ウィザードとは？

使用例

1つの画面内でさまざまな種類の情報を入力する必要がある場合、どこに何を入力してよいかが分かりづらく、入力ミスにつながる可能性もあります。このような場合に、ウィザード機能が役立ちます。入力フォームを複数の画面に分けて表示することで、入力時の負担を軽減することができます。また、ボタンなどを通じて画面間を簡単に移動できるようにすることで、入力者が情報をスムーズに入力できるようになります。 

ウィザード機能は、入力内容が広範囲に及び、内容や状況に応じて入力を適宜スキップする必要があるような場合に特に役立ちます。以下では、ウィザード機能の使用例について説明します。 

契約内容の管理： 契約に必要な情報はたくさんありますが、入力フォームを分割することで、入力項目をわかりやすくシンプルに表示することができます。また、ウィザードを使用して入力フォームを作成する際には、ウィジェットを使用することもできます。ウィジェットとは、表示内容のカスタマイズやデータの入力補助に役立つ機能です。ウィジェットを使用することで、入力画面から関連データを直接参照できるように設定することが可能です。たとえば、保険への申し込みフォームを入力している担当者が、対象の顧客について、他の保険への加入状況や、過去の審査結果、謝絶理由などを入力画面から確認できるようにすることができます。 

入会／入学希望者の登録： ウィザードを使用することで、入会／入学希望者の情報の登録フォームをわかりやすく整理できます。基本的な入力項目に加えて、追加情報や特記事項などのその他の入力項目を段階的に表示することが可能です。また、ウィジェット（表示内容のカスタマイズやデータの入力補助に役立つ機能）を使用し、関連データを入力項目に自動挿入することもできます。たとえば、情報がすでに一部登録済みの希望者については、メールアドレスが入力された際に、データベースに登録済みの情報がフォームに自動で入力されるように設定することが可能です。 
 

商品の発注： 複数の異なる商品を発注するにあたって1つのフォームを使用している場合、ウィザードを使用することで、商品ごとに入力画面が表示されるようにフォームを分割することができます。発注する商品の入力項目のみをフォームに表示することで、発注業務の効率化を図ることが可能です。さらに、関連ドキュメントへのリンクを開くためのボタンを配置することも可能です。たとえば、配送サービスに関するドキュメントへのリンクをフォーム内に配置できます。対象地域で商品の配送サービスを利用できるかどうかなどを、フォームを入力しながらすぐに確認できるようになります。 

 

ウィザードの要素              

Zoho CRMのウィザード機能を使用すると、データ入力用のフォームを複数の画面に分割し、段階的に入力項目を表示することができます。複数の画面に分割するにあたって、［次へ］や［保存する］などのボタンを追加し、画面間の移動を促すことが可能です。ウィザードは、標準タブとカスタムタブの両方で作成できます。また、さまざまなレイアウトをもとにウィザードを作成することが可能です。ウィザードを作成する際に追加可能なレイアウトは、 4件 までです。 

ウィザードの編集画面では、各画面に表示する項目を選択／追加したり、ボタンに表示する文字やデザインを変更したりできます。以下では、ウィザードの作成時に使用できる項目や要素について説明します。

項目

表示要素

ボタン

カスタムボタン

項目

こちらの欄には、レイアウトに追加されている項目、セクション、サブフォームがすべて表示されます。対象の内容をウィザードに追加するには、画面左側のメニューから編集画面にドラッグ＆ドロップします。切り替えボタンを操作し、データの画像をウィザードに追加することもできます。

編集画面から新しい項目を作成することはできませんのでご注意ください。

表示要素

こちらの欄では、テキスト、ウィジェット、検索欄をウィザードに追加できます。ウィザードに追加可能な各表示要素の上限は、テキストの要素が5件、ウィジェットが1件、検索欄が1件です。

1. テキスト：ウィザードの画面上に任意のテキストを表示できます（例：補足情報、注意事項）。なお、差し込み項目を使用することで、入力されたデータをテキスト内に挿入することもできます。たとえば、顧客の住所の入力後に確認メッセージを表示したいとします。この場合、差し込み項目を使用することで、確認メッセージ内に住所情報を挿入して表示することが可能です。以下の画像は、差し込み項目を使用したウィザード画面の作成例です。
   
   
2. ウィジェット：ウィジェットとは、表示内容を細かにカスタマイズしたり入力を補助したりするための拡張機能です。ウィジェットを使用することで、ウィザード上での表示／入力内容をより柔軟にカスタマイズすることが可能です。たとえば、ウィジェットを通じて、ウィザード上に表示する項目に、特定の値を挿入することが可能です。以下は、ウィジェットの設定内容の凡例です。

   ---

   ZOHO.CRM.WIZARD.:Post(data) [挿入する値を指定したJSONオブジェクト].
   data=
   {
   項目名: 値
   }
   例：以下のAPIを使用すると、ウィジェットを通じて、ウィザード上の項目に顧客の姓、名を挿入して表示できます。
   ZOHO.CRM.WIZARD.Post(
   {
   "姓": "川根",
   "名": "太郎",
   ");
   

   ---

3. 検索欄：検索欄とは、画面内でのデータの入力をより円滑に行うための機能です。検索欄に値を入力し、対象の項目の値について検索を行ったうえで、特定の処理を実行することが可能です。
   
   
   
   検索欄は、検索パラメータと事前にセットされた比較演算子を持つ検索項目として動作し、その後、現在のタブまたは関連タブの項目と照合されます。
   検索欄では、さまざまな処理を設定することが可能です。設定可能な処理の例は、以下のとおりです。
1. 検索結果の一覧からデータを選択して、ルックアップ項目に反映する
   
2. 別の画面に移動する
   
3. 画面にウィジェットを表示する
   
4. ポップアップでメッセージを表示する
   
5. 表示要素（テキスト）にメッセージを表示する
   
6. 項目上にメッセージを表示する
   
   
検索条件に該当するデータがない場合、対象のタブ（またはその関連タブ）にデータを新しく作成することもできます。

なお、検索後に処理を実行する対象のデータを絞り込むための条件を指定することも可能です。



同じタブのウィザード内で設定されている要素については、異なるウィザードの間で再利用することができます。再利用する際には、処理の内容を変更することができます。ただし、対象項目や実行条件を変更することはできません。

メモ：

1. 1件の画面内に追加できる検索欄は、1件のみです。また、1件のウィザードに追加できる検索欄は、5件までです。
   
2. 1件のタブに対して作成可能な検索欄は、3件までです。
   
3. ウィザード内の画面ごとに追加できる検索欄は、1件のみです。
4. セクション：セクションとは、複数の項目やサブエリアを1件の画面にまとめるための要素です。ドラッグ＆ドロップの操作で自由に配置できます。項目、テキストの要素、ウィジェット、サブフォームなどの異なる要素を整理、分類するのに役立ちます。セクションの内容がわかりやすくなるように、ラベルを任意で設定することも可能です（例：保険の詳細）。
   
   
1. 条件処理ルール：ユーザーの入力した内容に基づいて、セクションの表示／非表示を切り替えることができます。ユーザーによって表示する内容を柔軟に変更することが可能です。
2. セクションの削除／空のセクション：
   システムの必須項目やサブフォームのみを含むセクションの場合、削除することはできません。
   

セクションをウィザードに追加することで、ウィザード上に表示する内容を整理し、必要のある情報のみをユーザーに対して表示できます。




メモ

1. 1件の画面に追加できるセクションの上限は、10件です。
   
2. 条件処理ルールで「セクションの表示」を使用し、セクション全体の表示／非表示を指定できます。
3.  セクションにシステムの必須項目が含まれている場合、該当のセクションを削除したり、「セクションの表示」の処理で使用したりすることはできません。
   

ボタン

入力したデータを保存したり、別の画面に移動したりするためのボタンを追加できます。1件の画面に追加できるボタンは、10件までです。1件のボタンに対して、指定できる移動先の画面は1件のみです。ボタンの名前は、実行する処理に応じて分かりやすいように自由に設定できます（例：［保存する］、［編集する］、［次の手順に移動する］、［商品ABCを発注する］、［マニュアルを開く］）。なお、ボタンの設定において［このボタンを使用してデータを保存する］の欄にチェックを入れると、ボタンを押した際に入力データが保存されるようになります。たとえば、ボタン名を［完了する］、［送信する］、［保存する］などにし、［このボタンを使用してデータを保存する］の欄にチェックを入れると、入力者が対象のボタンを押した際に入力データが保存されます。

［概要を表示する］の欄にチェックを入れると、複数の画面に入力したデータをまとめて1か所で確認できるようになります。入力者は、画面を移動せずにウィザードの各画面で入力した内容を確認することが可能です。概要は、データの作成、編集またはその両方において表示できます。

以下の動画のように、［概要を表示する］の欄にチェックを入れると、ウィザードの複数の画面で入力した内容が概要ページにまとめて表示されます。概要ページにおいて、特定の画面について［編集する］をクリックすると、該当の画面で入力した内容を、データを保存する前に編集することができます。

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以下の動画は、概要の表示機能を説明したものです

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メモ：カスタムボタンの設定において、［このボタンを使用してデータを保存する］と［概要を表示する］の両方の設定が有効になっている場合、対象のボタンをクリックしたときには概要ページがはじめに表示されます。その後、概要ページで［保存する］ボタンをクリックすると、カスタムボタンに設定している処理が実行されます。

［確認メッセージを表示する］の設定を有効にすると、入力者が［保存する］などのボタンを押した際に、［本当に保存しますか？］などの確認メッセージを表示できます。なお、確認メッセージ内で差し込み項目を使用すると、入力内容をメッセージ内に反映できます。

また、ボタンの表示設定（常に表示／非表示／無効）、ボタンのスタイル（色や形）、ボタンのクリック時に実行する処理の内容を設定することもできます。

1. 表示設定
   ボタンの表示に関する設定が可能です（常に表示する／ボタンを隠す／ボタンを無効にする）。［ボタンを隠す］、［ボタンを無効にする］の表示設定は、入力必須の項目がある場合に役立ちます。たとえば、住所とメールアドレスの項目が未入力の場合に、［保存する］や［次に進む］のボタンを非表示にしたり、押せないようにしたりすることが可能です。
   
   
2. スタイル
   ボタンの形や色を選択できます。ボタンの形には、［標準］、［曲線］、［円］のいずれかを指定可能です。色を選択する際には、標準の色から選択することも、独自の色を指定することもできます。
   
   
3. 処理
   ボタンのクリック時の処理を設定できます。［メール通知］、［Web通知］、［指定した処理］のいずれかを選択可能です。たとえば、［メール通知］では、［送信する］ボタンがクリックされた際に、担当者に対してメール通知を送信するように設定できます。［Web通知］や［指定した処理］では、データを加工して保存したり、他のシステムと連携したりなど、より高度な処理を設定できます。たとえば、施設見学の希望者の入力フォームが送信された際に、入館システムに対して、希望者の情報を送信するといった連携処理が可能です。
   
   

カスタムボタン

独自のボタンを追加し、ボタンをクリックしたときに、Zoho CRMのタブ、その他のZohoアプリ、外部アプリからデータを取得して特定の処理を実行できます。さまざまなアプリと連携した処理を設定したい場合に役立ちます。カスタムボタンを使用した処理の例は、以下のとおりです。 

1. ウィザードでデータを作成／編集する際に、企業情報を提供するAPIサービスを利用して、取引先に関する詳細情報を取得する。
2. 入力された顧客に関する情報をもとに、他のサービスや自社システムから該当の顧客に関する詳細情報を取得し、Zoho CRMの項目に自動入力する。 
3. 入力されたデータをZoho CRMから別のアプリに送信して、追加の処理を実行する。たとえば、顧客から提出された文書を外部アプリに送信して、外部アプリで別の処理を行う（ウィザードで［送信する］ボタンがクリックされた際に、入力フォームにアップロードされた文書を外部アプリに送信する）。  
   
   

ヒント 

エラーを防止するには、ウィザードの作成時に、次の点に留意してください。

1. 画面のループの回避 ：画面の表示順を設定する際に、同じ画面が繰り返し表示される（ループする）ように設定した場合、ウィザードを保存することはできません（例：画面1→画面2→画面3→画面4→画面2）。繰り返し同じ順番で画面が表示され続けてしまうためです。このようなループを回避するには、同じ画面が2回以上表示されないように設定する必要があります。 
   
2. 項目の繰り返しの回避 ：ある画面に追加された項目は、次の画面に使用することはできません。入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むようにするためです。たとえば、［画面1］で［取引先名］の項目を追加した場合、［画面2］でもう一度［取引先名］の項目を追加することはできません。ただし、入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むように画面の表示順が設定されている場合には、同じ項目を複数回使用できます。たとえば、［画面1］のボタンを押すことによって［画面3］に移動する場合、［画面2］に配置した［取引先名］の項目はユーザーに対して表示されないため、［画面3］に同じ［取引先名］の項目を追加することができます。 
   

ウィザードの作成

条件処理ルールの設定

1. ルールの適用対象： ウィザードの画面において、条件処理ルールを適用する操作内容を選択できます。［作成と編集］、［作成］、［編集］のいずれかを選択することが可能です。
   
   
2. 処理を実行する条件の設定：条件の設定欄で、条件に使用する項目を選択し、条件の詳細を指定します。なお、条件に使用する項目としては、同じ画面内の項目に加えて他の画面内の項目も選択可能です。ただし、処理を実行する対象は、条件処理ルールの適用対象の画面のみです。
3. 表示する項目の設定：指定した条件に一致した際に画面に表示する項目を選択できます。 
4. 必須項目の設定： 入力を必須にする項目を選択できます。
5. 値の設定： 項目の初期値を設定できます。
   
   注：標準の必須項目に対して初期値を設定することはできません。
6. 項目のロック： 条件に一致した際に、値を編集できないようする項目を選択できます。データを特定するための各種IDや番号など、毎回編集する必要がない項目がある場合に役立ちます。
   
   特定の権限を持つユーザーに対してのみ、項目の編集を許可することも可能です。許可するには、ロックする項目を選択した後に、編集を許可する権限を選択します。
   
   
7. サブフォーム ／ テキスト要素 ／ ウィジェットの表示 ：特定の画面において、サブフォーム／テキスト要素／ウィジェットを表示できます。テキスト要素には件名を設定することも可能です。