RingCentral Video

RingCentral Video

どのような企業でも、日々さまざまなミーティングが行われます。商品説明に関する顧客とのミーティングの場合もあれば、プロジェクトに関するチームメンバーとのディスカッションの場合もあります。ミーティングのスケジュール設定は日常業務と言えるでしょう。対面でのミーティングのスケジュールを設定するにあたって、さまざまな要件を確認、把握しなければならなりません。参加者の出欠、会場の利用可否などは必須の確認事項です。また、対面でのミーティングは時間と費用がかかる場合があります。日常業務としてはあまり望ましくはありません。 
 
一方、オンラインミーティングの場合、対面でのミーティングより気軽にスケジュールを設定することができます。開催時間を決め、参加者を招待するだけでミーティングを開催することができます。また、場所の制約を気にする必要もありません。 
 
Zoho CRMでは、オンラインミーティングを開催できるツールであるRingCenral Videoと連携することができます。連携を設定すると、CRMアカウントから直接RingCenral Videoの予定やミーティングを実施することができます。さらに、参加者数を確認したり、ミーティングの録画を参加者に共有したりすることもできます。

拡張機能の設定

RingCentral Video拡張機能は、Zoho CRMのマーケットプレイスから設定することができます。

拡張機能を設定するには

  1. Zoho CRMアカウントにログインします。
  2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動して、［RingCentral Video］を検索します。
  3. ［Activate］（有効にする）をクリックします。



  4. Use of Personal Details（個人情報の利用）セッション内の個人情報を更新する場合は、［Edit Profile］（プロフィールを編集）をクリックします。
  5. ポップアップ表示されるConfirm Installation（インストールの確認）画面で、［Install］（インストール）をクリックします。



  6. RingCentral Video拡張機能の詳細ページで［有効にする］をクリックします。



オンラインミーティングの予約

連携が完了すると、Zoho CRMの予定タブからRingCentral Videoのミーティングを作成することができます。
 
オンラインミーティングを予約するには
  1. ［予定］タブに移動します。
  2. ［+ 予定］をクリックします。
  3. ［予定の情報］ページで、次の操作を実行します：
    1. 予定名を入力します。
    2. ［オンラインミーティングに設定する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    3. 表示されるポップアップ画面で［RingCentral Videoを認証］をクリックして、RingCentral Videoを認証します。



      他のオンラインミーティングサービスをインストールしている場合は、［オンラインミーティングのサービス］のメニューから［RingCentral Video］を選択し、認証します。



    4. RingCentralアカウントのメールアドレスとパスワードを入力します。
    5. ［Sign In］（サインイン）をクリックします。
    6. Zoho CRMからの権限の申請内容を読み、［Authorize］（認証）をクリックします。
  4. ［開始］と［終了］の項目に、ミーティングの期間を入力します。
  5. メニューから予定の［主催者］を選択します。
  6. ［+ 追加］をクリックして予定の参加者を選択し、［完了］をクリックします。
  7. ［保存］をクリックします。
メモ
データの詳細ページからオンラインミーティングを開始するためのメニューを利用すると、見込み客や連絡先とのミーティングをすぐに設定することができます。

ミーティングをすぐに開始するには

  1. ［見込み客］、または［連絡先］タブに移動して、データを選択します。
  2. ［その他］アイコン→［オンラインミーティングを開始］→［RingCentral Video］の順にクリックします。
  3. ［予定の情報］を入力して、［ミーティングを開始］をクリックします。
カレンダーから予定を登録するには
  1. Zoho CRMのカレンダーに移動します。
  2. 予定の日時を選択して、［新しい予定］をクリックします。


  3. 上記の手順と同様に、［予定の情報］を入力します。
  4. ［保存］をクリックします。

参加者の招待

  1. ［予定］タブに移動して、データを選択します。
  2. ［参加者］の欄で［追加］をクリックします。



  3. 参加者を選択します。
    対象者がCRMアカウントに登録されていない場合、対象者のメールアドレスを入力して参加者として招待することができます。
  4. ［追加］をクリックします。
  5. ポップアップ画面で［送信］をクリックします。
    招待メールが参加者に送信されます。

ミーティングの開始  

ミーティングは、データの詳細ページやカレンダーから開始時間の15分前から開始することができます。ミーティングの開始可能時間の5分前から、ミーティングの予定の画面に［ミーティングを開始］ボタンが表示されます。

データの詳細ページからミーティングを開始するには
  1. ［予定］タブに移動して、データを選択します。
  2. ［ミーティングを開始］をクリックします。
    RingCentral Videoアカウントに移動します。



カレンダーからミーティングを開始するには
  1. ［カレンダー］に移動して、［日付］を選択します。
  2. 該当の予定を選択して、ポップアップ画面で［ミーティングを開始］をクリックします。



活動のリマインダーのポップアップ画面からミーティングを開始するには
  1. 活動のリマインダーのポップアップ画面で、［ミーティングを開始］ボタンをクリックします。
    RingCentral Videoアカウントに移動します。

オンラインミーティングの録画の共有  

RingCentralでのオンラインミーティングの録画データがある場合、参加者に共有することができます。

録画を共有するには
  1. 予定の詳細ページに移動し、［その他］アイコン→［録画の送信］の順にクリックします。


     
  2. メニューから、録画を共有する相手を選択します。
  3. ［送信］をクリックします。


RingCentral Video拡張機能の無効化

RingCentral Video拡張機能を無効にすると、CRMからRingCentral Videoでのオンラインミーティングを直接作成できなくなります。無効にする前に作成された予定のデータは、すべて保持されます。 
RingCentral Video拡張機能を無効にするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動して、［Installed］（インストール済み）タブを選択します。
  2. ［RingCentral Video for Zoho CRM］で、［Uninstall］（アンインストール）をクリックします。



  3. 確認画面で［OK］をクリックします。
  4. また、RingCentral Videoで［無効にする］をクリックして、拡張機能を無効にすることもできます。



  5. ポップアップ画面で操作を確定します。