Zoho CRMのMiiTel拡張機能

Zoho CRMのMiiTel拡張機能

情報
この拡張機能は、日本（JP）または米国（US）のデータセンターに登録されているアカウントにおいてのみ利用可能です。

概要

Zoho CRMのMiiTel拡張機能を使用すると、Zoho CRMとMiiTelの電話機能を連携し、Zoho CRMの画面から電話の発信や応答をスムーズに行えるようになります。Zoho CRMの画面右下には、MiiTelウィジェットが表示されるようになり、そこからすぐに電話機能を利用できます。タブ内に電話番号が表示されている場合は、電話番号の横に通話アイコンが追加されるため、このアイコンから電話をかけることもできます。また、通話の終了後は、発信と着信のどちらの場合についても、［通話］タブに履歴データが追加され、通話の詳細を確認できます。Zoho CRMとMiiTelを連携することで、電話業務の効率化や生産性の向上に加えて、顧客とのやりとりを正確に把握できるようになります。


インストールと設定

手順1：MiiTel拡張機能をインストールする

  1. Zoho CRMで、［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
  2. Zoho CRMのMiiTel拡張機能を検索し、選択します。
  3. ［インストールする］をクリックします。Zoho Marketplaceとアプリ提供者のサービス規約を確認し、内容に同意したうえで、［Install Now］（インストールする）をクリックします。
  4. ［Confirm］（確定する）をクリックして、インストールを完了します。

手順2：Zoho CRMにMiiTelのアクセスキーと企業IDを設定する

インストール時に、以下の2つのMiiTelアカウント情報を入力する必要があります。
  1. MiiTelのアクセスキー
  2. MiiTelの企業ID

MiiTelのアクセスキーと企業IDの取得方法

  1. https://account.miitel.jp/v1/signinにアクセスし、管理者アカウントで MiiTel Analyticsにログインします。
  2. 画面左上にある⋮⋮⋮（メニュー）アイコンをクリックします。
  3. ［Admin］を選択し、MiiTelの管理画面を開きます。
  4. ［外部連携］→［JavaScript ウィジェット］の順に移動します。
  5. 画面に表示されるHTMLコードからアクセスキーと企業IDをコピーします（以下の画像をご参照ください）。
  6. Zoho CRMの［マーケットプレイス］に戻り、［MiiTel for Zoho CRM］の［Configure］（設定）画面でアクセスキーと企業IDを貼り付けます。


エラーメッセージ
Zoho CRMでMiiTelウィジェットを表示する際に、次のようなエラーメッセージが表示される場合があります。
  1. アクセスキーが無効です。
  2. アクセスキーが設定されていません。
  3. 企業IDが無効です。
  4. 企業IDが設定されていません。

手順3：通話連携用のWebhookのURLを設定する（通話データを同期する）

MiiTel拡張機能のインストール時に、Zoho CRMでWebhookのURLが自動生成されます。このURLをMiiTelアカウントに設定することで、MiiTelの通話データがZoho CRMに同期されるようになります（通話データの［メモ］欄に記録されます）。

MiiTelの管理画面での設定方法

  1. https://account.miitel.jp/v1/signinにアクセスし、管理者アカウントでログインします。
  2. ⋮⋮⋮（メニュー）アイコンをクリックし、［Admin］を選択します。
  3. ［外部連携］→［Outgoing Webhook］の順に移動します。
  4. ［通話履歴］タブを開き、［通話履歴連携設定を追加］をクリックします。
  5. Zoho CRMでコピーした通話連携用のWebhookのURLを貼り付けます。
  6. Webhookの実行タイミングを選択します。
    1. 文字起こし終了時：通話データのテキスト変換（音声解析）が完了したとき。
    2. 議事録作成完了時：通話データの要約（議事録）生成が完了したとき。
    3. リアルタイム文字起こし終了時（リアルタイム文字起こしの契約が必要）：通話中のリアルタイムのテキスト変換が完了したとき。
    4. リアルタイム議事録作成完了時（リアルタイム文字起こしの契約が必要）：通話中のリアルタイムの要約生成が完了したとき。
  7. ［保存］をクリックして、設定を完了します。


手順4：通話データのテキスト変換を設定する（通話メモを同期する）

MiiTelの通話データを変換したテキストには、さまざまな情報が含まれています。その中から必要な情報を選択して、Zoho CRMの通話データの［メモ］欄に表示できます。

設定手順

  1. 通話データを［メモ］欄に同期するには、［MiiTel for Zoho CRM］の設定画面で、［通話メモ］の同期を有効にします。
  2. MiiTel側の文字起こし設定もご確認ください。
  3. 選択した項目のみが同期され、Zoho CRMの通話の［メモ］欄に表示されます。
  4. 選択した項目に値がない場合、［メモ］欄には情報は追加されません。



Zoho CRMにおけるMiiTelの電話機能

電話の発信

Zoho CRMからMiiTelで電話をかける場合、2つの方法を使用できます。

1.直接発信

Zoho CRMの登録データから電話を直接発信します。
操作方法：
  1. 電話番号が表示されるタブ（例：見込み客、連絡先、取引先）では、電話番号の横に通話アイコンが表示されます。
  2. 通話アイコンをクリックすると、MiiTelウィジェットが開き、通話が開始されます。
  3. 通話の終了後は、［通話］タブに通話データが自動的に記録されます。

2.ウィジェット発信

Zoho CRMに登録していない電話番号に発信するのに役立ちます。
操作方法：
  1. Zoho CRMの画面右下にある電話アイコンをクリックし、MiiTelウィジェットを表示します。
  2. ウィジェットに電話番号を直接入力します。
  3. 発信ボタンをクリックすると、通話が開始されます。
  4. 通話の終了後は、［通話］タブに通話の詳細が記録されます。

電話の着信

MiiTelの電話番号に着信があると、発信者の顧客情報が画面に自動的に表示されます。
着信時の処理
  1. 着信時には、Zoho CRMの画面上でMiiTelウィジェットが自動的に開きます。
  2. 発信者の電話番号が次の順で検索されます。
    1. ［連絡先］タブ
    2. ［見込み客］タブ
  3. 一致するデータが見つかった場合：
    1. 発信者に該当する顧客名がウィジェットに表示されます。
    2. 表示された名前をクリックすると、Zoho CRMの顧客データが開きます。
    3. ウィジェットに表示される検索アイコンを使用すると、Zoho CRMの全体検索ページにかんたんに移動できます。
  4. 一致するデータが見つからなかった場合：
    1. ウィジェットに「連絡先はありません」と表示されます。
    2. ウィジェットに表示される検索アイコンを使用すると、Zoho CRMの全体検索ページにかんたんに移動できます。

メモ
1.通話データを［メモ］欄に表示するには、「インストールと設定」の手順3で、WebhookのURLを設定する必要があります。
2.通話データが［メモ］欄に同期されない場合は、［MiiTel for Zoho CRM］の設定画面で、［通話メモ］の同期を有効にしてください。詳細については、「インストールと設定」の手順4をご確認ください。

通話を終了した時の処理

発信と着信のどちらの場合でも、通話の終了時には、Zoho CRMの顧客データに通話履歴が追加（または更新）されるため、顧客とのやりとりを正確に把握できます。また、［通話］タブにも通話データが追加され、通話の開始時間、所要時間、要約といった概要情報を確認できます。
a. 直接発信した場合
通話データは、通話を開始した元のデータ（見込み客、連絡先、取引先タブなどの個々のデータ）に関連付けられます。
例：［連絡先］タブのデータの横にある通話アイコンをクリックして通話した場合、この連絡先データに通話データが関連付けられます。
b. ウィジェットから発信した場合、または、着信した場合
  1. 電話番号が次の順で検索されます。
    1. ［連絡先］タブ
    2. ［見込み客］タブ
  2. 電話番号が見つかった場合、その連絡先または見込み客に通話データが関連付けられます。
  3. 電話番号が見つからなかった場合、Zoho CRMのタブには一致する顧客データが存在しないため、通話データの関連付けは行われません。

通話の要約

すべての通話：
  1. 通話の概要情報が通話データの［メモ］欄に記録されます。
  2. ［メモ］欄に表示されるのは、設定画面で選択した項目のみです。
  3. 通話の概要には、MiiTel Analyticsに登録された通話記録のURLも表示されます。
  4. このリンクをクリックすると、録音や文字起こしのデータをかんたんに確認できます。

アンインストール

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］→［Installed］（インストール済み）の順に移動します。
  2. ［MiiTel for Zoho CRM］を選択し、［Uninstall］（アンインストール）をクリックします。
  3. 確認画面で［OK］をクリックします。
メモ
MiiTel拡張機能をアンインストールすると、電話機能の連携のみが削除されます。それ以前に作成された通話データや通話メモは削除されずに、すべてZoho CRMに保持されます。

よくある質問

通話の発信（架電）の予定をあらかじめ登録しておくことはできますか？
現在のところ、通話の発信（架電）の予定をあらかじめ登録しておくことはできません。MiiTel拡張機能を使用して電話をかける場合は、予定日時になったことを自分で確認してかける必要があります。


すべての担当者が取り込み中であるときに着信した通話は記録されますか？
はい、すべての担当者が取り込み中であるときに着信した通話は記録されます。

不在着信は記録されますか？
はい、不在着信は着信時に記録されます。

メモのデータが文字数の上限を超える場合は、どうなりますか？
メモのデータが文字数の上限を超える場合、そのデータはMiiTel Analyticsに登録され、［メモ］欄にはそのリンクが入力されます。

電話の画面にMiiTel Analyticsのページが開いた場合は、どうすればよいですか？
電話の画面にMiiTel Analyticsのページが開いた場合は、ページを更新してください。

転送された通話はZoho CRMに同期されますか？
はい、転送された通話はZoho CRMに同期されます。

通話に追加したコメントがZoho CRMのメモに同期されないのはなぜですか？
通話のデータは、MiiTelによる音声解析とテキスト変換が完了した後に、Zoho CRMに送信されます。この処理の実行後にコメントを追加した場合、コメントはWebhookのデータに含まれていないため、Zoho CRMのメモに同期されません。

MiiTel拡張機能のウィンドウを最大化することが推奨されないのはなぜですか？
MiiTel拡張機能のウィンドウを最大化すると、Zoho CRM画面上の操作が難しくなるためです。この点は、今後のアップデートで改善予定です。