概要

FUJIFILM IWpro Document拡張機能を利用するメリット

1. 業務の効率化：Zoho CRMで取引先や商談のデータが作成されるたびに、IWproでフォルダーを手動で作成する手間を省くことができます。
   
2. 文書ファイルの管理：Zoho CRM内の取引先や商談のデータは、IWproのフォルダーに自動で同期されます。チームメンバーは、フォルダーから対象のファイルにすばやくアクセスできます。
   
3. Zoho CRM内での操作：Zoho CRMの操作画面内からIWproのすべての文書ファイルを表示できます。アプリの画面を切り替える必要はありません。
   
4. データの同期：取引先／商談のデータをIWproのフォルダーに自動で同期できます。
   
5. セキュリティ設定：OAuth認証を設定し、認証情報やデータを保護できます。
   

用語の説明

1. CRM：Zoho CRMです。
   
2. IWpro：FUJIFILMが提供する文書管理システムのIWproです。
   
3. オフィス：IWproの最上位の組織です。
   
4. キャビネット：テンプレートやフォルダーを含む、オフィス内の最上位の単位です。
   
5. ドロワー：IWproの最上位のコンテナです。フォルダーを管理するのに使用されます。
   
6. 属性テンプレート：IWproの標準のメタデータの構造です。フォルダーや文書ファイルに適用する属性を設定できます。
   
7. 属性の識別情報：IWproの属性のシステム名です。Zoho CRMの項目のAPI名と一致する必要があります。

主な機能

1. フォルダーの自動作成
   
1. Zoho CRMで取引先を作成すると、IWproで該当の取引先に関する親フォルダーが自動で作成されます。
   
2. Zoho CRMで商談を作成すると、IWproで関連する取引先のフォルダー内に該当の商談のサブフォルダーが自動で作成されます。
   
2. リアルタイムでの文書ファイルへのアクセス
   
1. Zoho CRMの操作画面内からIWproの文書ファイルを直接表示できます。
   
3. 属性の関連付け
   
1. Zoho CRMの商談の項目の値が、IWproのフォルダーの属性として自動で同期されます。
   
4. 安全なOAuth連携
   
1. トークンに基づく認証方式により、データを安全に管理できます。
   

この連携機能では、Zoho CRMからFUJIFILM IWproへの一方向同期にのみ対応しています。IWproで行われた変更内容は、Zoho CRMには同期されません。

要件

1. 有効なFUJIFILM IWproアカウント：有効な認証情報（ユーザー名とパスワード）が必要です。
   
2. 属性テンプレート：FUJIFILM IWproで属性テンプレートを事前に作成し、使用するキャビネットに関連付ける必要があります。詳細については、こちらをご参照ください。
   
3. 属性の設定：
   
1. FUJIFILM IWproで独自の属性を作成する必要があります。
   
2. FUJIFILM IWproの属性の識別情報は、対象となるZoho CRMの項目の表示ラベルではなく、項目のAPI名と一致する必要があります。
   
3. 使用するテンプレートに独自の属性を関連付ける必要があります。

項目のAPI名の確認方法

Zoho CRMで、［設定］→［開発者向け情報］→［APIとSDK］の順に移動して、対象の項目に移動します。対象の項目の欄に、API名がシステムの識別情報として表示されます。

インストールと設定

拡張機能のインストール

1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
   
2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
   
3. 検索欄で、FUJIFILM IWpro Document拡張機能と入力します。
   
4. 検索結果から拡張機能を選択します。
   
5. ［インストールする］をクリックします。Zoho Marketplaceとアプリ提供者のサービス規約を確認し、内容に同意して、［インストールする］をクリックします。
   
6. ［確定する］をクリックして、インストールを完了します。

Zoho CRMとFUJIFILM IWproの連携

1. 設定画面からFUJIFILM IWpro Document拡張機能を開きます。
   
2. 接続ボタンをクリックします。
   
3. FUJIFILM IWproのログイン画面がポップアップ表示されます。
   
4. FUJIFILM IWproのユーザー名とパスワードを入力します。
   
5. ［サインインする］をクリックします。
   

1. 認証画面が自動で閉じます。
   
2. Zoho CRMの拡張機能の設定画面が表示されます。

ベースフォルダーのパスの設定

1. FUJIFILM IWpro（https://fbiwpro.fujifilm.com/）アカウントにログインします。 
   
2. ベースフォルダーとして使用するドロワーまたはフォルダーに移動します。
   
3. 操作の列で［⋮］をクリックします。
   
4. 基本情報の表示メニューを選択し、URLをコピーします。
   
5. Zoho CRMのベースフォルダーのパスの項目に、コピーしたURLを貼り付けます。
   
6. 送信ボタンをクリックします。

送信ボタンの隣のヘルプアイコンをクリックすると、FUJIFILM IWproでのベースフォルダーのURLへのアクセス方法を確認できます。

ベースフォルダーのパスの保存後

1. 入力項目が表示専用モードに変更されます（グレー表示されます）。
   
2. 必要に応じて、編集ボタンを操作して内容を変更できます。
   
3. 属性テンプレートのドロップダウンが下部に自動で読み込まれます。

属性テンプレートの選択

1. ベースフォルダーのパスの設定後、属性テンプレートのドロップダウンが自動で表示されます。
   
2. ドロップダウンをクリックすると、テンプレートの一覧が表示されます。
   
3. 使用する属性を含むテンプレートを選択します。

1. キャビネットには、複数のテンプレートが含まれています。
   
2. テンプレートには、複数の属性が含まれています。

Zoho CRMの商談の項目の関連付け

1. ［商談］タブの項目の一覧を確認します。
   
2. 関連付ける項目のチェックボックスにチェックを入れます。選択できる項目の件数の上限は、50件です。
3. ［保存する］をクリックして、設定を完了します。
   

1. 名前の一致：FUJIFILM IWproの属性の識別情報は、Zoho CRMのAPI名と一致する必要があります。アルファベットの大文字小文字は区別されますのでご注意ください。
   
2. テンプレートの関連付け：関連するすべての属性を、FUJIFILM IWproで選択したテンプレートに関連付ける必要があります。
   
3. データの種類の一致：FUJIFILM IWproとZoho CRMのデータの種類が同じである必要があります。データの種類については、以下の表をご参照ください。
   

1. 項目の不一致
   
1. 選択したZoho CRMの商談の項目が、FUJIFILM IWproで作成されていない／関連付けられていない場合、エラーメッセージが表示されます。
   
2. データの種類の不一致
   
1. 選択したZoho CRMの商談の項目がFUJIFILM IWproで作成されているが、データの種類が一致品場合、エラーメッセージが表示されます。データの種類については、以下の表をご参照ください。
   

データの種類の関連付け

注1：長整数の項目において、FUJIFILMでの桁数の上限は15桁です。Zoho CRMの長整数の値が15桁を超える場合、最初の15桁のデータのみがFUJIFILMに同期されます。長整数の値の切り捨てを防ぐには、長整数の値の桁数を15桁以下にしてください。

注2：Zoho CRMの日付の項目は、FUJIFILM IWproで日時の値（UTC）として保存されます。表示される日付の値は、ユーザーのブラウザーのタイムゾーンに応じて自動で調整されます。

1. 選択したフォルダー（キャビネット）にテンプレートIDが関連付けられていない
   
1. 解決方法：IWproで、ベースフォルダーを含むキャビネットにテンプレートが関連付けられていることを確認してください。
2. 属性の識別情報がFUJIFILM IWproにない
   
1. 解決方法：IWproのテンプレートに属性があり、属性の名前がZoho CRMの項目のAPI名と一致していることを確認してください。アルファベットの大文字小文字は区別されますのでご注意ください。
3. 指定したテンプレートに属性が関連付けられていない
   
1. 解決方法：IWproで、指定したテンプレートに該当の属性を追加してください。
4. FUJIFILM IWproのデータの種類が、Zoho CRMの項目の種類と一致していない
   
1. 解決方法：上記のデータの種類の関連付けの表を参考に、Zoho CRMの項目の種類またはIWproの属性の種類を更新してください。

フォルダーの自動作成の仕組み

取引先のフォルダーの作成

1. ベースフォルダーの経路において、FUJIFILM IWproでフォルダーが作成されます
   
2. 取引先の名前を元にフォルダー名が設定されます
   
3. 取引先のデータのカスタム項目に、FUJIFILMのフォルダーIDが保存されます
   

注1：標準のテンプレートに［名前］の項目があることを確認してください。項目がない場合、取引先／商談のフォルダーは作成されません。

注2：インストール中、［取引先］と［商談］の両方のタブにおいて、拡張機能を通じて［FUJIFILM Folder ID］（FUJIFILMフォルダーID）というカスタム項目が自動で作成されます。手動で項目を作成する必要はありません。

商談のサブフォルダーの作成

1. 関連付けられている取引先のフォルダーにサブフォルダーが作成されます。取引先のフォルダーがない場合は、フォルダーが最初に作成されます
   
2. 商談の名前を元にフォルダー名が設定されます
   
3. 属性としてフォルダーに関連付けられているZoho CRMの項目の値が同期されます
   
4. 商談のデータのカスタム項目に、FUJIFILMのフォルダーIDが保存されます

関連付けられている商談の項目がZoho CRMで編集されると、拡張機能を通じてFUJIFILM IWproの商談のフォルダーで関連する属性の値が更新されます。

Zoho CRMでのFUJIFILMの文書ファイルの表示

1. Zoho CRMで取引先または商談のデータを開きます
   
2. 関連リストに移動します
   
3. FUJIFILM IWproの文書ファイルのセクションに移動します

1. ファイル名をクリックすると、FUJIFILM IWproで文書ファイルを直接開くことができます（新しいタブが表示されます）
   
2. フォルダー名をクリックすると、FUJIFILM IWproの該当のフォルダーの画面に移動します

1. 表示メッセージ：FUJIFILMでフォルダーが作成されていません
   
2. 対応：Zoho CRMで取引先または商談のデータを作成すると、フォルダーが自動で作成されます

1. 表示メッセージ：フォルダーまたはファイルがアップロードされていません
   
2. 対応：FUJIFILM IWproでフォルダーに文書ファイルをアップロードすると、こちらに表示されます
   

Zoho CRMからFUJIFILM IWproへの移動

1. 取引先／商談のデータの詳細ページで、IWproへの移動ボタンをクリックします。
   
2. 対象のFUJIFILM IWproのフォルダーが、新しいブラウザータブで開きます。
   
3. FUJIFILM IWproの該当の取引先／商談のフォルダーに移動します。

IWproへの移動ボタンは、FUJIFILM IWproで取引先／商談のフォルダーがすでに作成されている場合にのみ機能します。フォルダーが作成されていない場合は、はじめにフォルダーを作成してください。

FUJIFILM IWproへの既存のデータの同期

1. 取引先のデータの詳細ページで、IWproのフォルダーの同期ボタンをクリックします。
   
2. FUJIFILM IWproに取引先のフォルダーがない場合、設定されている親フォルダー内に新しいフォルダーが自動で作成されます。
   
3. 取引先のフォルダーがすでにある場合、フォルダーは作成されません。

1. 商談のデータの詳細ページで、IWproのフォルダーの同期ボタンをクリックします。
   
2. FUJIFILM IWproに商談のフォルダーがない場合、該当の取引先のフォルダーに新しい商談のサブフォルダーが自動で作成されます。その後、設定内容に応じて、関連付けられている項目の値がIWproに同期されます。
   
3. FUJIFILM IWproに商談のフォルダーがすでにある場合、フォルダーは作成されません。項目の関連付けの更新が行われ、Zoho CRMの最新のデータがFUJIFILM IWproに同期されます。

FUJIFILM IWproの連携の取り消し

1. FUJIFILM IWproの文書ファイルのセクションで、連携の取り消しボタンをクリックします。
   
2. 表示される確認画面で操作を確定し、認証を取り消します。

1. FUJIFILM IWproとの連携が解除されます。
   
2. 拡張機能をもう一度使用する場合は、再認証する必要があります。

連携の取り消し後の注意事項

Zoho CRMで新しい連絡先／商談のデータを作成しても、FUJIFILM IWproでフォルダーが作成されなくなります。

Zoho CRMのデータの詳細ページにFUJIFILM IWproの文書ファイルの関連リストが表示されなくなります。

FUJIFILM IWproの文書ファイルに関するボタンや処理は動作しなくなります。

これらの機能をもう一度使用する場合は、拡張機能を再認証する必要があります。

トラブルシューティングとよくある質問

1. Zoho CRMで取引先の名前が更新されると、FUJIFILM IWproの該当のフォルダーの名前が自動で変更されます。
   
2. フォルダー名の変更は、Zoho CRMとFUJIFILM IWpro間でデータの同期を行うために行われます。

1. Zoho CRMで取引先／商談のデータが削除されても、FUJIFILM IWproの該当のフォルダーは自動で削除されません。
   
2. フォルダーはFUJIFILM IWproに保持されます。不要な場合は、FUJIFILM IWproから手動で削除する必要があります。

1. Zoho CRMで商談が別の取引先に割り当てられた場合、FUJIFILM IWproの既存の商談のフォルダーは元の取引先のフォルダー内に保持されます。
   
2. 商談のフォルダーは、システムを通じて新しい取引先のフォルダーに自動で移動されません。必要に応じて、FUJIFILM IWproでフォルダーを手動で整理できます。

1. この拡張機能を通じてZoho CRMの組織と連携できるFUJIFILM IWproのアカウントの上限は、1件です。
   
2. 組織のユーザーは、同じ設定のFUJIFILM IWpro拡張機能を使用する必要があります。

1. Zoho CRMでは、重複する取引先名を登録できます。拡張機能でも同様です。
   
2. Zoho CRMで重複する取引先名が登録されると、FUJIFILM IWproでも同じ名前のフォルダーが個別に作成されます。

1. 拡張機能をインストールした後、既存の取引先／商談のデータに関するフォルダーは自動では作成されません。
   
2. 既存のデータのフォルダーを作成するには、取引先／商談の詳細ページでIWproのフォルダーの同期ボタンを操作します。

アンインストール

1. Zoho CRMで、［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済み］の順に移動します。
   
2. FUJIFILM IWpro Document拡張機能のセクションに移動します。
   
3. ［アンインストールする］をクリックします。
   
4. 表示される確認画面で［OK］をクリックします。

1. FUJIFILM IWpro内のフォルダーと文書ファイルは削除されません。これらのデータは、FUJIFILM IWpro内で保持されます。
   
2. 拡張機能をアンインストールすると、Zoho CRMとFUJIFILM IWpro間の連携が解除されます。再インストールする場合、以前の連携の設定は自動で復元されません。
   
3. 再インストールする場合、ベースフォルダーのパス、テンプレート、項目の関連付けなどの設定をもう一度行う必要があります。