サブフォームの作成

サブフォームの作成

サブフォームは、データのレイアウトに追加できる要素の1つです。データの入力欄が表形式で表示され、メインのデータに関連するデータ(サブのデータ)を、表の中で1行ずつ動的に追加できます。1つのサブフォームの中には複数の項目を設定でき、表示順などもカスタマイズ可能です。特に、追加的なデータや補足的なデータ、明細、内訳、付属品、オプションなどを管理する際に役立ちます。 
たとえば、ある顧客が携帯電話を購入するときに、メインの商品である携帯電話と一緒に、充電器、カバー、イヤホンなどのアクセサリー(サブの商品)も購入することがあります。これらのアクセサリーの情報を、サブフォームで管理できます。通常、購入されるアクセサリーは、顧客によって異なります。また、それぞれのアクセサリーについて、単価、数量、割引などの情報を個別に管理する必要があります。



このような場合に、サブフォームを使用して[アクセサリー]セクションを作成し、[アクセサリー名]、[単価]、[数量]、[割引]などの詳細を入力できるようにすることが可能です。入力する情報と入力欄は、大きく以下の2つに分かれます。
  1. 携帯電話:メインの商品である携帯電話の詳細を、レイアウト内の各項目(サブフォーム以外の項目)に入力します。
  2. アクセサリー:サブの商品であるアクセサリーの詳細を、サブフォームの欄に入力します。

このように、サブフォームを利用すると、関連するデータを、1つのレイアウト内でまとめて管理できます。次に、さまざまな業務や業種におけるサブフォームの利用例を見てみましょう。

利用例

Zoho CRMのサブフォーム機能は、さまざまな要件で活用できます。具体的な利用例を見てみましょう。

営業:取引先の窓口担当者を入力する

取引先の企業に窓口となる担当者が複数いる場合、[取引先]タブにサブフォームを作成して、複数の窓口担当者の詳細情報を入力することが可能です。


教育機関:受講者の学歴や職歴を入力する

受講者の氏名や住所などの基本情報に加えて、学歴と職歴などを入力したいとします。この場合、サブフォームに学歴や職歴の詳細情報を入力するように設定できます(学歴:学校名、専攻、卒業年度など、職歴:雇用者、役職、職務内容など)。


保険業:契約者の家族の詳細を入力する

生命保険契約の申し込み情報を管理するフォームで、申し込み者の家族の情報を入力するとします。サブフォームに契約者の家族に関する詳細を入力するように設定できます(例:扶養家族の名前、年齢、性別など)。


不動産業:候補物件の情報を入力する

見込み客の情報とあわせて、検討中の物件に関する詳細を入力するとします。サブフォームに物件の情報を入力するように設定すると、複数の物件の情報を入力し、一覧で確認できます(例:建物の構造、間取り図、築年数、最寄り駅)。


卸売業:見積書と受注書に独自の商品管理情報を追加する

見積書と受注書のタブをカスタマイズしてサブフォームを追加し、標準項目以外の情報を管理するための項目を追加できます(例:商品希望小売価格、卸売価格、利益、割引など)。 


サブフォームの作成

サブフォームは、レイアウトの編集画面で作成できます。サブフォームの作成後、サブフォームで情報を管理する項目を、サブフォームの表の列として追加します。また、集計用の項目を追加することも可能です。サブフォームを作成する手順は次のとおりです。

サブフォームを作成するには

  1. [設定] [カスタマイズ] [タブと項目] の順に移動します。
  2. タブの一覧から対象のタブを選択し、レイアウトの一覧から対象のレイアウトをクリックします(例: [商品] タブ→ [標準] レイアウト)。
  3. レイアウトの編集画面で、左側の [新しい項目] 欄から [サブフォーム] を選択し、ドラッグ&ドロップでレイアウトに移動し、追加します。
  4. サブフォーム名を入力します(例: 関連商品)。
    サブフォームはレイアウトごとに設定する必要がありますのでご注意ください。同じタブの中でもレイアウトごとに異なるサブフォームを作成することが可能です。

サブフォームへの項目(列)の挿入

次に、必要な項目(列)をサブフォームに挿入します。さまざまな種類の項目を列として挿入できます(1行、数値、通貨、数式、選択リスト、ルックアップなど)。

ルックアップ項目の参照先のタブからの項目の関連付け

サブフォームにルックアップ項目を追加すると、参照先のタブ内の項目も追加できるようになります。たとえば、参照先のタブとして [仕入先]  を選択すると、仕入先タブ内の項目を追加できるようになります(例:[メール]項目)。以下の画像の例の場合、仕入先のルックアップ項目で対象の仕入先を選択すると、該当の仕入先の[メール]項目に対応する値が自動的に入力されます。サブフォーム内の項目の設定は、必要に応じて編集可能です。


なお、サブフォームにおいて、 参照先のタブの項目 を関連付けることはできますが、参照先のタブ内の項目に保存されている値と、サブフォーム内の項目に入力された値は、同期されませんのでご注意ください。たとえば、サブフォームにおいて、[仕入先]のルックアップ項目を通じて仕入先の[メール]項目を追加したとします。サブフォーム内でこの項目の値を変更した場合、その変更はサブフォーム内だけに反映され、元の[仕入先]タブの[メール]項目の値は変更されません。これは、サブフォームでは、参照先のタブの項目との関連付け情報のみが保存され、該当の項目の値は同期されないためです。
 

サブフォームに項目(列)を挿入するには

  1. サブフォームで、 [項目を追加する]をクリックします。 
  2. [項目の種類] のドロップダウンから、対象の項目の種類をクリックします。
  3. 項目名を入力し、 項目の詳細 を設定します。
    なお、ルックアップ項目を追加した場合、参照先のタブから項目を選択して追加できます。

サブフォームの列として挿入することができる項目の種類は、次の通りです。

1行(テキスト)
選択リスト
小数
複数行(テキスト)
複数選択リスト
パーセント
メールアドレス
日付
長整数
電話番号
日時
真偽値(チェックボックス)
数値
通貨
URL
ルックアップ
数式
-

次に、携帯電話の販売会社におけるサブフォームの利用例を見てみましょう。携帯電話がメインの商品ですが、アクセサリーなどの関連商品も扱っているとします。この場合、サブフォームには次のような項目(列)を挿入します:

  • アクセサリー名
  • 仕入先(ルックアップ項目)
  • 仕入先のメール(参照先の[仕入先]タブ内の項目)
  • 単価
  • 数量
  • 小計
  • 割引
  • 総額

集計項目

集計項目とは、サブフォーム内の数値の項目の値をもとに、合計や平均などの計算処理を行った結果を算出する項目です。サブフォームに項目(列)を挿入した後に、必要に応じて集計項目を追加できます。携帯電話の販売会社の例を通じて、集計項目の機能について見てみましょう。携帯電話のアクセサリーに関する詳細を、[関連商品]というサブフォームに入力するとします。また、このサブフォームには、[単価]、[数量]、[割引]などの項目があるとします。このサブフォームに、集計項目を追加します。集計項目において適用できる集計方法/関数は3通りあります。以下では、それぞれの概要と例を説明します。

  • 標準の集計関数:
    標準の集計関数には、SUM(合計)、AVERAGE(平均)、MAXIMUM(最大)、 MINIMUM(最小)の4種類があります。
    例:サブフォーム内のすべてのデータ(行)の [価格] 列の合計値を求める場合、[集計]タブで [総額] という名前(ラベル)を入力し、 [価格]列に対して集計関数の [SUM] を適用します。
    これにより、[関連商品]のサブフォーム内にデータが追加されたときに、該当の[価格]項目の値が自動的に合計され、[総額]欄に合計値が表示されます。
  • 独自の数式:
    合計や平均など、一般的によく使われる集計方法については、標準の集計関数が用意されています。それ以外の計算方法を指定したい場合、[数式]タブを使用することで、独自の計算式を設定可能です。例:[価格]の合計から[割引]を差し引き、[税金]を足した数値を算出したい場合、「 価格 - 割引 + 税金 」のように、数式を設定できます。
    これにより、[関連商品]のサブフォーム内にデータが追加されたときに、割引と税額を踏まえた集計値を算出できます。
  • 手動入力(新しい項目):
    自動集計をせずに、手動でデータを入力するための 新しい項目 を追加することも可能です。新しい項目は、通貨、数値、小数のいずれかの種類を選択して、追加できます。例: [調整] という集計項目を追加し、必要に応じて手動でデータを入力したい場合、[新しい項目]タブで、手動入力用の項目として追加できます。

集計項目を追加するには

  1. サブフォームで、 [集計項目を追加する] をクリックします。
  2. 集計項目 の設定画面で、次のいずれかを選択します。
    • 集計 :標準の集計関数( SUM AVERAGE MAXIMUM MINIMUM)から、いずれかを選択し、 集計対象の項目(サブフォーム内の数値項目)を選択します。指定した設定に基づき、集計値が自動的に算出されます。
      例:集計関数を適用して、サブフォームの各行の価格の合計を表示するように設定すると、サブフォームに入力されたすべての価格の合計値が自動的に算出されて表示されます。  
    • 数式 :標準の集計関数では要件を満たせない場合は、[数式]タブで独自の計算式を設定することが可能です。

    • 新しい項目 集計関数を自動で実行せず、任意の値を指定する場合は、[新しい項目]を追加して手動で値を入力できます。種類としては、数値、通貨、小数から選択可能です。
      例:集計値を自動集計せずに、 [調整]  項目に、集計値を手動で入力します。
メモ
  1. 集計項目の数は、親タブの項目数に含まれて計算され、上限が適用されます。

サブフォームの項目の権限の設定

必要な項目(列)と集計項目を追加した後、必須項目やアクセス権限、その他の詳細に関する設定を行うことができます。アクセス権限は、サブフォームの項目ごとに設定可能です。手順としては、まず、対象の項目の […] (設定)アイコンをクリックし、メニューから次のいずれかの設定を選択します。


  • 必須にする: 必須項目に設定します。項目の値が未入力の場合はデータが保存されないように制限することが可能です。
  • 権限を設定する 役職ごとに項目へのアクセス権限を設定できます。 [表示と編集] [表示のみ] [表示しない] のいずれかの権限を設定可能です。
    例: 総額 の項目について、担当者には [表示のみ] 権限を設定し、管理者には [表示と編集] 権限を設定することが可能です。
  • プロパティの編集 項目の種類に基づいて、各項目の設定を編集できます。
    例:1行(テキスト)項目の 最大文字数 、数値項目の 最大桁数 などを設定可能です。
    また、各項目の説明や入力例などを、 ヒント として表示することもできます。
  • 項目を削除する: 不要になった項目は、サブフォームからのみ削除するか、アカウントから完全に削除することが可能です。
    サブフォームから項目を削除した場合、該当の項目はタブの [使用していない項目] の一覧に移動します。削除した項目を復元するには、 サブフォームの設定 に移動して [使用していない項目] を選択します。項目の一覧から、対象の項目を1回クリックするだけで、サブフォームに復元できます。




サブフォームの設定(プロパティ)の編集

サブフォームの設定(プロパティ)を編集するには

  1. サブフォーム の右上にある 歯車(設定) アイコンをクリックします。
  2. メニューから [プロパティの編集] を選択します。次の設定を編集できます。

    • サブフォーム名 サブフォームの名前を入力します。サブフォームの入力欄(セクション)の見出しとして表示されます。
    • ヒントを表示する 入力内容の説明や例など、入力の参考として表示する内容を入力します。
    • 入力件数の上限 データの入力件数(サブフォームの行数)の上限を設定する場合に選択し、上限値を入力します。設定可能な範囲は、1~100件です。
    • 行の並べ替えを有効にする ユーザーがサブフォームに入力したデータの行を並べ替えることができるようにする場合に選択します。

サブフォームの項目の上限の確認

サブフォームの項目の上限を確認するには

  1. サブフォーム の右上にある 歯車(設定) アイコンをクリックします。 
  2. メニューから [サブフォームの項目の上限] を選択します。
  3. [サブフォームの項目の上限]画面で、項目の種類ごとに、上限、および使用中の項目の数を確認できます。

サブフォームの削除

サブフォームを削除するには

  1. サブフォーム の右上にある 歯車(設定) アイコンをクリックします。 
  2. メニューから [削除する] をクリックし、確認画面で処理を確定します。
    サブフォームが削除され、レイアウトの編集画面に左側にある [使用していない項目] の一覧に移動します。
    必要に応じてこちらから、項目を復元したり、アカウントから完全に削除したりすることが可能です。


差し込み文書テンプレートへのサブフォームのデータの挿入

サブフォームのデータを、差し込み文書テンプレートに挿入できます。
例:受注書のテンプレートに、サブフォームに入力された商品データを挿入する。


サブフォームのデータに基づくレポートとダッシュボードの作成

サブフォームのデータに基づいて、レポートを作成できます。例:[商品]タブを基にレポートを作成し、 [関連商品] というサブフォームのデータを集計します。この場合、[関連タブ](子タブ)として[関連商品]サブフォームを追加します。

メインの商品と、その商品に関連する商品について、それぞれのデータを集計してまとめて表示することが可能です。

サブフォームのデータに基づくレポートを作成するには

  1. [レポート]タブに移動します。
  2. [レポートを作成する]をクリックします。
  3. 対象タブを選択します(例: 商品 )。
  4. [関連タブ]の選択画面で、[+](子タブを選択)アイコンをクリック、一覧から対象のサブフォームを選択します(例: 関連商品)。必要に応じて、抽出条件を設定します。 
  5. [続ける] をクリックします。
  6. レポートのプレビュー 画面で、左側の列の一覧の右上にある[+](列を編集する)アイコンをクリックし、利用可能な列の一覧から対象の項目を選択して、レポートに追加します(例:[単価]、[数量]、[割引]など)。
  7. 必要に応じて、フィルターを追加し、対象データを絞り込みます。画面右上の[保存する]をクリックし、レポート名と保存先フォルダーを指定して、レポートを作成します。
    さらに、作成したレポートを元にダッシュボードを作成することも可能です。

留意事項

  • サブフォーム機能は、エンタープライズプラン以上で利用できます。
  • エンタープライズプランではタブごとに2件、アルティメットプランではタブごとに5件のサブフォームを作成できます。
    • レイアウトごとに追加可能なサブフォームの項目数の上限は、10件です。
    • サブフォーム全体で入力可能なデータ数の上限は、200件です。
  • 作成可能な集計項目数は、親タブの項目数の上限に応じます。
  • サブフォームはレイアウトごとに設定できます。同じタブの中でもレイアウトごとに異なるサブフォームを作成することが可能です。サブフォームの項目や集計項目の設定に関しても、同様です。
  • サブフォームは、 タスク/通話/予定 活動 )タブ、 価格表 タブでは利用できません。
  • レポート作成時に関連タブとしてサブフォームを選択した場合、サブフォームで使用している項目がレポートにも表示されます。
  • サブフォームで使用している項目は、以下の場所では表示されません(使用できません)。
    • データ一覧(ビュー)の列
    • 詳細フィルター
    • レイアウトルール
    • ブループリントにおける値の検証(入力規則)
    • Webフォーム
    • インポート 
    • 全体検索
    • テンプレートの差し込み項目
    • 入力規則
    • ワークフロールールによる項目の更新と条件

      ただし、サブフォームの集計項目は、上記の場所でも利用可能です。



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