概要

1. 処理が意図した通りに機能しない
   
2. 各設定の上限に達してしまう（例：項目数が上限に達して新しい項目を作成できない）
   
3. 設定の不具合により業務が進まなくなる
   

管理ツールの使い方

1. 手動で設定を選択して削除する方法
   削除したい設定を正確に把握できている場合には、こちらの方法を使用します。たとえば、見込み客タブで、設定したかった内容とは異なる条件のカスタムビュー（データ一覧）を誤って複数作成してしまったとします。この場合、対象のカスタムビューの表示画面に移動して、1つ1つ手動で削除すると、手間と時間がかかります。管理ツールから、見込み客タブのカスタムビューの設定を表示し、一括選択して効率的に設定を削除することができます。 
   
   
2. 条件により設定を抽出して削除する方法
   特定の条件に一致する設定を削除したい場合、こちらの方法を使用します。設定名や設定の件数がはっきり分からず、あいまいにしか把握していない場合に便利です。たとえば、特定の日付に作成された設定や特定のユーザーによって作成された設定を一括で削除できます。削除したい設定の条件を指定するだけで、設定を抽出して、削除できます。 
   
   

手動で設定を選択して削除する方法 

1. ［設定］→［データの管理］→［管理ツール］に移動します。 
   
2. ［利用を開始する］をクリックします。 
   
3. 表示／削除したい設定の種類とタブを選択します。たとえば、設定の種類として［カスタムビュー］、タブとして［見込み客］を選択します。 
   
4. 不要な設定を完全に削除するには、対象の設定を選択し、［カスタムビューを削除する］をクリックします。 
   
   
   
   

第1期の管理ツール：

テンプレート	カスタムビュー（データ一覧）	ワークフロー	レポート
作成者 作成日時 フォルダー名 最終更新日時 最終使用日時 更新者 件名  テンプレート名	作成者 最終アクセス日時 最終更新日時 更新者 最終使用日時 一覧名	作成者 作成日時 実行日時 最終実行日時 最終更新日時 更新者 ルール名  ステータス	作成者 作成日時 詳細情報 フォルダー名 最終アクセス日時 最終更新日時 更新者 レポート名 種類

第2期の管理ツール： 

役職	権限	Webフォーム
作成者 作成日時 詳細情報 最終更新日時 更新者 ユーザー数 役職名	作成者 作成日時 詳細情報 最終更新日時 更新者 ユーザー数 権限名	作成者 作成日時 フォーム名 最終送信日 データの作成の割合 ステータス 送信の割合

以上のような条件を指定することによって、削除したい設定を抽出することができます。以下では、条件の使用例をいくつか解説します。  

a）日時に関する条件

設定の作成日時、最終使用日時など、日時に関する条件を設定することによって、最近使用されていない不要な設定を抽出することができます。たとえば、最終使用日時から長い年月が経過している設定は、システムからの削除候補となります。最終使用日時は、すべての設定（カスタムビュー、レポート、ワークフロー、テンプレート）に対して使用できる条件です。 

b）ユーザーに関する条件

ユーザーに関する条件を使用して、設定を抽出することもできます。たとえば、Zoho CRMの管理者だったユーザーが、退職や異動により管理者ではなくなったとします。このような場合、［作成者］の条件を使用すると、対象のユーザーによって作成されたカスタムビュー（データ一覧）を表示できます。すべて削除したい場合は、すべて選択し、一括削除します。

同様に、さまざまな条件を適用して、設定を抽出できます。［最終実行日時］、［ビュー名］、［フォルダー］などの条件は、ワークフロー、カスタムビュー、テンプレートを抽出する際に使用できます。 

削除履歴

管理ツールを使用して削除された設定に関する削除履歴を、設定の種類別、時間別に確認することもできます。

メモ：

1. この機能は、2022年3月22日から段階的に適用が開始されています。 
   
2. エンタープライズプランとアルティメットプランで利用できます。試用版では利用できません。
   
3. 管理ツールを通じて削除された設定は、完全に削除されます（元に戻すことはできません）。
   
4. 管理ツールを使用して、システムによって作成された設定を表示したり削除したりすることはできません。
   
5. 履歴は、直近500,000件分のみ表示できます。それより前の履歴は、完全に削除されます。