ビューとは、設定した条件に基づいて抽出されたデータの一覧のことです。Zoho CRMでは、複数のビュー(一覧)を作成しておいて、必要に応じて切り替えることが可能です。たとえば、先週作成された見込み客のフォローアップ、期限を超過したタスクの確認、重要商談の進捗確認など、それぞれの目的に沿ったデータを抽出できます。必要なデータの一覧をすぐに参照でき、他のユーザーに簡単に共有することも可能です。また、ビューで抽出したデータに対して、担当者の変更、削除、メールの送信などの一括処理も実行できます。
Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できる、 標準 ビューが用意されています。また、独自のビュー(カスタムビュー)を作成することも可能です。作成したビューは、他のユーザーに共有することもできます。
- 標準ビュー :標準ビューでは、設定を編集したり、列(項目)の表示順を並べ替えたりすることが可能です。ただし、標準ビューは削除できません。
- カスタムビュー :独自の条件を設定したビューを作成し、設定の変更や削除ができます。また、列の表示順を並べ替えることも可能です。ビューに関する更新情報はすべて、監査ログ(操作履歴)に記録されます。
ビューは、選択リスト内で次のように分類されて表示されます:
- お気に入り :お気に入りに設定したビュー
- 自分が作成 :自分が作成したカスタムビュー
- 自分に共有 :組織内の他のユーザーから自分に共有されたカスタムビュー
- 公開 :組織内のすべてのユーザーがアクセスできるビュー
- 他のユーザーが作成 :組織内の他のユーザーによって作成され、上記のいずれにも分類されないカスタムビュー(他のユーザーが作成したビューを表示できるのは、 管理者のみ です)

標準ビュー
Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できるよう、一般的によく参照されるようなデータの一覧(標準ビュー)があらかじめ用意されています。必要に応じて、標準ビューの設定を変更したり、列(項目)の表示順を並べ替えたりすることが可能です。ただし、標準ビューは削除できません。標準ビューには、次のようなものがあります:すべてのデータ、自分のデータ、最近作成したデータ、最近更新したデータ、今日登録したデータなど。
カスタムビューの作成
独自の抽出条件を設定したビュー(カスタムビュー)を作成できます。設定した条件に基づいて抽出されたデータが、一覧に表示されます。カスタムビューの列(表示項目)は、作成後に変更/削除できるほか、表示順を並べ替えることも可能です。ユーザーが作成したカスタムビューは、選択リスト内の[自分が作成]に分類され、表示されます。
利用条件
- 上部メニューから、対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
- ビュー(データの一覧) の画面で、ビューの選択リストをクリックします。
- 下部にある [新しいカスタムビュー] リンクをクリックします。
ビューの作成 画面で、次の手順を実行します:
- 上部の入力欄に、カスタム ビュー名 を入力します。
- 必要に応じて、右側にある星印をクリックし、 [お気に入り] に設定します。
[お気に入り]に設定されたカスタムビューは、ビューの選択リスト内で上部に表示されます。 - データを抽出する 条件 を設定します。
条件項目として、タグを使用することも可能です。
- ビューに表示する列(項目)を選択します。
- [共有対象] の設定で、このビューの表示を許可するユーザーを選択します。
- [保存する] をクリックします。
ビューの抽出条件の設定
項目の種類ごとに設定可能な条件は、次の表のとおりです:
項目の種類
| 設定可能な条件
|
テキスト項目の例:
- 姓/名
- 携帯電話
- メール
- Webサイト
- 業種
- 役職
| |
| - 次の値と等しい
- 次の値と等しくない
- 次の値を含む
- 次の値を含まない
- 次の値で始まる
- 次の値で終わる
- 次より前
- 空である
- 空ではない
|
数値項目の例:
| - =
- !=
- <
- <=
- >
- >=
- 次の間にある
- 次の間にない
- 空である
- 空ではない
|
日付/日時項目の例:
| - 次の値と等しい
- 次の値と等しくない
- 次より前
- 次より後
- 次の間にある
- 次の間にない
- 今日
- 明日
- 明日以降
- 昨日
- 昨日以前
- 先月
- 今月
- 来月
- 先週
- 今週
- 来週
- 去年
- 今年
- 来年
- 前四半期
- 今四半期
- 翌四半期
- 前会計年度
- 今会計年度
- 翌会計年度
- 空である
- 空ではない
- 経過日数
- 期限までの日数
|
真偽値(チェックボックス)項目の例:
| |
メモ
- 条件は25件まで追加できます。
- 数値はコンマを付けずに入力します。たとえば、「15,000」は「15000」と入力します。
- カスタムビューは、条件なしで作成できます(条件に「なし」を指定してカスタムビューを選択できます)。ただし、条件の設定欄で項目を指定すると、値も指定しない限り、カスタムビューを保存することはできません。
- [経過日数]と[期限までの日数]の条件は、日付/日時項目を使用した条件の設定に非常に便利です。[経過日数]の条件を使用すると、特定の日付/日時項目から現在の日時までの日数に基づく条件を設定できます。たとえば、過去15日間に作成した見込み客を抽出する場合、[見込み客]タブで[作成日時][経過日数][<=][15]という条件でカスタムビューを作成します。
- [期限までの日数]の条件を使用すると、現在の日時から特定の日付/日時項目までの日数に基づく条件を設定できます。たとえば、今後6日以内に受注予定の商談を抽出する場合、[商談]タブで[完了予定日][期限までの日数][<=][6]という条件でカスタムビューを作成します。
- [氏名]項目は、[姓]項目と[名]項目の値を組み合わせて表示する項目です。[見込み客]タブと[連絡先]タブのビューに、それぞれ[見込み客名]、[連絡先名]として表示されます。
- ビューの列(表示項目)の選択:ビューの作成/編集画面の [表示項目を選択] 設定で、 [選択可能] の項目一覧から、ビューに表示する項目を選択できます。対象の項目をドラッグ&ドロップまたは[+]アイコンをクリックして、 [選択中] の項目一覧に追加した後、表示順を変更できます。また、不要な項目の選択を解除することも可能です。

ビューに表示する項目は、10件程度にすることをお勧めします。列(項目)が多すぎると、画面を水平にスクロールして表示する必要があります。
ビューの権限の設定
[共有対象] 設定で、カスタムビューの表示を許可するユーザーを設定できます。次のいずれかを選択し、設定できます:
かんたん操作
データ一覧(ビュー)では、以下の操作を簡単に実行するためのメニューが用意されています。なお、実行できる操作はタブにより異なります。
- マクロの実行
- タスクの作成
- タグの追加/削除
- データの一括変換
- 一括メール送信
- リマインダーの設定
- データの担当者の変更
- 差し込み文書の一括作成
- データの一括更新
データ一覧の画面から、上記の操作を手軽に実行することが可能です。対象データは、個別に選択することも、一覧に表示されているすべてのデータをまとめて選択することも可能です。
データの選択と実行
特定のデータにのみ一括操作を実行する場合は、それらのデータを個別に選択します。選択すると、画面上部に一括操作メニューが表示されます。メニューから目的の操作を選択します。
たとえば、データの一覧から概要を確認しながら、複数の見込み客に対してタグを追加するとします。この場合、見込み客の一覧から対象データを選択すると、タグの追加用のメニューが画面上部に表示されます。
対象データを選択するには
- 対象のタブに移動します。
- 対象のデータ一覧を選択します。
- 対象データのチェックボックスにチェックを入れます。
ビューのすべてのデータの選択
特定のビュー内のすべてのデータを一度に選択できます。
たとえば、 「展示会の見込み客」 というカスタムビュー内のすべてのデータの担当者を変更したいとします。該当のビューには、500件の見込み客が登録されているため、データは複数のページに分割されて表示されています。ページを移動しながら、各ページですべての見込み客データを選択する作業には手間がかかります。
代わりに、 [このビューのすべてのデータを選択] リンクをクリックするだけで、ビュー内の500件の見込み客データをすべて一度に選択して、担当者を一括で簡単に変更できます。
ビューのすべてのデータを選択するには
- 対象のタブに移動します。
- 対象のビューを選択します。
- 列見出しの左側にある、現在のページ内の すべてのデータを選択する ためのチェックボックスを選択します。
- ビューの上部に表示された [このビューのすべてのデータを選択] リンクをクリックします。

ビュー内のすべてのデータが選択されます(選択中のデータ件数も表示されます)。
一括更新/担当者の変更/削除の一括処理を実行すると、画面右下に処理の進捗状況が表示されます。
メモ
- [このビューのすべてのデータを選択]リンクは、Zoho CRMのエンタープライズプランとアルティメットプランのみで利用できます。
- [このビューのすべてのデータを選択]リンクは、次の2つの場合には表示されません:
- ビュー内に50,000件を超えるデータがある
- ビューですでに一括更新が進行中である
- 対象のタブのデータに関するワークフローの設定内容によっては、一括処理の後にワークフローが実行されない場合があります。具体的には、ワークフローの実行条件または処理として、一括更新/担当者の変更/削除のいずれかが設定されている場合が該当します。この場合に、一括処理の対象として選択したデータの合計数が1,000件未満であれば、一括処理後に該当のワークフローが実行されます。ただし、1,000件を超えるデータを選択した場合は、該当のワークフローは実行されません。
個別のデータに対する操作の実行
対象のデータの欄でその他[…]アイコンをクリックすると、対象のデータを対象にした操作をすばやく実行できます。その他[…]アイコンは、特定のデータにカーソルを合わせると表示されます。
対象データに対して実行可能な操作は以下のとおりです。
- データの編集
- メールの送信
- タスクの作成
- タグの追加
- 担当者の変更
- データの変換(見込み客から取引先/連絡先/商談への変換)
- データの削除
- URLのコピー
- その他(通話/予定/予約の作成)
注:
- 実行できる操作はタブにより異なります。また、操作を行うユーザーの役職やアクセス権限によっても異なります。
条件パターンの編集
カスタムビューにおいて、データの抽出条件として複数の条件を指定する場合、 [かつ]/ [または] の種類(演算子)を指定して、条件の組み合わせ方(パターン)を設定することが可能です(例:すべての条件が満たされるデータのみを抽出する、いずれかの条件が満たされるデータを抽出する)。
利用条件
メモ
- 1つのビューに、最大25件の条件を設定できます。
条件パターンを編集するには
- 対象の タブ をクリックします。
- ビューの選択欄から、対象の ビュー を選択します(ビューの選択欄は、ビュー名をクリックすると表示されます)。
- 対象のビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
- ビューの編集 画面で複数の条件の内容を確認した後、 [パターンを編集する] リンクをクリックします。
- パターンの編集 欄で、条件パターンを編集し、 [保存する] リンクをクリックします。
- カスタムビューの変更内容が保存されます。
例 :
見込み客のデータ元が[Webサイト訪問]または[展示会]であり、住所の州が[カリフォルニア]または[テキサス]であり、業種が[製造]である見込み客を抽出したいとします。設定すべき条件は次のとおりです:
([見込み客のデータ元] [次の値を含む] [Webサイト訪問]または[見込み客のデータ元] [次の値を含む] [展示会])かつ
([州] [次の値と等しい] [カリフォルニア]または[州] [次の値と等しい][テキサス])かつ
([業種] [次の値と等しい] [製造])
この条件は、次の画像のように設定します:
条件パターンは、次のように自動的に設定されます:
しかし、この条件パターンは要件に一致しないため、次のように編集する必要があります:
条件パターンの編集欄では、次の文字を使用できます:
- 丸かっこ:( )
- 演算子:かつ、または
- 条件の行番号

留意事項
- パターンの編集中は、[条件の設定]設定で条件の行を追加/削除することはできません。
- かっこを入力しない場合、演算子の優先順位を設定できません。たとえば、条件パターンを「1 または 2 かつ 3」 と入力した場合は、「(1 または 2) かつ 3)」と見なされます。
- 条件の設定で、「かつ」や「または」をクリックして切り替えると、変更内容がパターンの編集欄に反映されます。
- 同様に、パターンの編集欄で、「かつ」や「または」の演算子を変更すると、変更内容が条件の設定内容に反映されます。
- 条件パターンを「1 かつ 2」と設定して保存すると、次回ビューの編集時には「(1 かつ 2)」として表示されます。同様に、「(1 かつ 2)または 3」と設定した場合は、編集時には「((1 かつ 2)または 3)」として表示されます。
- 条件の設定で複数の条件を追加するたびに、条件パターンにはかっこが追加されます。条件の行を削除しても、追加されたかっこは削除されません。たとえば、5行目の条件を追加した後、4行目の条件を削除すると、 「((((1 かつ 2) または 3)) または 4)」 として表示されます。さらに、3行目の条件を削除すると、 「((((1 かつ 2))) または 3)」 として表示されます。さらに、最初の行の条件を削除すると、 「((((1))) または 2)」 として表示されます。ただし、一旦ビューを保存してから、編集画面を開くと、「(1 または 2)」として表示されます。
- 次のような記載は無効です。保存時にエラーが表示されます:()、(かつ)、(または)
- かっこが一致しない場合は、無効となります。
- 条件の行番号と条件パターンで入力された番号が一致しない場合、また条件パターンの編集欄に入力された条件の行番号がない場合は、エラーメッセージが表示されます。
- カスタムビューの[保存する]と[キャンセルする]のボタンは、条件パターンの編集中は非表示になり、利用できません。
条件パターンの編集欄で、条件パターン全体を囲むかっこを付けなかった場合、ビューを保存した後に、再度ビューの編集画面を開くと、かっこが自動的に追加されます。
編集欄での条件パターンの表示
| 自動調整後の条件パターンの表示
|
( 1 かつ 2 ) または ( 3 かつ 4 )
| ( ( 1 かつ 2 ) または (3 かつ 4 ) )
|
| ( 1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 )
|
( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 )
| ( ( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 ) ) |
最新の更新/活動日時を用いた条件の設定
データに対して行われる操作には、さまざまなものがあります。対象データの内容を直接的に編集する操作の他に、関連データの追加や更新などの操作もあります。たとえば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。通常、データ自体の[更新日時]には、対象データの編集/更新のみが反映されます。一方、このような関連データに対する操作も含めた最新の更新日時は、各データの [最新の更新日時] の欄に表示されます。この[最新の更新日時]の値は、ビューの条件に設定することが可能です(ビューの条件では、[最新の活動日時]と表示されます)。これにより、一定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを抽出できます。
メモ
- [最新の更新日時]の欄は、各データの詳細ページの右上に表示されます。
- ビューの条件の設定時に表示される[最新の活動日時]と、データの詳細ページに表示される[最新の更新日時]は同じものです。
- 条件に[最新の更新日時]項目を設定できるのは、カスタムビューのみです、
利用条件
- 対象データの項目の編集
- タスク、予定、通話などの活動の追加/更新
- 見込み客や連絡先へのメール送信
- メモの追加/編集
- 取引先への商談/連絡先の追加
- データ担当者の変更
- データの追加/削除
(親データに関連付けられているデータの削除は対象外) - タスクの完了
(予定の終了は対象外。終了日時を過ぎた予定は、自動的に完了済みの活動として扱われるため) - データの削除と復元(個別または一括)
- 一括更新や一括変換などの一括処理
(一括削除は対象外)
最新の更新/活動日時に反映されない操作の内容:
- 取引先に関連付けられている連絡先や商談の編集(該当の取引先の更新/活動日時には反映されません)
- データの関連リストの削除
最新の更新/活動日時を条件に設定するには
- 対象とするタブをクリックします(例: [見込み客] 、 [取引先] 、 [連絡先] 、 [商談] など)。
- 選択リストから対象の ビュー を選択して、右側にある 鉛筆(編集) アイコンをクリックします。
条件は、カスタムビューに対してのみ指定できます。 - ビューの編集 画面の [条件の設定] で、選択リストから [最新の活動日時] を選択します。
- 条件を設定します。
- [保存する] をクリックします。
カスタムビューの複製
作成したカスタムビューを複製して、同様のビューをすばやく作成できます。なお、標準ビューは、複製も削除もできませんのでご注意ください。
カスタムビューを複製するには
- 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
- ビュー(データの一覧) の画面で、複製するビューを選択します。
- ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
- 画面右上の [複製する] ボタンをクリックします。
ビューの複製 画面で、次の手順を実行します:
- 上部の入力欄に、カスタム ビュー名 を入力します。
- ビューに列として表示する項目を選択します。
- このビューの表示を許可するユーザーを選択します。
- [条件の設定] で、必要な条件を設定します。
- [保存する] をクリックします。
標準ビューの編集
標準ビューは、必要に応じて、列(表示項目)の追加や削除などの編集が可能です。ただし、標準ビューの条件の編集や、ビュー名の変更はできませんのでご注意ください。
標準ビューを編集するには
- 対象のタブをクリックします(例:(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
- ビュー(データの一覧) の画面で、編集するビューを選択します。

- ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
- ビューの編集 画面で、 [選択可能] 項目の一覧から項目を選択して[+]アイコンをクリックし、[選択中]項目の一覧に追加します。
表示する項目(列)を選択した後、列の表示順を変更できます。不要な項目は[-]アイコンをクリックして、 [選択中] 項目の一覧から削除します。 - [保存する] をクリックします。
ビューのデータの並べ替え
ビューのデータの表示順を、昇順または降順に変更できます。
データを並べ替えるには
- 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
- ビュー(データの一覧) の画面で、表示するビューを選択します。
- 列見出し の欄に表示されている[三](並べ替え)アイコン をクリックし、表示されたメニューから [昇順] または [降順] を選択して、データを並べ替えます。
列の管理
データ一覧においてよく参照する列は、固定することができます。また、選択した列の固定を解除することもできます。固定した列は一覧の左側に表示されます。よく参照する項目の列を固定しておくことで、データの確認がしやすくなります。
なお、各データに関連する未完了のタスクや予定がある場合、一覧の左側の列にその情報を表すための印(活動バッジ)も表示されます。必要に応じて、この印を非表示にすることも可能です。

メモ:
- 固定できるのは1列のみです。
- 新しいデータ一覧(カスタムビュー)の作成時に、列の選択欄から列を固定することもできます。

カスタムビューの削除
作成したカスタムビューは、必要に応じて削除できます。標準ビューは削除できませんのでご注意ください。
カスタムビューを削除するには
- 対象の タブ をクリックします(例:[見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)。
- ビュー(データの一覧) の画面で、削除するビューを選択します。
- ビュー名にカーソルを合わせると右側に表示される 鉛筆 (編集する)アイコンをクリックします。
- 画面右上の [削除する] ボタンをクリックします。