Formstack Documents

Formstack Documents

Formstack Documentsは、さまざまな種類の文書を動的に作成できるオンライン文書作成ツールです。作成した文書は、外部サービス連携機能を使用してかんたんに送信できます。Formstack Documentsを使用すると、Word文書、Excelシート、入力可能なPDFフォーム、HTMLドキュメントを作成できます。

Zoho CRMのFormstack Documents拡張機能を使用すると、文書内に簡単にZoho CRMの項目を差し込むことができます。必要なデータをワンクリックで文書に自動入力できます。その後、Formstack Documentsと連携している外部サービスを通じて文書を送信できます。

Notes
メモ：Zoho CRMのFormstack Documents拡張機能は、日本（JP）、米国（US）、インド（IN）、オーストラリア（AU）、カナダ（CA）、サウジアラビア（SA）のデータセンターで利用可能です。

拡張機能のインストール

Formstack Documents拡張機能は、Zoho Marketplace、または、Zoho CRMの設定画面からインストールできます。

拡張機能をインストールするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］をクリックします。
  2. ［All Extensions］（すべての拡張機能）をクリックし、［Formstack Documents］を検索してクリックします。拡張機能の詳細が表示されます。
  3. ［Install］（インストール）をクリックします。利用規約に関する同意にチェックを入れ、再度［Install］（インストール）をクリックします。
  4. 確認画面で再度チェックを入れ、［Continue to Install］（インストールを続ける）をクリックします。



  5. 拡張機能のインストール対象として次のいずれかを選択し、［Confirm］（確定）をクリックします。
    • Install for admins only（管理者のみにインストール）
    • Install for all users（すべてのユーザーにインストール）
    • Choose profiles（権限を選択してインストール）
  6. 指定したユーザーに対して、拡張機能が自動的にインストールされます。
  7. インストール後、3つのタブが作成されます（Formstack Documents、 Formstack Mappings、Formstack Settings）。


拡張機能の認証

Zoho CRMでFormstack Documents拡張機能の使用を開始するには、最初に認証する必要があります。
  1. 拡張機能をインストール後、［Formstack Settings］タブをクリックします。
  2. APIキーとAPIシークレットの入力画面が表示されます。
    これらのキーを生成するには、Formstackアカウントにアクセスしてください。
    • ［My Account］（自分のアカウント）→［API］に移動します。
    • APIキーを生成するリンクをクリックします。
    • 表示された入力欄にAPIキー名を入力し、［Create Key］（キーの作成）をクリックします。



    • 作成したキーをZoho CRMアカウントにコピーします。
  3. ［Formstack Settings］ （Formstack設定）ページで、キーをコピーして貼り付け、［Authorize］（認証）をクリックします。
    管理者は、組織の他のメンバーへのアクセスを許可できます。ただし、このアクセス許可設定は、この最初の認証時にのみ有効です。
  4. 管理者がすべてのユーザーに対してアクセス権を設定すると、組織のメンバーは管理者アカウントまたは自分のログイン情報のいずれかを使用して認証できます。



  5. アクセス権が設定されない場合、組織のすべてのメンバーは、自分のログイン情報を使用して認証する必要があります。


Zoho CRMでのドキュメントの作成

拡張機能の認証後、［Formstack Documents］タブをクリックすると、Zoho CRMからFormstack Documentsの機能にアクセスできます。

Formstackでドキュメントを作成するには
  1. ［Formstack Documents］タブでは、既存のドキュメントを選択するか必要に応じて新しいドキュメントを作成できます。詳細はこちら
  2. ［Formstack Mappings］タブに移動し、［New Formstack Mapping］（新しくFormstackを関連付ける）をクリックします。
  3. ［Create Formstack Mapping］（Formstackとの関連付けの作成）ページで、次の手順を実行します。
    • ［Mapping Name］（関連付け名）を入力します。
    • ［Description］（説明）を入力します。
    • 関連付けを実行するタブを一覧から選択します。
    • ［Formstack Resource Type］（Formstackのリソースの種類）に［Document］（ドキュメント）または［Route］（ルート）を選択します。
    • 一覧から、［Formstack Resource］（Formstackのリソース）を選択します。


    • テンプレートの項目をZoho CRMの項目に関連付けます。
  4. ［Save］（保存）をクリックします。
  5. Formstackのデータを作成したタブで、対象のデータをクリックします。
  6. Formstackをクリックします。
  7. 該当のタブのデータに関するFormstackドキュメントの一覧が表示されます。そこから必要なドキュメントを選択できます。
  8. ドキュメントは、Formstack Deliveryのページで選択した送信設定に基づいて、自動的に送信されます。 
メモ：カスタムタブでFormstack Documentsと連携するには、こちらをクリックして記載されている手順に従ってください。

拡張機能のアンインストール

拡張機能をアンインストールするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
  2. Formstack Documents拡張機能の欄で［Uninstall］（アンインストール）をクリックします。
  3. ［OK］をクリックして確定します。
    拡張機能がアンインストールされます。