Microsoft Exchange拡張機能 - 管理者ガイド

Microsoft Exchange拡張機能 - 管理者ガイド

Microsoft Exchangeとは、Microsoftが提供するメールサービスです。メールサービスに加えて、予定や連絡先などのデータを管理することもできます。また、専用のストレージ容量やセキュリティに関する設定も行うことが可能です。Zoho CRMでは、拡張機能を通じてMicrosoft Exchangeと連携することができます。Microsoft ExchangeとZoho CRM間でデータをリアルタイムで同期し、Zoho CRM内からMicrosoft Exchangeのデータを確認することが可能です。

利用条件 

必要な権限:管理者
利用可能なプラン:Zoho CRMのエンタープライズプラン以上のプラン
メモ:Microsoftでは、Microsoft 365/Exchange Onlineユーザーを対象に認証方式が基本認証(Basic認証)からOAuth認証に変更されました。それに伴い、拡張機能の認証方式も変更されました。 

拡張機能のインストール

Microsoft Exchange拡張機能は、Zoho Marketplace、またはZoho CRMアカウントからインストールできます。

拡張機能をインストールするには
  1. [設定]→[マーケットプレイス]→[すべて]の順に移動します。
  2. [すべての拡張機能]の画面で、[Microsoft Exchange for Zoho CRM]を検索します。
  3. [購入する]をクリックします。
    支払いページに移動します。こちらから支払いを行います。支払いの完了後、設定画面が開きます。

  4. [インストールする]をクリックします。
  5. サービス規約に同意し、次の手順に進みます。

  6. [Choose Users/Profiles](ユーザー/権限の選択)の画面で、次のいずれかを選択します。
      • Install for admins only(管理者のみにインストールする):拡張機能は、管理者権限を持つユーザーのみに対してインストールされます。
      • Install for all users(すべてのユーザーにインストールする):拡張機能は、すべてのユーザーに対してインストールされます。
      • Choose profiles(権限を選択する):拡張機能は、選択したユーザーのみに対してインストールされます。こちらを選択した場合、[Continue](続ける)をクリックして対象の権限を選択します。
  7. [Confirm](確定する)をクリックします。

選択したユーザーに対して拡張機能がインストールされます。

拡張機能の認証

拡張機能をインストールすると、Zoho CRMに[MS Exchange Sync]というカスタムタブが追加されます。こちらから、Exchange Server(EWS)またはMicrosoft 365/Exchange Onlineに連携することができます。管理者は、基本認証(Basic認証)またはOAuth認証によってアカウントを認証できます。
      
画面右上のヘルプアイコンから、拡張機能に関するヘルプページを参照することも可能です。
      

Exchange Server(EWS)ユーザーの場合 

要件  

拡張機能が正しく機能するために、Exchange Server(EWS)へのアクセス権限を持つ管理者は、拡張機能をインストールする前に以下の内容を実施する必要があります。
  • SSL接続でのExchange Webサービス(EWS)の有効化
  • Exchange Serverでの基本認証(Basic認証)の有効化

Exchange Serverでの偽装権限の設定  

Exchange Serverで偽装権限が設定されている場合、管理者権限を持つユーザーは認証せずにアクセスできるようになります。アクセスすると、ダッシュボードの画面が表示されます。偽装権限が設定されていない場合は、アクセス時にMicrosoftの認証情報による認証が求められます。偽装権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。

偽装権限を有効にするには
  1. Microsoft Exchange Serverにログインします。
  2. Exchange Management Shellを開き、次のコマンドを実行します:
    C:\Windows\system32>New-ManagementRoleAssignment - Name: newimpersonationAssignmentName - Role:ApplicationImpersonation -User:user1
このコマンドに関して、「Name」は偽装操作に対するユーザー定義名です。「User」は、偽装設定にアクセスする必要があるユーザーの名前です。偽装権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。
メモ:この拡張機能は、Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016、Microsoft 365アプリケーションで使用できます。
基本認証(Basic認証)で拡張機能を認証するには
Exchange Server側で上記の要件を満たしていることを確認した後、以下の手順を実施して拡張機能を認証します。
  1. Zoho CRMの[MS Exchange Sync]タブに移動し、Exchange Server(EWS)の欄でMicrosoft 365アカウントのメールアドレス、パスワード、ドメイン名を入力します。
  2. [送信する]をクリックします。
    同期の設定ページに移動します。

  3. データの同期設定を選択します。
    1. 偽装権限ありで同期するには、[Enabled Impersonation in Microsoft Exchange](Microsoft Exchangeで有効にした偽装権限)をクリックします。
    2. 偽装権限なしで同期するには、[Individual Microsoft Exchange credentials](個別のMicrosoft Exchangeの認証情報)をクリックします。
  4. 以下の切り替えボタンを操作して、同期対象のデータを有効/無効にします。
    1. Sync Contacts(連絡先を同期する)
    2. Sync Tasks(タスクを同期する/6か月間まで)
    3. Sync Events(予定を同期する/6か月間まで)
    4. Sync Mails(メールを同期する/6か月間まで)
  5. [Sync Type](同期の種類)で、[One Way](一方向)または[Both Ways](双方向)のいずれかを選択します。
  6. [One Way](一方向)を選択した場合、[Sync Behavior](同期の方向)で[Microsoft to Zoho CRM](MicrosoftのデータをZoho CRMに同期する)または[Zoho CRM to Microsoft](Zoho CRMのデータをMicrosoftに同期する)のいずれかを選択します。
  7. [Conflict Behavior](不整合の処理)の欄で、以下のいずれかを選択します。
    1. Zoho CRM always wins:不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータが保持されます。
    2. Microsoft Exchange always wins:不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータはMicrosoft Exchangeのデータで上書きされます。
  8. [Sync now](今すぐ同期する)をクリックします。
    設定内容に基づいてデータが同期されます。
同期が完了すると、[Microsoft Exchange]のダッシュボードに同期の詳細情報が表示されます。
      
注:Zoho CRMでの偽装設定は一度のみ可能です。設定内容を後から変更することはできません(一度設定すると、偽装設定のページは表示されなくなります)。

Microsoft 365/Exchange Onlineユーザーの場合 

OAuth認証で拡張機能を認証するには
  1. CRMアカウントで、[MS Exchange Sync]タブをクリックします。
  2. Microsoft 365/Exchange Onlineの欄で、[Click here](こちらをクリックしてください)をクリックします。
  3. [Authorization Code](認証コード)または[Client Credentials](クライアントの認証情報)のいずれかを使用してMicrosoft 365アカウントを認証します。
    1. [Authorization Code](認証コード)を選択すると、偽装権限なしで設定が行われます。拡張機能を使用するユーザーは、自身の認証情報を使用してMicrosoft 365アカウントを認証できます。この場合、Microsoft Exchangeの連絡先、タスク、予定、メールのデータがZoho CRMに同期されます。
    2. [Client Credentials](クライアントの認証情報)を選択すると、偽装権限ありで設定が行われます。管理者による認証が完了すると、組織内のすべてのユーザーのデータが同期されます。この場合、Microsoft Exchangeの連絡先、予定、メールのデータがZoho CRMに同期されます(タスクのデータは同期されません)。
  4. いずれかの認証方法にカーソルを合わせて、[Select](選択する)をクリックします。

  5. Microsoft 365アカウントの認証情報でサインインします。
  6. 以下の切り替えボタンを操作して、同期対象のデータを有効/無効にします。
    1. Sync Contacts(連絡先を同期する)
    2. Sync Tasks(タスクを同期する/6か月間まで)※[Client Credentials](クライアントの認証情報)を選択した場合は表示されません
    3. Sync Events(予定を同期する/6か月間まで)
    4. Sync Mails(メールを同期する/6か月間まで)
  7. [Sync Type](同期の種類)で、[One Way](一方向)または[Both Ways](双方向)のいずれかを選択します。
  8. [One Way](一方向)を選択した場合、[Sync Behavior](同期の方向)で[Microsoft to Zoho CRM](MicrosoftのデータをZoho CRMに同期する)または[Zoho CRM to Microsoft](Zoho CRMのデータをMicrosoftに同期する)のいずれかを選択します。

  9. [Conflict Behavior](不整合の処理)の欄で、以下のいずれかを選択します。
    1. Zoho CRM always wins:不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータが保持されます。
    2. Microsoft Exchange always wins:不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータはMicrosoft Exchangeのデータで上書きされます。
  10. [Sync now](今すぐ同期する)をクリックします。
    設定内容に基づいてデータが同期されます。
同期が完了すると、[Microsoft Exchange]のダッシュボードに同期の詳細情報が表示されます。
      

拡張機能へのアクセス 

拡張機能をインストールし、Microsoft Exchangeアカウントの種類に応じた認証、設定が完了すると、拡張機能を使用できるようになります。以下では、拡張機能を通じて行える操作と操作方法について説明します。また、これらの操作を行うには権限が必要ですのでご注意ください。

メールへのアクセス   

Microsoft Exchange Serverのメールのデータは、Zoho CRMの[セールスインボックス]タブに同期されます。また、特定の連絡先に関するメールのデータは、関連リスト内の[メール]の欄に表示されます。同期後、Zoho CRM内からすべてのメールを管理することができます。以降の送受信メールは、同期設定に従いZoho CRMとMicrosoft Exchange間ですべて同期されます。
メモ:メールの同期は、セールスインボックス(SalesInbox)機能を使用していない場合にのみ行われます。
メールにアクセスするには
  1. Zoho CRMのホーム画面から[セールスインボックス]タブに移動します。
    画面内にOutlookの情報が表示されます。
  2. 同期済みのすべてのメールが表示されます。こちらからメールを管理することもできます。 
データの詳細ページからメールにアクセスするには
  1. CRMアカウントで、[連絡先][見込み客][取引先][商談]のいずれかのタブをクリックします。
  2. 一覧から対象のデータを選択して開きます。
  3. 該当のデータに関するすべてのメールが、関連リストの[メール]の欄に表示されます。

ユーザーの管理

同期設定の完了後、設定内容に応じてデータが同期されます。[User Profile](ユーザー情報)の画面では、管理者によるデータ同期の詳細情報がすべて表示されます。

[User Management](ユーザー管理)の画面では、Zoho CRMの組織に登録されているすべてのユーザーに関する同期の設定/管理を行うことができます。
 
ユーザーを管理するには
  1. Zoho CRMで、[MS Exchange Sync]タブをクリックします。
  2. アイコンをクリックし、[User Management](ユーザー管理)を選択します。
    [Users](ユーザー)タブには、アカウント内のすべてのユーザーが表示されます。

  3. [Users](ユーザー)タブで、ユーザーに表示されている切り替えボタンをオンにすると、該当のユーザーが同期対象として設定されます。
    こちらで有効に設定されているユーザーのデータのみ同期されます。

  4. [Sync Status](同期のステータス)タブでは、Zoho CRMアカウント内のすべてのユーザーに関する同期のステータスが表示されます。 

操作履歴へのアクセス

拡張機能を通じて行われた操作は、[Audit Logs](操作履歴)の画面から確認できます。管理者は、こちらから操作履歴を確認し、必要に応じて問題やエラーに対応することが可能です。
 
操作履歴にアクセスするには
  1. Zoho CRMで、[MS Exchange Sync]タブをクリックします。
  2. アイコンをクリックし、[Audit Logs](操作履歴)を選択します。
    操作履歴の画面が開きます。こちらでは、過去1か月間の操作履歴を確認できます。

認証の解除    

拡張機能を使用しない場合や認証方法を変更する場合、認証を解除したり、別の認証方法で拡張機能を認証し直したりすることができます。
 
認証を解除するには
  1. Zoho CRMで、[MS Exchange Sync]タブをクリックします。
  2. アイコンをクリックし、[Revoke](取り消す)を選択します。
    認証が解除され、ログインページに移動します。こちらから認証し直すこともできます。

認証方法の変更    

必要に応じて認証方法を変更できます。
 
認証方法を変更するには
  1. Zoho CRMで、[MS Exchange Sync]タブをクリックします。
  2. (設定)アイコンをクリックし、[Change Authentication](認証方法を変更する)を選択します。
    認証が解除され、ログインページに移動します。こちらから認証方法を変更します。

Microsoft Exchange Serverユーザーで認証方法を基本認証(Basic認証)からOAuth認証に移行したい場合は、上記の手順で移行します。 

拡張機能のアンインストール

必要に応じて拡張機能をアンインストールできます。拡張機能をアンインストールすると、カスタムタブである[MS Exchange Sync]タブがZoho CRMから削除されます。インストール後、データは同期されなくなります。ただし、同期済みのデータは保持されます。

拡張機能をアンインストールするには
  1. [設定]→[マーケットプレイス]→[すべて]の順に移動します。
  2. [インストール済み]タブに移動し、[MS Exchange Sync]の欄で[Uninstall](アンインストールする)をクリックします。
  3. [OK]をクリックします。

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