Microsoft Exchange拡張機能 - 管理者ガイド
Microsoft Exchangeとは、Microsoftが提供するメールサービスです。メールサービスに加えて、予定や連絡先などのデータを管理することもできます。また、専用のストレージ容量やセキュリティに関する設定も行うことが可能です。Zoho CRMでは、拡張機能を通じてMicrosoft Exchangeと連携することができます。Microsoft ExchangeとZoho CRM間でデータをリアルタイムで同期し、Zoho CRM内からMicrosoft Exchangeのデータを確認することが可能です。
利用条件
必要な権限：管理者
利用可能なプラン：Zoho CRMのエンタープライズプラン以上のプラン
メモ：Microsoftでは、Microsoft 365/Exchange Onlineユーザーを対象に認証方式が基本認証（Basic認証）からOAuth認証に変更されました。それに伴い、拡張機能の認証方式も変更されました。
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
- ［すべての拡張機能］の画面で、［Microsoft Exchange for Zoho CRM］を検索します。
- ［購入する］をクリックします。
支払いページに移動します。こちらから支払いを行います。支払いの完了後、設定画面が開きます。 - ［インストールする］をクリックします。
- サービス規約に同意し、次の手順に進みます。
- ［Choose Users/Profiles］（ユーザー／権限の選択）の画面で、次のいずれかを選択します。
- Install for admins only（管理者のみにインストールする）：拡張機能は、管理者権限を持つユーザーのみに対してインストールされます。
- Install for all users（すべてのユーザーにインストールする）：拡張機能は、すべてのユーザーに対してインストールされます。
- Choose profiles（権限を選択する）：拡張機能は、選択したユーザーのみに対してインストールされます。こちらを選択した場合、［Continue］（続ける）をクリックして対象の権限を選択します。
- ［Confirm］（確定する）をクリックします。
選択したユーザーに対して拡張機能がインストールされます。
拡張機能の認証
拡張機能をインストールすると、Zoho CRMに［MS Exchange Sync］というカスタムタブが追加されます。こちらから、Exchange Server（EWS）またはMicrosoft 365/Exchange Onlineに連携することができます。管理者は、基本認証（Basic認証）またはOAuth認証によってアカウントを認証できます。
画面右上のヘルプアイコンから、拡張機能に関するヘルプページを参照することも可能です。
Exchange Server（EWS）ユーザーの場合
要件
拡張機能が正しく機能するために、Exchange Server（EWS）へのアクセス権限を持つ管理者は、拡張機能をインストールする前に以下の内容を実施する必要があります。
- SSL接続でのExchange Webサービス（EWS）の有効化
- Exchange Serverでの基本認証（Basic認証）の有効化
Exchange Serverでの偽装権限の設定
Exchange Serverで偽装権限が設定されている場合、管理者権限を持つユーザーは認証せずにアクセスできるようになります。アクセスすると、ダッシュボードの画面が表示されます。偽装権限が設定されていない場合は、アクセス時にMicrosoftの認証情報による認証が求められます。偽装権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。
偽装権限を有効にするには
- Microsoft Exchange Serverにログインします。
- Exchange Management Shellを開き、次のコマンドを実行します：
C:\Windows\system32>New-ManagementRoleAssignment - Name: newimpersonationAssignmentName - Role:ApplicationImpersonation -User:user1
メモ：この拡張機能は、Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016、Microsoft 365アプリケーションで使用できます。基本認証（Basic認証）で拡張機能を認証するには
Exchange Server側で上記の要件を満たしていることを確認した後、以下の手順を実施して拡張機能を認証します。
- Zoho CRMの［MS Exchange Sync］タブに移動し、Exchange Server(EWS)の欄でMicrosoft 365アカウントのメールアドレス、パスワード、ドメイン名を入力します。
- ［送信する］をクリックします。
同期の設定ページに移動します。 - データの同期設定を選択します。
- 偽装権限ありで同期するには、［Enabled Impersonation in Microsoft Exchange］（Microsoft Exchangeで有効にした偽装権限）をクリックします。
- 偽装権限なしで同期するには、［Individual Microsoft Exchange credentials］（個別のMicrosoft Exchangeの認証情報）をクリックします。
- 以下の切り替えボタンを操作して、同期対象のデータを有効／無効にします。
- Sync Contacts（連絡先を同期する）
- Sync Tasks（タスクを同期する／6か月間まで）
- Sync Events（予定を同期する／6か月間まで）
- Sync Mails（メールを同期する／6か月間まで）
- ［Sync Type］（同期の種類）で、［One Way］（一方向）または［Both Ways］（双方向）のいずれかを選択します。
- ［One Way］（一方向）を選択した場合、［Sync Behavior］（同期の方向）で［Microsoft to Zoho CRM］（MicrosoftのデータをZoho CRMに同期する）または［Zoho CRM to Microsoft］（Zoho CRMのデータをMicrosoftに同期する）のいずれかを選択します。
- ［Conflict Behavior］（不整合の処理）の欄で、以下のいずれかを選択します。
- Zoho CRM always wins：不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータが保持されます。
- Microsoft Exchange always wins：不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータはMicrosoft Exchangeのデータで上書きされます。
- ［Sync now］（今すぐ同期する）をクリックします。
設定内容に基づいてデータが同期されます。
同期が完了すると、［Microsoft Exchange］のダッシュボードに同期の詳細情報が表示されます。
注：Zoho CRMでの偽装設定は一度のみ可能です。設定内容を後から変更することはできません（一度設定すると、偽装設定のページは表示されなくなります）。
Microsoft 365/Exchange Onlineユーザーの場合
OAuth認証で拡張機能を認証するには
- CRMアカウントで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
- Microsoft 365/Exchange Onlineの欄で、［Click here］（こちらをクリックしてください）をクリックします。
- ［Authorization Code］（認証コード）または［Client Credentials］（クライアントの認証情報）のいずれかを使用してMicrosoft 365アカウントを認証します。
- ［Authorization Code］（認証コード）を選択すると、偽装権限なしで設定が行われます。拡張機能を使用するユーザーは、自身の認証情報を使用してMicrosoft 365アカウントを認証できます。この場合、Microsoft Exchangeの連絡先、タスク、予定、メールのデータがZoho CRMに同期されます。
- ［Client Credentials］（クライアントの認証情報）を選択すると、偽装権限ありで設定が行われます。管理者による認証が完了すると、組織内のすべてのユーザーのデータが同期されます。この場合、Microsoft Exchangeの連絡先、予定、メールのデータがZoho CRMに同期されます（タスクのデータは同期されません）。
- いずれかの認証方法にカーソルを合わせて、［Select］（選択する）をクリックします。
- Microsoft 365アカウントの認証情報でサインインします。
- 以下の切り替えボタンを操作して、同期対象のデータを有効／無効にします。
- Sync Contacts（連絡先を同期する）
- Sync Tasks（タスクを同期する／6か月間まで）※［Client Credentials］（クライアントの認証情報）を選択した場合は表示されません
- Sync Events（予定を同期する／6か月間まで）
- Sync Mails（メールを同期する／6か月間まで）
- ［Sync Type］（同期の種類）で、［One Way］（一方向）または［Both Ways］（双方向）のいずれかを選択します。
- ［One Way］（一方向）を選択した場合、［Sync Behavior］（同期の方向）で［Microsoft to Zoho CRM］（MicrosoftのデータをZoho CRMに同期する）または［Zoho CRM to Microsoft］（Zoho CRMのデータをMicrosoftに同期する）のいずれかを選択します。
- ［Conflict Behavior］（不整合の処理）の欄で、以下のいずれかを選択します。
- Zoho CRM always wins：不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータが保持されます。
- Microsoft Exchange always wins：不整合が発生した場合、Zoho CRMのデータはMicrosoft Exchangeのデータで上書きされます。
- ［Sync now］（今すぐ同期する）をクリックします。
設定内容に基づいてデータが同期されます。
同期が完了すると、［Microsoft Exchange］のダッシュボードに同期の詳細情報が表示されます。
拡張機能へのアクセス
拡張機能をインストールし、Microsoft Exchangeアカウントの種類に応じた認証、設定が完了すると、拡張機能を使用できるようになります。以下では、拡張機能を通じて行える操作と操作方法について説明します。また、これらの操作を行うには権限が必要ですのでご注意ください。
メールへのアクセス
Microsoft Exchange Serverのメールのデータは、Zoho CRMの［セールスインボックス］タブに同期されます。また、特定の連絡先に関するメールのデータは、関連リスト内の［メール］の欄に表示されます。同期後、Zoho CRM内からすべてのメールを管理することができます。以降の送受信メールは、同期設定に従いZoho CRMとMicrosoft Exchange間ですべて同期されます。
メモ：メールの同期は、セールスインボックス（SalesInbox）機能を使用していない場合にのみ行われます。
メールにアクセスするには
- Zoho CRMのホーム画面から［セールスインボックス］タブに移動します。
画面内にOutlookの情報が表示されます。 - 同期済みのすべてのメールが表示されます。こちらからメールを管理することもできます。
データの詳細ページからメールにアクセスするには
- CRMアカウントで、［連絡先］、［見込み客］、［取引先］、［商談］のいずれかのタブをクリックします。
- 一覧から対象のデータを選択して開きます。
- 該当のデータに関するすべてのメールが、関連リストの［メール］の欄に表示されます。
ユーザーの管理
同期設定の完了後、設定内容に応じてデータが同期されます。［User Profile］（ユーザー情報）の画面では、管理者によるデータ同期の詳細情報がすべて表示されます。
［User Management］（ユーザー管理）の画面では、Zoho CRMの組織に登録されているすべてのユーザーに関する同期の設定／管理を行うことができます。
ユーザーを管理するには
ユーザーを管理するには
- Zoho CRMで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
アイコンをクリックし、［User Management］（ユーザー管理）を選択します。
［Users］（ユーザー）タブには、アカウント内のすべてのユーザーが表示されます。- ［Users］（ユーザー）タブで、ユーザーに表示されている切り替えボタンをオンにすると、該当のユーザーが同期対象として設定されます。
こちらで有効に設定されているユーザーのデータのみ同期されます。 - ［Sync Status］（同期のステータス）タブでは、Zoho CRMアカウント内のすべてのユーザーに関する同期のステータスが表示されます。
操作履歴へのアクセス
拡張機能を通じて行われた操作は、［Audit Logs］（操作履歴）の画面から確認できます。管理者は、こちらから操作履歴を確認し、必要に応じて問題やエラーに対応することが可能です。
操作履歴にアクセスするには
- Zoho CRMで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
アイコンをクリックし、［Audit Logs］（操作履歴）を選択します。
操作履歴の画面が開きます。こちらでは、過去1か月間の操作履歴を確認できます。
認証の解除
拡張機能を使用しない場合や認証方法を変更する場合、認証を解除したり、別の認証方法で拡張機能を認証し直したりすることができます。
認証を解除するには
- Zoho CRMで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
アイコンをクリックし、［Revoke］（取り消す）を選択します。
認証が解除され、ログインページに移動します。こちらから認証し直すこともできます。
認証方法の変更
必要に応じて認証方法を変更できます。
認証方法を変更するには
- Zoho CRMで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
（設定）アイコンをクリックし、［Change Authentication］（認証方法を変更する）を選択します。
認証が解除され、ログインページに移動します。こちらから認証方法を変更します。
Microsoft Exchange Serverユーザーで認証方法を基本認証（Basic認証）からOAuth認証に移行したい場合は、上記の手順で移行します。
拡張機能のアンインストール
必要に応じて拡張機能をアンインストールできます。拡張機能をアンインストールすると、カスタムタブである［MS Exchange Sync］タブがZoho CRMから削除されます。インストール後、データは同期されなくなります。ただし、同期済みのデータは保持されます。
拡張機能をアンインストールするには
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
- ［インストール済み］タブに移動し、［MS Exchange Sync］の欄で［Uninstall］（アンインストールする）をクリックします。
- ［OK］をクリックします。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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