サブフォームの作成

サブフォームの作成

サブフォームの概要

簡単に言うと、サブフォームとは、 二次的なフォーム (またはテーブル)のことです。これにより、メインのフォームに複数の品目を含めることができます。

CRMのデータは多くの場合、相互に依存しています。複数の項目を、1つのデータに関連付けることが必要になることもよくあります。技術的な専門用語では、これを「品目」と呼びます。たとえば、顧客が携帯電話を注文するときに、メインの商品と一緒に、モバイル充電器、フリップカバー、マイクなどのアクセサリーを注文することがあります。そして、これらが「サブ商品」となります。顧客Aがこれらの3つのアクセサリーを注文するのに対し、顧客Bは別の5つのアクセサリーを注文するかもしれません。それぞれのアクセサリーに、金額、レート、数量、割引などの重要な情報が必要になる場合があります。




この [アクセサリー] セクション自体がフォームになり、アクセサリー名、価格、数量、仕入先などの詳細情報が必要になります。そのため、実際には次の2つのフォームを使用します: 

  • メインの商品 フォーム:メインの注文(携帯電話)に関する詳細情報が含まれます。
  • サブ商品 フォーム:関連するアクセサリーに関する詳細情報が含まれます。これが、CRMでの サブフォーム です。


技術的な観点から言えば、サブフォームを使用すると、CRMのデータとの一対多の関係を確立する必要がある場合に、多くの二次的項目を1つのメインのデータに簡単に関連付けられることになります。次の「シナリオ」セクションでは、多くの業種の例を挙げて、サブフォームの目的を説明します。

利用例

サブフォームはさまざまな場面で使用できます。以下に、その一部について概要を紹介します: 

営業分野:連絡先の詳細情報を、取引先に関連付けるためのサブフォーム

1社の企業に営業相手の連絡先が多数ある場合は、サブフォームを作成して、連絡先の詳細情報を書き込むことができます。


教育分野:学業に関する詳細情報を、受講者に関連付けるためのサブフォーム

受講の申込書に、応募者が学業に関する詳細と過去の雇用の詳細(ある場合)の全項目を記入することが必要になる場合があります。これには、雇用者、職位、職務内容などの詳細情報が含まれることがあります。メインのフォームはすべて受講者に関する情報であるのに対し、サブフォームは、過去の会社や関連情報などに関する詳細情報を含むテーブルです。


保険分野:扶養家族の詳細情報を、申込者に関連付けるためのサブフォーム

生命保険契約の申込者は、申込フォームに扶養家族の詳細情報を入力するよう求められることがあります。このセクション自体が、扶養家族の名前、年齢、性別、その他の識別関連情報などの必要情報を含む申込フォームになります。メインのフォームは生命保険契約者に関する情報であるのに対し、サブフォームは、保険契約者の扶養家族に関する詳細情報を含むテーブルです。


不動産分野:賃貸申込フォームに照会詳細情報を関連付けるためのサブフォーム

住宅の賃貸やリースの申込フォームには、間取り図のセクションが含まれていることがあります。また、アパート、詳細、地域などの詳細情報が必要になることもあります。メインのフォームは不動産物件に関する情報であるのに対し、サブフォームは、この不動産物件の住宅に関する詳細情報となります。


サブフォームの作成

サブフォームは、レイアウトの編集画面を使用して、作成できます。必要な種類の項目を「列」としてサブフォームに挿入し、必要に応じて集計項目を追加します。次のセクションでは、Zoho CRMでサブフォームを作成する方法について説明します。

サブフォームを作成するには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
  2. タブのリストで、必要なタブとレイアウトをクリックします(例: 商品タブ、標準レイアウト )。
  3. レイアウトの編集画面で、左側にある [新しい項目] セクションから、 [サブフォーム] ブロックをドラッグ&ドロップします。



  4. サブフォームに名前を付けてください(例: サブ商品 )。
    サブフォームはレイアウトに固有のフォームですので注意します。同一のタブのレイアウトAとレイアウトBに対して、まったく異なるサブフォームを作成できます。

サブフォームへの列の挿入

その後、必要な列を、サブフォームに挿入する必要があります。これらの列は、さまざまな種類の項目(一行テキスト、数値、通貨、数式、選択リスト項目、ルックアップ項目など)です。

ルックアップタブからの項目の関連付け

サブフォームにルックアップ項目を追加すると、ルックアップタブの項目も含めることができます。たとえば、ルックアップタブとして [仕入先] を追加した場合、このタブから項目([仕入先のメール]など)を追加できます。このサブフォームの品目に入力すると、仕入先をルックアップしたときに、[仕入先のメール]項目に自動的に入力されていることがわかります。サブフォームのこの項目はいつでも編集できます。

 

ルックアップタブからサブフォームに項目を 関連付けできますが、これらの項目は、サブフォームとは同期されませんのでご注意ください。つまり、[仕入先のメール]項目を変更した場合、サブフォームでは変更されますが、元の[仕入先]タブの項目は変更されません。これは、サブフォームでは関連付けを行うだけで、同期はされないためです。


サブフォームに列を挿入するには

  1. サブフォームで、 [項目の追加] をクリックします。



  2. [項目の種類] ドロップダウンリストで、必要な種類の項目をクリックします。
  3. 項目に名前を付けて、 項目のプロパティ を設定します。
    ルックアップ項目を挿入した場合、関連するルックアップタブから、特定の項目を追加できます。


フォームの「列」としてサブフォームに含めることができる項目の種類は、以下のとおりです: 

一行(テキスト)
選択リスト
小数
複数行(テキスト)
複数選択
パーセント
メール
日付
長整数
電話番号
日時
チェックボックス
数字
通貨
URL
ルックアップ
数式
-


次に、携帯電話を販売する会社のサブフォームの例を紹介します。電話機がメインの注文品であるのに対し、アクセサリーを含むサブ商品が存在している可能性があります。このサブフォームには、以下のような列が含まれます:
  • アクセサリー名
  • 仕入先(ルックアップ項目)
  • 仕入先のメール(ルックアップタブからの項目)
  • レート
  • 数量
  • 価格
  • 割引
  • 金額



集計項目の挿入

集計項目とは、数学的な関数が実行されている項目のことです。列を含めた後に、必要に応じて集計項目を追加できます。集計項目には3種類あります。これについて、以下で説明します。携帯電話の販売を例として考えます。携帯電話のアクセサリーは、[従属商品]というサブフォームで、品目として入力されます。このテーブルに、数量、価格、詳細、割引などが含まれます。この場合に考えられる集計項目の例は、次のとおりです。   

  • 定義済みの集計関数:
    定義済みの集計関数には、SUM、AVERAGE、MAXIMUM、MINIMUMなどがあります。
    たとえば、すべての品目の [価格] 列を合計したいとします。これは、 [総額] という集計項目を追加し、[価格]列に集計関数として SUM を適用することで実行できます。
    品目が[従属商品]サブフォームに入力されると、価格は自動的に合計されます。

  • 数式関数:
    定義済みの集計関数以外の関数については、数式タブを使用して独自の数式表現を定義できます。たとえば、[総額]項目が価格総額の合計ではなく、 価格総額の合計-割引額+税額 であるとします。この表現は、数式セクションで適切に定義できます。
    品目が[従属商品]サブフォームに入力されると、入力した関数が自動的に実行されます。

  • 手動入力(新しい項目):
    システムにこのような集約計算を実行させたくない場合は、 新しい項目 を追加できます。この新しい項目は、通貨項目、数値項目、小数項目に設定できます。たとえば、 [調整] という集計項目があり、入力は適宜手動で行うとします。この場合は、新しい項目を選択し、項目の種類(通貨など)を選択してから、集計項目として追加します。

集計項目を追加するには

  1. サブフォームで、 [集計項目の追加] をクリックします。
  2. [集計項目] ポップアップで、次のオプションからいずれかを選択します。 
    • [集計] Sum (合計)、 Average (平均)、 Maximum (最大)、 Minimum(最小)など、定義済みの集計関数のセット。 関数の種類と、関連する項目を選択するだけです。CRMでは、ここで行った設定に応じて、集約値が自動的に計算されます。
      例: 商談金額の合計を表示する集計関数は、サブフォームに入力されたすべての商談金額を合計して、 合計商談金額 を表示します。



    • [数式]:定義済みの関数に適切なものがない場合は、数式セクションを使用して、独自の集計関数を定義できます。



    • [新しい項目]:システムに集計関数を実行させたくない場合は、新しい項目(数値項目、通貨項目、小数項目など)を集計項目として挿入できます。この場合は、集約値を手動で入力できます。 
      例: システムに集約値を計算させたくない場合は、 [調整] の値を手動で入力します。



メモ        
  • 集計項目数の上限は、親タブの項目数の上限に含まれます。 

サブフォームでの項目権限の設定

すべての列と集計項目を入力したら、項目の権限とプロパティを設定します。サブフォームの各列(項目)には、レイアウトの他の項目と同様に、アクセス権を付与できます。項目の [詳細] アイコンをクリックして、次のオプションから選択します。


  • [必須項目にする]:この項目を必須項目に設定して、この項目の値を入力しなければデータを保存できないようにします。
  • [権限の設定]:この項目にアクセスする各権限に、 [共同編集] [表示のみ] 、 [表示しない] の権限を設定できます。
    たとえば、 [商談額] は営業担当者に対しては [表示のみ] 項目にする必要がありますが、マネージャーに対しては [共同編集] 項目にできます。



  • [プロパティの編集]:項目の種類に応じて、各項目の設定を編集できます。たとえば、文字列項目には [文字数] 、数値項目には [最大桁数] などです。
    また、各項目に必要な情報を説明するための ヒント を含めることもできます。
  • [項目の削除] :項目が不要な場合は、完全に削除するか、またはこのサブフォームからのみ削除することができます。
    サブフォームからのみ削除した場合、フォームの [使用していない項目] リストに移動されます。削除した項目を復元するには、 [サブフォームの設定] に移動して、 [使用していない項目] を選択します。項目のリストから、サブフォームに復元する項目を1回クリックするだけです。

     

サブフォームのプロパティの編集

サブフォームのプロパティを編集するには

  1. [サブフォーム] セクションの [設定] アイコンをクリックします。
  2. ドロップダウンリストから、 [プロパティの編集] を選択します。次の設定を編集できます: 


    • [サブフォーム名] :セクションの名前を入力します。
    • 必要に応じて [ヒントを表示] を選択し、ヒントを入力します。
    • サブフォームへのデータの入力件数を制限したい場合は、 [入力件数の上限] にチェックを入れます。必要な数字を入力します。入力できる範囲は、1~100件です。
    • ユーザーが、サブフォームに入力した行の順序を並べ替えできるようにする場合は、 [行の並べ替え]オプションにチェックを入れます。 

サブフォームの項目数の上限の確認

サブフォームの項目数の上限を確認するには

  1. [サブフォーム] セクションの [設定] アイコンをクリックします。



  2. ドロップダウンリストから、 [サブフォーム項目の残り件数] を選択します。
  3. これによりウィンドウが表示され、サブフォームの各種類の項目数の上限の詳細情報と、残っている使用可能な項目数が示されます。


サブフォームの削除

サブフォームを削除するには

  1. [サブフォーム] セクションの [設定] アイコンをクリックします。



  2. [削除] を選択します。
    サブフォームは、レイアウトの [使用していない項目] セクションに移動されます。
    ここからいつでもサブフォームを復元したり、CRMから完全に削除したりできます。


差し込み文書テンプレートへのサブフォームの追加 

タブで作成したサブフォームを差し込み文書テンプレートに追加して、顧客に送信できます。
たとえば、購入したアクセサリーの詳細情報、生命保険の扶養家族の詳細情報、学歴の詳細情報など、サブフォームを使用して取得した情報を、差し込み文書テンプレートに追加できます。



サブフォームに基づくレポートとダッシュボードの作成

タブのレポートを作成するときに、タブに存在するサブフォームに基づいて、レポートを作成できます。たとえば、商品タブのレポートを作成するときに、このタブにサブフォームとして [従属商品] が含まれている場合、この[従属商品]サブフォームは[関連タブ]セクションに表示されます。

各商品のレポートとそのサブ商品の合計を取り出したい場合は、サブフォームに基づくレポートを作成することで、この情報を簡単に取得できます。

サブフォームに基づいてレポートを作成するには

  1. [レポート] タブに移動します。
  2. [レポートの作成] をクリックします。
  3. メインのタブを選択します(例: [商品] )。  
  4. [関連タブ]セクションで、必要なサブフォームを選択します(例: [従属商品] )。 



  5. [続ける] をクリックします。
  6. レポートの種類を選択します(例: [要約レポート] )。  
  7. [続ける] をクリックします。
  8. [レポートの表示内容] セクションの[選択可能な項目]セクションから必要な列を選択し、[選択した項目]に追加します(例:[総額]、[割引]、[数量]、[レート]など) 。



  9. [続ける] をクリックします。
  10. 必要に応じて、フィルターを追加します。必要がない場合は、レポートを実行します。
    このように作成したレポートからダッシュボードを作成することもできます。

留意事項 

  • サブフォームは、エンタープライズプラン以上で利用できます。
  • タブごとに最大2件までのサブフォームを作成できます。
    • 1つのレイアウトに追加できるサブフォームの項目数の上限は、最大8件です。
    • 1つのサブフォームに入力できるデータ件数の上限は、最大200件です。 
  • 作成可能な集計項目数は、親タブの項目数の上限に含まれます。
  • サブフォームはレイアウトに固有のフォームです。同一のタブのレイアウトAとレイアウトBに対して、まったく異なるサブフォームを作成することができます。これには、サブフォームの項目だけでなく、集計項目も含まれます。
  • サブフォームは、 [活動] [価格表] [発注書] [受注書] [請求書] [見積書] では使用できません。
  • 見込み客や見積書を変換するときに、サブフォームで使用されている項目は変換されません。
  • サブフォームで使用されている項目は、次の場所には表示されません:  
    • カスタムビューの列
    • 詳細フィルター
    • レイアウトルール
    • ブループリントの検証
    • Webフォーム
    • インポート/モバイルアプリ/エクスポート
    • 全体検索
    • テンプレートの差し込み項目
    • 入力規則 
    • ワークフローの項目の更新と条件

      ただし、サブフォームの集計項目は、上記の場所でも使用できます。 




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