データのバックアップ
データのバックアップ機能を使用すると、Zoho CRM内のデータのコピーを取得できます。データの破損や消失に備えることが可能です。また、何らかの理由でZoho CRMにアクセスできなくなった場合でもデータを参照し続けられるようにするのにも役立ちます。
利用条件
必要な権限
管理者権限を持つユーザーが、データのバックアップ機能を利用できます。
アルティメットプランを利用中のユーザーは、バックアップを4回まで無料で取得できます。
メモ：
- 現在のところ、IMAP設定のメールに関しては、データのバックアップの対象外です。
- データのバックアップには、データのサイズに応じて、数分から数時間かかります。これは、ファイルをダウンロードできるように準備する必要があるためです。データが小さいほど、バックアップの完了までにかかる時間は短くなります。
- バックアップは、［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］からダウンロードできます。
- バックアップのダウンロード用リンクは、バックアップ作成日から7日間有効です。
- バックアップは、Zoho CRMアカウントが登録されているデータセンターに保管されます。
バックアップのタイミングの選択
バックアップは、即座にダウンロードすることも、選択した特定の日時に実行するように予約することも可能です。Zoho CRMのデータのバックアップの頻度として、次の中からいずれかを選択できます。
- 月に2回
- 月に1回
- 毎週
- すぐにダウンロードする
月に2回
バックアップは、選択した曜日に隔週で（1か月に2回）実行されます。 たとえば、月曜日を選択すると、隔週の月曜日にバックアップをダウンロードできるようになります。
ヒント：
- 有料プラン（アルティメットプラン以外）を利用している場合、［月に2回］のバックアップが推奨です。有料プランには月2回の無料バックアップが含まれています（アルティメットプランは月4回まで無料です）。
- アルティメットプランを利用している場合は、月4回の無料バックアップのうち、2回分が使用されます。必要に応じて、残りの2回分を使用して、バックアップを取得できます。
月に1回
バックアップは、1か月に1回実行されます。バックアップを実行する日付または曜日を選択できます。
たとえば、日付に［15日］を選択した場合、バックアップは毎月15日に実行されます。
また、曜日に［第1月曜］を選択した場合、バックアップは毎月第1月曜日に実行されます。
ヒント：
- 有料プラン（アルティメット以外）を利用している場合、［月に1回］を選択すると、プランに含まれる月2回の無料バックアップのうち、1回分のみ使用されます。必要に応じて、残りの1回分を使用して、バックアップを取得できます。
- アルティメットプランを利用している場合、［月に1回］を選択すると、プランに含まれる月4回分の無料バックアップのうち1回分のみ使用されます。必要に応じて、残りの3回分を利用して、バックアップを取得できます。
［毎週］
バックアップは、毎週実行されます。バックアップを実行する曜日を選択できます。 たとえば、［月曜］を選択した場合、データのバックアップは毎週月曜日に実行されます。
メモ：
- 有料プランを利用している場合、データのバックアップの頻度に［毎週］を選択すると、［データのバックアップ］画面で［データのバックアップ（週次）］を直接購入できます。確認画面で［決済する］リンクをクリックすると、追加のバックアップを購入できます。
すぐにダウンロードする
必要に応じて、データのバックアップを取得する場合は、すぐにダウンロードする設定を選択できます。
データのバックアップの予約
データのバックアップを予約するには
- 管理者権限でZoho CRMにログインします。
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- バックアップを実行するタイミングを選択し、［完了する］をクリックします。バックアップの概要が表示されます。選択したバックアップの頻度、現在のバックアップの状況、次回のバックアップが取得可能になる日が表示されます。
データのバックアップのダウンロード
データのバックアップの準備が完了すると、管理者権限を持つユーザーが,データのバックアップをダウンロードできます。データと添付ファイルは、個別のZIPファイルに分類されます。それぞれのZIPファイルをダウンロードできます。
- Zoho CRMのデータ：各タブのデータが含まれます。
- Zoho CRMの添付ファイル：各タブのデータの添付ファイルが含まれます。
データのバックアップをダウンロードするには
- 管理者権限でZoho CRMにログインします。
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- ［ダウンロード］セクションの下にあるZIPファイルをクリックして、ダウンロードします。
履歴
データのバックアップに関連して実行した操作の履歴が、時系列に表示されます。履歴に表示される操作は、次のとおりです。
- 設定：バックアップを予約すると、ユーザーが選択した設定内容とともに操作の履歴が表示されます。
- ダウンロードの準備完了：バックアップをダウンロードする準備が完了した時点で表示されます。
- ダウンロードの開始：ユーザーがバックアップをダウンロードした際に、履歴に表示されます。
- 予約したバックアップの停止
- バックアップの購入詳細：購入した追加のバックアップの詳細が履歴に表示されます。
データのバックアップの通知
バックアップを設定した管理者に対して、次のタイミングで、バックアップの状況に関するポップアップ通知が表示されます。
- バックアップを予約したとき
- バックアップを開始したとき
- バックアップのダウンロードの準備が完了したとき
- バックアップを停止したとき
予約したバックアップの停止
予約したデータのバックアップを、必要に応じて停止できます。
メモ：
- 予約したバックアップを停止しても、購入済みの週次バックアップに関する決済は自動的にキャンセルされません。決済をキャンセルするには、サブスクリプション管理ページにアクセスして、購入のキャンセル処理を行ってください。
- バックアップの実行中や、バックアップのダウンロードの準備完了後は、バックアップを停止することはできません。
バックアップを停止するには
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- ［データのバックアップ］画面で、［バックアップの概要］枠内の［バックアップを停止する］をクリックします。
- 確認画面で、［了解しました。バックアップを停止します］をクリックします。または、操作を中止するには、［キャンセルする］をクリックします。
バックアップの購入
Zoho CRMの無料プランを利用している場合、データのバックアップ機能を利用するには、データのバックアップのアドオン（1回分）を必要なだけ購入する必要があります。または、Zoho CRMの有料プランにアップグレードして、プランに含まれる無料分のデータのバックアップ（2回分）を利用する必要があります。無料分のデータのバックアップ（2回分）を使い切った後に、さらにデータのバックアップが必要な場合は、データのバックアップのアドオン（1回分）を必要なだけ購入する必要があります。
データのバックアップのアドオン（1回分）の料金は、Zoho CRMにログインした地域に対応する通貨で表示されます。
サブスクリプションページからデータのバックアップアドオンを購入するには（無料プランを利用している場合のみ）
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- プロフィール写真→［サブスクリプション管理］の順にクリックします。
Zoho Storeのページが表示されます。
- ［一度のみのアドオン］の一覧で、［さらに購入する］をクリックします。利用料金が、Zoho CRMにログインした地域に対応する通貨で表示されます。（関連情報：
- 購入するバックアップの回数を選択します。 ［続ける］をクリックします。
- ［決済する］をクリックします。
- いずれかの決済方法を選択します。
データのバックアップ画面から購入するには（無料プランを利用している場合）
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- ［データのバックアップ］画面で、 ［こちら］のリンクをクリックします。Zoho Storeのページが表示されます。
- ［一度のみのアドオン］の一覧で、 ［さらに購入する］をクリックします。Zoho CRMにログインした地域に基づき、利用料金の通貨表記が自動的に設定されます。（関連情報：Zoho CRMプラン別機能一覧）。
- 購入するバックアップの回数を選択します。
- ［決済する］をクリックします。
- いずれかの決済方法を選択します。
利用プランのアップグレード時のバックアップ購入
Zoho CRMの無料プランから有料プランにアップグレードする際に、毎週（週次）の定期バックアップや一度のみのバックアップのアドオンを購入できます。
アップグレード時に追加のバックアップを購入するには
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- プロフィール画像→［サブスクリプション管理］→［アップグレードする］の順にクリックします。
- 必要なZoho CRMのプランを選択し、［アップグレードする］をクリックします。
- ユーザー数を入力して［続ける］をクリックし、決済方法を選択して［決済する］をクリックします。
- ［データのバックアップ（週次）］のチェックボックスを有効にし、サブスクリプションに追加します。また、バックアップの回数を選択して、［一度のみのデータのバックアップ］を購入することも可能です。
一度のみのデータのバックアップのアドオンの購入（Zoho CRM有料プランを利用している場合）
データのバックアップの無料分を使い切った後にバックアップを予約する場合は、バックアップのアドオンを購入する必要があります。
サブスクリプション管理ページからデータのバックアップを購入するには
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- プロフィール画像→［サブスクリプション管理］→［アップグレードする］の順にクリックします。
- Zoho Storeページの［一度のみのアドオン］の一覧で、［さらに購入する］をクリックします。
- 一度のみのデータのバックアップのアドオンの回数を選択し、［続ける］をクリックします。
- ［決済する］をクリックして、購入を確定します。購入の概要が表示されます。
［データのバックアップ］画面から購入するには
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- バックアップの頻度を選択し、［完了する］をクリックします。
- データのバックアップのアドオンを購入するように求めるメッセージが表示されます。このメッセージは、利用可能なデータのバックアップの回数を使い切った場合にのみ表示されます。
- バックアップの回数を選択し、［決済する］をクリックします。
アドオンのダウングレード
アドオンをダウングレードするには
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- プロフィール画像→［サブスクリプション管理］→［アップグレードする］の順にクリックします。
- Zoho Storeページの［ユーザー／アドオンをダウングレードする］をクリックします。
- ダウングレードする回数を選択し、［続ける］をクリックします。
- ［確定する］をクリックします。
ファイル形式
Zoho CRMのデータは、タブごとに複数のCSV形式のファイルとしてエクスポートされ、ZIPファイルにまとめて圧縮されます。CSVファイルは、テキストエディターや表計算ソフトで開くことが可能です。
Microsoft ExcelでCSVファイルを開く手順は、次のとおりです。
Microsoft Excel 2021を利用している場合：
- Microsoft Excelを開きます。
- ［データ］タブで、［テキストまたは CSV から］を選択します。
- Zoho CRMからエクスポートしたCSVファイルを選択して［インポート］をクリックします。
- 次のように設定します：
- ［元のファイル］：［Unicode (UTF-8)］を選択します。
- ［区切り文字］：［コンマ］を選択します。
- ［データ型検出］：［データ型を検出しない］を選択します。［読み込み］をクリックします。
- ［元のファイル］：［Unicode (UTF-8)］を選択します。
- CSVファイル内のZoho CRMのデータがシートに取り込まれて表示されます。
以前のバージョンのMicrosoft Excelを利用している場合：
- Microsoft Excelを開きます。
- ［データ］タブ→［外部データの取り込み］→［データのインポート］の順に移動します。
- ［データソースの選択］のダイアログボックスで、Zoho CRMからエクスポートしたCSVファイルを選択し、［開く］をクリックします。
- ［テキストのインポート］ダイアログボックスで、次のとおり設定します。
- ［ファイルの種類］：［区切り］を選択します。
- ［ファイルの文字コード］：［Unicode(UTF-8)］を選択して、［次へ］をクリックします。
- ［区切り文字］：［コンマ］を選択し、［完了する］をクリックします。セルの範囲を選択するように求められます。
- ［ファイルの種類］：［区切り］を選択します。
- セルの範囲を選択すると、対応するZoho CRMデータが表計算シートにインポートされます。
メモ：
- Zoho CRMでは、有害な情報やデータが、エクスポートするファイルに含まれることはありません。ただし、未知のセキュリティ脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートしたファイルをMS Excelで開く際に、何らかの処理が実行される旨の警告がないかどうかを確認することをお勧めします。警告の内容を確認し、問題があると考えられる場合は、ファイルの処理をそのまま続けないようにしてください。
- 次の項目はデータのバックアップの対象外です。
- メール（メールの内容と添付ファイル）
- ドキュメント
- 連携によって取得されるデータ
- メール（メールの内容と添付ファイル）
トラブルシューティングのヒント
詳細は、データのバックアップに関するトラブルシューティングをご参照ください。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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