次に、携帯電話の販売会社におけるサブフォームの利用例を見てみましょう。携帯電話がメインの商品ですが、アクセサリーなどの関連商品も扱っているとします。この場合、サブフォームには次のような項目（列）を挿入します：

• アクセサリー名
  
• 仕入先（ルックアップ項目）
  
• 仕入先のメール（参照先の［仕入先］タブ内の項目）
  
• 単価
  
• 数量
  
• 小計
  
• 割引
  
• 総額
  

集計項目

集計項目とは、サブフォーム内の数値の項目の値をもとに、合計や平均などの計算処理を行った結果を算出する項目です。サブフォームに項目（列）を挿入した後に、必要に応じて集計項目を追加できます。携帯電話の販売会社の例を通じて、集計項目の機能について見てみましょう。携帯電話のアクセサリーに関する詳細を、［関連商品］というサブフォームに入力するとします。また、このサブフォームには、［単価］、［数量］、［割引］などの項目があるとします。このサブフォームに、集計項目を追加します。集計項目において適用できる集計方法／関数は3通りあります。以下では、それぞれの概要と例を説明します。

• 標準の集計関数：
  標準の集計関数には、SUM（合計）、AVERAGE（平均）、MAXIMUM（最大）、 MINIMUM（最小）の4種類があります。
  例：サブフォーム内のすべてのデータ（行）の ［価格］ 列の合計値を求める場合、［集計］タブで ［総額］ という名前（ラベル）を入力し、 ［価格］列に対して集計関数の ［SUM］ を適用します。
  これにより、［関連商品］のサブフォーム内にデータが追加されたときに、該当の［価格］項目の値が自動的に合計され、［総額］欄に合計値が表示されます。
• 独自の数式：
  合計や平均など、一般的によく使われる集計方法については、標準の集計関数が用意されています。それ以外の計算方法を指定したい場合、［数式］タブを使用することで、独自の計算式を設定可能です。例：［価格］の合計から［割引］を差し引き、［税金］を足した数値を算出したい場合、「 価格 - 割引 + 税金 」のように、数式を設定できます。
  これにより、［関連商品］のサブフォーム内にデータが追加されたときに、割引と税額を踏まえた集計値を算出できます。
• 手動入力（新しい項目）：
  自動集計をせずに、手動でデータを入力するための 新しい項目 を追加することも可能です。新しい項目は、通貨、数値、小数のいずれかの種類を選択して、追加できます。例： ［調整］ という集計項目を追加し、必要に応じて手動でデータを入力したい場合、［新しい項目］タブで、手動入力用の項目として追加できます。
  

集計項目を追加するには

1. サブフォームで、 ［集計項目を追加する］ をクリックします。
   
2. 集計項目 の設定画面で、次のいずれかを選択します。
   
   • 集計 ：標準の集計関数（ SUM 、 AVERAGE 、 MAXIMUM 、 MINIMUM）から、いずれかを選択し、 集計対象の項目（サブフォーム内の数値項目）を選択します。指定した設定に基づき、集計値が自動的に算出されます。
     例：集計関数を適用して、サブフォームの各行の価格の合計を表示するように設定すると、サブフォームに入力されたすべての価格の合計値が自動的に算出されて表示されます。  
     
   • 数式 ：標準の集計関数では要件を満たせない場合は、［数式］タブで独自の計算式を設定することが可能です。
     
     
   • 新しい項目 ：集計関数を自動で実行せず、任意の値を指定する場合は、［新しい項目］を追加して手動で値を入力できます。種類としては、数値、通貨、小数から選択可能です。
     例：集計値を自動集計せずに、 ［調整］  項目に、集計値を手動で入力します。
     

サブフォームの項目の権限の設定

必要な項目（列）と集計項目を追加した後、必須項目やアクセス権限、その他の詳細に関する設定を行うことができます。アクセス権限は、サブフォームの項目ごとに設定可能です。手順としては、まず、対象の項目の ［…］ （設定）アイコンをクリックし、メニューから次のいずれかの設定を選択します。

• 必須にする： 必須項目に設定します。項目の値が未入力の場合はデータが保存されないように制限することが可能です。
  
• 権限を設定する ：役職ごとに項目へのアクセス権限を設定できます。 ［表示と編集］ ／ ［表示のみ］ ／ ［表示しない］ のいずれかの権限を設定可能です。
  例： 総額 の項目について、担当者には ［表示のみ］ 権限を設定し、管理者には ［表示と編集］ 権限を設定することが可能です。
  
• プロパティの編集 ：項目の種類に基づいて、各項目の設定を編集できます。
  例：1行（テキスト）項目の 最大文字数 、数値項目の 最大桁数 などを設定可能です。
  また、各項目の説明や入力例などを、 ヒント として表示することもできます。
• 項目を削除する： 不要になった項目は、サブフォームからのみ削除するか、アカウントから完全に削除することが可能です。
  
  サブフォームから項目を削除した場合、該当の項目はタブの ［使用していない項目］ の一覧に移動します。削除した項目を復元するには、 サブフォームの設定 に移動して ［使用していない項目］ を選択します。項目の一覧から、対象の項目を1回クリックするだけで、サブフォームに復元できます。
  
  
  

サブフォームの設定（プロパティ）の編集

サブフォームの設定（プロパティ）を編集するには

1. サブフォーム の右上にある 歯車（設定） アイコンをクリックします。
   
2. メニューから ［プロパティの編集］ を選択します。次の設定を編集できます。
   
   
   
   • サブフォーム名 ：サブフォームの名前を入力します。サブフォームの入力欄（セクション）の見出しとして表示されます。
     
   • ヒントを表示する ：入力内容の説明や例など、入力の参考として表示する内容を入力します。
     
   • 入力件数の上限 ：データの入力件数（サブフォームの行数）の上限を設定する場合に選択し、上限値を入力します。設定可能な範囲は、1～100件です。
     
   • 行の並べ替えを有効にする ：ユーザーがサブフォームに入力したデータの行を並べ替えることができるようにする場合に選択します。