ウィザード
ウィザードとは？
- 特定の手順に沿ってデータを入力するようにしたい
- フォームの入力完了までに複数の手順がある
- 入力内容を下書き保存できるようにしたい
使用例
1つの画面内でさまざまな種類の情報を入力する必要がある場合、どこに何を入力してよいかが分かりづらく、入力ミスにつながる可能性もあります。このような場合に、ウィザード機能が役立ちます。入力フォームを複数の画面に分けて表示することで、入力時の負担を軽減することができます。また、ボタンなどを通じて画面間を簡単に移動できるようにすることで、入力者が情報をスムーズに入力できるようになります。
ウィザード機能は、入力内容が広範囲に及び、内容や状況に応じて入力を適宜スキップする必要があるような場合に特に役立ちます。以下では、ウィザード機能の使用例について説明します。
契約内容の管理： 契約に必要な情報はたくさんありますが、入力フォームを分割することで、入力項目をわかりやすくシンプルに表示することができます。また、ウィザードを使用して入力フォームを作成する際には、ウィジェットを使用することもできます。ウィジェットとは、表示内容のカスタマイズやデータの入力補助に役立つ機能です。ウィジェットを使用することで、入力画面から関連データを直接参照できるように設定することが可能です。たとえば、保険への申し込みフォームを入力している担当者が、対象の顧客について、他の保険への加入状況や、過去の審査結果、謝絶理由などを入力画面から確認できるようにすることができます。
商品の発注： 複数の異なる商品を発注するにあたって1つのフォームを使用している場合、ウィザードを使用することで、商品ごとに入力画面が表示されるようにフォームを分割することができます。発注する商品の入力項目のみをフォームに表示することで、発注業務の効率化を図ることが可能です。さらに、関連ドキュメントへのリンクを開くためのボタンを配置することも可能です。たとえば、配送サービスに関するドキュメントへのリンクをフォーム内に配置できます。対象地域で商品の配送サービスを利用できるかどうかなどを、フォームを入力しながらすぐに確認できるようになります。
ウィザードの要素
Zoho CRMのウィザード機能を使用すると、データ入力用のフォームを複数の画面に分割し、段階的に入力項目を表示することができます。複数の画面に分割するにあたって、［次へ］や［保存する］などのボタンを追加し、画面間の移動を促すことが可能です。ウィザードは、標準タブとカスタムタブの両方で作成できます。また、さまざまなレイアウトをもとにウィザードを作成することが可能です。ウィザードを作成する際に追加可能なレイアウトは、 4件 までです。
ウィザードの編集画面では、各画面に表示する項目を選択／追加したり、ボタンに表示する文字やデザインを変更したりできます。以下では、ウィザードの作成時に使用できる項目や要素について説明します。
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ウィザードに差し込み項目として挿入できるのは、対象のレイアウトに登録されている項目のみです。
- ウィザードに差し込み項目として追加した項目が、元のレイアウトから削除されると、該当の項目にはデータが自動で入力されなくなります（${使用できない項目}として表示されます）。
- 項目の値が空であるか、削除されている場合、確認メッセージ内のテキスト要素に含まれる差し込み項目には、データは入力されません（空白の値が適用されます）。
- カスタムボタンは、入力されたデータを保存するためにも使用できます。
- 1件の画面に追加できるカスタムボタンは、1件のみです。
- カスタムボタンに対して、特定の画面へのリンクを設定することはできません。
- 既存のカスタムボタンを使用することもできます。ただし、カスタムボタンの作成時に［ボタンを表示する場所］で［ウィザード］が選択されていない場合は、ウィザードで使用できません。 詳細はこちら
- ユーザーの権限に基づいて、カスタムボタンの表示／非表示を設定できます。たとえば、外部アプリから顧客の詳細情報を取得し、表示するためのカスタムボタンがあるとします。そして、営業部の担当者に対してのみ、このカスタムボタンを表示したいとします。この場合、カスタムボタンを表示する対象の権限として営業部の担当者のみを選択することで、営業部の担当者に対してのみこのカスタムボタンを表示することが可能です。他の権限のユーザーに対しては、該当のカスタムボタンは表示されなくなります。ただし、ウィザード自体やウィザード内のその他のボタンは、各ユーザーの権限に応じて表示されます。
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通常のボタンと同様に、カスタムボタンにおいても表示設定やボタンのスタイルを設定できます。ただし、通常のボタンで設定できる処理（例：メール通知、Web通知など）を、カスタムボタンで設定することはできません。
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カスタムボタンの処理には、［カスタム関数］または［指定した処理］のいずれかを選択できます。［カスタム関数］では、既存の関数を使用したり、新しい関数を作成したりすることが可能です。［指定した処理］では、特定のURLやWebタブを開くように設定することができます。
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設定のコピー機能（他のCRMアカウントに同じ設定をコピーして適用する機能）では、カスタムボタンの設定は適用対象外です。データを保存するためのカスタムボタンが設定されている場合において、設定のコピー機能を利用すると、該当のカスタムボタンは通常のボタンに変更されます。他の処理が設定されているカスタムボタンの場合、該当のカスタムボタンはウィザードから削除され、ウィザードも無効になります。ただし、ウィザードは再度有効にすることができます。
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カスタムボタンの処理で関数を作成するにあたって、以下の4つのパラメーター（キー）を使用できます。
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reloadRecord - カスタムボタンを通じてデータが変更された場合に、Zoho CRMの画面を再読み込みするのに使用します。
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message - カスタムボタンが押されたときに、ユーザーに対してメッセージを表示するのに使用します。たとえば、処理の成功／失敗を示すポップアップ通知を表示したい際に使用できます。
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status - カスタムボタンによってエラーが発生したことを通知するのに使用します。データが誤って保存されるのを防ぐことができます。
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isCascadeEnabled - あるカスタムボタンから別のカスタムボタンにデータを受け渡すのに使用します。カスタムボタンが2つ登録されている場合に、このパラメーター（キー）が設定されていると、最初のボタンから次のボタンに入力内容や処理結果などのデータを渡すことができます。データの内容は、「cascadedResponse」というパラメーター（キー）を通じて取得できます。
- 画面のループの回避 ：画面の表示順を設定する際に、同じ画面が繰り返し表示される（ループする）ように設定した場合、ウィザードを保存することはできません（例：画面1→画面2→画面3→画面4→画面2）。繰り返し同じ順番で画面が表示され続けてしまうためです。このようなループを回避するには、同じ画面が2回以上表示されないように設定する必要があります。
- 項目の繰り返しの回避 ：ある画面に追加された項目は、次の画面に使用することはできません。入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むようにするためです。たとえば、［画面1］で［取引先名］の項目を追加した場合、［画面2］でもう一度［取引先名］の項目を追加することはできません。ただし、入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むように画面の表示順が設定されている場合には、同じ項目を複数回使用できます。たとえば、［画面1］のボタンを押すことによって［画面3］に移動する場合、［画面2］に配置した［取引先名］の項目はユーザーに対して表示されないため、［画面3］に同じ［取引先名］の項目を追加することができます。
ウィザードの作成
- ［設定］→［カスタマイズ］→［ウィザード］の順に移動します。
-
［ウィザードを作成する］をクリックします。
- ウィザードの作成ページで［ウィザード名］を入力し、［タブ］と［レイアウト］を選択します。
- ［ウィザードの作成方法］で、ウィザードを最初から作成する場合は［はじめから作成する］を選択します。項目やセクションを選択してウィザードを自動で作成する場合は、［自動生成する］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ボタン／カスタムボタンを追加する場合、 ［+ ボタン］ をクリックし、［ボタン］または［カスタムボタン］を選択します。
- ［ボタン］を選択した場合は、以下の手順を実行します。
- ボタン名 を入力します。
- ボタンの配置を変更したい場合、ドラッグ＆ドロップで移動します。
- ボタンをクリックすることでデータが保存されるようにしたい場合、 ［このボタンを使用してデータを保存する］ のチェックボックスを選択します。
- ［表示設定］ タブで、 ［常に表示する］ 、 ［ボタンを隠す］ 、 ［ボタンを無効にする］ のいずれかを選択します。［ボタンを隠す］または［ボタンを無効にする］を選択した場合、適用条件を設定します。
- ［スタイル］タブで、ボタンの形や色を選択します。［処理］タブで、ボタンがクリックされた際に実行する処理を選択します。
- ［完了する］ をクリックします。
ウィザードの設計画面に移動します。必要に応じて、画面をさらに追加できます。 - ウィザードの設計画面で、特定のボタンからカーソルをドラッグ＆ドロップすると、別の画面を追加できます。
また、ボタン上に表示される ［画面に関連付ける］ をクリックすることでも、別の画面を追加できます。
- ［カスタムボタン］を選択した場合、以下の手順を実行します。
- ［+ カスタムボタン］ をクリックして、新しいカスタムボタンを作成します。
既存のカスタムボタンから選択することもできます。
-
カスタムボタンの作成画面 で、以下の操作を実行します。［ボタン名］と［説明］を入力します。
- カスタムボタンがクリックされた際に実行する処理を選択します。［カスタム関数］または［指定した処理］のいずれかを選択できます。
-
［カスタム関数］を選択した場合、既存の関数を使用するか、新しい関数を作成します。既存の関数を使用する場合は、必要に応じて設定内容を変更できます。
-
新しい関数を作成する場合は、新しい関数の作成画面で［関数名］、［表示名］、［詳細情報］を入力します。［作成する］をクリックします。関数の設計画面に移動します。こちらから、関数を記述できます。
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完了後、［保存する］をクリックします。
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カスタムボタンがウィザードの編集画面に表示されます。
-
編集画面上でカスタムボタンをクリックすると、画面右側にカスタムボタンの 詳細 が表示されます。必要に応じて、こちらから ボタン名 や 説明 を編集できます。
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ボタンをクリックすることでデータが保存されるようにしたい場合、 ［このボタンを使用してデータを保存する］ のチェックボックスを選択します。
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［表示設定］ タブで、 ［常に表示する］ 、 ［ボタンを隠す］ 、 ［ボタンを無効にする］ のいずれかを選択します。［ボタンを隠す］または［ボタンを無効にする］を選択した場合、適用条件を設定します。
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［スタイル］ タブで、ボタンの形や色を選択します。
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カスタムボタンの処理に［指定した処理］を選択した場合、［URLを開く］または［Webタブを開く］のいずれかを選択します。詳細情報を入力して、［保存する］をクリックします。
- 画面に項目やボタンをさらに追加するには、上記の手順を繰り返します。
- ［ウィザードを保存する］をクリックします。
条件処理ルールの設定
- ルールの適用対象： ウィザードの画面において、条件処理ルールを適用する操作内容を選択できます。［作成と編集］、［作成］、［編集］のいずれかを選択することが可能です。
- 必須項目の設定： 入力を必須にする項目を選択できます。
- 値の設定： 項目の初期値を設定できます。
注：標準の必須項目に対して初期値を設定することはできません。 - 項目のロック： 条件に一致した際に、値を編集できないようする項目を選択できます。データを特定するための各種IDや番号など、毎回編集する必要がない項目がある場合に役立ちます。
特定の権限を持つユーザーに対してのみ、項目の編集を許可することも可能です。許可するには、ロックする項目を選択した後に、編集を許可する権限を選択します。
- サブフォーム ／ テキスト要素 ／ ウィジェットの表示 ：特定の画面において、サブフォーム／テキスト要素／ウィジェットを表示できます。テキスト要素には件名を設定することも可能です。
- 商品や契約の種類に応じて、異なる質問項目を表示する
1件のフォームで複数の種類の契約を管理したいとします。この場合、ウィザードを作成して条件処理ルールを設定することで、契約の種類に応じて表示する項目を切り替えることができます。たとえば、フォーム内で選択された保険の種類に基づいて、続きの質問項目を変更することが可能です（商品Aを選択した場合には商品A用の内容を、商品Bを選択した場合には商品B用の内容を表示できます）。
- 地域の項目の選択内容に応じて、異なる配送方法を表示する
すべての拠点で、共通の受注フォームを使用しているとします。一方、顧客の地域によって選択できる配送方法が異なるとします。 この場合、［地域］の項目で選択された内容に応じて、異なる配送方法を表示するように条件処理ルールを設定できます。たとえば、地域として［北海道］が選択されたときに、フォーム内に北海道向けの配送方法の一覧を表示することが可能です。 - 同伴者用のサブフォームを別途表示する
イベント／セミナーの参加者を登録するためのフォームがあるとします。また、参加者には、1人で参加する人と、同じ会社から同伴者を連れて複数人で参加する人がいるとします。この場合、同伴者がいるときにのみ、一緒に参加する同伴者を登録するためのサブフォームを表示することができます。たとえば、フォーム内において、［同伴者を追加する］の項目のチェックボックスが選択された場合にのみ、［同伴者の詳細情報］のサブフォームを表示するように条件処理ルールを設定することが可能です。 - フォーム内の項目が更新された際に、特定の項目の値を変更する
見込み客のデータを登録／管理するためのフォームがあるとします。既存の見込み客の項目が更新された場合に、特定の項目を自動で変更するように条件処理ルールを設定することが可能です。たとえば、既存の見込み客の住所関連の項目が更新された際に、［住所の最終変更日］の項目の値を変更したり、［備考］の項目に［変更理由について要確認］のメッセージを表示したりすることが可能です。 - 出張の種類に応じて、入力が必要なフォームを別途表示する
従業員の出張を申請するためのフォームがあるとします。この場合、従業員が［出張の種類］の項目で［海外］を選択した際に、ビザの申請に必要な情報を記載するためのサブフォームが表示されるように条件処理ルールを設定することが可能です。
- ウィザードの設計画面に移動します。
- ウィザードの編集画面を開きます。
- ［条件処理ルールを作成する］をクリックします。
- 条件処理ルール の作成画面で、以下の操作を実行します。
- 条件処理ルールの適用対象として、［作成と編集］、［作成］、［編集］のいずれかを選択します。
- 条件を満たした場合に実行する処理を設定します。
- 表示する項目を選択します。
- 入力必須にする項目を選択します。
- 特定の項目において、初期値を設定します。
- ロックする（編集できないようにする）項目を選択します。
- 必要に応じて、編集を許可する権限を選択します。
- 表示するサブフォームを選択します。
- 表示するテキスト要素を選択します。
- 表示するウィジェットを選択します。
- ［保存する］ をクリックします。
- 条件処理ルールの設定画面で選択できる項目は、対象のウィザードの画面に含まれる項目のみです。
- 条件処理ルールは、ウィザードの画面を通じてデータが作成または編集された際に適用されます。
- 設定できる条件処理ルールの件数や条件処理ルールの内容は、利用中のプランによって異なります。
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アルティメットプラン |
エンタープライズプラン |
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条件処理ルールの件数（画面1件あたりの上限） |
10件 |
5件 |
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設定可能な条件（ルール1件あたりの上限） |
25件 |
25件 |
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表示する項目 （ルール1件あたりの上限） |
20件
|
10件
|
|
必須項目（ルール1件あたりの上限） |
20件
|
10件
|
|
サブフォーム（ルール1件あたりの上限） |
5件 |
2件 |
|
初期値（ルール1件あたりの上限） |
20件 |
10件 |
|
ロックする項目（ルール1件あたりの上限） |
20件 |
10件 |
|
テキスト要素（ルール1件あたりの上限） |
15件 |
5件 |
|
ウィジェット（ルール1件あたりの上限） |
1件 |
1件 |
留意事項
-
項目にすでに値が設定されている場合に条件処理ルールが適用されると、既存の値が上書きされます。
-
必須項目が設定されており、かつ該当の項目がロックされている条件処理ルールにおいて、該当の項目に値が設定されていない場合、入力者は画面でデータを保存したり、次の画面に移動したりできなくなります（必須項目が入力されていないと識別されます）。
-
条件処理ルールの条件で使用されている項目が、表示する項目、初期値を設定する項目としても使用されている場合、条件に該当すると、項目が表示されたうえで初期値が挿入されます。
-
ある項目がロックされている場合に、該当の項目に対して初期値を入力するように他の条件処理ルールが実行されても、該当の項目に初期値は入力されません（例外として処理されます）。
-
依存関係が設定されている項目でも、条件処理ルールによって上書きされます。
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項目の更新方法 |
説明 |
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インポート |
新しいデータのインポート、または既存のデータの上書きの際に項目が更新されます |
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ワークフロールール |
ワークフローの自動処理の結果として項目が更新されます |
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承認プロセス |
設定されている初期値にかかわらず、承認プロセスによって項目が更新されます |
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API |
APIによって項目が更新されます |
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一括更新 |
条件処理ルールで設定されている条件が、一括更新処理による値で満たされても、条件処理ルールは適用されません。 |
ウィザードへのアクセス権限の管理
ウィザードへのアクセス権限を管理するには
- ウィザードの設計画面で、画面右上の ［権限］ をクリックします。
- 権限を選択して、 ［完了する］ をクリックします。
後から権限を追加／削除することもできます。
標準レイアウトとしてのウィザードの設定
1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動して、対象のタブを選択します。
2. ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［レイアウト］ を選択します。
-
ウィザードに対応しているタブは、以下のとおりです。見込み客連絡先取引先商談価格表仕入先
見積書 受注書請求書発注書問い合わせソリューションキャンペーンカスタムタブ---また、各種拡張機能やプラグインによって作成されたタブにも対応しています。 - 検索欄に項目名を入力すると、項目をすばやく見つけることができます。
- 初期設定では、最初に作成した画面がホーム画面としてみなされます（ホームアイコンが画面に追加されます）。ただし、別の画面で3点マークのアイコン（…）をクリックして、ホーム画面に設定することもできます。また、同じメニューから画面を削除することも可能です。
- ウィザードを保存する際にエラーの発生を防止するため、次の点を必ずご確認ください。
- すべての必須項目（システム設定またはユーザー設定による必須項目）は、［項目］タブの下に一覧表示されます。ウィザードを保存する前に、これらの必須項目が画面に追加されていることを確認してください。
- 関連付けられていない画面やボタンがないかどうかをご確認ください。すべての画面とボタンを関連付ける必要があります（ボタンを保存ボタンとして使用している場合を除きます）。
- 保存ボタン（データを保存するためのボタン）を必ず追加してください。
- ［変更を破棄する］ をクリックすると、対象のウィザードに関するすべての設定が破棄され、最初から設定をやりなおす必要があります。
- ウィザードの一覧画面では、フィルター条件を適用して、作成先のタブやウィザードのステータス（有効／無効）ごとにウィザードを抽出できます。
- 項目に対して 入力規則 が適用されていると、ウィザードの入力画面でも同様に適用されます。たとえば、以下の画面では、携帯電話の項目に入力規則が適用されています。入力者は、携帯電話に指定の形式で値を入力しない限り、データを保存することはできません。入力規則の作成に関する詳細については、 こちら をご参照ください。
- 設定のコピー機能（他のCRMアカウントに同じ設定をコピーして適用する機能）では、ウィザードの設定も適用対象です。ただし、カスタムボタンの設定は対象外です。
- ウィザードでは、複数選択ルックアップとユーザールックアップの項目は使用できません。
ウィザードを通じたデータの作成
ウィザードおよびウィザードに関連するレイアウトの両方に対してアクセス権限のあるユーザーは、ウィザードを通じてデータを作成できます。入力者は、データの入力画面で対象のウィザードを選択すると、ウィザードを通じてデータの詳細を入力できるようになります。
以下の画像は、学生／受講者のデータを登録する画面の例です。
入力者は、データの登録に使用するウィザードとレイアウトを選択します。選択後、画面の表示内容に沿ってデータを入力します。
ウィザードを通じたデータの編集
データの下書き保存
下書きの一覧では、条件を指定して下書きを抽出することもできます。
画面内においてボタンにメール通知、Web通知、カスタム関数が設定されている場合にも、下書きのデータは保存されますのでご注意ください。たとえば、ボタンにメール通知の処理が設定されている場合、ボタンが表示されている画面までの内容が下書きとして保存されます。下書きのデータは、監査ログ（操作履歴）からも確認できます。
ウィザードの削除と無効化
ウィザードは、必要に応じて削除したり無効にしたりできます。なお、削除／無効化の前に、以下の点をご確認ください。
- ウィザードを削除すると、設定および関連する下書きデータも削除されます。削除／無効化の後、元に戻すことはできません。
- ウィザードを無効にすると、関連する下書きデータはすべて削除されます。必要に応じて、ウィザードをもう一度有効にすることもできます。
エラーメッセージの一覧
ウィザード作成時に発生する可能性のある主なエラーメッセージは、以下のとおりです。
- 画面が孤立しています ：画面が、他のどの画面にも関連付けられていない場合に表示されます。
- 保存ボタンが無効です ：入力必須とされているすべての項目が追加されていないまま、画面に保存用のボタンが設定されている場合に表示されます。
- ボタンが無効です：保存ボタンが設定されていないか、ボタンが別の画面に関連付けられていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- 画面に保存ボタンがありません ：画面に保存ボタンが設定されていない場合に表示されます。
- ループ処理は許可されていません ：処理の最初と最後に同じ画面を設定するなどして、ループ（繰り返し同じ画面が表示され続ける状態）が発生している場合に表示されます。たとえば、［画面1］→［画面2］→［画面3］→［画面1］の順番で画面が設定されている場合、最初と最後に同じ画面が設定されているため、ループが発生します。
- ウィザードに保存ボタンがありません ：保存ボタンが設定されていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- ウィザードが空です ：ウィザードに画面が追加されていない場合に表示されます。
- ウィザード名が重複しています ：入力したウィザード名がすでに登録されている場合に表示されます。
- 必須項目が不足しています ：画面にすべての必須項目が追加されていない場合に表示されます。
- 保存または遷移が設定されていません ： 画面設定が無効です。画面に対して保存ボタンまたは画面遷移の経路が設定されていない場合に表示されます。
- （項目名）が繰り返し使用されています： ウィザードで同じ項目が繰り返し使用されているため、入力者がウィザードで同じ項目を複数回入力しなければならなくなっている場合に表示されます。たとえば、ウィザードの画面が［画面1］→［画面2］→［画面3］→［画面4］の順で進み、［画面2］と［画面4］に同じ項目が繰り返し表示されている場合などが該当します。
- 画面が孤立しています：画面が、他のどの画面にも関連付けられていない場合に表示されます。一覧から対象の画面を選択し、削除することでエラーを解決できます。
- ボタンが無効です：保存ボタンが設定されていないか、ボタンが別の画面に関連付けられていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- データを保存するための処理が設定されていません：保存ボタンに関するエラーを解決することで、このエラーを解決することができます。解決するには、以下のいずれかの手順を実施します。
- ウィザードを保存するためのボタンを作成します。作成するにあたって、標準の［OK］ボタンを使用するか、独自のボタンを作成します。
- 処理が割り当てられていない既存のボタンを選択し、データの保存用に使用します。
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