Slack拡張機能

Slack拡張機能

Slackは、グループチャットやファイル共有が可能なビジネス向けのコミュニケーションツールです。外部サービスとの連携によって柔軟な活用が可能です。

Slack拡張機能を利用すると、Zoho CRMの画面上で、Slackのチーム内のユーザーやチャンネルに対して簡単に情報を共有できます。

Slack拡張機能では、次のことが可能です。
  • Slackのチーム内のユーザーやチャンネルにZoho CRMのデータを共有する（概要表示のあるタブ内のデータが対象です）
  • Slackのチーム内のユーザーやチャンネルにZoho CRMのレポートやダッシュボードのグラフを共有する
  • ワークフロールール（自動処理ルール）ですぐに実行する処理を設定し、Slackのチーム内のユーザーやチャンネルのメンバーに通知する
  • Zoho CRMカレンダー内の活動（予定、タスク、通話）に関するリマインダー通知をSlackで受け取る
利用条件
前提条件：
管理者があらかじめSlack拡張機能を有効にして、対象のSlackアカウントとの連携を設定し、対象のチームを追加する必要があります。

Slack拡張機能の設定

最初に、管理者がSlack拡張機能を有効にして、連携するSlackアカウントを指定して、チームを追加する必要があります。有効化後、拡張機能の設定で指定したSlackのチーム内のユーザーやチャンネルに対してのみ、Zoho CRM内のデータを共有できるようになります。




Slack拡張機能を設定するには
  1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［すべて］ の順に移動します。  ［Slack for Zoho CRM］ を見つけてクリックします。
    拡張機能の詳細が表示されます。



  2. ［有効にする］ をクリックします。確認画面で、サービス規約に同意し、再び ［有効にする］ をクリックします。
  3. ［インストール済み］タブにSlack拡張機能が表示されます。 ［Add to Slack］ （Slackに追加する）をクリックします。



    Zoho CRMにチームを追加済みの場合は、［Allow another team］（他のチームを追加する）をクリックして、さらにチームを追加できます。
  4. 表示された画面で、 Slackのドメイン（ワークスペースのURL） を入力し、 ［続行する］ をクリックします。

    Slackにサインイン済みの場合は、所属しているチームの一覧が表示されます。一覧から、Zoho CRMアカウントに連携するチームを選択します。
  5. Slackのドメインのメールアドレスとパスワードを入力して、 ［サインイン］ をクリックします。
  6. Zoho CRMによるアクセスを許可する内容を確認し、 ［許可する］ をクリックします。

Slackのチーム内のユーザー／チャンネルへのデータの共有

Slackのチーム内のユーザーやチャンネルに対して、Zoho CRM内のデータを共有できます（概要表示のあるタブ内のデータが対象です）。また、レポートやダッシュボードのグラフを共有することも可能です。

拡張機能の設定時にデータの共有を許可していない場合、データを共有しようとした際に、許可を求められます。

Slackのチーム内のユーザー／チャンネルにデータを共有するには
  1. 共有するデータをクリックします。
  2. 該当のデータの詳細ページで、画面の右上にあるその他の操作ボタン（ ）をクリックし、メニューから ［Slackで共有する］ を選択します。
  3. 表示された画面で、次の詳細を入力します。
    • 概要情報と一緒にSlackに投稿するメッセージを入力します。
    • 共有先のSlackの チーム を選択します。
      管理者が拡張機能の設定で指定したチームで、かつ自分が所属しているチームのみが、選択対象として一覧に表示されます。
    • 通知先として、チーム内のユーザーまたはチャンネルのいずれかを選択します。
    • 通知先のユーザー／チャンネルを選択します。
    • ［保存する］ をクリックします。


Slackのチーム内のユーザー／チャンネルにレポートを共有するには
  1. 共有するレポートをクリックします。
    なお、グラフのあるレポートのみが対象です。
  2. レポートの詳細ページで、グラフの右上にある ［︙］ （その他の操作）をクリックし、メニューから［Slackで共有する］を選択します。
  3. 表示された画面で、次の詳細を入力します。
    • レポートと一緒にSlackに投稿するメッセージを入力します。
    • 共有先のSlackのチームを選択します。
      管理者が拡張機能の設定で指定したチームで、かつ自分が所属しているチームのみが、選択対象として一覧に表示されます。
    • 通知先として、チーム内のユーザーまたはチャンネルのいずれかを選択します。
    • 通知先のユーザー／チャンネルを選択します。
    • ［保存する］ をクリックします。


Slackのチーム内のユーザーやチャンネルのメンバーへの自動通知

ワークフロールールのすぐに実行する処理として、Slackでの通知を設定することが可能です。これにより、データが条件に一致した際に、Slackのユーザーやチャンネルにすぐに通知を送信できます。たとえば、商談の受注時にすぐに実行する処理として、上司とチーム内のメンバーが参加するチャンネルに自動的に通知するように設定できます。Slackで情報共有することで、相談やアドバイスなどのやりとりをすぐに開始できます。

ワークフロールールですぐに実行する処理を追加するには
  1. ［設定］ → ［自動化］ → ［ワークフロールール］ の順に移動します。
  2. ワークフロールール の一覧ページで、対象のルールを選択します。
  3. ［すぐに実行する処理］ → ［通知］ → ［Slack］ の順にクリックします。



  4. 表示された画面で、次の詳細を入力します。
    1. 通知内に含めるメッセージを入力します。
      データの項目から値を挿入する場合、「#」を入力して項目を選択します。



    2. 通知先のSlackの チーム を選択します。
      管理者が拡張機能の設定で指定したチームで、かつ自分が所属しているチームのみが、選択対象として一覧に表示されます。
    3. 通知先として、チーム内の ユーザー または チャンネル のいずれかを選択します。
    4. 通知先のユーザー／チャンネルを選択します。
    5. ［保存する］ をクリックします。


Zoho CRMの活動に関するリマインダーのSlackでの通知

Slack拡張機能により、Zoho CRM内の予定、タスク、通話の予約に関するリマインダーをSlackで受け取ることができます。 

Slackでのリマインダー通知を有効にするには
  1. Zoho CRM のカレンダーに移動します。
  2. カレンダー画面で、右上の ［詳細設定］ → ［設定］ の順にクリックします。
  3. カレンダーの設定画面で、 ［Slack経由のリマインダーを無効にする］ のチェックボックスの選択を解除します。
  4. リマインダー通知を有効にするチームを選択します。
  5. ［保存する］ をクリックします。


Slackを通じたシグナル通知の有効化

Zoho CRMのシグナル機能を利用すると、さまざまな経路を通じて顧客から連絡があった際に、すぐに確認できます。たとえば、電話、チャット、メール、Webフォームなどを通じて顧客から連絡があったときに、リアルタイムに通知を受け取ることができます  。

Slack拡張機能を有効にすると、シグナル通知をSlackでも受け取ることができるようになります。これにより、Zoho CRMとSlackのどちらの画面からでも、顧客に迅速に対応できます。

Slackでのシグナル通知を有効にするには
  1. Zoho CRMにサインインし、 ［設定］ → ［チャネル］ → ［シグナル］ の順に移動します。
  2. シグナル設定の画面で、［Slack］欄で通知対象の項目のチェックボックスを選択します。
    たとえば、［通話］の 不在着信のチェックボックスを選択した場合、Zoho CRMで不在着信があった場合に、Slackで通知を受け取れます。
  3. 設定が完了したら、 ［保存する］ をクリックします。

Slackのチームの設定情報の削除

必要に応じて、管理者はZoho CRMに追加したSlackのチームの設定情報を削除できます。削除すると、該当のチームの設定情報がZoho CRMアカウントから削除され、該当のチーム内のユーザーはZoho CRMからSlackに投稿できなくなります。さらに、該当のチームに関して、ワークフロールールのすぐに実行する処理として設定済みの通知が削除されます。

Slackのチームの設定情報を削除するには
  1. Zoho CRMの管理者アカウントにサインインします。
  2. Zoho CRMにサインインし、 ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［すべて］ の順に移動します。
    ［インストール済み］ タブをクリックします。インストール済みのすべての拡張機能が表示されます。
  3. ［Slack for Zoho CRM］ を見つけてクリックします。
    連携用の設定に追加済みのSlackのチームが一覧に表示されます。
  4. 削除するチームの ごみ箱 （削除する）アイコンをクリックします。

スラッシュコマンドの入力によるZoho CRMデータの取得

スラッシュコマンドは、「/」（スラッシュ）記号から始まるコマンドです。Slackでは、チャット画面でスラッシュコマンドを入力することで、データに対するさまざまな処理を簡単に実行できます。Slack拡張機能では、スラッシュコマンドの入力により、Slackで直接Zoho CRM内のデータを取得して表示できます。

Zoho CRMの特定のタブ内のデータを取得するには、以下のスラッシュコマンドを使用します。

処理内容
スラッシュコマンド
例
特定のタブからすべてのデータを取得する
/zcrm タブの英語名
/zcrm leads

取得するデータを絞り込むには、スラッシュコマンドで検索条件を指定できます。たとえば、会社名、姓、電話番号を組み合わせた条件を指定して一致するデータのみ取得することが可能です。検索結果を絞り込むことができ、目的のデータを見つけやすくなります。

検索条件を指定してデータを絞り込むには、次の2つの方法があります。

  1. 全体検索 ：指定した値をZoho CRM全体で検索します。
    構文 ：/zcrm タブの英語名 検索語
    例 ：/zcrm leads zylker
    Zoho CRM内で「zylker」という項目値を持つデータがすべて抽出されます。
     
  2. タブごとの検索 ：特定のタブ内で指定した条件に一致するデータを検索します。
    Syntax : /zcrm タブの英語名 [項目の英語名] 条件種別 [値]
    例 ： /zcrm leads [last name]=[ohtani]
    ［見込み客］タブ内のデータのうち、［last name］が「ohtani」であるデータが表示されます。

項目の種類ごとに利用可能な条件種別は、以下のとおりです。

項目の種類
利用可能な条件種別
テキスト
  • starts with（次の値で始まる） 、 begins with（次の値で始まる）
  • ends with（次の値で終わる）
  • is 、 =（次の値と等しい）
  • contains（次の値を含む）
数値
  • =
  • >
  • <
  • >=
  • <=
真偽値（チェックボックス）
  • is（次の値と等しい）
  • =

（値には true または false を指定可能）

例：

/zcrm leads [phone] starts with [555,234,912],[company] contains [zyl],[email] starts with [ohtani, kenta],[company] is [zylker].

上記の条件の内容

（電話番号が555または234または912で始まる）かつ（会社名にzylを含む、または会社名がzylker）かつ（メールアドレスがohtaniまたはkentaで始まる）

入力可能なスラッシュコマンドとその入力例は、次の表のとおりです。

処理内容
スラッシュコマンド
例
特定のタブからすべてのデータを取得する
/zcrm タブの英語名
/zcrm leads
指定した項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名]=[値]
/zcrm leads [last name]=[ohtani]
複数の項目について指定した値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名1]=[値1] [項目の英語名2]=[値2]
/zcrm leads [last name]=[ohtani] [lead source]=[展示会]
指定した値のいずれかの項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名]=[値1,値2,値3]
/zcrm leads [lead source]=[Webフォーム, 展示会, 営業電話]
指定した値で始まる項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] starts with [値]
/zcrm contacts [first name] starts with [kenta]
指定した値で終了する項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] ends with [値]
/zcrm contacts [first name] ends with [kenta]
指定した値を含む項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] contains [値]
/zcrm accounts [email] contains [ohtani]
指定した値よりも大きい項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] > [値]
/zcrm leads [annual revenue] > [5000000]
指定した値未満の項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] < [値]
/zcrm deals [amount] < [2000000]
指定した値以上の項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] >= [値]
/zcrm deals [discount] >= [15]
指定した値以下の項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] <= [値]
/zcrm leads [age] <= [40]
指定した条件でtrueまたはfalseの項目値を持つデータを取得する
/zcrm タブの英語名 [項目の英語名] is ［true/false]
/zcrm contacts [email opt out] is [true]

スラッシュコマンドを入力するには

  1. Zoho CRM情報を共有するチャット画面に移動します。
  2. メッセージの入力欄に、上記のいずれかのコマンドを入力します。
    例： /zcrm leads ohtani
  3. コマンドを入力すると、検索結果が表示されます。
    検索結果は、自分とチャットの相手にのみ表示されます。
  4. 検索結果を他のユーザーに共有するには、  ［この（タブ名）を共有する］ ボタンをクリックします。



  5. 該当のデータが、他のユーザーにも共有されます。
Notes メモ：
  • Slackでスラッシュコマンドを使用して取得できる項目の種類は、以下のとおりです。
    • テキスト（1行）
    • テキスト（複数行）
    • メール
    • 選択リスト
    • 複数選択リスト
    • ルックアップ
    • 数値
  • タブの英語名は、複数形にする必要がありますのでご注意ください。「leads」（見込み客）、「contacts」（連絡先）、「accounts」（取引先）、「deals」（商談）と入力します。単数形のタブ名は、スラッシュコマンドでは利用できません。
  • 条件種別では、大文字と小文字が区別されます。
  • スラッシュコマンドによるデータの検索は、［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］の4つのタブに対して実行できます。
  • 検索の条件には、最大5つの項目を指定できます。
  • 検索結果は、10件のみ表示されます。
  • 敬称、日付、日時の項目は、検索では使用できません。
  • 1つの項目に対する検索条件として指定できる値の件数の上限は、10件です。

Slack拡張機能の無効化

Slack拡張機能は、必要に応じていつでも無効にすることが可能です。 ［無効にする］ ボタンをクリックすることで、Slack拡張機能を無効にできます。無効にすると、関連するSlack関連の機能をすべて利用できなくなります。

Slack拡張機能を無効にするには

  1. Zoho CRMの管理者アカウントにサインインします。
  2. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［すべて］ の順に移動します。
    ［インストール済み］ タブをクリックします。インストール済みのすべての拡張機能が表示されます。
  3. ［Slack for Zoho CRM］ を見つけてクリックし、 ［無効にする］ ボタンをクリックします。



  4. または、［インストール済み］タブで ［Slack for Zoho CRM］ を見つけて、下部にある ［Uninstall］ （アンインストールする）リンクをクリックことで、拡張機能をアンインストールすることも可能です。