ビューの管理

ビューの管理

ビューとは、設定した条件に基づいて抽出されたデータの一覧のことです。Zoho CRMでは、複数のビュー(一覧)を作成しておいて、必要に応じて切り替えることが可能です。たとえば、先週作成された見込み客のフォローアップ、期限を超過したタスクの確認、重要商談の進捗確認など、それぞれの目的に沿ったデータを抽出できます。必要なデータの一覧をすぐに参照でき、他のユーザーに簡単に共有することも可能です。また、ビューで抽出したデータに対して、担当者の変更、削除、メールの送信などの一括処理も実行できます。

Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できる、 標準 ビューが用意されています。また、独自のビュー(カスタムビュー)を作成することも可能です。作成したビューは、他のユーザーに共有することもできます。

  • 標準ビュー :標準ビューでは、設定を編集したり、列(項目)の表示順を並べ替えたりすることが可能です。ただし、標準ビューは削除できません。
  • カスタムビュー :独自の条件を設定したビューを作成し、設定の変更や削除ができます。また、列の表示順を並べ替えることも可能です。ビューに関する更新情報はすべて、監査ログ(操作履歴)に記録されます。

ビューは、選択リスト内で次のように分類されて表示されます:

  • お気に入り :お気に入りに設定したビュー
  • 自分が作成 :自分が作成したカスタムビュー
  • 自分に共有 :組織内の他のユーザーから自分に共有されたカスタムビュー
  • 公開 :組織内のすべてのユーザーがアクセスできるビュー
  • 他のユーザーが作成 :組織内の他のユーザーによって作成され、上記のいずれにも分類されないカスタムビュー(他のユーザーが作成したビューを表示できるのは、 管理者のみ です)



標準ビュー

Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できるよう、一般的によく参照されるようなデータの一覧(標準ビュー)があらかじめ用意されています。必要に応じて、標準ビューの設定を変更したり、列(項目)の表示順を並べ替えたりすることが可能です。ただし、標準ビューは削除できません。標準ビューには、次のようなものがあります:すべてのデータ、自分のデータ、最近作成したデータ、最近更新したデータ、今日登録したデータなど。

カスタムビューの作成

独自の抽出条件を設定したビュー(カスタムビュー)を作成できます。設定した条件に基づいて抽出されたデータが、一覧に表示されます。カスタムビューの列(表示項目)は、作成後に変更/削除できるほか、表示順を並べ替えることも可能です。ユーザーが作成したカスタムビューは、選択リスト内の[自分が作成]に分類され、表示されます。





利用条件
必要な権限
:カスタムビューの管理権限


カスタムビューを作成するには
  1. 上部メニューから、対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧) の画面で、ビューの選択リストをクリックします。
  3. 下部にある [新しいカスタムビュー] リンクをクリックします。



  4. ビューの作成 画面で、次の手順を実行します:
    • 上部の入力欄に、カスタム ビュー名 を入力します。
    • 必要に応じて、右側にある星印をクリックし、 [お気に入り] に設定します。
      [お気に入り]に設定されたカスタムビューは、ビューの選択リスト内で上部に表示されます。
    • データを抽出する 条件 を設定します。
      条件項目として、タグを使用することも可能です。 



    • ビューに表示する列(項目)を選択します。
    • [共有対象] の設定で、このビューの表示を許可するユーザーを選択します。



  5. [保存する] をクリックします。


ビューの抽出条件の設定

項目の種類ごとに設定可能な条件は、次の表のとおりです:

項目の種類
設定可能な条件
テキスト項目の例:
  • 姓/名
  • 携帯電話
  • メール
  • Webサイト
  • 業種
  • 役職
  • 作成者
  • 更新者
  • 電話番号
  • 敬称
  • 会社名
  • 都道府県
  • 次の値と等しい
  • 次の値と等しくない
  • 次の値を含む
  • 次の値を含まない
  • 次の値で始まる
  • 次の値で終わる
  • 次より前
  • 空である
  • 空ではない
数値項目の例:
  • 従業員数
  • 年間売上
  • 商談金額
  • 訪問日数
  • 仕入先スコア
  • =
  • !=
  • <
  • <=
  • >
  • >=
  • 次の間にある
  • 次の間にない
  • 空である
  • 空ではない
日付/日時項目の例:
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 期限
  • 完了予定日
  • 次の値と等しい
  • 次の値と等しくない
  • 次より前
  • 次より後
  • 次の間にある
  • 次の間にない
  • 今日
  • 明日
  • 明日以降
  • 昨日
  • 昨日以前
  • 先月
  • 今月
  • 来月
  • 先週
  • 今週
  • 来週
  • 去年
  • 今年
  • 来年
  • 前四半期
  • 今四半期
  • 翌四半期
  • 前会計年度
  • 今会計年度
  • 翌会計年度
  • 空である
  • 空ではない
  • 経過日数
  • 期限までの日数
真偽値(チェックボックス)項目の例:
  • メール対象外(オプトアウト)
  • 有効
  • 課税対象
  • 次の値と等しい:選択中
  • 次の値と等しい:未選択
メモ
  1. 条件は25件まで追加できます。
  2. 数値はコンマを付けずに入力します。たとえば、「15,000」は「15000」と入力します。
  3. [なし]を選択すると、カスタムビューは作成されません。
  4. [経過日数]と[期限までの日数]の条件は、日付/日時項目を使用した条件の設定に非常に便利です。[経過日数]の条件を使用すると、特定の日付/日時項目から現在の日時までの日数に基づく条件を設定できます。たとえば、過去15日間に作成した見込み客を抽出する場合、[見込み客]タブで[作成日時][経過日数][<=][15]という条件でカスタムビューを作成します。
  5. [期限までの日数]の条件を使用すると、現在の日時から特定の日付/日時項目までの日数に基づく条件を設定できます。たとえば、今後6日以内に受注予定の商談を抽出する場合、[商談]タブで[完了予定日][期限までの日数][<=][6]という条件でカスタムビューを作成します。
  6. [氏名]項目は、[姓]項目と[名]項目の値を組み合わせて表示する項目です。[見込み客]タブと[連絡先]タブのビューに、それぞれ[見込み客名]、[連絡先名]として表示されます。 
  7. ビューの列(表示項目)の選択
  8. ビューに、列として表示する項目を選択できます。ビューには、タブ内の標準/カスタム項目のほか、[作成者]/[更新者]などのシステム項目も表示することが可能です。

ビューの作成/編集画面の [表示項目を選択] 設定で、 [選択可能] の項目一覧から、ビューに表示する項目を選択できます。対象の項目をドラッグ&ドロップまたは[+]アイコンをクリックして、 [選択中] の項目一覧に追加した後、表示順を変更できます。また、不要な項目の選択を解除することも可能です。

メモ
  1. ビューに表示する項目は、10件程度にすることをお勧めします。列(項目)が多すぎると、画面を水平にスクロールして表示する必要があります。

ビューの権限の設定

[共有対象] 設定で、カスタムビューの表示を許可するユーザーを設定できます。次のいずれかを選択し、設定できます:

  • すべてのユーザー
  • 自分のみ
  • 特定のユーザー

ビューのすべてのデータの選択

特定のビュー内のすべてのデータを一度に選択できます。

たとえば、 「展示会の見込み客」 というカスタムビュー内のすべてのデータの担当者を変更したいとします。該当のビューには、500件の見込み客が登録されているため、データは複数のページに分割されて表示されています。ページを移動しながら、各ページですべての見込み客データを選択する作業には手間がかかります。

代わりに、 [このビューのすべてのデータを選択] リンクをクリックするだけで、ビュー内の500件の見込み客データをすべて一度に選択して、担当者を一括で簡単に変更できます。

ビューのすべてのデータを選択するには

  1. 対象のタブに移動します。
  2. 対象のビューを選択します。
  3. 列見出しの左側にある、現在のページ内の すべてのデータを選択する ためのチェックボックスを選択します。
  4. ビューの上部に表示された [このビューのすべてのデータを選択] リンクをクリックします。



    ビュー内のすべてのデータが選択されます(選択中のデータ件数も表示されます)。
ビュー内のすべてのデータを選択した後、対象のデータに対して次の一括処理を実行できます:
  1. 一括更新
  2. 担当者の変更
  3. 削除



一括更新/担当者の変更/削除の一括処理を実行すると、画面右下に処理の進捗状況が表示されます。



メモ
  1. [このビューのすべてのデータを選択]リンクは、Zoho CRMのエンタープライズプランとアルティメットプランのみで利用できます。
  2. [このビューのすべてのデータを選択]リンクは、次の2つの場合には表示されません:
    1. ビュー内に50,000件を超えるデータがある
    2. ビューですでに一括更新が進行中である
  3. 対象のタブのデータに関するワークフローの設定内容によっては、一括処理の後にワークフローが実行されない場合があります。具体的には、ワークフローの実行条件または処理として、一括更新/担当者の変更/削除のいずれかが設定されている場合が該当します。この場合に、一括処理の対象として選択したデータの合計数が1,000件未満であれば、一括処理後に該当のワークフローが実行されます。ただし、1,000件を超えるデータを選択した場合は、該当のワークフローは実行されません。

条件パターンの編集

カスタムビューにおいて、データの抽出条件として複数の条件を指定する場合、 [かつ]/ [または] の種類(演算子)を指定して、条件の組み合わせ方(パターン)を設定することが可能です(例:すべての条件が満たされるデータのみを抽出する、いずれかの条件が満たされるデータを抽出する)。

利用条件
必要な権限 :カスタムビューへのアクセス権限

メモ
  1. 1つのビューに、最大25件の条件を設定できます。

条件パターンを編集するには
  1. 対象の タブ をクリックします。
  2. ビューの選択欄から、対象の ビュー を選択します(ビューの選択欄は、ビュー名をクリックすると表示されます)。
  3. 対象のビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
  4. ビューの編集 画面で複数の条件の内容を確認した後、 [パターンを編集する] リンクをクリックします。
  5. パターンの編集 欄で、条件パターンを編集し、 [保存する] リンクをクリックします。
  6. カスタムビューの変更内容が保存されます。


見込み客のデータ元が[Webサイト訪問]または[展示会]であり、住所の州が[カリフォルニア]または[テキサス]であり、業種が[製造]である見込み客を抽出したいとします。設定すべき条件は次のとおりです:

([見込み客のデータ元] [次の値を含む] [Webサイト訪問]または[見込み客のデータ元] [次の値を含む] [展示会])かつ
([州] [次の値と等しい] [カリフォルニア]または[州] [次の値と等しい][テキサス])かつ
([業種] [次の値と等しい] [製造])

この条件は、次の画像のように設定します:



条件パターンは、次のように自動的に設定されます:



しかし、この条件パターンは要件に一致しないため、次のように編集する必要があります:



条件パターンの編集欄では、次の文字を使用できます:
  1. 丸かっこ:( )
  2. 演算子:かつ、または
  3. 条件の行番号
留意事項
  1. パターンの編集中は、[条件の設定]設定で条件の行を追加/削除することはできません。
  2. かっこを入力しない場合、演算子の優先順位を設定できません。たとえば、条件パターンを「1 または 2 かつ 3」 と入力した場合は、「(1 または 2) かつ 3)」と見なされます。
  3. 条件の設定で、「かつ」や「または」をクリックして切り替えると、変更内容がパターンの編集欄に反映されます。
  4. 同様に、パターンの編集欄で、「かつ」や「または」の演算子を変更すると、変更内容が条件の設定内容に反映されます。
  5. 条件パターンを「1 かつ 2」と設定して保存すると、次回ビューの編集時には「(1 かつ 2)」として表示されます。同様に、「(1 かつ 2)または 3」と設定した場合は、編集時には「((1 かつ 2)または 3)」として表示されます。
  6. 条件の設定で複数の条件を追加するたびに、条件パターンにはかっこが追加されます。条件の行を削除しても、追加されたかっこは削除されません。たとえば、5行目の条件を追加した後、4行目の条件を削除すると、 「((((1 かつ 2) または 3)) または 4)」 として表示されます。さらに、3行目の条件を削除すると、 「((((1 かつ 2))) または 3)」 として表示されます。さらに、最初の行の条件を削除すると、 「((((1))) または 2)」 として表示されます。ただし、一旦ビューを保存してから、編集画面を開くと、「(1 または 2)」として表示されます。
  7. 次のような記載は無効です。保存時にエラーが表示されます:()、(かつ)、(または)
  8. かっこが一致しない場合は、無効となります。
  9. 条件の行番号と条件パターンで入力された番号が一致しない場合、また条件パターンの編集欄に入力された条件の行番号がない場合は、エラーメッセージが表示されます。
  10. カスタムビューの[保存する]と[キャンセルする]のボタンは、条件パターンの編集中は非表示になり、利用できません。
  11. 条件パターンの編集欄で、条件パターン全体を囲むかっこを付けなかった場合、ビューを保存した後に、再度ビューの編集画面を開くと、かっこが自動的に追加されます。

    編集欄での条件パターンの表示
    自動調整後の条件パターンの表示
    ( 1 かつ 2 ) または ( 3 かつ 4 )
    ( ( 1 かつ 2 ) または (3 かつ 4 ) )
    1 かつ 2 かつ 3 かつ 4
    ( 1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 )
    ( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 )
    ( ( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 ) )

最新の更新/活動日時を用いた条件の設定

データに対して行われる操作には、さまざまなものがあります。対象データの内容を直接的に編集する操作の他に、関連データの追加や更新などの操作もあります。たとえば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。通常、データ自体の[更新日時]には、対象データの編集/更新のみが反映されます。一方、このような関連データに対する操作も含めた最新の更新日時は、各データの [最新の更新日時] の欄に表示されます。この[最新の更新日時]の値は、ビューの条件に設定することが可能です(ビューの条件では、[最新の活動日時]と表示されます)。これにより、一定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを抽出できます。

メモ
  1. [最新の更新日時]の欄は、各データの詳細ページの右上に表示されます。
  2. ビューの条件の設定時に表示される[最新の活動日時]と、データの詳細ページに表示される[最新の更新日時]は同じものです。
  3. 条件に[最新の更新日時]項目を設定できるのは、カスタムビューのみです、

利用条件
必要な権限 :カスタムビューへのアクセス権限


最新の更新/活動日時に反映される操作の内容:
  • 対象データの項目の編集
  • タスク、予定、通話などの活動の追加/更新
  • 見込み客や連絡先へのメール送信
  • メモの追加/編集
  • 取引先への商談/連絡先の追加
  • データ担当者の変更
  • データの追加/削除
    (親データに関連付けられているデータの削除は対象外)
  • タスクの完了
    (予定の終了は対象外。終了日時を過ぎた予定は、自動的に完了済みの活動として扱われるため)
  • データの削除と復元(個別または一括)
  • 一括更新や一括変換などの一括処理
    (一括削除は対象外)

最新の更新/活動日時に反映されない操作の内容:

  • 取引先に関連付けられている連絡先や商談の編集(該当の取引先の更新/活動日時には反映されません)
  • データの関連リストの削除

最新の更新/活動日時を条件に設定するには

  1. 対象とするタブをクリックします(例: [見込み客] [取引先] [連絡先] [商談] など)。
  2. 選択リストから対象の ビュー を選択して、右側にある 鉛筆(編集) アイコンをクリックします。
    条件は、カスタムビューに対してのみ指定できます。
  3. ビューの編集 画面の [条件の設定] で、選択リストから [最新の活動日時] を選択します。
  4. 条件を設定します。
  5. [保存する] をクリックします。

カスタムビューの複製

作成したカスタムビューを複製して、同様のビューをすばやく作成できます。なお、標準ビューは、複製も削除もできませんのでご注意ください。

カスタムビューを複製するには

  1. 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧) の画面で、複製するビューを選択します。
  3. ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
  4. 画面右上の [複製する] ボタンをクリックします。



  5. ビューの複製 画面で、次の手順を実行します:
    • 上部の入力欄に、カスタム ビュー名 を入力します。
    • ビューに列として表示する項目を選択します。
    • このビューの表示を許可するユーザーを選択します。
    • [条件の設定] で、必要な条件を設定します。
  6. [保存する] をクリックします。

カスタムビューのロック

カスタムビューをロックして、他のユーザーが設定を変更するのを防ぐことができます。ロックすると、カスタムビューが共有されているユーザーは、次の内容を編集できなくなります:
  1. ビュー名
  2. データの抽出条件
  3. 表示項目
  4. 共有 権限


カスタムビューをロックできるのは、Zoho CRMの管理者と、カスタムビューの管理権限を持つユーザーのみです。カスタムビューのロックの解除についても、同様です。

カスタムビューをロックするには
  1. 対象のタブをクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧)の画面で、ビューの選択リストをクリックして、下部にある[新しいカスタムビュー]リンクを選択します。



  3. 新しいビューの作成画面で、 [このビューをロックする] のチェックボックスを選択します。
    ビューを共有している場合のみ、この設定が表示されます。



  4. [保存する] をクリックします。

標準ビューの編集

標準ビューは、必要に応じて、列(表示項目)の追加や削除などの編集が可能です。ただし、標準ビューの条件の編集や、ビュー名の変更はできませんのでご注意ください。

標準ビューを編集するには

  1. 対象のタブをクリックします(例:(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧) の画面で、編集するビューを選択します。

  3. ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
  4. ビューの編集 画面で、 [選択可能] 項目の一覧から項目を選択して[+]アイコンをクリックし、[選択中]項目の一覧に追加します。
    表示する項目(列)を選択した後、列の表示順を変更できます。不要な項目は[-]アイコンをクリックして、 [選択中] 項目の一覧から削除します。
  5. [保存する] をクリックします。


ビューの管理



詳細フィルター

詳細フィルターでは、さまざまな抽出条件を設定して、必要なデータの一覧をすばやく表示できます(例:関東の見込み客、50万円以上の商談など)。なお、詳細フィルターの表示欄は、必要に応じて隠すことができます。

詳細フィルターの条件として使用可能な項目は、次の3つのカテゴリーに分類されています:
  1. 標準フィルター: Zoho CRMであらかじめ用意されている項目を使用して、データを抽出できます(例:更新があるデータ、更新がないデータ、関連データの更新有無、活動など)。
  2. Webサイト上の行動: Webサイトにおける行動に関する項目を使用して、データを抽出できます(例:チャット数、ブラウザー、検索エンジンなど)。なお、これらの項目は、Zoho SalesIQとの連携が有効な場合にのみ表示されます。
  3. 項目別フィルター: タブ内のさまざまな項目に基づいて、データを抽出できます。標準項目、カスタム項目のどちらも条件に使用できます。 

各カテゴリー名の左側にある三角アイコンをクリックすると、条件に使用する項目を表示したり、隠したりできます。




詳細フィルターを表示する/隠すには

  1. 対象のタブに移動し、ビューを開きます。
  2. 画面左上にあるフィルターのアイコンをクリックすると、詳細フィルターの画面を隠したり、表示したりできます。


抽出条件の表示
フィルターを適用すると、詳細フィルター画面の上部に、データの抽出条件が表示されます。



列の幅の変更

ドラッグ&ドロップ操作で、ビューの列の幅を調整できます。


列の幅を変更するには:  
  1. 対象のタブに移動し、対象のビューを開きます。
  2. 列の右側の枠線にカーソルを合わせると、矢印アイコンが表示されます。枠線をドラッグ&ドロップで左右に移動し、列の幅を変更します。
  3. 列の幅の設定をリセットするには、ビューの右上にある アイコン→ [列のサイズをリセットする]をクリックします。  

     

テキストの折り返しと省略

初期設定では、テキストの折り返し設定が有効になっています。これにより、列の幅より長いテキスト値については自動的に改行が入り、列内にすべてのテキスト値が表示されます。



また、必要に応じて、テキストの省略設定を有効にすることが可能です。これにより、列の幅より長いテキスト値については「…」が表示され、列内に収まらない部分が省略されます。





テキストを折り返す/省略するには

  1. 対象のタブに移動し、対象のビューを開きます。
  2. ビュー右上にある アイコン→ [テキストを折り返す]/[テキストを省略する] のいずれかをクリックします。  


ビューのデータの並べ替え

ビューのデータの表示順を、昇順または降順に変更できます。

データを並べ替えるには

  1. 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧) の画面で、表示するビューを選択します。
  3. 列見出し をクリックし、表示されたメニューから [昇順] または [降順] を選択して、データを並べ替えます。



カスタムビューの削除

作成したカスタムビューは、必要に応じて削除できます。標準ビューは削除できませんのでご注意ください。

カスタムビューを削除するには

  1. 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
  2. ビュー(データの一覧) の画面で、削除するビューを選択します。



  3. ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
  4. 画面右上の [削除する] ボタンをクリックします。












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