ビューとは、設定した条件に基づいて抽出されたデータの一覧のことです。Zoho CRMでは、複数のビュー(一覧)を作成しておいて、必要に応じて切り替えることが可能です。たとえば、先週作成された見込み客のフォローアップ、期限を超過したタスクの確認、重要商談の進捗確認など、それぞれの目的に沿ったデータを抽出できます。必要なデータの一覧をすぐに参照でき、他のユーザーに簡単に共有することも可能です。また、ビューで抽出したデータに対して、担当者の変更、削除、メールの送信などの一括処理も実行できます。
Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できる、
標準
ビューが用意されています。また、独自のビュー(カスタムビュー)を作成することも可能です。作成したビューは、他のユーザーに共有することもできます。
Zoho CRMには、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できるよう、一般的によく参照されるようなデータの一覧(標準ビュー)があらかじめ用意されています。必要に応じて、標準ビューの設定を変更したり、列(項目)の表示順を並べ替えたりすることが可能です。ただし、標準ビューは削除できません。標準ビューには、次のようなものがあります:すべてのデータ、自分のデータ、最近作成したデータ、最近更新したデータ、今日登録したデータなど。
独自の抽出条件を設定したビュー(カスタムビュー)を作成できます。設定した条件に基づいて抽出されたデータが、一覧に表示されます。カスタムビューの列(表示項目)は、作成後に変更/削除できるほか、表示順を並べ替えることも可能です。ユーザーが作成したカスタムビューは、選択リスト内の[自分が作成]に分類され、表示されます。
項目の種類ごとに設定可能な条件は、次の表のとおりです:
項目の種類
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設定可能な条件
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テキスト項目の例:
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数値項目の例:
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日付/日時項目の例:
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真偽値(チェックボックス)項目の例:
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[共有対象]
設定で、カスタムビューの表示を許可するユーザーを設定できます。次のいずれかを選択し、設定できます:
特定のビュー内のすべてのデータを一度に選択できます。
たとえば、
「展示会の見込み客」
というカスタムビュー内のすべてのデータの担当者を変更したいとします。該当のビューには、500件の見込み客が登録されているため、データは複数のページに分割されて表示されています。ページを移動しながら、各ページですべての見込み客データを選択する作業には手間がかかります。
代わりに、
[このビューのすべてのデータを選択]
リンクをクリックするだけで、ビュー内の500件の見込み客データをすべて一度に選択して、担当者を一括で簡単に変更できます。
ビューのすべてのデータを選択するには
カスタムビューにおいて、データの抽出条件として複数の条件を指定する場合、
[かつ]/ [または]
の種類(演算子)を指定して、条件の組み合わせ方(パターン)を設定することが可能です(例:すべての条件が満たされるデータのみを抽出する、いずれかの条件が満たされるデータを抽出する)。
例
:
見込み客のデータ元が[Webサイト訪問]または[展示会]であり、住所の州が[カリフォルニア]または[テキサス]であり、業種が[製造]である見込み客を抽出したいとします。設定すべき条件は次のとおりです:
([見込み客のデータ元] [次の値を含む] [Webサイト訪問]または[見込み客のデータ元] [次の値を含む] [展示会])かつ
([州] [次の値と等しい] [カリフォルニア]または[州] [次の値と等しい][テキサス])かつ
([業種] [次の値と等しい] [製造])
編集欄での条件パターンの表示
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自動調整後の条件パターンの表示
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( 1 かつ 2 ) または ( 3 かつ 4 )
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( ( 1 かつ 2 ) または (3 かつ 4 ) )
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1 かつ 2 かつ 3 かつ 4
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( 1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 )
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( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 )
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( ( 1 または 2 ) かつ ( 3 または 4 ) )
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データに対して行われる操作には、さまざまなものがあります。対象データの内容を直接的に編集する操作の他に、関連データの追加や更新などの操作もあります。たとえば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。通常、データ自体の[更新日時]には、対象データの編集/更新のみが反映されます。一方、このような関連データに対する操作も含めた最新の更新日時は、各データの
[最新の更新日時]
の欄に表示されます。この[最新の更新日時]の値は、ビューの条件に設定することが可能です(ビューの条件では、[最新の活動日時]と表示されます)。これにより、一定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを抽出できます。
最新の更新/活動日時に反映されない操作の内容:
最新の更新/活動日時を条件に設定するには
作成したカスタムビューを複製して、同様のビューをすばやく作成できます。なお、標準ビューは、複製も削除もできませんのでご注意ください。
カスタムビューを複製するには
詳細フィルターを表示する/隠すには
ドラッグ&ドロップ操作で、ビューの列の幅を調整できます。
また、必要に応じて、テキストの省略設定を有効にすることが可能です。これにより、列の幅より長いテキスト値については「…」が表示され、列内に収まらない部分が省略されます。
テキストを折り返す/省略するには
ビューのデータの表示順を、昇順または降順に変更できます。
データを並べ替えるには
作成したカスタムビューは、必要に応じて削除できます。標準ビューは削除できませんのでご注意ください。
カスタムビューを削除するには
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