RingCentral Video
どのような企業でも、日々さまざまなミーティングが行われます。商品説明に関する顧客とのミーティングの場合もあれば、プロジェクトに関するチームメンバーとのディスカッションの場合もあります。ミーティングのスケジュール設定は日常業務と言えるでしょう。対面でのミーティングのスケジュールを設定するにあたって、さまざまな要件を確認、把握しなければならなりません。参加者の出欠、会場の利用可否などは必須の確認事項です。また、対面でのミーティングは時間と費用がかかる場合があります。日常業務としてはあまり望ましくはありません。
一方、オンラインミーティングの場合、対面でのミーティングより気軽にスケジュールを設定することができます。開催時間を決め、参加者を招待するだけでミーティングを開催することができます。また、場所の制約を気にする必要もありません。
Zoho CRMでは、オンラインミーティングを開催できるツールであるRingCenral Videoと連携することができます。連携を設定すると、CRMアカウントから直接RingCenral Videoの予定やミーティングを実施することができます。さらに、参加者数を確認したり、ミーティングの録画を参加者に共有したりすることもできます。
拡張機能の設定
RingCentral Video拡張機能は、Zoho CRMのマーケットプレイスから設定することができます。
拡張機能を設定するには
- Zoho CRMアカウントにログインします。
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動して、［RingCentral Video］を検索します。
- ［Activate］（有効にする）をクリックします。
- Use of Personal Details（個人情報の利用）セッション内の個人情報を更新する場合は、［Edit Profile］（プロフィールを編集）をクリックします。
- ポップアップ表示されるConfirm Installation（インストールの確認）画面で、［Install］（インストール）をクリックします。
- RingCentral Video拡張機能の詳細ページで［有効にする］をクリックします。
オンラインミーティングの予約
連携が完了すると、Zoho CRMの予定タブからRingCentral Videoのミーティングを作成することができます。
オンラインミーティングを予約するには
- ［予定］タブに移動します。
- ［+ 予定］をクリックします。
- ［予定の情報］ページで、次の操作を実行します：
- 予定名を入力します。
- ［オンラインミーティングに設定する］のチェックボックスにチェックを入れます。
- 表示されるポップアップ画面で［RingCentral Videoを認証］をクリックして、RingCentral Videoを認証します。他のオンラインミーティングサービスをインストールしている場合は、［オンラインミーティングのサービス］のメニューから［RingCentral Video］を選択し、認証します。
- RingCentralアカウントのメールアドレスとパスワードを入力します。
- ［Sign In］（サインイン）をクリックします。
- Zoho CRMからの権限の申請内容を読み、［Authorize］（認証）をクリックします。
- ［開始］と［終了］の項目に、ミーティングの期間を入力します。
- メニューから予定の［主催者］を選択します。
- ［+ 追加］をクリックして予定の参加者を選択し、［完了］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
メモ
データの詳細ページからオンラインミーティングを開始するためのメニューを利用すると、見込み客や連絡先とのミーティングをすぐに設定することができます。
ミーティングをすぐに開始するには
- ［見込み客］、または［連絡先］タブに移動して、データを選択します。
- ［その他］アイコン→［オンラインミーティングを開始］→［RingCentral Video］の順にクリックします。
- ［予定の情報］を入力して、［ミーティングを開始］をクリックします。
カレンダーから予定を登録するには
- Zoho CRMのカレンダーに移動します。
- 予定の日時を選択して、［新しい予定］をクリックします。
- 上記の手順と同様に、［予定の情報］を入力します。
- ［保存］をクリックします。
参加者の招待
- ［予定］タブに移動して、データを選択します。
- ［参加者］の欄で［追加］をクリックします。
- 参加者を選択します。対象者がCRMアカウントに登録されていない場合、対象者のメールアドレスを入力して参加者として招待することができます。
- ［追加］をクリックします。
- ポップアップ画面で［送信］をクリックします。招待メールが参加者に送信されます。
ミーティングの開始
ミーティングは、データの詳細ページやカレンダーから開始時間の15分前から開始することができます。ミーティングの開始可能時間の5分前から、ミーティングの予定の画面に［ミーティングを開始］ボタンが表示されます。
データの詳細ページからミーティングを開始するには
- ［予定］タブに移動して、データを選択します。
- ［ミーティングを開始］をクリックします。RingCentral Videoアカウントに移動します。
カレンダーからミーティングを開始するには
- ［カレンダー］に移動して、［日付］を選択します。
- 該当の予定を選択して、ポップアップ画面で［ミーティングを開始］をクリックします。
活動のリマインダーのポップアップ画面からミーティングを開始するには
- 活動のリマインダーのポップアップ画面で、［ミーティングを開始］ボタンをクリックします。RingCentral Videoアカウントに移動します。
オンラインミーティングの録画の共有
RingCentralでのオンラインミーティングの録画データがある場合、参加者に共有することができます。
録画を共有するには
- 予定の詳細ページに移動し、［その他］アイコン→［録画の送信］の順にクリックします。
- メニューから、録画を共有する相手を選択します。
- ［送信］をクリックします。
RingCentral Video拡張機能の無効化
RingCentral Video拡張機能を無効にすると、CRMからRingCentral Videoでのオンラインミーティングを直接作成できなくなります。無効にする前に作成された予定のデータは、すべて保持されます。
RingCentral Video拡張機能を無効にするには
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動して、［Installed］（インストール済み）タブを選択します。
- ［RingCentral Video for Zoho CRM］で、［Uninstall］（アンインストール）をクリックします。
- 確認画面で［OK］をクリックします。
- また、RingCentral Videoで［無効にする］をクリックして、拡張機能を無効にすることもできます。
- ポップアップ画面で操作を確定します。
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