入力規則の設定

業務において、データの品質管理はとても重要です。データの品質が低い場合、つまりデータの内容が正しくない場合、業務に深刻な影響を与える可能性があります。また、正しくないデータを特定し、内容を修正するのにはとても手間がかかります。

そこで、Zoho CRMの入力規則機能が役立ちます。入力規則機能では、指定した条件を満たさないデータの入力を制限できます。また、条件を満たさないデータが入力された際に、ユーザーに対してエラーメッセージを表示することも可能です。このように、誤入力などによって正しくないデータがZoho CRMに登録されるのを自動で防ぎ、正しいデータの入力を促すことで、データの品質を効率的に管理できます。

入力規則が役立つ例は、以下のとおりです。

8桁の見込み客番号に、8桁以外の数字のデータが入力されるのを防ぎたい
見込み客の年齢が一定の年齢を超える場合、特定の担当者に変更したい
一定量の商品を購入していない顧客に対して、割引の上限を指定したい
形式が正しくないデータが入力された際に、エラーメッセージを表示したい

利用条件

入力規則を作成するには、タブのカスタマイズ権限が必要です。

各プランの機能と制限を確認する

入力規則の概要

入力規則では、対象となる項目を指定します（例：商談の［割引］の項目）。ユーザーが無効な値を入力し、データを保存しようとすると、エラーメッセージが表示されます。この機能は、一部の地域のアカウントでのみ利用できます。今後、すべての地域のアカウントで段階的に利用可能になります。
入力規則で設定されている条件や関数と比較し、入力された値の検証が行われます。
入力規則はレイアウトごとに設定することもできます。複数のレイアウトの特定の項目において、それぞれの項目に対して入力規則を設定することが可能です。

入力規則の設定

入力規則の設定は、要件に合わせて詳細に行うことができます。以下では、入力規則の設定例について説明します。

入力規則の処理内容

たとえば、組織では、15%を超える割引が禁止されているとします。また、営業担当者は、10%を超える割引を提供しないように推奨されています。

この場合、［割引］の項目に「15%」を超える値が入力されるのを制限し、かつ「10%」を超える値が入力された場合には注意メッセージを表示するように入力規則を設定できます。

設定にあたって、以下のいずれかの入力規則の処理内容を選択することが可能です。

エラーで停止する（データの保存を制限する）
通知して許可する（ユーザーの確認後にデータを保存する）

［エラーで停止する］を選択した場合、項目に無効な値が入力されると、ユーザーに対してエラーメッセージが表示されて停止します。データは保存されません。

［通知して許可する］を選択した場合、ユーザーに対して注意メッセージが表示されます。ユーザーが操作を確定すると、データは保存されます。

エラーメッセージの表示場所

画面内において、エラーメッセージを表示する場所を指定できます。以下のいずれかを指定することが可能です。

基準項目：対象項目の下部に、エラーメッセージを表示します。
ページ上部：画面上部に、エラーメッセージを表示します。

入力画面内の各項目が関連付けられていない場合や、それぞれの項目に参照関係が設定されていない場合において、項目に無効な値が入力された際には、該当の項目のすぐ近くにエラーメッセージを表示するのが望ましいです。これにより、ユーザーはエラー箇所をすばやく特定し、値を入力しなおすことができます。そのため、このような場合には［基準項目］を選択することをお勧めします。

一方、入力画面内の各項目が関連付けられている場合や、それぞれの項目に参照関係が設定されている場合において、項目に無効な値が入力された際には、画面の上部にエラーメッセージを表示することで、該当の項目をまとめて確認できます。そのため、このような場合には［ページ上部］を選択することをお勧めします。

エラーメッセージの表示箇所として、［基準項目］と［ページ上部］の両方を組み合わせて設定することもできます。

入力規則による検証の実行タイミングの指定

入力規則による検証の実行タイミングを指定できます。次のいずれかを指定可能です。

データの保存時のみ：ユーザーが［保存する］ボタンをクリックすると、入力規則による検証が実行されます。なお、［保存する］ボタンのクリック時には、レイアウトで設定されているすべての入力規則による検証が実行されます。
項目の検証時とデータの保存時：ユーザーが特定の項目で［検証する］ボタンをクリックすると、該当の項目のみに対して入力規則による検証が実行されます。他の項目の入力に進む前に、特定の項目の入力内容が適切かどうかをすばやく確認できます。

全体の項目の入力を終える前に、入力内容を確認するのに役立ちます。また、ユーザーが［保存する］ボタンをクリックする際にも、入力規則による検証が実行されます。

［項目の検証時とデータの保存時］の実行タイミングは、以下の場所では適用できません。

キャンバスのフォーム表示

入力規則の種類

入力規則を設定するにあたって、以下の2種類の方法で入力されたデータを検証できます。

条件を使用して検証する：専用の設計画面から、入力規則の条件を簡単に設定できます。設定するにあたって、入力規則の適用条件としてメインの条件を選択し、サブの条件で入力規則の適用対象を指定します。また、サブの条件では、表示するエラーメッセージや警告メッセージをカスタマイズすることも可能です。
関数を使用して検証する：条件を詳細に設定したい場合、関数を使用して入力規則を設定できます。入力画面の項目が複雑に関連付けられている場合や、外部アプリケーションからの入力データをチェックしたい場合などに役立ちます。

メモ

現在、関数を使用した入力規則の場合、入力規則の処理内容とエラーメッセージの表示場所を指定することはできません。
入力規則による検証の実行タイミングで［データの保存時のみ］を選択した場合のみ、入力規則の処理内容を指定できます。
入力規則の処理内容で［エラーで停止する］を選択した場合のみ、エラーメッセージの表示場所を指定できます。
入力規則による検証の実行タイミングで［項目の検証時とデータの保存時］を選択した場合、エラーメッセージは対象の項目の下部に表示されます。また、データを保存するには、該当の項目の値を修正する必要があります。

条件に基づく入力規則

以下では、条件に基づいた入力規則について説明します。なお、このページでは、条件を使用した入力規則について説明します。

関数を使用した入力規則に関する詳細については、こちらをご参照ください。