IBM Notes拡張機能

IBM Notes拡張機能

IBM Notes拡張機能は、Zoho CRMと連絡先、タスク、予定を同期するのに役立ちます。IBM NotesからZoho CRM、またはその逆など、一方向か双方向の同期を選択できます。同期プロセスをスムーズに実行するには、Dominoアクセスサービスを有効にする必要があります。 

IBM Notes拡張機能のインストールと認証

最初の手順では、拡張機能をインストールし、IBM Notesのログイン認証情報で認証します。完了したら、Zoho CRMとIBM Notesの間でデータを同期できます。IBM Notes拡張機能は、 Zoho Marketplace でインストールするか、Zoho CRMアカウントにログインしてインストールできます。

IBM Notes拡張機能をインストールするには

  1. ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［すべて］ をクリックします。
    現在インストールされている拡張機能のリストが表示されます。 ［All Extensions］ （すべての拡張機能）で、Zoho CRMでサポートされているすべての拡張機能を表示できます。 
  2. ［All Extensions］ をクリックします。
  3. ［IBM Notes］ 拡張機能を見つけてクリックします。
    拡張機能の詳細が表示されます。
  4. ［Install Now］（今すぐインストール）をクリックします。
  5. 次の画面のサービス利用規約に同意します。
  6. ［Continue to Install］ （インストールを続ける）をクリックします。
    インストールが正常に完了すると、Zoho CRMアカウントに［IBM Notes Sync］（IBM Notes同期）タブが作成されます。 



  7. ［IBM Notes Sync］ タブをクリックします。
    認証ページが開きます。 
  8. ［Server Name］（サーバー名）、［User Name］（ユーザー名）、［Password］（パスワード）を入力して、 ［Submit］（送信）をクリックします。

Dominoアクセスサービス（DAS）の有効化 

Dominoアクセスサービスは、初期設定では無効になっています。 サーバー、データベース、IBM Notesのビューにアクセスするには、管理者がDominoアクセスサービスを有効にする必要があります。 

サーバーでDASを有効にするには

  1. IBM Notesサーバーの ［Configuration］ （設定）で、 ［Current Server Document］ （現在のサーバードキュメント）オプションを選択します。
  2. ［Internet Protocols］（インターネットプロトコル）タブで、［Domino Web Engine］（Domino Webエンジン）をクリックします。
  3. ［Domino Access Services］ で、有効なサービスの ［Data］ （日付）と ［Calendar］ （カレンダー）を選択します。
  4. ドキュメントを 保存 します。


データベースでDASを有効にするには

［Domino Designer］で、アクセス可能なデータベース（例：カレンダー、連絡先、タスク）ごとに、以下の手順を繰り返します： 

  1. データベースのプロパティを開きます。
  2. ［Advanced］（高度な設定）タブ をクリックします。
  3. ［Views only］（表示のみ）を選択してアクセスを制限するか、 ［Views and documents］（表示と編集） を選択して完全にアクセスできるようにします。



ビューでDASを有効にするには

［Domino Designer］で、アクセス可能なビュー（例：カレンダー、連絡先、タスク）ごとに、以下の手順を繰り返します：

  1. ビュー（連絡先、カレンダー、タスク）を選択し、ビューのプロパティを選択します。
  2. ［Advanced］ （高度な設定）タブをクリックします。
  3. ［Allow Domino Data Service operations］（Dominoデータサービス操作を許可する） にチェックを入れます。


メモ       
  • サーバーでのDominoアクセスサービスの有効化： こちらをクリック
  • データベースでのDominoアクセスサービスの有効化： こちらをクリック  
  • スクリプトの添付ファイルを使用した、64ビットサーバーでのDominoアクセスサービスの有効化（ページ下部までスクロールします）：
    • ［Notes］ フォルダー（Notesクライアントがインストールされているフォルダー）内のスクリプトをコピーし、サーバーIDでログインして、スクリプトを実行します。
    • ファイルを実行すると、サーバー名を入力するよう求められます。
    • また、すべてのデータベースを配置するフォルダー名の入力を求められます。通常は、このフォルダー名は［mail］ です。
    • オプションとして 「2」を入力します。

データの同期

データを同期するには

  1. ［Start Sync］（同期の開始）をクリックして、データの同期を開始します。



  2. ［Sync Settings］ （同期の設定）ポップアップで、次の手順を実行します：
    1.   ［Sync Contacts］ （連絡先の同期）で ［Yes］または［No］ を選択します。 
    2. ［Sync Tasks］ （タスクの同期）で  ［Yes］または［No］ を選択します。 
    3. ［Sync Events］ （予定の同期）で  ［Yes］または［No］ を選択し、 同期対象の予定として［All Events］（すべての予定）、［From Today］（今日以降）、［From Last one Month］（前月以降）から選択します。  



    4. ［Sync Type］ （同期の種類）を、［One Way］（一方向） または ［Two Way］（双方向） から選択します。
    5. 同期中にデータの不整合が発生した場合の処理として、ドロップダウンからいずれかのオプションを選択します： 
      1. CRM always wins （常にZoho CRMを保持）：矛盾が発生した場合、Zoho CRMのデータが保持されます。  
      2. IBM Notes always wins （常にIBM Notesを保持）：矛盾が発生した場合、IBM Notesのデータが保持されます。 
    6. ［Save］ （保存）をクリックします。
      同期が完了すると、同期の詳細がダッシュボードに表示されます。

       
メモ 
IBM Notes内で非公開のデータは、Zoho CRMには 同期されません 、逆方向のデータ同期でも同様です。 

予定の予約

［Schedule Meeting］（ミーティングの予約）オプションを使用して、チームの会議を予約できます。

予定を予約するには

  1. ［IBM Notes Sync］ （IBM Notes同期）画面で、［Schedule Meetings］ （ミーティングの予約）タブを選択します。
  2. ミーティングの ［Subject］（件名）を入力します。
  3. ［Attendees］ （参加者）に参加者のリストを追加します。
  4. ［Location］（場所）を入力ます。
  5. ［Start］（開始）と ［End］（終了） の時刻を指定します。
  6. 必要に応じて、  ［Reminder］（通知） を設定します。
  7. ［Schedule］ （予約）をクリックして、ミーティングを予約します。

設定の変更

連携時の同期の設定、パスワードの変更、ユーザーの管理は、 ［Sync Settings］（同期の設定）、［Change Password］（パスワードの変更）、［Manage Users］ （ユーザーの管理）のオプションを使用して実行できます。［IBM Notes Sync］ページの右上隅にある設定アイコンをクリックします。ドロップダウンリストからオプションを選択すると、設定を変更できます。



同期設定を変更するには

  1. ［IBM Notes Sync］画面の右上隅にある設定アイコンをクリックします。
  2. 同期の設定を変更するには、 ［Sync Settings］ （同期の設定）を選択します。



パスワードを変更するには

Zoho CRMと同期した後にIBM Notesアカウントのパスワードが変更された場合は、Zoho CRMでパスワードを更新することで同期の問題を回避できます。

  1. ドロップダウンリストから ［Change Password］ （パスワードの変更）オプションを選択します。
  2. パスワードを更新するには、 ［Email Id］（メールアドレス） と 新しい［Password］（パスワード） を入力します。



ユーザーを管理するには

拡張機能の購入に使用したユーザーアカウントは管理者として追加されます。管理者は、同期アカウントにユーザーを追加する権限があります。

  1. ［Manage Users］ （ユーザーの管理）オプションを選択します。



  2. 一覧からユーザーを追加します。追加できるユーザー数は、ユーザーライセンス数によって異なります。
  3. 同期アカウントに追加されたユーザーは、削除ボタンをクリックすることで削除できます。
    同期されたユーザーアカウントは、ユーザーリストからは削除できません。



IBM Notes拡張機能のアンインストール

アンインストールすると、すべてのデータが削除され、復元できなくなりますのでご注意ください。

拡張機能をアンインストールするには

  1. ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［すべて］ に移動します。
    インストールされているすべての拡張機能が表示されます。
  2. ［IBM Notes］を見つけて、 ［Uninstall］ （アンインストール）リンクをクリックします。
  3. ［OK］ をクリックして確定します。
    拡張機能がアンインストールされ、IBM Notesに関連するすべてのデータが削除されます。