Zoho Sign拡張機能

Zoho Sign拡張機能

「Zoho Sign」（ゾーホー・サイン）は、契約書などのさまざまな文書への署名の追加や、署名の依頼を自動化できる、電子署名サービスです。Zoho Sign拡張機能を利用すると、Zoho CRMで管理しているデータをもとに顧客宛てに文書を送信して署名を依頼することができます。

Zoho Sign拡張機能のインストール

Zoho Sign拡張機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
  2. ［Zoho］タブに、利用可能なZohoサービスの拡張機能が表示されます。
  3. ［Zoho Sign］を見つけてクリックします。拡張機能の詳細が表示されます。
  4. 規約に同意して［Continue to Install］（インストールを続ける）をクリックし、進みます。


  5. 規約に同意して進み、インストール対象として次のいずれかを選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
    1. ［Install for admins only］（管理者のみ）：管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. ［Install for all users］（すべてのユーザー）：すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
    3. ［Choose profiles］（選択した権限）：選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。こちらを選択した場合、［Confirm］（続ける）をクリックして、一覧から対象のユーザー権限を選択します。
      選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。

       

  6. 上記の手順を完了すると、Zoho Sign拡張機能を利用できるようになります。

前提条件
Zoho Sign拡張機能を有効化する前に、事前にZoho Signの組織アカウントを作成し、必要なユーザーを追加しておく必要があります。

文書への署名の依頼

拡張機能のインストールが完了すると、見込み客／連絡先／取引先／商談の詳細ページには、［Send with Zoho Sign］（Zoho Signで署名を依頼する）という名前のボタンが表示されます。このボタンを使用して、署名が必要な文書を送信できます。文書を送信して署名を依頼するには、次の手順を実行します。
  1. 対象のタブをクリックします（［見込み客］／［連絡先］／［取引先］／［商談］／［見積書］／［請求書］／［受注書］／［発注書］のいずれか）。
  2. 文書を送信する宛先のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、右上の操作メニューから［Send with Zoho Sign］（Zoho Signで署名を依頼する）を選択してクリックします。



  4. 文書の送信画面が表示されます。
  5. 次の手順を実行します。
    1. ［Add Document］（文書を追加する）ボタンをクリックし、アップロード方法を選択します（デスクトップから／ Zoho CRMの［ドキュメント］タブから／Zoho CRMの［添付ファイル］から／外部サービスから）。
    2. ［Recipients］（受信者）設定で、署名を依頼する相手と依頼順を設定します。初期設定では、該当のデータが最初の受信者として指定されています。
    3. 複数の受信者を設定するには、［＋］（Add Recipient：受信者を追加する）アイコンをクリックします。対象のタブを選択し、検索アイコンをクリックして一覧から対象のデータを選択すると、追加できます。
      また、電子署名は依頼せず、閲覧や承認、直筆での署名捺印を依頼するように設定することも可能です。
    4. 複数の人に対して依頼する場合、署名の順番も指定できます。
      これには、［Set Signing Order］（署名順を設定する）のチェックボックスを選択して、各受信者に数字を割り当てます。依頼順に応じて、最初の受信者による署名が完了すると、次の受信者に文書が送信されます。 
    5. ［Leave a note］（メモを追加する）欄には、受信者に対するメッセージや補足情報などを入力できます。
    6. 参照用に、文書の説明を記載しておくことも可能です。



  6. ［More Settings］（詳細設定）リンクをクリックすると、次の詳細を設定できます。
    1. リマインダーの送信とその間隔
    2. 署名の期限
    3. 契約の有効期限


  7. ［保存する］をクリックします。
  8. ［Next］（次へ）をクリックすると、Zoho Signの画面が表示されます。
  9. 必要に応じて設定の変更を行い、［続ける］をクリックします。
  10. 文書の編集画面が表示されます。文書内に必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置し、画面の右上にある［送信する］をクリックします。
  11. 受信者ごとに追加した項目数の一覧が表示されます。内容を確認して処理を確定します。送信完了のメッセージが表示されます。［完了する］をクリックします。

メモ：

Zoho Sign拡張機能をインストールすると、以下の3つのカスタムタブが作成されます。 
  • ［ZohoSign Documents］タブ：送信済みの文書の一覧が表示されます。
  • ［ZohoSign Recipients］タブ：文書を送信済みの受信者の一覧が表示されます。
  • ［ZohoSign Document Events］タブ：送信済みの文書に関する処理や更新情報の一覧が表示されます。

また、各データの詳細ページには［ZohoSign Documents］関連リストが表示され、送信した文書が一覧に表示されます。

シグナル（最新情報の通知）の表示とカスタマイズ

Zoho Sign拡張機能を有効にすると、署名文書に関連する更新情報がシグナルの通知欄に表示されるようになります（シグナルとは、Zoho CRMのデータに関するさまざまな更新情報をリアルタイムに確認できる機能です）。初期設定では、送信済みの文書に署名が追加されたときや、署名が拒否されたときに通知されます。

シグナルの通知を表示するには、Zoho CRM画面の右上にあるベル型の通知アイコンをクリックします。

シグナルの通知設定をカスタマイズするには
  1. Zoho CRM画面の右上にあるベル型の通知アイコンをクリックします。
  2. シグナル通知画面の下部にある［設定］をクリックします。 
  3. 設定の一覧から、通知を有効にする項目を選択します。
  4. ［保存する］をクリックします。

Zoho Sign拡張機能のアンインストール

Zoho Sign拡張機能は、必要に応じていつでもアンインストールできます。ただし、アンインストールすると、関連するすべてのデータが削除され、復元できなくなりますのでご注意ください。

Zoho Sign拡張機能をアンインストールするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。［インストール済み］タブをクリックすると、インストール済みのすべての拡張機能が表示されます。
  2. ［Zoho Sign］を見つけて、下部にある［Uninstall］（アンインストールする）リンクをクリックします。
  3. 確認画面で［Ok］をクリックして、拡張機能をアンインストールします。
    拡張機能がアンインストールされ、Zoho Sign拡張機能に関連するすべてのデータが削除されます。