Zoho CRMでは、マーケティング活動を通じて獲得した見込み客のデータや、他のシステムからエクスポートした連絡先のデータなど、さまざまなデータをインポートできます。一般的に、データのインポートには、時間がかかったり、エラーが発生したりといった問題がつきものです。Zoho CRMのインポート機能を利用すると、このような問題に悩まされることなく、簡単でスムーズなインポートが実行可能です。
データのインポート機能は、次の2つです。
Zoho CRMの各タブへのデータのインポート機能
:ファイルを1度に1件ずつ特定のタブにインポートします。
別のサービス/システムからZoho CRMへのデータの移行機能
:
データ移行
機能(ウィザード)を使用して、他のサービス/システムからZoho CRMにデータを移行できます。この方法では、移行したいデータのCSVファイルをアップロードします。インポートするファイルに適切な日時形式を設定できるため、インポート中のデータのスキップやエラーを防止できます。また、
[メール通知を送信する]
を選択して、インポート完了時に通知が送信されるよう設定することもできます。必要な設定が完了したら、インポートするファイルの項目とZoho CRMの項目を関連付けます。Zoho CRMで必須と設定されている項目については、項目の関連付けが必須です。
関連項目:
データ移行の概要
データをインポートする前に、次の内容をご確認ください。
以下の表では、各タブについて必須と設定されている項目が示されています。インポート時には、これらの項目を必ず関連付ける必要があります。なお、設定やカスタマイズ内容に応じて、他にも必須項目がある可能性があります。ただし、必要に応じて項目の設定を変更し、必須の設定を解除できます。
タブ
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必須項目
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タブ
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必須項目
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見込み客
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姓
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問い合わせ
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問い合わせのデータ元
件名
ステータス
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取引先
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取引先名
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ソリューション
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ソリューションの件名
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連絡先
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姓
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価格表
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価格表名
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商談
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商談名
ステージ
完了予定日
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商品
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商品名
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キャンペーン
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キャンペーン名
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仕入先
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仕入先名
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インポートするファイルがXLS、XLSX、VCF形式の場合、Zoho CRMのすべてのプランで、1回あたりにインポートできるデータの件数は5,000件までです。ただし、インポートするファイルがCSV形式の場合にのみ、1回あたり5,000件を超えるデータをインポートできます。また、インポートできるデータ数の上限は、利用しているプランによって異なります。
Zoho CRMの各タブにデータをインポートできます。自分が管理しているデータだけでなく、他のユーザーが管理しているデータも含めて、組織内のすべてのデータをインポートできます。
データをインポートするには
詳細情報
通話時間
自動番号
重複禁止項目(一意の項目)
数式項目
複数選択ルックアップ
すでに関連付けられている項目に対して初期値を設定すると、既存の関連付けの設定は上書きされ、対象の項目には初期値が適用されます。
自動化とプロセス管理の処理を実行する機能の設定は、インポートするファイルの行数が10,000行未満の場合にのみ表示されます。表示されていない場合は、インポートするファイルの行数が10,000を超えている可能性があります。
データがインポートされてからすぐに自動処理が完了するとは限りません。自動処理の完了には時間がかかる場合があります。
サブフォームのデータをインポートしたいタブをクリックします(例:見込み客、連絡先、取引先など)。
対象のタブの
ホーム画面に移動して、[(タブ名)を作成]の選択リストから[(サブフォーム名)をインポート]を選択します。
[ファイルから]のセクションで[参照]をクリックするか、セクションにファイルをドラッグ&ドロップして、ファイルをアップロードし、[次へ]をクリックします。
データの処理方法として、
[新しい(サブフォーム名)として追加する]/[既存(サブフォーム名)の更新のみを行う]/[両方]のいずれかを選択します。
[次へ] をクリックします。
インポートするファイルの項目を、Zoho CRMの既存の項目に関連付けます。
[次へ]
をクリックすると、
インポート処理が開始します。
見込み客や取引先などのデータを管理していると、大量のデータに対してメモを登録したい、という場面が出てくることもあるでしょう。また、複数のデータに対して同じメモを登録したいこともあります。このようなとき、各データにメモを1件ずつ追加する代わりに、メモをインポートして、該当の連絡先に関連付けると便利です。
Zoho CRMの
メモのインポート
機能を使用すると、手作業による面倒な登録作業が不要になります。以下では、スプレッドシートにメモの内容を追加して、ファイルをインポートする方法をご紹介します。
メモをインポートするには
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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