Kanban Board for Zoho CRM拡張機能

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能

Zoho CRM内のデータが増えても、Kanban Board for Zoho CRM拡張機能を利用することで、必要なデータをかんばん(カード)形式で見やすく整理できます。データの管理や確認をしやすくすることが可能です。たとえば、商談用のボードを作成し、ステージごとに列を分けてデータを表示できます。これにより、全体の進捗とともに、各ステージの商談の概要を簡単に確認できます。

かんばんボードでは、基準となる項目(選択リスト)にもとづいて、データをグループ化して列ごとに表示します。ボードは、複数作成することもできます。さらに、外部サービスの拡張機能を使用している場合でも、それぞれの外部サービスのデータが保存されているタブを対象にして作成することも可能です(例:Zendesk、SurveyMonkey)。

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のインストール

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。インストール時に、組織内で拡張機能の利用を許可するユーザーを設定できます。利用を許可されたユーザーの画面には、[Kanban Board]タブが表示されます。

拡張機能をインストールするには
  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、[マーケットプレイス]の欄にある[すべて]をクリックします。
  2. [すべての拡張機能]の検索欄を使用して[Kanban Board for Zoho CRM]を見つけて、クリックします。
    Kanban Board拡張機能の詳細情報が表示されます。
  3. [インストールする]をクリックします。
  4. サービス規約に同意するためのチェックボックスを選択し、[インストールする]をクリックします。
  5. 利用条件に同意して、[Continue to Install](インストールを続ける)をクリックします。

  6. インストール対象として次のいずれかを選択して[Confirm](確定する)をクリックします。
    1. [Install for admins only](管理者のみにインストール):管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. [Install for all users](すべてのユーザーにインストール):すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
    3. [Choose profiles](選択した権限):選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。こちらを選択した場合は[Continue](続ける)をクリックし、権限を選択して[Confirm](確定する)をクリックします。

かんばんボードの作成

かんばんボードを作成するには、対象のタブ、およびグループ化の基準にする選択リスト項目を選択します。たとえば、見込み客をフォローアップ状況別に表示するかんばんボードを作成する場合、対象のタブとして[見込み客]、グループ化の基準にする項目として[見込み客ステータス]を選択します。なお、ボードに表示する情報は、必要に応じてカスタマイズできます。

かんばんボードでは、次の操作を実行できます。
  1. データの追加:かんばんボードの対象タブに、新しいデータを追加できます。
  2. データの列の移動:ドラッグ&ドロップでデータを別の列に移動することで、データの項目値を更新できます(グループ化の基準として指定した選択リスト項目の値が、移動先の列に応じて更新されます)。

  3. データの削除:[x](削除)アイコンをクリックすると、データを削除できます。
  4. データの詳細表示:いずれかのデータのかんばん(カード)をクリックすると、データの詳細ページを表示できます。
新しいかんばんボードを作成するには
  1. [Kanban Board]タブをクリックします。
  2. 画面の左上にあるドロップダウンから[Create Kanban Board](かんばんボードを作成する)を選択し、クリックします。


  3. 表示された画面で、次の手順を実行します。
    1. [Board Name](かんばんボード名)を入力します。
    2. [Module](タブ)のドロップダウンから、対象のタブを選択します。
      カスタムタブを選択することも可能です。
    3. [Group By](グループ化)のドロップダウンから、グループ化の基準とする選択リスト項目を選択します。
      タブ内の任意の選択リスト項目を選択できます。ボード上には、選択した項目の値ごとに列が表示され、それぞれの値が各列の見出しとして表示されます。

    4. [Edit Card Color Settings](色の設定を編集する)をクリックすると、列ごとに色を指定できます。色を選択しない場合、初期設定の色が適用されます。

    5. 作成したかんばんボードをすべてのユーザーに表示する場合は、該当の設定のチェックボックスを選択します。
    6. [Filter By](データの抽出基準)設定で、[Records](データ)または[List Views](データの一覧)を選択します。[Records](データ)を選択した場合は、すべてのデータを対象にするか、自分のデータのみを対象にするかを選択できます。また、[List Views](データの一覧)を選択した場合は、対象とするデータが抽出されているデータ一覧名を選択します。
    7. [商談]タブまたは[タスク]タブを対象とするかんばんボードの場合、[Sort By](データの並べ替えの基準)をクリックすると、並べ替えの設定を変更できます。
    8. [Card Title](カードの件名)、[Card Name](カード名)、[Card Tags](カードに設定するタグ名)を選択します。こちらで設定した内容は、かんばんボード内のカード(データの概要)に表示されます。
    9. [保存する]をクリックします。
メモ:旧バージョンのKanban Board(かんばんボード)拡張機能を利用している場合、拡張機能を最新バージョンにアップデートすると、すべてのかんばんボードの列に初期設定の色が適用されます。色の設定を変更したい場合は、[Edit Card Color Settings](色の設定を編集する)をクリックします。

かんばんボードの編集/削除

かんばんボードの一覧から、いずれかを選択して表示または編集できます。

かんばんボードを編集/削除するには
  1. [Kanban Board]タブをクリックします。
  2. ドロップダウンから、対象のかんばんボードを選択します。

  3. 表示された画面で必要な変更を行い、[Save](保存する)をクリックします。
  4. 削除するには、[Delete](削除する)をクリックします。

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のアンインストール

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能は、不要になった場合、いつでもアンインストールして無効にできます。ただし、無効にすると、[Kanban Board]タブとともに、作成したすべてのかんばんボードが削除されますのでご注意ください。

拡張機能をアンインストールするには
  1. 設定アイコン→[マーケットプレイス][すべて]の順に移動します。
    [すべての拡張機能]タブの画面が表示されます。
    [インストール済み]タブをクリックします。
  2. [Kanban Board]拡張機能の設定欄に移動し、[Uninstall](アンインストールする)をクリックします。
  3. [Ok]をクリックして、確定します。

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