、次の詳細を入力します：

ルール名を入力します。
ルールの詳細を入力します。
ルールの適用に関する基準項目を選択します。例：［申請ステータス］。
ルールを適用する条件を指定します。例：［申請ステータス］が［下書き］である。
［次へ］をクリックします。

指定した条件の内容が表示されます。［処理を実行］をクリックします。
実行する処理を一覧から選択します。例：［セクションの表示］。
［処理を作成する］の右側パネルで、表示するセクションを指定します。この例では、［信用評価］セクションを指定します。
さらに条件や処理がある場合は、同様に必要な内容を設定します。

レイアウトルールの適用例

これで、［ローン申請］レイアウトで見込み客を作成すると、［申請ステータス］で［下書き］を選択した場合にのみ［信用評価］セクションが表示されます。それ以外が選択された場合、該当のセクションを隠す。

実行可能な処理

レイアウトルールの条件を満たしたときに実行できる処理は複数あります。

項目の処理

項目を表示する：所定の条件に一致した場合にのみ、特定の項目を表示するには、この処理を選択してください。

項目を必須にする：所定の条件に一致した場合にのみ、いくつかの項目を必須項目にするには、この処理を選択してください。

選択リストの値の表示：状況に応じて選択リストの選択肢を絞り込む場合に使用します。

メモ：条件に一致すると、設定した選択リストの選択肢が表示されます。設定していない選択肢は常に表示されます。この処理は、選択リストと複数選択リストの両方の項目に対応しています。

項目を読み取り専用にする：条件を満たした後、項目を編集できないようにします。

項目の値の設定：条件を満たしたときに項目へ値を自動入力する場合に使用します。

メモ：条件に一致すると、値が設定されます。ユーザーは値を手動で変更するか、［値をリセット］を使用できます。変更後に、設定した値へシステムが自動で戻すことはありません。条件が変化した後、再び一致したときにこの処理が次回実行されます。

項目の値のレコメンド：状況に応じたメッセージを通じて、項目の値を提案する場合に使用します。

メモ：フォーム上でレコメンドが表示された際にユーザーが承認せず、またはキャンセルした場合、項目の横にアイコンとして残ります。実行の仕組みは［項目の値の設定］と同様です。

メッセージの表示：条件を満たしたときに、項目に関する状況に応じたメッセージを表示する場合に使用します。

その他の処理

セクションの表示：所定の条件に一致した場合にのみ、特定のセクションを表示するには、この処理を選択してください。

サブフォームの表示：所定の条件に一致した場合にのみ、サブフォームを表示するには、この処理を選択してください。

関連リストの表示：現在のデータの内容に応じて、関連する関連リストを表示する場合に使用します。

ボタンの表示：データの現在の状態に応じて、必要な処理ボタンを表示する場合に使用します。

メモ：独自ボタンのみ利用できます。作成／複製、編集、詳細ページの独自ボタンに対応しています。

リンクの表示：特定の条件を満たしたときに、参考情報へのリンクを表示する場合に使用します。

項目の検証：次の処理へ進む前に、重要な項目の確認を求める場合に使用します。

メモ：検証する項目の順序は設定で指定できます。実行の仕組みは［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］と同様です。

メモ

日付／日時項目では、他の日付／日時項目を基準に値を設定できます。
［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］で日付／日時項目を計算する場合、組織のタイムゾーンが基準になります。
［項目の値の設定］、［項目の値のレコメンド］、［詳細の検証］は、ユーザーが画面上で直接条件を満たした場合にのみ実行されます。ワークフローによる項目更新などの自動処理やインポートによるデータ追加など、他の方法で条件を満たしても実行されません。
レイアウトルールの基準項目に設定した項目は、［項目を表示する］や［項目を必須にする］の処理にも設定できます。たとえば、基準項目が［自動車の種類］で、新しく作成したレイアウトルールが［自動車保険］の場合、［自動車の種類］を表示対象または必須項目として設定できます。
選択リストの値は、項目の連動が設定されている場合はまずその条件で絞り込まれ、その後［選択リストの値の表示］の設定でさらに絞り込まれます。
同じ条件内で、同じ項目を［項目を必須にする］と［項目を読み取り専用にする］の両方に使用することはできません。
同じ条件内で、同じ項目を［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］の両方に使用することはできません。
一意の項目は、［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］には使用できません。［項目の値の設定］または［項目の値のレコメンド］に設定した項目を、一意の項目に変更することはできません。
［ボタンの表示］では、独自ボタンのみ利用できます。
［関連リストの表示］では、外部連携による関連リストは利用できません。

権限設定ごとの実行

レイアウトルールを、特定の権限設定のユーザーにのみ実行するよう設定できます。ルールの設定時に適用する権限設定を指定できます。同じタブでも、チームごとに異なるレイアウトの動作を設定できます。たとえば、項目を読み取り専用にするルールを1つの権限設定だけに適用し、他の権限設定ではその項目を編集可能なままにできます。

メモ

権限設定ごとの実行は、［項目を表示する］、［選択リストの値の表示］、［項目を読み取り専用にする］、［項目の値のレコメンド］、［メッセージの表示］、［サブフォームの表示］、［セクションの表示］、［関連リストの表示］、［ボタンの表示］、［リンクの表示］で利用できます。
表示に関する処理を権限設定ごとに実行する場合、選択した権限設定にのみ対象の要素が表示されます。［項目を読み取り専用にする］を権限設定ごとに実行する場合、選択した権限設定では指定した項目を編集できます。

対話形式のプレビュー

レイアウトルールを設定して保存した後、ルール設定ページを離れずに、実際に有効にする前の動作を確認できます。

左側のプレビューパネルには、ルールに設定したすべての条件が表示されます。条件を選択すると、その条件によってレイアウト上で非表示、表示、読み取り専用、必須になる項目、セクション、サブフォームが強調表示されます。各条件の効果を個別に確認できます。

ルールの動作は権限設定によって異なる場合があるため、プレビュー内で権限設定を切り替えることもできます。別の権限設定を選択すると、同じ条件がその権限設定の表示内容に対して再実行されます。該当するユーザーがデータを表示または編集した際のレイアウトがすぐに反映されます。ルールの対象となる各権限設定について、必要なセクション、項目、サブフォームが表示または非表示になることや、必須設定が意図どおりに適用されることを確認できます。

複数の条件や権限設定ごとの動作を含む複雑なルールでは特に便利です。ルールを有効にした後ではなく、設定時に問題を確認できます。

［項目の値のレコメンド］、［項目を必須にする］、［項目の検証］を組み合わせることで、レイアウトルールの条件を満たしたときに正確なデータ入力を案内できます。［項目を必須にする］では、次へ進む前に指定した項目の入力を必須にします。［項目の値のレコメンド］では状況に応じたメッセージで値を提案し、ユーザーは承認、無視、後からのリセットを行えます。無視した場合は項目の横にアイコンが残ります。［項目の検証］では保存前に重要な項目値の確認を求めます。複数の項目を検証する場合は確認順序も指定できます。

実行順序と動作

複数の条件で同じ項目に［項目の値の設定］を使用し、それらの条件が同時に複数一致した場合、最上位にある一致条件の値が項目に適用されます。［項目の値のレコメンド］と［メッセージの表示］にも同じルールが適用されます。
レイアウトルールでは、［項目の値の設定］が常に最後に実行されます。
［項目の値の設定］は、実行時に画面に表示されている項目と選択リストの値にのみ適用されます。
権限または［項目を読み取り専用にする］によって項目が読み取り専用になっていても、［項目の値の設定］が実行されると値を更新できます。ただし、読み取り専用の項目にはレコメンドは表示されません。
選択リストの値は、まず項目の連動の設定で絞り込まれ、その後［選択リストの値の表示］でさらに絞り込まれます。
ブループリントの遷移フォームでは、［項目を必須にする］のみ実行されます。その他の処理は実行されません。

ポップアップと項目の検証

詳細ページで項目を編集したことによってレイアウトルールが実行された場合、［項目を必須にする］、［項目の値の設定］、［項目の値のレコメンド］に設定した項目が［レビューの詳細］ポップアップに表示されます。［項目の検証］も実行された場合、そのポップアップは［レビューの詳細］ポップアップの後に表示されます。
［項目の値のレコメンド］と［項目の検証］は組織単位で実行されます。あるユーザーがレコメンドを承認またはキャンセルした場合や［詳細の検証］ポップアップが表示された場合、同じポップアップが別のユーザーに表示されることはありません。
複数の［項目の検証］が実行された場合、すべて1つのポップアップに表示されます。［項目の検証］ポップアップ内で項目値を変更すると、他の処理は実行されますが、別の［項目の検証］ポップアップは表示されません。つまり、1つの［項目の検証］ポップアップ内での変更によって、［項目の検証］自体が再実行されることはありません。
レイアウトルールで使用する基準項目を編集した際、そのルールに必須項目がある場合は、ポップアップで必須項目の入力を求められます。
例：ルールが「［金額］が¥5,000,000を超える場合、［割引］を必須にする」の場合、データの詳細ページで［金額］を編集すると、ポップアップに［割引］項目が表示されます。
商談のステージを基準にレイアウトルールを設定した場合、詳細ページ、ブループリント、パイプライン表示からステージを編集すると、ルールで必須にした項目がポップアップに表示されます。
タスクのステータスを基準に項目を必須にするレイアウトルールがある場合（例：タスクを完了すると［詳細］が必須）、［活動］関連リスト、かんばん表示、ホーム画面、独自の一覧からタスクを完了すると、CRMがルールを確認し、完了前に必須項目の入力を求めます。
レイアウトルールはかんばん表示にも対応しており、ドラッグ＆ドロップによる操作でもルールが評価されます。
レイアウトルールは、データの承認時にも適用されます。

読み取り専用項目と必須項目の処理

レイアウトまたはレイアウトルールで必須になっている空の項目が［項目を読み取り専用にする］で編集不可になっている場合、保存時に編集可能になり、値の入力を求められます。
［項目を読み取り専用にする］で項目が編集不可になるのは、レイアウトルールが実行されるページだけです。一括更新、インポート、システムによる自動更新、API、外部連携からは、これらの項目の値を更新できます。
かんばん表示で分類に使用する項目が［項目を読み取り専用にする］によって編集不可になっている場合、データを別の分類へ移動することはできません。

項目の種類ごとの計算

日付／日時項目では、［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］の計算に組織のタイムゾーンが使用されます。
通貨項目では、［項目の値の設定］または［項目の値のレコメンド］に設定した値は、常に組織の基準通貨の値として扱われます。実行時に、データの換算レートを使ってデータの通貨に換算されます。

適用範囲、制限、利用条件

レイアウトルールは、データの作成／編集／表示時に適用されます。
インポート、Webフォーム、見込み客の変換ページから作成されたデータには、レイアウトルールは適用されません。APIからデータを作成または編集する場合、［項目を必須にする］のみ対応しています。
現在のところ、［（データの）担当者］項目は、レイアウトルールの基準項目には設定できません。
レイアウトルールは、次の種類の項目に対しては適用できません：

自動番号
ルックアップ
ユーザーのルックアップ
数式
ファイルのアップロード
複数行テキスト

［サブフォームの表示］は、選択したレイアウトにサブフォームがある場合にのみ利用できます。

拡張機能から作成されたレイアウトルール：拡張機能から作成されたレイアウトルールは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーが表示し、ステータスを更新できます。ルールの編集と削除はできません。

各種上限

ルール数の上限：10件／レイアウト
親条件数の上限：25件
分岐条件数の上限：5件／親条件
分岐条件の基準数の上限：5件／分岐条件
処理数の上限：40件／分岐条件
1つのレイアウトルールでは、［項目の値の設定］と［項目の値のレコメンド］を合わせて、短い複数行項目を最大5件まで使用できます。

レイアウトルール - 例外

レイアウトルールはデータを手動で作成するときには有効です。ただし、レイアウトルールで使用する項目がワークフローの項目更新やAPIなど他の方法で更新された場合、その項目更新がレイアウトルールより優先されます。

例：［見込み客］タブにレイアウトルールがあり、次のように指定されているとします。

［見込み客のデータ元］が［展示会］の場合、［メールアドレス］を必須項目にする。

このレイアウトルールは、CRMでデータを手動で作成/編集し、［見込み客のデータ元］を［展示会］に更新する場合に、機能します。しかし、［見込み客のデータ元］が、次に示す方法で［展示会］に更新された場合は、［メールアドレス］は必須項目にならず、その結果、［メールアドレス］項目の値は空になってしまいます。

項目の更新方法	更新の詳細
インポート	新しいデータのインポート、または既存のデータの上書きの際に項目が更新されます
ワークフロールール	ワークフローの自動処理の結果として項目が更新されます
API	API updateRecordsメソッドによって更新
一括更新	（レイアウトルールで必須に設定されている基準項目に対しては、一括更新を実行できないため、レイアウトルールの例外には該当しません）
マクロ	レイアウトルールの基準項目はマクロには表示されず、マクロから更新することはできません。