取引先の企業に窓口となる担当者が複数いる場合、[取引先]タブにサブフォームを作成して、複数の窓口担当者の詳細情報を入力することが可能です。
受講者の氏名や住所などの基本情報に加えて、学歴と職歴などを入力したいとします。この場合、サブフォームに学歴や職歴の詳細情報を入力するように設定できます(学歴:学校名、専攻、卒業年度など、職歴:雇用者、役職、職務内容など)。
生命保険契約の申し込み情報を管理するフォームで、申し込み者の家族の情報を入力するとします。サブフォームに契約者の家族に関する詳細を入力するように設定できます(例:扶養家族の名前、年齢、性別など)。
見込み客の情報とあわせて、検討中の物件に関する詳細を入力するとします。サブフォームに物件の情報を入力するように設定すると、複数の物件の情報を入力し、一覧で確認できます(例:建物の構造、間取り図、築年数、最寄り駅)。
サブフォームは、レイアウトの編集画面で作成できます。サブフォームの作成後、サブフォームで情報を管理する項目を、サブフォームの表の列として追加します。また、集計用の項目を追加することも可能です。サブフォームを作成する手順は次のとおりです。
サブフォームを作成するには
次に、必要な項目(列)をサブフォームに挿入します。さまざまな種類の項目を列として挿入できます(1行、数値、通貨、数式、選択リスト、ルックアップなど)。
サブフォームには、ルックアップ項目の連動項目を追加することもできます。連動項目には、関連するデータの他の項目の値を自動入力できます。たとえば、 [仕入先] 項目 ( ルックアップ項目)で仕入先を選択すると、[メール]項目(連動項目)に仕入先のメールアドレスを自動入力することが可能です。これらの項目の値は、必要に応じて編集可能です。
なお、サブフォームにおいては連動項目を利用できますが、参照先のデータの項目(コピー元の項目)に保存されている値と、サブフォーム内の連動項目の値は、同期されませんのでご注意ください。たとえば、サブフォームにおいて、[仕入先]のルックアップ項目を通じて仕入先の[メール]項目を追加したとします。サブフォーム内でこの項目の値を変更した場合、その変更はサブフォーム内だけに反映され、元の[仕入先]タブの[メール]項目の値は変更されません。これは、サブフォームでは、参照先のデータの項目との関連付け情報のみが保存され、項目の値は同期されないためです。
サブフォームに項目(列)を挿入するには
サブフォームの列として挿入することができる項目の種類は、次の通りです。
1行(テキスト)
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選択リスト
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小数
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複数行(テキスト)
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複数選択リスト
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パーセント
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メールアドレス
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日付
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長整数
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電話番号
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日時
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真偽値(チェックボックス)
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数値
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通貨
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URL
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ルックアップ
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数式
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ユーザー |
ファイルアップロード | - | - |
次に、携帯電話の販売会社におけるサブフォームの利用例を見てみましょう。携帯電話がメインの商品ですが、アクセサリーなどの関連商品も扱っているとします。この場合、サブフォームには次のような項目(列)を挿入します:
集計項目とは、サブフォーム内の数値の項目の値をもとに、合計や平均などの計算処理を行った結果を算出する項目です。サブフォームに項目(列)を挿入した後に、必要に応じて集計項目を追加できます。携帯電話の販売会社の例を通じて、集計項目の機能について見てみましょう。携帯電話のアクセサリーに関する詳細を、[関連商品]というサブフォームに入力するとします。また、このサブフォームには、[単価]、[数量]、[割引]などの項目があるとします。このサブフォームに、集計項目を追加します。集計項目において適用できる集計方法/関数は3通りあります。以下では、それぞれの概要と例を説明します。
サブフォームに必要な項目(列)と集計項目を追加した後、必須項目やアクセス権限、プロパティ(その他の詳細)に関する設定を行うことができます。
1.[必須にする]:サブフォームへの入力を必須に設定します。
サブフォームの項目の権限の設定
必要な項目(列)と集計項目を追加した後、必須項目やアクセス権限、その他の詳細に関する設定を行うことができます。アクセス権限は、サブフォームの項目ごとに設定可能です。手順としては、まず、対象の項目の […] (設定)アイコンをクリックし、メニューから次のいずれかの設定を選択します。
サブフォームのデータを、差し込み文書テンプレートに挿入できます。
例:受注書のテンプレートに、サブフォームに入力された商品データを挿入する。
サブフォームのデータに基づいて、レポートを作成できます。例:[商品]タブを基にレポートを作成し、
[関連商品]
というサブフォームのデータを集計します。この場合、[関連タブ](子タブ)として[関連商品]サブフォームを追加します。
メインの商品と、その商品に関連する商品について、それぞれのデータを集計してまとめて表示することが可能です。
サブフォームのデータに基づくレポートを作成するには
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