Google ドライブ(Google Drive)拡張機能

Google ドライブ(Google Drive)拡張機能

Google ドライブ(Google Drive)は、ファイルの保存や共有が可能なストレージサービスです。Google ドライブ拡張機能を利用すると、Zoho CRMで顧客データに関連付けられているファイルを、Google ドライブを使用して同期、共有、利用、管理できます。また、連携によって関連付けられたアカウント内に、拡張機能用のフォルダーが作成されます。その中に、Zoho CRMから同期されたデータごとにフォルダーが作成され、関連するファイルが保存されます。
メモ:
  1. Google ドライブ拡張機能をインストールできるのは、管理者のみです。
  2. Google ドライブ拡張機能を利用できるのは、有効なGoogle ドライブのアカウント(有料プラン、試用版)を持つユーザーのみです。

Google ドライブ拡張機能のインストール

Google ドライブ拡張機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。

Google ドライブ拡張機能をインストールするには
  1. [設定][マーケットプレイス][すべて]の順に移動します。[すべての拡張機能]タブに、利用可能な拡張機能が表示されます。
  2. [Google Drive]を見つけて、クリックします。
  3. [インストールする]をクリックします。
  4. 規約に同意して[Continue to Install](インストールを続ける)をクリックし、進みます。
  5. 以下の画面で、規約に同意し、[Continue to Install](インストールを続ける)をクリックします。

  6. 次のいずれかを選択し、[Confirm](確定する)をクリックします。
    1. [Install for admins only](管理者のみ):管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. [Install for all users](すべてのユーザー):すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
    3. [Choose profiles](選択した権限):選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。インストール後、Google ドライブアカウントの認証情報を使用してアカウントを認証する必要があります。

  7. [Authorize](認証する)をクリックします。
    この手順をスキップした場合でも、あとで
    [設定][マーケットプレイス][すべて][インストール済み][Google Drive]から設定できます。[Google Drive]拡張機能を見つけて、[Configure](設定する)をクリックします。

  8. 表示された画面で、Google ドライブのアカウントの認証情報を入力し、ログインします。
  9. Zoho CRMによるGoogle ドライブへのアクセスとデータの利用を許可します。これにより、Zoho CRMの画面でGoogle ドライブにファイルをアップロードして共有できるようになります。アカウントの認証が完了すると、拡張機能を利用できるようになります。
  10. [Extension Settings](拡張機能の設定)欄で、右上にあるアイコンをクリックします。
  11. 表示された画面で、[Google Drive Value](Google ドライブ内で拡張機能用のフォルダーを作成する場所を表す値) と[Google Root Folder ID](Google ドライブ内で拡張機能用のフォルダーを作成する親フォルダーのID)を入力します。

    1. [Google Drive Value]では、拡張機能用のフォルダーの作成場所を指定します。こちらで指定した値に応じて、Google ドライブで[共有ドライブ]または[マイドライブ]内にフォルダーが作成されます。[マイドライブ]内に作成する場合、「0」を入力します。[共有ドライブ]内に作成する場合、「1」を入力します。
    2. [Google Root Folder ID]には、対象のフォルダーのIDを指定します。フォルダーIDは、フォルダーを表示した際のページのURLで確認できます。

Zoho CRMからGoogle ドライブへのファイルの追加

Google ドライブ拡張機能を使用すると、Zoho CRMアカウントから直接、Google ドライブ内のファイルの表示、Google ドライブでのファイルの作成/共有/アップロードが可能になります。Zoho CRMで連絡先や見込み客を作成するたびに、該当のデータ専用のフォルダーが、拡張機能用のフォルダー内に自動的に作成されます。該当のフォルダーにファイルをアップロードすると、アップロードしたファイルはZoho CRM内の該当のデータの[Google Drive]関連リストに一覧で表示されます。

Zoho CRMからGoogle ドライブにファイルを追加するには
  1. 対象のタブを選択します([見込み客][取引先][連絡先][問い合わせ][商談]のいずれかのタブ)。
  2. ファイルを追加する元のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、右上にあるメニューから[Add File to Google Drive](Google ドライブにファイルを追加する)を選択します。

  4. 表示された画面で、[Add File](ファイルを追加する)をクリックし、対象のファイルを選択します。
    該当のファイルが、Google ドライブの拡張機能用のフォルダー内にある、該当データの専用フォルダー内に追加されます。


メモ:

  1. [連絡先]データにファイルを追加すると、連絡先に取引先名が関連付けられている場合は、「(連絡先名先)(取引先名)」という形式の名前のフォルダーが作成されます。一方、連絡先に取引先名が関連付けられていない場合、「(連絡先名)」という形式の名前のフォルダーが作成されます。

  2. [商談]データにファイルを追加すると、「(商談名)(取引先名)」という形式の名前のフォルダーが作成されます。

  3. Zoho CRM内の重複しているデータからファイルを追加しようとすると、警告メッセージが表示されます。[OK]をクリックすると、Google ドライブで同じ名前のフォルダーが作成されます。

Zoho CRMでのファイルの表示

Zoho CRMとGoogle ドライブの両方のデータに関連付けられているファイルは、Zoho CRMの各データの[Google Drive Files](Google ドライブのファイル)の関連リストに表示されます。Zoho CRMでファイルをクリックすると、Google ドライブ内のファイルが表示されます。

Zoho CRM内のデータに関連付けられているファイルを表示するには
  1. 対象のタブを選択します([見込み客][取引先][連絡先][問い合わせ][商談]のいずれかのタブ)。
  2. 対象のデータをクリックして、データの詳細ページの[Google Drive Files](Google ドライブのファイル)関連リストに移動します。
    該当のデータに関してGoogle ドライブにアップロードされたファイルの一覧が表示されます。

  3. 対象のファイルをクリックします。Google ドライブの画面が表示され、ファイルが開きます。

Google ドライブ拡張機能のアンインストール

Google ドライブ拡張機能をアンインストールするには
  1. [設定][マーケットプレイス][すべて]の順に移動します。[インストール済み]タブをクリックすると、インストール済みのすべての拡張機能が表示されます。
  2. [Google Drive]を見つけて、[Uninstall](アンインターネットする)リンクをクリックします。
  3. 確認画面で[Ok] をクリックして、拡張機能をアンインストールします。
    拡張機能がアンインストールされ、Google ドライブ拡張機能に関連するすべてのデータが削除されます。

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