データ移行の概要

データ移行の概要

Zoho CRMのデータ移行ウィザードを使用すると、データを正確に移行でき、多くの手作業を削減できます。この移行ウィザードでは、インポートするファイルをCRMのタブに自動的に関連付けし、ファイルの列のデータをZoho CRMの項目にインポートできます。まだ使用できないタブの場合は、Zoho CRMがタブを作成し、関連するファイルを関連付けできます。関連付けられたファイル、関連付けられていないファイル、サポートされていないファイルの数が明確に示されます。

Zoho CRMへの移行作業は簡単ですが、いずれかの手順で問題があった場合は、 support@zohocrm.com までお問い合わせください。当社による移行作業をご希望の場合は、 http://www.zoho.com/jp/crm/zwitch.html のフォームにご記入ください。担当者よりご連絡します。



利用条件 

必要な権限 
この機能には、データの移行権限を持つユーザーがアクセスできます。 

移行オプション

データの移行には、いくつかのオプションがあります。Zoho CRMは、Salesforce、他のZoho CRMアカウント、Zoho ContactManager、Pipedrive、Highrise、Insightly、その他のCRMから移行するための専用の設定を提供しています。

APIを使用して、Pipedrive、Highrise、Insightlyから移行できます。必要なのは、インスタンスのURLだけです。一方、Zoho ContactManagerは、設定の必要なく、1クリックでデータを移行できるため、非常にシンプルです。

移行する前に

移行プロセスの概要については、次のガイドラインに従うことを推奨します:

  • ファイルはCSV形式であること。
  • ファイルのサイズは最大4GBまで。一度に移行できるファイル数は200件まで。
  • 次の構造を持つZIPファイルをアップロードできます: 

    • Salesforceからのデータファイル :アップロードする.zipファイルには、CSV形式のすべてのファイルと、「Attachments」という名前の1つのフォルダーが含まれている必要があります。このフォルダーには、Salesforceのデータで添付ファイルとして使用される元ファイルが含まれます。いずれかのCSVファイルに、データと添付ファイルの関連付けの一覧があります。これは、データと添付ファイルとの関連付けを保持するために使用されます。 

    • Zoho CRMまたはその他のCRMのデータファイル :この場合は2つのフォルダーがあります。 データのフォルダー には、データと添付ファイルの関連付け情報を含むCSVファイルなど、すべてのデータファイルが含まれている必要があります。 添付ファイルのフォルダー には、CRMアカウントで添付ファイルとして使用される元ファイルが含まれている必要があります。 

  • 上記のフォルダー構造は、Zoho CRMシステムが移行時に添付ファイルを識別してデータに関連付けるために不可欠です。ファイルを解凍すると、追加のフォルダーが作成される場合があります。それらは必ず削除し、前述の構造を維持します。

  • タブをZoho CRMにまとめて移行することはできませんが、これらのタブからいつでもデータを移行できます。移行中、Zoho CRMによってデータが識別され、データを格納するためにカスタムタブの作成が提案されます。



  • 関連付けられていないファイルがある場合は、タブを選択して作成し、そのタブに適切なファイルを追加できます。
                 


    これを関連するタブとして作成することもできます。たとえば、「医師」という新しいタブを作成していて、それを「患者」タブに関連付けたいとします。これをこのウィンドウから実行できます。



  • Zoho CRMによって、インポートしたファイルにはあり、Zoho CRMにはないカスタム項目が表示されます。必要に応じて、移行前にこれらの項目を作成できます。



  • データの移行元のアプリケーションに基づいて、関連性のないタブをスキップできます。
  • ユーザーのデータを移行する際、最初の2,000件のデータのみがインポートされます。
  • 1つのタブに複数のファイルを関連付けできます。この場合、列の見出しはすべてのファイルで同一である必要があります。その場合のみ、ファイルを1つのタブに関連付けできます。

移行のチェックリスト

  1. ファイル形式 :サポートされている形式は、 Excel(XLS、XLSX)、カンマ区切り値(CSV)、名刺またはvCard 形式 (VCF) です。XLS/XLSXファイルにコンボフィルターや埋め込み画像などの特別なコントロールが含まれている場合、予期しないエラーが発生することがあります。
  2. チェックボックス項目 :インポートするファイルのチェックボックスの種類項目の値は、「True」または「False」である必要があります。真偽値の項目からインポートされたデータは、Zoho CRMで次のように変換されます。 
    • チェックボックスがオンになっている場合:Trueまたは1
    • チェックボックスがオフになっている場合:Falseまたは0 
  3. 使用できない文字 :インポートするファイルのデータには、次の文字を使用しないでください。 
    • 二重引用符("):項目区切りとしてのみ使用します。
    • 垂直バー(|)
    • 山カッコ(<>) 

  4. 複数選択の選択リスト項目 :インポートするファイルで、値はセミコロンで区切る必要があります。
              
  5. タグの移行 :タグは、ファイルでコンマ区切り値として指定する必要があります。データに10件を超えるタグがある場合、最初の10件のタグのみが移行されます。また、各タグには最大25文字まで含めることができます。



  6. サブフォームの移行 :任意のタブからサブフォームを移行できます。たとえば、 [受講者] タブに2つのサブフォームがあるとします。1つめは[受講内容]、2つめは[成績]です。この場合、移行中に各ファイルを [受講者] タブとその関連するサブフォームに関連付ける必要があります。タブとファイルの関連付けでは、サブフォームの名前とタブ名([受講内容] - [受講者])が表示されます。移行する前に、親のタブと適切なサブフォームがすでに関連付けられていることを確認する必要があります。



  7. ユーザーの移行 :別のZoho CRMアカウントをすでに持っているユーザーは移行できません。そのユーザーがZoho CRMの別のアカウントを削除した場合のみ、社内のCRMアカウントにインポートできます。

  8. 必須項目の更新 :インポートするファイルには、Zoho CRMのすべての必須項目のデータを含める必要があります。たとえば、「姓」はZoho CRMの必須項目です。見込み客のインポート用ファイルの「姓」列に値が入っていることをご確認ください。「姓」がないデータの場合は、値に「指定なし」、「なし」などを指定する必要があります。必須項目の値がないデータは、インポート時に無視されます。

  9. 選択リスト :選択リストに表示されるすべてのデータの値が、対応するZoho CRM項目に存在する必要があります。
    たとえば、業種の選択肢との値を含む取引先情報をインポートする場合は、取引先情報をインポートする前に、元ファイル内のすべての業種の値が選択リストにすでに表示されていることをご確認ください。値が存在しない場合は、元ファイルの値をZoho CRMの既存の値と一致するように変更するか、管理者に新しい値を追加してもらう必要があります。
                
  10. 項目名 :元ファイルのデータ(データ)の最初の行に、実際のデータの値ではなく、列の見出しまたは項目名が含まれていることをご確認ください。これらの見出し項目名の値は、Zoho CRMの既存の項目に新しいデータを関連付けるときにデータを識別するのに役立ちます。

  11. インポートするファイルの空の行 :ファイルに10行以上の空の行がある場合、ファイルの末尾を示している可能性があります。空の行の後のデータは、インポート時に無視されます。データの行の間に空白行を入れないようにします。

  12. ユーザーデータ :必ず最初にユーザーの詳細をZoho CRMに移行します。次に、データの担当者IDの項目がZoho CRMのデータの担当者IDに関連付けられていることをご確認ください。たとえば、見込み客を移行する場合は、ファイルの見込み客の担当者IDの項目をZoho CRMの対応する項目に関連付けします。



メモ 
  • 移行中、CRMのデータの重複チェックで、スキップまたは上書きはできません。データはそのまま移行されます。


タブと、Zohoの標準の必須項目について、次の表に示します。インポート時に、必ずこれらの項目を関連付けます。各タブには他の必須項目もありますが、必要に応じて項目をカスタマイズし、必須でない項目として設定することもできます。  

タブ
必須項目
タブ 
必須項目 
タブ
必須項目 
見込み客 

問い合わせ
  • 問い合わせのデータ元
  • 件名
  • ステータス
商品
  • 商品名
取引先 
  • 取引先名
ソリューション
  • ソリューションの件名
仕入先
  • 仕入先名
連絡先 

受注書
  • 件名
価格表
  • 価格表名
商談 
  • 商談名
  • ステージ
  • 完了予定日
見積書
  • 件名
請求書
  • 件名
キャンペーン
  • キャンペーン名
発注書
  • 件名
  • 仕入先名
通話
  • 件名
  • 通話の種類
タスク
  • 件名
予定
  • 件名
 
 

関連情報
データの移行元:




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