SalesforceからZoho CRMへのデータ移行

SalesforceからZoho CRMへのデータ移行

Salesforceからエクスポートしたデータのファイルの概要

SalesforceからエクスポートしたZIPファイルには、CSV形式のファイルの他に、 「Attachments」 (添付ファイル)という名前のフォルダーが含まれます。このフォルダーには、Salesforceのデータに添付されたファイル自体が入っています。CSVファイルには、データと添付ファイルの関連付け情報が記載されています。これは、データと添付ファイルとの関連付けを保持して移行するために使用します。

なお、Salesforceで作成したカスタムオブジェクトのデータは、「 _c 」という接尾語が付いた名前のファイルとして保存されます(例: registrations_c.csv )。

すべてのファイルが、上記の名前と形式で設定されている必要があります。移行用に取得したZIPファイルを一旦解凍(展開)して、ファイルの名前と形式が適切かどうかを確認してから、移行用のインポートのために再度圧縮することをお勧めします。この操作により、追加のフォルダーが作成される場合がありますが、インポート用のZIPファイルに追加のフォルダーが含まれる場合、ファイルのアップロードに失敗することがありますのでご注意ください。ただし、Salesforceからエクスポートするバックアップデータに含まれる、「Attachments」、「Documents」、「Content Version」という3つのフォルダーについては、移行に影響しません。 

移行可能なオブジェクト/タブ(データの種類)

SalesforceアカウントからZoho CRMアカウントに移行可能なデータは、次のとおりです:

  • ユーザ/ユーザー
  • リード/見込み客
  • 取引先
  • 取引先責任者/連絡先
  • 商談
  • キャンペーン  
  • メモ
  • 活動(ToDo、行動)/活動(タスク、予定、通話) 
  • 添付  
  • 競合他社
  • ケース/問い合わせ
  • ソリューション
  • 商品
  • 見積/見積書
  • 注文/受注書
  • 請求書
  • 発注書
  • 仕入先
  • 価格表

データの移行

データを移行するには

  1. 管理者権限で、Zoho CRMにログインします。
  2. [設定] [データ管理] [インポート] の順に移動します。
  3. 移行ツールの一覧 で、 [Salesforce] を選択します。
  4. 表示された画面で、対象のファイルを参照して選択し、アップロードします。
    複数のファイルを選択するか、ZIPファイルをアップロードすることで、複数のタブにデータを一括で移行できます。
  5. [次へ] をクリックします。
    Zoho CRMにファイルが自動的に読み込まれ、データがタブと項目に関連付けられます。
  6. [タブとファイルの関連付け ] 画面で、次の操作を実行できます:
    • [関連付けたタブ]と[関連付けていないタブ]が、それぞれの一覧に表示されます。
    • ファイルをクリックすると、ファイルを関連付けたタブが確認できます。
    • [関連付けたファイル]、[関連付けていないファイル]、[使用できないファイル]が、それぞれの一覧に表示されます。
    • 画面左下にある [移行を破棄する] リンクをクリックすると、最初からやり直すことができます。
  7. 画面右側でいずれかのタブの欄をクリックすると、該当のタブに関連付けたファイルが表示されます。
    また、 [関連付けていないファイル] の一覧からファイルを選択して、タブに関連付けることも可能です。複数のファイルを同時に関連付けることができます。
    さらに、データ移行先のタブが既存のタブの中にはない場合、新しいタブを作成して、ファイルを関連付けることも可能です。

    新しいタブを作成するには、次の操作を実行します:
    1. 画面右上にある [新しいタブを作成する] をクリックします。
      なお、代わりに、カスタムタブを使用することも可能です(候補となるカスタムタブが黄色い星印で強調表示されます)。



    2. タブ名を入力し、 [次へ] をクリックします。



    3. 作成したタブに関連付けるファイルを選択し、 [保存する] をクリックします。



  8. [次へ] をクリックします。
    関連付けたタブが一覧に表示されます。こちらで、各タブの項目を関連付けることができます。

  9. [項目の関連付け] 画面では、必ずすべての必須項目を関連付ける必要があります。
    ドロップダウンには、Zoho CRM内のすべての項目が表示されます。



  10. 画面右上の [新しい項目を作成する] をクリックすると、Zoho CRMのタブに新しいカスタム項目を作成して、インポートするデータを保存できます(データの移行前に、あらかじめカスタム項目を作成しておくことも可能です)。
    作成可能な項目数は、利用中のZoho CRMのプランによって異なりますのでご注意ください(カスタム項目を作成しない場合は、手順12に進みます)。



  11. 表示された 新しい項目の作成 画面で、次の手順を実行します:
    • 必要に応じて、項目のラベル(項目名)を修正します。
      一覧には、インポートするファイル内の項目のうち、Zoho CRM内に該当する項目がないために関連付けられなかった項目が表示されます。



    • [項目の種類] のドロップダウンから、適切なデータの種類を選択します。
      [数式] 項目は選択できません。移行時に数式項目は作成できません。
    • [作成する] をクリックします。
      新しいカスタム項目が作成され、インポートするファイル内のデータが関連付けられます。

  1. [関連付けた項目] タブと [関連付けていない項目] タブをクリックし、それぞれ該当の項目を確認します。 

  2. 画面左下にある [関連付けをリセットする] リンクをクリックすると、関連付けを最初からやり直すことが可能です。 
    関連付けをリセットすると、これまでに設定した関連付けはすべて削除されますのでご注意ください。 

  3. また、 [自動で関連付ける] リンクをクリックすると、インポートするファイル内の項目が、Zoho CRM内の該当する項目に自動的に関連付けられます。 
    項目の識別と関連付けの処理は、システムによって自動的に行われます。 



  4. 必要に応じて、項目にカーソルを合わせると右側に表示される [空の値を置き換える] 欄に項目の値を入力します。
    これは、必須項目の場合に有効です。インポートするファイル内の項目の値が空で、移行先がZoho CRMの必須項目である場合、データはインポートされません。そのため、空の項目に代わりの値を登録するよう設定しておくことで、このような状況を回避できます。
    たとえば、インポートするファイル内の [姓] 項目を、Zoho CRMの [見込み客] タブの必須項目である[姓]項目に関連付けたとします。インポートするファイル内のデータで[姓]項目に値がない場合は、対象のデータのインポートはスキップされます。これを回避するため、空の [姓] 項目に代わりに登録する値を入力する必要があります。 



  5. 項目にカーソルを合わせると右側に表示される、 [+」 (追加する)アイコンをクリックすると、インポートするファイル内の1件の項目に対して、複数のZoho CRMの項目を関連付けることができます。
    たとえば、 請求先の住所 項目と 納品先の住所 が同じ場合、両方のZoho CRMの項目をファイル内の該当の項目に関連付けることが可能です。



  6. [初期値の設定] タブをクリックし、  [CRMの項目] [初期値] のドロップダウンから対象の項目と初期値を選択します。
    項目の初期値を設定すると、インポートするファイル内のすべてのデータに対して、Zoho CRM内の該当の項目に、初期値として設定した値が登録されます。 たとえば、[見込み客]タブに複数のデータをインポートする際に、すべてのデータの [見込み客のデータ元] 項目が共通の値であるとします。この場合、初期値の設定画面で[見込み客のデータ元]項目の初期値として適切な値を選択することで、すべてのデータの項目値に指定した値を登録できます。



  7. [保存して次へ] をクリックします。
  8. [確認する] 画面で、 [ファイルの関連付け状況] [各タブの移行前の状況] を確認します。



  9. [移行を開始する] をクリックすると、データの移行処理が開始します。
    また、移行の開始後に [関連付けを編集してから、もう一度移行を実行する] をクリックして、設定を変更することも可能です。
メモ:
  • ファイル内のタグのデータも、Zoho CRMに移行できます。
    • データに10件を超えるタグがある場合、最初の10件のタグのみが移行されます。
    • タグの文字数の上限は25文字です。
  • データの移行中にタブ内で5,000件を超えるデータがスキップされた場合、データの移行は一時停止します。この場合、移行を破棄するか、続けるかを選択できます。また、各タブで5,000件を超えるデータがスキップされた場合には、Zoho CRMから通知メールが送信されます。
  • [設定]→[データ管理]→[インポート]→ [インポート履歴] タブから、データの移行を元に戻すことができます (関連情報: インポート履歴の表示 )。

データのインポート結果の確認

データの移行が完了すると、Zoho CRMから通知メールが送信されます。Zoho CRMアカウントにログインし、 [設定] [データ管理] [インポート] [インポート履歴] で、ファイルのデータが適切にインポートされているかどうかをご確認ください(関連情報: インポート履歴の表示 )。

データのインポートや項目の関連付けの結果に問題がある場合は、インポートしたデータを削除してから、再度インポートを実行してください。 


関連情報





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