入力規則で使用中の項目を更新する際の注意点

入力規則で使用中の項目を更新する際の注意点

入力規則は、データを手動で作成する際に有効です。ただし、入力規則で使用中の項目(基準項目およびサブ項目)に対して、自動処理(ワークフローやAPIなど)で項目を更新するように設定されている場合、入力規則の設定に関わらず、項目の更新が実行されます。

以下の具体例で詳しく見てみましょう。

入力規則を使用した基準項目の更新

例:

[商談]タブに、次のような入力規則を設定したとします。

<<[割引]項目が「20%」を超える場合に、アラート「この割引は20%を超えているため適用できません。」を表示する>>

この入力規則は、20%を超える割引を適用した商談が、CRMに手動で作成されないようにするために効果的です。ただし、基準項目である[割引]が、下記のいずれかの処理によって更新される場合、入力規則の設定に関わらず、項目の更新が実行されます。

具体的には、ワークフローによって[割引]項目を「25%」に更新するように設定している場合、入力規則による制限を受けずに実行されます。その結果、入力規則では「20%」を超える値にはアラートを表示して制限しているにもかかわらず、ワークフローの自動処理によって「25%」の値が許容されてしまいます。このため、自動処理や一括処理の設定には注意が必要です。

次の方法による項目の更新は、入力規則よりも優先して実行されます。

項目の更新方法詳細
インポート新しいデータのインポート、または既存のデータの上書きによる更新
ワークフロールールワークフローの自動処理による更新
承認プロセスデータの承認時または却下時の更新
ブループリント

遷移後の処理による更新

たとえば、同じ項目に対して、入力規則だけでなくブループリントによる検証も作成し、2つの条件が異なっている場合には、ブループリントによる検証が入力規則よりも優先されます。

つまり、該当のデータに対してブループリントが適用中である限り、ブループリントによる検証が優先して適用されます。ブループリントの適用が終了すると、入力規則が有効になります。

APIupdateRecordsメソッドによる更新
一括更新レイアウトルールで使用中の基準項目は、一括更新できません。

    入力規則を使用したサブ項目の更新

    こちらは重要な留意事項ですので、必ずご確認ください。入力規則で使用中のサブ項目を、ワークフロー、一括更新、API、インポートによって更新する場合、ルールの条件に関係なく、サブ項目の値は更新されます。その結果、入力規則では制限されている値を含むデータが許容される可能性があります。

    例:

    地域に応じた割引を定義するために、入力規則を設定したとします。

    • [地域]が日本の場合、[割引]が25%を超えることはできない
    • [地域]がアメリカの場合、[割引]が20%を超えることはできない
    • [地域]がインドの場合、[割引]が15%を超えることはできない

    この場合、[割引]が基準項目であり、[地域]がサブ項目です。

    [割引]は一括更新には表示されない場合もありますが、[地域]は表示されます。一括更新機能を使用して、すべての[地域]を「日本」に更新する場合、入力規則で上記のルールを設定していても各商談データでは[割引]項目の既存の値が保持されるため、入力規則で制限されている値を含むデータがCRMに登録される可能性があります。 

    Zoho CRMでは現在のところ、入力規則で使用中のサブ項目に対して、項目の更新が制限されません。自動処理や一括処理を使用して項目を更新する前に、対象の項目が入力規則で使用されていないことを必ずご確認ください。



      Zoho CRM 管理者向けトレーニング

      「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

      日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

      Zoho CRM Training



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • 入力規則の設定

                                    CRMシステムの運用では、有効なデータのみを維持することが重要です。無効なデータが含まれていると、活動がスムーズに進まなくなってしまいます。たとえば、作成したレポートに無効なデータが含まれていた場合、集計や分析が不正確になり、適切な意思決定ができなくなってしまいます。 Zoho CRMの入力規則機能を使用すれば、条件を指定してデータの入力を制限できるため、有効なデータのみを管理することが可能です。 入力規則の概要 Zoho ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.